Этикетные требования

 

МИНИСТЕРСТВО  ТРАНСПОРТА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОГО ТРАНСПОРТА

ГОУ ВПО  «ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ»

 

 

Кафедра социально-культурного сервиса и  туризма

 

 

 

 

 

Контрольная работа

по дисциплине «Этика»

 

 

 

ПРЕЗЕНТАЦИЯ: ЭТИКЕТНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

 

 

 

 

 

Выполнил  студент: Бейко О. В.

 

                                                               Шифр К11-СКСТ-722п

 

                                                                          Проверил: Ковынев В.Н.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Хабаровск

2012

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ………………………………………………………………………..4

1.Правила проведения презентации ………...……………………………...……5

2.Этикетные требования к выступающему…………………….…………….….6

ЗАКЛЮЧЕНИЕ……………………………………………………………….…12

СПИСОК ИСТОЧНИКОВ………………………………………………………13

 

ВВЕДЕНИЕ

 

      Одно из назначений презентации - публичное представление чего-либо нового, недавно появившегося, созданного - книги, кинофильма, организации, нового вида продукции.

      Поэтому роль презентаций в деятельности современной организации трудно переоценить. Принято считать, что задача ведущего презентации напоминает задачу адвоката: его цель - убедить людей понять и принять его точку зрения. Презентация является началом дальнейшего рассмотрения и обсуждения объекта.

     Если она терпит неудачу, то дальнейшего рассмотрения просто не будет, но если она успешна, то те, кому она адресована, захотят изучить объект презентации более детально.

      Обычно презентация считается успешной, если она вызывает желание получить дополнительную информацию.

    Целью работы стало рассмотрение презентации с точки зрения этикета.         При написании работы решались следующие задачи:

- охарактеризовать основные правила и принципы проведения презентаций, выяснить от чего зависит её успех.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.Правила проведения презентации

 

      Презентация позволяет укрепить старые деловые связи и обзавестись новыми, она во многом определяет успех дальнейших переговоров или деловых контактов. На этом мероприятии приходится общаться с большим количеством людей, поэтому важно знать и соблюдать некоторые общепринятые правила.

       Для того, чтобы презентация была успешной, к ней необходимо тщательно подготовиться: определить сроки, место ее проведения и продумать программу (сценарий).

Секреты успеха кроются в соблюдении следующих правил:

- Залогом успешного проведения презентации является речь выступающего, которая должна соответствовать профессиональному уровню аудитории, а также учитывать статус присутствующих на презентации и специфику их работы.

- Для привлечения внимания аудитории необходимо изменять тон и ритм речи каждые 5-7 минут. Во время выступления не стоит говорить слишком громко.

  - Как утверждают медики и психологи, через 72 часа после выступления люди помнят только 20% из того, что они услышали. Поэтому не следует излагать более чем две мысли в течение 20 минут.

- Несмотря на то, что шутка – это лучший способ расслабления, шутить следует очень осторожно. Если на ваше чувство юмора аудитория отреагировала без улыбки – воздержитесь от шутки.

- Необходимо следить за жестикуляцией, осанкой. Жесты должны быть естественными, сдержанными. Выступать нужно, по возможности, стоя[1 с.192].      

 

 

 

2.Этикетные  требования к выступающему

 

      Рассмотрим более подробно презентацию с точки зрения требований делового этикета.

       Главная цель выступления - побуждение к действию. Основная задача выступающего - добиться того, чтобы приглашенные, не дожидаясь завершения презентации, "выстроились в очередь" за новым продуктом (услугой) или захотели бы поскорее внести свою фамилию в число спонсоров предложенного проекта.

      Жестких, незыблемых правил и неукоснительно соблюдаемых рекомендаций для построения выступления нет. Все зависит от объекта презентации, от личностных особенностей выступающего, от времени, отведенного на выступление и на презентацию, от состава приглашенных.

 Однако  некоторые советы, носящие общий  характер, все-таки могут быть даны.

     Любая презентация, рассчитанная на двадцать минут или на два часа, проводимая одним человеком или целой группой, требует ознакомления присутствующих с порядком ее проведения. Эта часть занимает совсем немного времени - пять-семь минут, но она очень важна, так как аудитория становится осведомленной с тем, что ее ожидает. Обычный порядок проведения этого организационного момента следующий:

- прежде всего надо выразить благодарность присутствующим, за то, что они посетили это мероприятие, и выразить надежду, что оно будет для них интересным и полезным;

- далее необходимо назвать себя - должность, имя, фамилию и роль на презентации; если кто-либо еще принимает участие в рассказе и показе, следует их также представить;

- далее следует четко сформулировать цель презентации;

- после этого следует изложить предлагаемый порядок презентации: какое время на нее отведено, где она будет проходить (в одном помещении или нет), будет ли перерыв в работе, когда и на сколько, есть ли развлекательная часть и т.п.

      В заключение необходимо дать информацию об основном выступлении: сколько времени оно продлится, можно ли будет задавать вопросы в процессе выступления или на них будет отведено специальное время, будут ли использованы технические средства для иллюстрации речи и какие именно и т.п. После того как присутствующим станет ясно, как будет организована презентация, можно переходить непосредственно к основному выступлению.

      Излагать следует одной фразой главную идею выступления, например: "Итак, мы представляем новый продукт питания". Можно "подать" идею с некоторой долей юмора - если Вы уверены, что Вас поймут правильно. Если такой уверенности нет - лучше не рисковать. Далее надо дать план будущей речи, т.е. сказать, о чем Вы намерены говорить, например: "Мы познакомимся с особенностями производства этого нового продукта питания, с его основными свойствами, с его предполагаемой ценой, и, наконец, мы его просто попробуем". Пунктов плана не должно быть более трех-четырех, так как в противном случае восприятие не будет четким.

      Презентационная речь должна быть построена именно в той последовательности, которую Вы ранее изложили. Недопустимы длинноты, речь предпочтительна энергичная, информативная, не без юмора, содержащая мотивацию к дальнейшему, более глубокому изучению предмета. Текст, имеющий основой только доверие аудитории к Вам, должен чередоваться с бесспорными цифрами и фактами.

    Тому, кто произносит презентационную речь, следует внимательно следить за реакцией слушателей - настроена ли аудитория благожелательно, воспринимает ли аргументы с одобрением, положительно, или, наоборот, отторгает доказательства, склонна возражать, не приемлет даже фактов.

     В этом случае полезно самому выступающему перехватить инициативу возражений, например, такой фразой: "Говоря о том, что цена доступна, я предвижу возражения. Давайте, однако, проведем сравнение стоимости ряда аналогичных продуктов с близким к нашему продукту содержанием, и мы увидим, что разница в цене сравнительно невелика, если иметь в виду относительно большую разницу в содержании".

     Продолжительность выступления на презентации может быть различной - все зависит от характера представляемого объекта, целей и задач организации, проводящей презентацию, даже от помещения, которым организация располагает, и многих других факторов. Можно предложить такой точный, однако мало-учитываемый критерий длительности речи: слушатели должны не изнемогать от ожидания, когда же она кончится, а, наоборот, сожалеть о том, что презентационное выступление так быстро завершилось.

       В современной деловой практике продолжительность основного выступления на презентации колеблется от десяти минут до одного часа. Важно правильно распределить время выступления, учесть, что в среднем темп речи, удобный для произнесения и для восприятия - от 90 до 120 слов в минуту; отклонения бывают, но редко.

      Сделать речь, основную или дополняющую, легко воспринимаемой, яркой, запоминающейся, побуждающей к вполне определенным действиям можно, следуя нижеприведенным рекомендациям:

- сопровождать речь цифрами: пусть их будет немного, но они должны быть впечатляющими;

- привести 1-3 ярких примера. Это придает речи убедительность;

- использование (но умеренно) таким методом достижения выразительности речи, как риторический вопрос. Это концентрирует внимание слушающих на предмете речи;

- использование юмора для создания непринужденной атмосферы.

- удерживайте внимание слушающих, меняя интонацию, тон

 голоса, темп и ритм речи - но все  это в пределах здравого смысла, не превращая выступление в клоунаду.

     Заключительная часть - апофеоз выступления. Нельзя обойтись без заключения, и оно не должно быть скомкано. Надо упомянуть о том, что "настало время подвести итоги: переходим к завершению наших рассуждений (или нашего анализа и т.п.)". В заключительной части следует остановиться еще раз на тех основных, ведущих идеях, которые были высказаны ранее [4].

      Последние фразы должны быть мажорными, пробуждать желание действовать.

        В заключении не следует высказывать новых идей, надо резюмировать лишь то, что уже говорилось.

     В том случае, если в презентацию, кроме основного доклада (речи, сообщения), включены и дополняющие основную часть выступления, они должны быть тщательно подготовлены по тем же правилам. Присутствующим следует также объяснить, чем вызваны дополнительные выступления. В них могут рассматриваться отраслевая специфика или другие вопросы.

      В презентации невозможно рассказать и показать все. Не стоит перегружать ее излишней информацией. Надо уметь ограничить себя в подборе данных, отбирая лишь те, которые заинтересуют всех приглашенных. Презентация не должна утомлять изобилием технических подробностей, от точных детальных характеристик стоит отказаться в пользу более общих (но не менее достоверных).

      Имеет смысл ориентироваться на заинтересованного, но среднего слушателя.

      Выступления (основное и дополнительные) завершаются ответами на вопросы. Для этого надо предусмотреть время. Хотя и в процессе самого выступления вполне возможен прямой контакт выступающего со слушателями, т.е. он может, не теряя нити своей речи, быстро ответить на короткий вопрос (типа "где?", "когда?" и т.п.), отреагировать на ту или иную реплику, однако есть риск потерять контроль над речью, уйти в сторону от темы. Поэтому отдельное время для вопросов тоже должно быть отведено. Опытный выступающий, как правило, предвидит вопросы, их число и содержание. Но все же следует составить список наиболее вероятных вопросов и подготовиться к ответам на них. Вместе с тем могут возникнуть совершенно неожиданные вопросы.

     Существует ряд правил для ответов на вопросы:

- предпочтительнее краткий ответ на вопрос;

- нельзя в ответе давать заведомо неверную информацию;

- эмоционально ответ должен быть доброжелательным[2 с.67].

      Можно продемонстрировать свое дружелюбие таким, например, высказыванием: "Благодарю за прекрасный вопрос, он как нельзя лучше поможет познакомиться со следующей ситуацией (цифрами, доказательствами, аргументами, фактами и пр.)";

- не следует слишком долго думать над ответом на вопрос. Если не можете сразу ответить, лучше сказать: "Я не готов сейчас ответить, позвольте выяснить некоторые детали, чтобы через некоторое время, в течение презентации, подготовить ответ на этот вопрос". Или: "Если этот вопрос интересует узкий круг лиц, прошу подойти к главному стенду через полчаса, я смогу подобрать данные для ответа на этот вопрос";

- иногда задающий вопрос превращает его в выступление,

 пытаясь  дать варианты ответов на него. Необходимо тактично

 прервать  спрашивающего, оставив за собой  контроль за процессом презентации,  не позволять отобрать лидерство  у выступающего;

- можно провести разграничение вопросов на те, ответы на которые интересуют всех, и те, которые интересны малому числу присутствующих. Последних можно попросить задержаться и ответить на их вопросы, когда остальные присутствующие покинут свои места;

- иногда у присутствующих на презентации нет вопросов.

     Выступающий должен предусмотреть такую вероятность и подготовить 2-3 вопроса, которые он может задать, сам сопроводив их такой, например, фразой: "Полагаю, что уважаемую публику может интересовать такой вопрос". Возможно, это подвигнет аудиторию задать другие вопросы;