Особенности организации деловых мероприятий в отелях

     Отели также предоставляют специальные услуги для деловых туристов, такие, как рабочие зоны с персональными компьютерами или специальными письменными столами, внедрение компьютерных систем, позволяющих видеть предварительный счет, проводить поселение и выписку клиентов через компьютер или телевизионную систему. Это может быть доставка копии делового журнала или газеты, кабельное телевидение с каналами деловых новостей и даже телевизоры и телефоны в ванных комнатах, чтобы деловой человек мог быть в курсе событий, даже когда он только готовится встретить новый день.

     Неотъемлемой частью в бизнес-отелях являются конференц-залы. Их вместимость может варьироваться от 20 до 150 человек. Например, бизнес отель «Пятый угол» предлагает помещение, оборудованное современными моделями аудио-, видео-, презентационного оборудования для проведения различных бизнес-мероприятий – конференций, совещаний, семинаров, презентаций, тренингов и переговоров. Конференц-зал оснащен беспроводным доступом к сети Интернет (Wi-Fi) и оборудованием для проведения видео-конференций. Зал имеет полную шумоизоляцию и хорошую систему кондиционирования воздуха.

     В крупных гостиницах предоставлением гостям услуг питания заняты специальные подразделения общепита, такие как рестораны, кафе, буфеты, бары и т.д. В отелях высокой категории обязательно наличие своей кухни и шеф-повара, в меню присутствуют фирменные блюда. Организация питания в мини-отелях является либо заботой самих туристов, либо по утрам гостям предлагается завтрак. Собственные рестораны и кафе у мини-отелей бывают, но не часто. В дневное и вечернее время они открыты для всех посетителей, а не только для гостей отеля. Если в отеле нет ресторана, то он, как правило, находится поблизости от гостиницы.

     В отелях класса стандарт завтрак нередко включен в стоимость номера, а для бизнес-класса, как правило, включение горячего завтрака в стоимость проживания является обязательным. Такой тип питания называется B&B (bed & breakfast, что дословно означает кровать и завтрак). Довольно часто гостю предлагается на выбор несколько вариантов, каждый из которых имеет свои особенности – завтрак на русский, французский, американский или английский манер.

     Клиенты также могут выразить особые пожелания или заказать что-нибудь дополнительно к комплексному завтраку.

     Ужин в мини-отелях, как правило, не предлагается, но при этом всегда существует возможность заказать ужин в номер. У администратора есть список близлежащих ресторанов или кафе, в которых можно поужинать или сделать заказ в номер.

     Также мини-отели могут организовать транспортные сервисы в точном соответствии с запросом гостя: предоставление трансферов от гостиницы до аэропорта (вокзала) и в обратном направлении, или от гостиницы до места проведения выставки, конференции и т.п. Деловые туристы могут также воспользоваться арендой транспортных средств (легковые автомобили, микроавтобусы и автобусы) с водителем и без него. В мини-отеле всегда можно заказать такси лично или через администратора.

     В мини-отелях достаточно часто предлагаются услуги по заказу и организации экскурсий по Санкт-Петербургу и его пригородам. Например, может быть организован обзорный тур по Петербургу, включающий основные достопримечательности, улицы, площади, музеи и пригороды. Гостям также предлагается бронирование и приобретение билетов во всемирно известные музеи, театры и концертные залы города, культурно-развлекательные программы и мероприятия, проходящие в этот момент в Санкт-Петербурге. Предлагаются услуги гидов и переводчиков.

     Из всего вышеизложенного можно сделать вывод, что мини-отель – это весьма привлекательный формат размещения туристов. Главное достоинство мини-гостиницы – ощущение домашнего уюта, индивидуальный подход к каждому туристу, поэтому мини-отели считаются идеальным способом для деловых поездок. Деловые гостиницы предоставляют своим клиентам не только комфортабельные номера, но еще большой комплекс услуг для ведения бизнеса. Бизнес-гостиницы – важная составляющая огромной отрасли туризма – делового туризма. Такой тип гостиниц должен иметь конференц-залы, банкетные залы, предоставлять услуги по проведению семинаров, тренингов, конференций. Достойная бизнес-гостиница способна предложить еще и услуги по организации культурного досуга: поездки на экскурсии, посещение различных выставок, организация торжественных мероприятий и многое другое.

 

 

 

 

1.2. Привлечение деловых туристов в бизнес-отели

 

     Деловых путешественников обнаружить достаточно легко. Например, это может быть отдыхающий, который проживает в отеле и собирается в деловую поездку в текущем году. Но в условиях сегодняшнего конкурентного рынка нельзя просто рассчитывать на то, что гость вернется или расскажет другим о своем положительном опыте. Менеджеры гостиничных предприятий должны активно воздействовать на специфические сегменты рынка деловых путешественников. Прежде всего следует установить, кто делает заказ на проживание деловых путешественников, а затем целенаправленно действовать в отношении источников заказов.

     Ниже приведены данные исследования постоянных посетителей различных отелей относительно источников резервирования:

• самостоятельно – 51%

• через секретаря или помощника – 30%

• коммерческое агентство путешествий – 15%

• собственное агентство компании – 3%

• другие – 1%

     Результаты исследований закономерностей деловых путешествий, проведенные различными компаниями, показывают, что бизнес-туристы часто нуждаются в специализированных услугах, и поэтому бизнес-отелями в настоящее время разрабатываются комплексные программы организации бизнес-центров, «бизнес-этажей», дополнительных льгот для постоянных клиентов, а также ищутся другие взаимовыгодные способы взаимодействия клиентов и предприятия.

     Развитие делового туризма в России сопряжено с определенными проблемами, разрешение которых очень важно именно сейчас. Одна из проблем – отсутствие бизнес-отелей в регионах.

     В настоящий момент почти все гостиницы, располагающие уровнем комфорта самого высокого класса, находятся в Москве и Санкт-Петербурге. Порядка 20% отелей России сегодня могут соответствовать по уровню комфорта хотя бы одной звезде согласно требованиям действующих стандартов. Значимость Москвы и Санкт-Петербурга в экономической жизни страны, безусловно, является определяющей, однако не исчерпывается только этими двумя центрами. Поездки деловых клиентов во все большее число городов будет увеличиваться по мере роста активности хозяйственной жизни России.

     Создание отелей, способных принимать деловых туристов, представляется ныне особенно актуальным. Региональные гостиничные предприятия, как правило, испытывают серьезные трудности, решая задачи повышения эффективности деятельности в одиночку. Несовершенство стандартов качества, нехватка средств для того, чтобы вести в одиночку эффективную маркетинговую деятельность, отсутствие возможности, а иногда и желания, перенять зарубежный и передовой отечественный опыт коллег – все это проблемы региональных гостиниц, которые могли бы стать основой для развития бизнес-туризма.

     В решении таких задач велика роль профессиональных управляющих компаний, в которых аккумулирован опыт специалистов, не понаслышке знающих специфику отрасли, умеющих применить имеющийся опыт в решении задач антикризисного управления гостиничными предприятиями, создании единых стандартов, возможности создания механизмов контроля качества обслуживания, показавших на примере собственных отелей способность эффективного управления гостиничными предприятиями, имеющими достаточно средств для инвестирования в новую инфраструктуру отелей и т.п.

     Вторая проблема – низкий уровень качества обслуживания, отсутствие профессионального подхода в управлении качеством обслуживания.

     За рубежом уже многие годы используется идеология специализации гостиничных предприятий на приеме и обслуживании клиентов, составляющих целевые рыночные сегменты. Универсальность, «всеядность» рекреационного производства должны быть отвергнуты уже в самом начале определения миссии гостиничного предприятия. Только при специализации производства гостиничных услуг можно добиться более полного удовлетворения потребностей клиентов. В основу специализации гостиничных предприятий должны быть положены целевые сегменты рынка. Этот принцип очень важен при создании и управлении комплексом услуг гостиниц делового назначения.

     Следует, однако, отметить, что, несмотря на всеобъемлющую правовую базу, призванную облегчить создание комфортности гостиничного предприятия, на практике существует масса самых разнообразных проблем, связанных с данным вопросом, особенно в сегменте гостиниц делового назначения.

     Остановимся на некоторых их них.

1. Дискретность производства услуг  и целостность их потребления,  проявляющаяся как определенное  противоречие в решении задач управления качеством продукта. Это, действительно, огромная проблема. Маленькие недостатки, приходящиеся на долю гуманитарных технологий, допущенные хотя бы одним сотрудником отеля или ресторана могут стать причиной неудовлетворенности туриста в общем. Профессионалы турбизнеса часто говорят: «Гостеприимство – искусство мелочей». Работа каждого сотрудника в процессе предоставления гостиничных услуг одинаково важна. В обеспечении качества обслуживания невозможно выделить более или менее главную службу.

2. Способность повторного производства  услуг на одинаково высоком  уровне, или продолжительность качества. Решение данной проблемы для  многих служб или даже целых  гостиниц оказывается непосильной  задачей, что, в свою очередь,  часто становится причиной резкого снижения конкурентоспособности всего предприятия. Причин этому много. Это может быть как плохое качество средств труда персонала, недостаток эргономичности рабочих мест, так и недостаток своевременной и продуманной мотивации работников или не налаженности собственно всей системы взаимодействия между работниками предприятия, которая в состоянии обеспечить бесперебойную работу на одинаково высоком уровне.

3. Относительность (субъективность) восприятия качества. Специфика  сферы рекреации заключается  в том, что производимый продукт полностью или частично неосязаем, а эффект сервиса оценивается потребителем в условиях определенного эмоционального состояния, зависящего от огромного количества факторов, в числе которых такие субъективные характеристики туриста как:

– особенности воспитания;

– возраст;

– культурные традиции народа, представителем которого является гость;

– понятие о комфорте;

– привычки;

– самочувствие или психологическое состояние на момент получения услуги;

– физиологические особенности организма и еще многое другое.

     Все это делает восприятие качества услуг гостиничного предприятия во многом субъективным, зависящим от индивидуальных характеристик каждого туриста, а следовательно, делает субъективной и технологию создания психологического комфорта для каждого гостя. Кроме того, есть еще некоторые факторы, специфичные для сферы гостиничных услуг, в значительной степени влияющие на создание качественного продукта, способного удовлетворить потребности самого взыскательного делового туриста.

     Как уже было сказано, сфера производства и предоставления гостиничных услуг относится к такому виду деятельности, где производимый продукт, являясь неосязаемым, потребляется одновременно с производством. У персонала предприятия, работающего в сфере рекреации нет шанса на исправление брака и, как следствие (учитывая жесткую конкуренцию на рынке), нет шанса на возврат гостя вновь. А гость, выбирая другое место отдыха, советует и другим поступать также.

      Исследования показывают, что негативная информация распространяется гораздо стремительнее, чем позитивная. Например, Jak Horovitz, профессор Международного института менеджмента (Швейцария), в своем исследовании, посвященном проблемам создания систем качества в обслуживании потребителей, говорит о том, что четыре из ста клиентов, выразивших свое недовольство обслуживанием, могут увести за собой почти в три раза больше потенциальных клиентов, чем те, кому обслуживание понравилось.

     Производство гостиничных услуг характеризуется тем, что основной упор при создании системы качества продукта делается на качество сервиса. Качество сервиса – ключ к коммерческому успеху. Региональные отели, принимающие деловых туристов, зачастую при абсолютно идентичной материальной базе и направленности, отличаются друг от друга лишь качеством сервиса, что является для некоторых основным козырем в конкурентной борьбе. Однако, создание эффективной системы обеспечения качественного сервиса в гостеприимстве – сложная управленческая задача, посильная только профессионалам.

    Мировая практика выработала определенные правила организации эффективного сервиса, соблюдение которых как раз и позволяет профессиональному менеджеру, не изобретая велосипед, применить соотносительно с конкретным гостиничным продуктом весь накопленный опыт создания эффективного сервиса.

     Еще одна проблема развития российских региональных гостиниц делового назначения – отсутствие широкого спектра дополнительных услуг. К сожалению, пока под деловым туризмом в России подразумевают лишь обслуживание деловых поездок и деловых мероприятий, забывая об услугах по оздоровлению, услугах, обеспечивающих возможность совершать деловые поездки с семьей и т.п.

     Данная проблема усугубляется еще и тем, что в удаленных от центра России городах зачастую вообще отсутствуют развлекательные и оздоровительные центры, где можно получить приемлемые по качеству сервиса услуги.

     Вот почему многофункциональность отелей, предназначенных для бизнес-туристов, – один из наиболее важных критериев конкурентоспособности. Совершенно очевидно, что роль бизнес-отелей в деловой инфраструктуре России, спрос на офисные помещения при отелях и деловые услуги высокой категории будут постоянно увеличиваться.