Особенности организации деловых мероприятий в отелях

     Но нельзя забывать о том, что бизнес-отели должны как можно более гармонично вписываться в инфраструктуру города, где они расположены, поэтому важность и актуальность концепции развития отелей как многофункциональных комплексов, предоставляющих кроме традиционных бизнес-услуг, разнообразные развлекательные и оздоровительные услуги, трудно переоценить. Гостиницы для деловых туристов должны быть центрами деловой и культурной жизни города. Должны быть полезны не только туристам, но и местным жителям.

     Важно помнить, что любое дело требует системного подхода, основанного на опыте профессионалов и консолидации усилий профессиональных управляющих кампаний, владельцев гостиниц, инвесторов, профессиональных ассоциаций и объединений, органов государственной власти.

 

 

 

 

 

1.3. Ценности и мотивации визитера, учитываемые при создании КДП на базе гостиничного комплекса

 

     Деловой туризм, на долю которого приходится свыше половины выручки от продажи гостиничных номеров, является сегодня основным сегментом рынка гостеприимства. С ежегодным увеличением числа деловых туристов растут усилия, предпринимаемые гостиничными предприятиями для их привлечения.

     По данным одного из последних исследований, проведенных в США, деловой туризм характеризуется следующими цифрами:

• 92% деловых путешественников провели во время последней поездки, по крайней мере, одну ночь вне дома;

• 73% останавливались в гостиницах или мотелях;

• средняя продолжительность пребывания в гостинице составила 4,3 ночевки;

• более половины деловых путешественников заплатили за размещение $50 или больше, 11% потратили свыше $100 за ночь.

     Данные меняются каждый год и даже могут отличаться в разных источниках, но они объясняют, почему все больше и больше гостиничных предприятий разрабатывают новые специальные предложения и услуги для привлечения деловых туристов.

     Среди всех типов туристов деловые туристы, вероятно, являются наиболее образованными и требовательными, они имеют определенные предпочтения (приоритеты) в выборе гостиниц:

1. Удобное расположение. Приблизительно 78% всех деловых туристов считают этот фактор основным при выборе отеля.

2. Чистота и комфорт  номеров. Этот фактор идет вторым (67%) и, по всей вероятности, объясняется увеличением среди деловых туристов числа женщин, которые считают этот фактор основным. Несколько лет назад чистота номеров стояла в нижней части списка приоритетов, однако этот фактор был основным при принятии решения о повторном посещении отеля.

3. Цена за номер.  Свыше 55% всех деловых путешественников полагают этот фактор важным при выборе отеля, однако, степень его значимости меняется по мере того, как на рынок делового туризма приходят более мобильные и состоятельные клиенты.

4. Рекомендации друзей  и коллег. Свыше 87% деловых путешественников самостоятельно принимают решение о размещении, и многие (35%) основывают свое решение на рекомендациях друзей и коллег в большей степени, чем на рекомендациях турагентов (11%); 22% принимают решения, основываясь на политике корпорации или компании.

5. Предшествующий опыт  относительно гостиницы. Предшествующий опыт проживания в отдельном отеле или отеле, принадлежащем гостиничной цепи, принимают в расчет 33% деловых туристов. Респонденты предпочитают пользоваться услугами гостиничных цепей из-за их широкой распространенности и предсказуемости уровня обслуживания; 41% считают, что цепи предлагают услуги более высокого уровня, и 16% предпочитают гостиничные цепи из-за удобства резервирования.

6. Дополнительные услуги. Предложение услуг по проведению  конференций оказывает влияние  на 33% респондентов, а ресторанный сервис и прочие услуги питания – на 22%. Ресторанное обслуживание является наиболее важным для тех путешественников, кто часто совершает поездки, особенно деловых женщин, которые отдают предпочтение отелям с круглосуточным режимом работы подобных служб.

7. Программы для постоянных  клиентов. Несмотря на то, что  программам для постоянных клиентов  уделяется большое внимание со  стороны гостиничного менеджмента,  только 2% посетителей принимают этот фактор в расчет. Предполагаемые клиенты намного больше интересуются предоставляемыми им возможностями и услугами, чем сбережением денег через такие программы.

     Женщины составляют важный сегмент делового туристического рынка. Женщины уже составляют 50% всех приглашенных на деловые встречи и 51% среди тех, кто организует такие встречи, поэтому важно знать и уметь удовлетворить пожелания этой части деловых путешественников.

     В основном женщины используют те же критерии при выборе гостиницы (месторасположение, цены и т.д.), что и мужчины, но их система приоритетов отличается от мужской. В описанном выше исследовании две женщины из трех поставили чистоту и привлекательность отеля как основание для выбора, в то время как только половина мужчин посчитали эти факторы заслуживающими внимания.

     Поскольку женщины более склонны становиться постоянными посетителями отелей, особенно важно обеспечить для них выполнение наиболее существенных требований:

1. Безопасность. Женщины  более беспокоятся о безопасности, чем мужчины. Проведенное Choice Hotels исследование показало, что месторасположение и прилегающая территория являются чрезвычайно важными для женщин при выборе отеля. Многие женщины считают дверные цепочки, надежные замки и «глазки» необходимыми компонентами гостиничного номера, предпочитают отели только с одним (главным) входом, расположенным недалеко от стойки портье, и с хорошо освещенным центральным коридором, в который выходят двери всех комнат. Женщины предпочитают отели, в которых есть собственный ресторан с обслуживанием в номерах и благоустроенным лобби. Другими необходимыми компонентами безопасности является близко расположенная парковочная площадка или хорошо освещенный гараж.

     Гостиница может также укрепить уверенность женщин в безопасности, следуя таким мерам, как запрет персоналу отеля, ресторана или гаража на сообщение имен и номеров комнат гостей, отказ в сообщении этих же сведений звонящим или другим посетителям отеля, а также инструктируя портье открывать дверь и проверять номер перед тем, как предложить гостю войти туда.

2. Комфорт и услуги. Женщины, впрочем, как и мужчины, любят чистые, уютные, светлые комнаты и дружественный, любезный сервис. Такие «детали», как зеркало в полный рост и вешалки для одежды, находят у женщин приятный отклик. Женщины более чувствительны к уровню обслуживания, чем мужчины, отрицательный опыт в этой сфере остро воспринимается женщинами и может существенно повлиять на желание еще раз остановиться в отеле. Персонал отеля должен быть соответствующим образом подготовлен для того, чтобы обслуживание было предоставлено в любезном и деловом стиле. Многие женщины отрицательно реагируют на слишком фамильярное обращение типа «дорогая» или «милая».

3. Удобство. Большинство  женщин предпочитает, чтобы в  номере было достаточно место  для работы и проведения встреч. Это одна из причин, почему номера-апартаменты с отдельной спальной комнатой стали очень популярны среди женщин. Когда таких свободных номеров нет, могут использоваться складные кровати в обычном номере, однако это вызывает неоднозначную реакцию. По крайней мере, женщина – деловой путешественник должна иметь в номере стол с хорошим телефоном и освещением.

4. Дополнительные услуги. Поскольку обычно продолжительность  проживания женщин в отеле  больше, чем у мужчин, то такие  услуги, как бассейн или тренажеры,  достаточно популярны среди женщин.

     Поскольку в среднем женщины чаще берут мини-отпуска, чем мужчины, и проводят в ресторанах на 25% больше времени, чем мужчины, для отелей важно обеспечить безопасность, комфорт и все необходимые услуги, которые требует этот растущий сегмент рынка.

     Несомненно, все указанные выше положения непосредственно влияют на разработку и проведение КДП, причем как в деловой, так и в культурной части программы.

     В зависимости от потребностей делового визитера, его предпочтений, учитывая гостиничные ресурсы, элементы ресторанного обслуживания и, не в последнюю очередь, экскурсионное сопровождение необходимо дифференцировать подход к созданию КПД.

 

 

 

Глава 2. Разработка проекта культурно-деловой программы (разработанной в зависимости от личности визитера и базы гостиничного комплекса)

2.1. Программа  пребывания №1

    

     Для конкретизации работы по составлению культурно-деловых программ с учётом туристского потенциала региона и наиболее характерных условий оформления заказов на такие программы я составила своеобразный обобщённый «социальный портрет» потенциальных заказчиков и определила наиболее распространённые условия реализации программ.

     Визитер. Генеральный директор московской ювелирной компании ООО «АЛЬДЗЕНА ТД». Мужчина 45 лет. Женат. Двое детей – сын и дочь. Разносторонний творческий человек. Увлекается фотографией, живописью, йогой, азиатской кухней. Коллекционирует русский антиквариат.

     Цель приезда в г. Санкт-Петербург – участие в выставки «Золото белых ночей», которая проходит ежегодно в июне в ВЦ «Манеж», Исаакиевская пл., 1 – показ новой коллекции, демонстрация последних достижений, обмен накопленным профессиональным опытом.

     Условия организации КДП были следующие:

1. продолжительность визита 4 дня;
2. размещение в мини-отеле с наличием ресторана и конференц-зала рядом с

местом проведения выставки, в данном случае ВЦ «Манеж» на Исаакиевской пл., 1;

3. транспортное обеспечение: трансфер аэропорт-отель, отель-аэропорт,

сопровождение до места проведения выставки.

     Учитывая запросы визитера, в качестве базы размещения выбран мини-отель «1913 год».

     Краткая характеристика отеля.

     Мини-отель: 3 благоустроенных номера, выполненные в петербургском стиле и оборудованные всем необходимым, из которых 2 номера стандартных и 1 полулюкс. Номера мини-гостиницы занимают второй этаж старинного петербургского здания.

     Во всех номерах отеля:

- телевизор

- телефон

- кондиционер (в номере «полулюкс»)

- доступ в Интернет (единоразовая оплата 300 рублей)

- ванная комната с душевой кабиной и феном.

     Месторасположение: отель расположен в историческом центре Санкт-Петербурга, недалеко от Исаакиевской площади и Мариинского дворца. Небольшой пешеходной прогулки будет достаточно, чтобы добраться до ближайших достопримечательностей – Эрмитажа, Дворцовой площади, Медного всадника, стрелки Васильевского острова.

     Конгрессные возможности отеля: комфортный конференц-зал на 20 человек, где можно провести переговоры или небольшой семинар.

     Питание в отеле: на первом этаже расположен популярный ресторан русской и европейской кухни «1913 год», а также буфет с континентальным завтраком (мясная и сырная нарезка, хлеб, булочка, джем, круассан или пирожок с яблоками, чай, кофе, молоко). По предварительному запросу (с вечера) гостям приготовят яичницу, кашу или мюсли. Завтрак накрывается в обеденной зоне на втором этаже.

     Услуги отеля: организация экскурсионных программ и трансферов. Администрация отеля предоставляет проживающим скидку 10% в ресторане «1913 год».

     Адрес отеля: Санкт-Петербург, пр. Вознесенский, 13.

     Краткая характеристика средств передвижения:

- аренда легкового автомобиля предоставляется отелем «1913 год» Mersedes E-класса (210 кузов), автомобиль оснащен: кондиционером, мобильной связью, черный кожаный салон, подогревом сидений;

- аренда катера предоставляется судоходной компанией «Нептун», катер Arriva Marine – 2552 (США) быстроходный комфортабельный для прогулок по Неве и Финскому заливу вместимостью 2–10 человек.

     1 день.

- 8.35 – 10.00 – встреча в аэропорту «Пулково» – трансфер – размещение в отеле;

- 11.00 – завтрак в ресторане отеля «1913 год»;

- 12.00 – открытие выставки «Золото белых ночей» в ЦВЗ «Манеж»;

- 18.00 – окончание работы выставки;

- 19.00 – 22.00 – Театральный Петербург – посещение спектакля в Мариинском театре оперы и балета по желанию визитера;

- 22.30 – ужин в ресторане «Дворянское гнездо», ул. Декабристов, д. 21.

     2 день.

- 9.00 – завтрак в ресторане «1913 год»;

- 10.00 – 13.00 – загородная экскурсия в Пушкин (Екатерининский дворец, Янтарная комната, Янтарные мастерские) или загородная экскурсия в Петродворец (с осмотром фонтанов и каскадов);

- 14.00 – 18.00 – работа на выставке;

- 19.00 – ужин в ресторане «Buddha Bar. Spb», ул. Б. Морская, д. 49;

- 21.00 – 00.00 – экскурсия – «Ночной Петербург» (встреча Белых Ночей).