Структура управления туристической фирмы "Турист"

Учет доходов и расходов и хозяйственных операций данное турфирма осуществляет в специальной  Книге учета, потому как фирма, доходы которых подлежат налогообложению  на основании деклараций о доходах, обязаны: вести учет полученных ими  в течение календарного года доходов  и произведенных расходов, связанных  с получением этих доходов.[18]

В основном основной целью  выезда клиентов за границу является осмотр достопримечательностей, посещение  магазинов, спортивных, рекреационных  и культурных мероприятий и участие в них, отдых на пляжах и в горах. Остальные выезжают на курорты и в санатории.[22]

Одним из наиболее важных маркетинговых  решений в туризме является решение  относительно установление цены на товар  или услугу. При установлении цены на турпродукт, прежде всего, учитываются  характер конкуренции на данном туристском рынке и анализ ценовой политики конкурентов. Турфирма предлагает лишь специальные скидки для "верных" и постоянных клиентов. Между тем  законодательство многих стран категорически  запрещает ценовую дискриминацию. Это заставляет фирмы маскировать  используемые ими скидки и придумывать  экономические основания, по которым  такие скидки не следует считать  ценовой дискриминацией.[16]

Турфирма для улучшения  процесса работы использует множество  способов. Внедряет и использует новые  способы бронирования билетов и  отелей по всему миру, что позволяет, не выходя из офиса и не отнимая  времени, дать полную информацию, интересующую туриста. Ведётся электронная картотека, которая в свою очередь, помогает быстро и оперативно получить информацию о туристе (день рождения, паспортные данные…). Также для быстрого расчета  страховых полисов туристов используется online система, связанная напрямую со страховой компанией, что очень  экономит время. Всё вышеперечисленное  делает работу более оперативной  и точной, это очень привлекает туристов, и обещает, что они вернутся именно к нам. Самый большой плюс в турагентстве - это использование  электронных систем бронирования. Система  бронирования авиабилетов "Amadeus" моментально позволяет видеть всю  информацию по интересующим перелётам, система "Gabriele" позволяет online бронировать  номера в отелях, что очень нравиться  туристам, так как не нужно тратить  время на ожидание подтверждения.[24]

Сейчас, когда на туристическом  рынке г. Новосибирска существует более 200 туристических фирм, существенно  усилилась борьба за клиентов. Поэтому конкурентное преимущество получают те туристические фирмы, которые эффективнее используют внутренние ресурсы. Ежегодно сотрудники турфирмы сами прокладывают маршруты с полной информацией о странах, курортах, отелях и экскурсиях. За эти годы "Турист" приобрела немало постоянных клиентов и партнеров, многие турфирмы предпочитают работать именно с турагентством, прежде всего потому, что фирму отличает надежность, высокое качество работы и уважение к тем, кто воспользовался их услугами.[25]

2.2. Организационная структура предприятия

Численность и структура  всей туристической компании "Турист" невелика и представляет собой следующую линейную структуру управления:

 

 

Генеральный директор туристической  фирмы заботится о выполнении плана реализации своего продукта, своевременном финансировании и  выплат, подготовке кадров и повышении  их классификации, а так же неукоснительном  выполнении планов, поставленных им перед  подчиненными. Вырабатывает стратегию  организации и следит за её достижением  подчиненными.

Турфирму "Турист" возглавляет генеральный директор. Он организует работу всего коллектива, несет полную ответственность за состояние фирмы и ее деятельность. Генеральному директору подчиняется зам. генерального директора ему в сою очередь главный бухгалтер, управляющий по работе с клиентами, специалист визовой поддержки и юрист; главному бухгалтеру подчиняется бухгалтер, управляющему по работе с клиентами, ему в свою очередь - менеджеры, секретарь, курьер.

В штате имеется менеджер, который выполняет функции управляющего в его отсутствия, а так же осуществляет непосредственное выполнение основных задач стоящих перед руководством:

• Организует сотрудников к способности совместно действовать.
• Придает усилиям сотрудников эффективность и сглаживает присущие им слабости.
• Сплачивает сотрудников вокруг общей цели (стратегии предприятия).
• Создает атмосферу самоудовлетворения от своей деятельности, а так же значимость своего участия в достижении общих целей.
• Улучшает профессиональную подготовку сотрудников, создает возможность для карьерного роста.

Должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права  и ответственность менеджера. Назначение работника на должность, его увольнение, а так же изменение условий  труда производится приказом директора. Менеджер подчиняется непосредственно  управляющему туристического агентства. На должность менеджера назначается  лицо, имеющее высшее или среднее  специально образование. Менеджер должен обладать знаниями:

- технологии организации продаж путевок;

- основ управления персоналом;

- форм и методов профессионального обучения;

- организационной структуры компании, профиля, специализации и перспектив ее развития, кадровой политики и стратегии предприятия.

Менеджер должен обладать навыками:

- профессионального составления индивидуальных операционных планов и отчетной документации;

- организация и проведения различных форм обучения;

- осуществления контроля.

Следующим и замыкающим уровнем, является рабочий состав, состоящий  из трех человек, который непосредственно  выполняет все планы поставленные организацией и может меняться в  зависимости от объемов реализации продукта (заключение договор) в сторону  уменьшения или увеличение соответственно. Их функции достаточно широко предоставлены  их должностными обязанностями.

- Поиск клиентов

- Ведение переговоров с клиентами

- Прием заказов от клиентов

- Заключение договор с клиентами

- Дальнейшее ведение заказа до момента выполнения

Сотрудники данного подразделения  дают основной результат деятельности всей фирмы. Задача управляющего и менеджера  заключается в том, что бы организовать и уметь управлять имеющимся  контингентом персонала и добиваться достижения поставленных целей.

Секретарь турфирмы осуществляет прием входящих звонков, распределяет их согласно специализации менеджеров, отвечает на вопросы общего характера («Как к вам проехать?», «До которого часа работаете?»), обеспечивает своевременный заказ необходимой канцелярской продукции, бытовых товаров, осуществляет контроль за распорядком работы курьера, выполняет поручения руководителя, принимает посетителей и гостей офиса. Без помощи секретаря обойтись очень сложно, особенно в высокий сезон — летом, когда одновременно звонит телефон и в кресле сидит клиент. Секретарям также поручают заполнение анкет, учет и регистрацию входящей и исходящей почты, ответы на корпоративные email, ICQ, Skype.

Как правило, секретаря берут  на работу после нескольких месяцев  начала работы туристической компании, когда телефон звонит постоянно, а в офис идут клиенты, требующие  внимания.

Курьер — очень важная и ответственная должность. Силами (ногами) этого человека деньги, паспорта, документы должны попадать к туроператору. Поэтому при выборе кандидата на эту позицию турфирма «Турист» руководствовалась простым правилом: человека необходимо проверить всеми возможными способами — позвонить на предыдущее место работы, подтвердить соответствие места регистрации и места жительства, позвонить на домашний телефон и пообщаться с родственниками, запросить рекомендации. Эти меры не излишние. Проблемы, которые могут возникнуть из-за действий курьера, без преувеличения катастрофические — потеря заграничных паспортов и документов, кража денежных средств, которые курьер перевозит ежедневно. Самый лучший вариант — это родственник или знакомый, но, к сожалению, не всегда такие кандидатуры находятся.[21]

2.3 Анализ рекламно-информационной  деятельности  турфирмы

На сегодняшний день для  развития туристической фирмы "Турист" большое значение имеет разработка рекламы, которая будет эффективной. Реклама турфирмы "Турист" должна привлекать к себе внимание, быть запоминающейся и предоставлять людям убедительные сообщения. Кроме того, она должна быть нацелена на аудиторию.

Фирма "Турист" как и  все использует размещение рекламных  обращений на телевидение, в газетах, а так же в Internet. Интернет - такое  рекламное направление наиболее предпочитает туристская фирма "Турист" для продвижения своего продукта.

В сегодняшнем мире глобальной компьютеризации просто необходимо использовать современные технологические  ресурсы. Одним из таких ресурсов является всемирная сеть "Internet". Сегодня это самый легкий способ получения информации из любой точки  земного шара. Сейчас ни одна туристская фирма не может обойтись без Internet. Погода, цены, описание отелей, условия заключения договоров, документы необходимые для получения визы - все это можно найти на сайтах различных туристских фирм. Турфирма "Турист" не является исключением. На своем сайте фирма "Турист" разместила именно ту информацию, которая может понадобиться туристу, то есть информацию о самой фирме, о турах, которые она предлагает, об услугах, которые фирма оказывает и так далее. Данное рекламное обращение носит информативный характер. Здесь идет формирование имиджа фирмы и корректировка представлений о деятельности фирмы. В обращении указано, что турфирма "Турист" является членом различных туристских ассоциаций, что так же внушает доверие к фирме.

Следует отметить, что турфирма "Турист" выпускает буклеты, связанные  с их собственными проектами, для  большего привлечения туристов к  данным услугам. Все буклеты отпечатаны в типографии на хорошей, качественной бумаге, что показывает уважение к  клиентам. Помимо этого все буклеты красочно оформлены. Буклеты "озеро Байкал" содержат различные оттенки синего цвета, который ассоциируется с водой, озером, речкой. "Монастыри" выполнен в коричневых, желтых и белых тонах, которые придают буклету некоторую таинственность. В данных рекламных буклетах зрительный эффект обеспечивается за счет фотографий данных проектов. Фотографии воссоздают атмосферу этих туров. Именно они дают потенциальному клиенту главное представление о том, что его ожидает. Например, ловля рыбы, посещение монастыря и так далее. В данных буклетах дается также объективная информация о предлагаемых услугах с выделением специфики и потенциальных возможностей, которые ждут клиенты.

Практически все рекламные  буклеты содержат информацию на двух языках: русском, для русскоязычного населения, и английском, для иностранных  туристов.

Помимо рекламных буклетов, всемирной системы Internet туристская фирма "Турист" размещает свою рекламу на телевидении и в  печатных изданиях. Телевидение имеет широкие возможности оказывать целенаправленное воздействия и вызывать желаемую ответную реакцию зрительской аудитории. Телевидение обеспечивает широкий охват.

В силу своей оперативности, повторяемости, широкого охвата рынка  пресса является также одним из самых  эффективных средств распространения  рекламы, поэтому турфирма "Турист" чаще всего пользуется услугами прессы для рекламирования своих услуг. Рекламное обращение, которое размещено  в газете, является простым, кратким, привлекающее внимание читателей.

Таким образом, в ходе анализа  организации работы туристической  фирмы «Турист», мы видим эффективную  работу организационной структуры  предприятия, которая дает положительный  результат работы. Так как значительных проблем не выявлено, уместны будут  лишь рекомендации по совершенствованию  деятельности турфирмы.[10]

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 3. Практические рекомендации по совершенствованию организации  работы турфирмы «Турист».   

3.1 Совершенствования системы управления

 Для  совершенствования системы управления фирмой рекомендуется провести следующие мероприятия:

- в системе маркетинга  организовать систему отбора  и анализа информации на рынке;  организовать систему сбора и  анализа о клиентах, разработать  методологию анализа клиентской  базы; организовать систему сбора  и анализа информации об эффективности  рекламы; определить четкие правила работы с расписанием.

- в системе учета упростить  форму баланса управленческой  отчетности, сделать ее более  удобной для проведения последующего  анализа; разработать формы отчетности, удовлетворяющие потребностям фирмы.

- в системе управления  финансами разработать мероприятия,  направленные на анализ и управление  издержками фирмы; поставить систему финансового планирования.

- в системе информационного  обеспечения разработать единую  систему документооборота компании, которая должна регламентировать  порядок создания, передачи, исполнения, хранения и уничтожения документов  как в электронном, так и  в бумажном виде; более широко  использовать специализированное  программное обеспечение.[15]