Отдел банкетов и конференций как состовляющая часть ресторанной службы отеля

При заказе уточняется, будет ли подан гостям коктейль-аперитив, нужны ли цветы для украшения, музыка во время банкета и место для танцев.

При выездных приемах-банкетах следует предусмотреть оплату расходов, связанных с выездом, боем и утратой посуды, сверхурочной работой обслуживающего персонала. Заказ на банкет может быть принят за много дней до времени его проведения. Однако меню блюд, которые должны быть поданы, и прейскурант вин обычно согласовывают с заказчиком за 2-4 дня до назначенной даты банкета, исходя из наличия продуктов в ресторане и предполагаемого их поступления. При оформлении заказа заказчик должен внести аванс в размере не менее 50% стоимости заказа и получить квитанцию к приходному кассовому ордеру, а согласованный и оформленный заказ-счет оплатить полностью в кассу не позднее, чем за два дня до начала торжества.

На официальных банкетах-приемах дополнительно уточняются следующие вопросы:

   *  как должен быть украшен банкетный зал ресторана: нужны ли государственные флаги и другие атрибуты государственной символики;

   *  какая музыкальная программа должна звучать во время банкета;

   *  будут ли произноситься официальные речи и тосты: сколько их будет, и когда они будут произнесены. Уточняется время подачи блюд и напитков;

   *  будут ли гости курить за столом;

   *  количество гостей, которых будет обслуживать один официант;

   *  форма одежды обслуживающего персонала ресторана на банкете.

При подготовке к проведению банкета необходимо определить число официантов и других работников, требующееся для его обслуживания. В зависимости от сложности меню, частоты смены приборов, удаленности банкетного стола от раздачи, сервизной, посудомоечной, буфетов, расположения подсобных столов; обеспеченности посудой, приборами и т.д. определяется необходимое число официантов

Обслуживание гостей осуществляется в двух банкетных залах. Сервировку банкетного стола с полным обслуживанием начинают с расстановки столов и накрытия их скатертью, затем стол сервируют тарелками, приборами и бокалами. Столы сервируют лучшей посудой и приборами. Сервировка обычно состоит из сервировочной, закусочной и пирожковой тарелок, двух-трех приборов (закусочного, рыбного, столового), фужера, бокала для шампанского, рюмок для вин и водки. Банкетные столы украшают цветами, национальными флажками стран, участники которых находятся за столом. Небольшие карточки с указанием фамилии, имени, отчества участника банкета располагают либо рядом с фужером (левее его), либо за мелкой столовой тарелкой и фруктовым прибором. Красиво оформленные бланки меню банкета размещают за пирожковой тарелкой. В меню содержится перечень всех закусок, блюд, напитков, а также сообщается повод проводимого мероприятия. Для иностранных гостей должен быть перевод названий блюд и напитков на их родной язык. Пепельницы на официальном банкете ставят на столы только к моменту подачи кофе.

Посуду с блюдами и закусками расставляют в один или в два ряда в зависимости от ширины стола, количества закусок и размера посуды. Масло сливочное ставят рядом с икрой, соусы - рядом с блюдами, которым они сопутствуют. Вазы с фруктами и цветами устанавливают по оси стола, а расстояние между ними (по центру) используют для расстановки напитков.

Таким образом, банкетные мероприятия требуют тщательно подготовки к ним. Организация любого банкета включает в себя три основных этапа. К ним относятся: прием и оформление заказа, подготовка залов к проведению банкета и обслуживание в ходе торжественного мероприятия. Все детали проведения банкета согласуются заранее между заказчиком и тем, кто непосредственно будет руководить подготовкой банкета и обслуживанием гостей. От четкой организации банкетных мероприятий будет зависеть целостное восприятие и конечный результат банкета.

 

2.2 Виды банкетов

В зависимости от уровня сервиса различают следующие виды банкетов:

• Застолье с полным обслуживанием. Это обычно официальные мероприятия, масштабные торжества: визиты общественных деятелей и целых делегаций, презентации, выставки, конференции. На банкете с полным обслуживанием имеются четко составленные списки приглашенных, утвержденное меню, порядок посадки гостей. Каждую смену блюд осуществляют квалифицированные официанты. Строгое соблюдение правил расстановки посуды, сервировки, норм этикета, - приоритетные направления, характеризующие данные виды банкетов.
• Банкет с частичным обслуживанием. Данный тип застолья предпочтителен и наиболее популярен в случаях неофициальных мероприятий, семейных торжеств, свадеб, выпускных балов. Гости рассаживаются чаще всего в произвольном порядке. Специально приглашенные люди могут только осуществить оформление стола без услуг обслуживания. Конечно же, соблюдение всех правил сервировки остается неизменным.

По форме организации мероприятия можно выделить такие виды банкетов, как:

• Фуршет. Такое название произошло от французского «a la fourchette», что дословно означает «на вилку». И, действительно, - при фуршете гости пользуются в основном одним столовым прибором – специальной вилочкой. Никаких ножей и ложек, - для многих это более комфортно, чем классические виды банкета. Наиболее распространенная в настоящее время форма обслуживания гостей. Во время фуршета гости свободно перемешаются по залу, сами выбирают блюда и напитки без ограничения. Столы для фуршета должны быть достаточно высокими (гости не должны наклоняться за закусками). Если помещение позволяет, то столы ставят в центре комнаты, так чтобы гости могли свободно подходить к столу, не мешая друг другу. Если же помещение маленькое, то столы расставляют вдоль стены. Оформляют столы скатертями и обязательно драпируют до пола оборками, называемыми фуршетными юбками. Отдельно ставят небольшие столы для напитков, пепельниц и использованной посуды.
• Банкет-коктейль. Здесь все еще более просто: полное отсутствие столовых приборов – если только шпажки. Столы на банкет-коктейль сервируются легкими закусками, такими как: канапе, волованы, тосты, тарталетки, блинчики, мини-шашлыки, фрукты. Непринужденная атмосфера банкета-коктейля хороша для встреч, совещаний, конференций.
• Банкет-чай. Застолье для любителей выпечки, десертов, шоколада, добротных сортов чая и натурального кофе. Чайный банкет проводится по любому удобному случаю и носит поразительно теплый, располагающий характер. Из предметов сервировки на банкет-чай первой необходимости можно выделить: десертные ложечки, вилочки, чашки, блюдца, креманки, розетки для варенья и меда, подносы, щипцы.
• Комбинированный банкет. Очень популярен. Сочетает в себе несколько видов банкетов. Проводится обычно по одному и тому же поводу, но использованием сразу нескольких помещений. Классический банкет, коктейль, фуршет – вот примерное грамотное сочетание мероприятий.

 

2.3 Обслуживание банкетов. Правила этикета

          Обслуживание банкетов по своей сложности может соперничать с чайной церемонией. Здесь есть множество специфических нюансов, правил этикета и ритуалов, которые стоит знать тем, кто хочет провести банкет на высшем уровне. Обслуживанием банкета занимаются официанты, из их квалификации, идеального внешнего вида и дисциплины складывается вся торжественность момента.

— К работе на банкетах допускают только опытных официантов, которых отличает уверенность, спокойствие и слаженные движения. Находясь в банкетном зале, обслуживающий персонал не должен вести лишних бесед. 

— За каждым официантом на банкете закреплен свой сектор, как правило, это либо один столик, либо группа гостей, в идеале на одного официанта должно приходится не более четырех человек.

— Холодные закуски на банкете расставляются еще до начала мероприятия. После прихода гостей официанты начинают разносить горячие блюда. Их подают вместе с гарниром и соусом, но только после того, как разложены столовые приборы.

К работе на банкетах допускают только опытных официантов, которых отличает уверенность, спокойствие и слаженные движения.

— Организатор банкета присваивает каждому официанту номер, согласно которому он заходит в зал. Это делается для того, чтобы избежать ненужной толкучки, но подача блюд и напитков на столы начинается одновременно, по знаку старшего официанта.

— Во время обслуживания банкета официанты должны подходить к гостям со спины, выкладывая еду на стол левой рукой и с левой стороны.

— В отличие от ресторанного обслуживания, прежде чем накрывать на стол, официант предлагает блюдо гостю. После того, как первый гость получил свою порцию, официант отступает на шаг и переходит к следующему гостю.

— Если гость отказывается от предложенного блюда, то официант на банкете обязан убрать соответствующий прибор. Вместе с тарелками со стола уходят вилки, ножи и ложки, даже если гость ими и не пользовался.

 

 

2.4 Дипломатический прием

Дипломатические приемы проводят в ознаменование важных юбилейных дат, годовщин, международных договоров, соглашений и т.п. Приемы служат для установления, развития контактов между официальными, деловыми и культурными кругами государств. Размещение гостей, обслуживание за столом ведутся в соответствии с протоколом. Слово “протокол” означает совокупность правил, традиций и условностей, соблюдаемых правительствами, официальными лицами в общении международного характера. В международном общении соблюдение протокола обязательно; каждая страна может вносить свои изменения с учетом национальных особенностей, обычаев и т.д. На дипломатические приемы приглашают только лиц, занимающих официальные должности. Эти банкеты носят строго официальный характер. Приглашение на банкет-прием адресуется конкретному лицу, которое не имеет права передать его другому. Это связано с порядком размещения гостей в зависимости от их должностей, при этом учитывается также их общественное положение, почетные звания, возраст и т.д. В приглашении указывается характер приема (завтрак, обед, ужин). При приеме заказа, кроме места проведения, даты, времени начала и окончания, форм обслуживания, уточняется, нужно ли вывешивать национальные флаги, устанавливать микрофон на столе, требуется ли выступление оркестра и т.д.

Различают следующие виды дипломатических приемов: Завтрак организуется между 12 и 15 ч, длится до полутора часов. В меню, как правило, один-два вида холодных закусок, одно горячее рыбное блюдо, одно мясное блюдо, десерт. Из вин предлагают к холодным блюдам водку или настойку, к рыбным блюдам – сухое белое вино, к мясным – сухое красное, к десерту – шампанское. Возможна подача супа. Завершается завтрак подачей кофе или чая. Чай организуется между 16 и 18 ч для женщин, гостями могут быть и мужчины. К чаю подаются кондитерские изделия, фрукты, соки, воды. Прием типа “фуршет” проводится обычно с 17 до 20 ч и длится примерно два часа. На стол ставят разнообразные холодные закуски, кондитерские изделия, фрукты, спиртные напитки, минеральные воды. В меню могут входить горячие закуски. Заканчивается подачей мороженого, шампанского, кофе. Прием вида “коктейль” – столы не накрывают, напитки, закуски разносят официанты. Заканчивается также подачей шампанского, кофе. Обед – наиболее почетный вид приема. Его проводят от 19-21 ч, длится 2 –2.5 ч , в том числе за столом 50 – 60 мин, остальное время – в гостиных. В меню холодные закуски, суп, горячие рыбные и мясные блюда, десерт. Ужин отличается от обеда тем, что начинается в 21 ч и позже, например, после театра.

2.5 Расстановка столов и стульев на мероприятиях различного типа

(Приложение №1)

Рассадка участников «Класс»

Где применяется: подходит для конференций, обучающих курсов. Участники располагаются за столами, как за партами  и могут  комфортно писать,  просматривать бумаги.

Как выглядит: участники сидят за столами (аналог школьная парта). Перед ними располагается президиум, сцена, проектор (место для основного докладчика или ведущего).

На что обратить внимание: слишком длинные ряды не очень удобны, лучше их делать по 2-4 человека в одном ряду. Между столами нужно оставить место для прохода.

Рассадка «Театр» и «Амфитеатр»

Где применяется: конференции, учебные мероприятия с большим количеством  участников. Все приглашенные  находятся в одном зале.

Как выглядит: принцип рассадки такой же, как в рассадке по типу «Класс», только в данном варианте не расставляются столы, а просто ставятся стулья в ряд. Участники так же смотрят в одну сторону президиума, трибуны или сцены. При такой рассадке зачастую выделяется так называемая  VIP –зона (обычно несколько первых рядов). Если ширина зала превышает его длину, то можно расставить стулья полукругом (амфитеатром), при этом улучшается обзор для сидящих с краю гостей.

Рассадка «Подкова»

Где применяется: мероприятия с небольшим количеством участников – тренинги, консультации, где планируется  непосредственное общение докладчика с приглашенными. Предполагается, что статус гостей при этом равный. Как выглядит: стулья располагаются небольшим полукругом на равном расстоянии от докладчика.

Рассадка «Круглый стол»

Где применяется: данный способ рассадки оптимален для мероприятий, где все участники общаются на равных и будет принято некое коллегиальное решение. Это могут быть дискуссии, обсуждения, брифинги.

Как выглядит: участники сидят за одним большим круглым столом или за прямоугольными столами, выставленными в общий квадрат. Основной принцип – все участники видят друг друга и могут общаться на равных. Однако,  если присутствуют участники, чье мнение и статус будет более весомым, их следует посадить ближе к председателю.

Рассадка «Переговоры»

Где применяется: в мероприятиях  с участием двух  равноценных команд. Количество участников в группах примерно равное. Классический пример – переговоры.

Как выглядит: участники каждой группы рассаживаются друг на против друга за прямоугольным столом. Лидеры групп  могут занять  место на противоположных сторонах стола. Т-образная рассадка, П- образная рассадка. В применении к деловым мероприятиям, Т-образная  рассадка может применяться для переговоров и совещаний, где можно разделить участников на две группы – «принимающая»  и «гостевая». Место президиума занимает обычно председатель «принимающей» стороны. П-образную (иногда называют U-образную рассадку) можно использовать для переговоров, семинаров.  Докладчик имеет возможность при этом максимально близко подходить к каждому участнику. Аудитория может быть при этом разделена на несколько групп.Вариации расстановки прямоугольных столов может больше. Например, Ш-образная расстановка или расстановка по типу «Ёлочка». В основном их используют при проведении банкетов, т.е. там где будет подаваться еда и не будут проходит обсуждения.

Рассадка «Банкет»

Где применяется: такая рассадка больше подходит для банкетов, чем для мероприятий  где проходят  обсуждения. Иногда такую расстановку называют европейской, когда расставляются не прямоугольные, а  круглые столы. При такой рассадке нужно помнить, что если планируется выступление от организаторов, то оно должно быть коротким. Часть аудитории окажется спиной к говорящему и будет чувствовать себя неловко. Диметр столов обычно 150 или 180 см.

Как выглядит: гости сидят за круглыми столами. Столы могут быть расставлены в шахматном порядке, либо образовывать «ряды». Часто  столы нумеруют  и подбирают сидящих за столами так, что бы гостям было интересно общаться друг с другом.

Рассадка «Кабаре»

Где применяется: этот вид рассадки гостей подходит  для мероприятий, где  гости могут одновременно  есть и смотреть шоу-программу или выступление. Используют   круглые столы, диаметр 150 ил 180 см.