Анализ эффективности управления организацией, пути ее повышения

Введение

1 Методологические  и теоретические   аспекты анализа  эффективности управления организацией в современном менеджменте

1. Понятие «эффективности» в современном менеджменте

   Эффективность менеджмента - сложное и многообразное  понятие, смысл которого заключается  в том, что весь процесс управления, начиная с постановки цели и заканчивая конечным результатом деятельности, должен производиться с наименьшими издержками или с наибольшей результативностью (производительностью). Материальные, трудовые и финансовые ресурсы должны преобразовываться в товары, услуги и т. д. Для этого существует организация, которая должна обеспечить это преобразование не только с выгодой для потребителя, но и для самой себя. Иными словами, затраты на преобразование должны быть меньше, чем стоимость результата. В этом и заключается сущность понятия эффекта и эффективной деятельности. Хороший менеджер видит организацию как систему зависящих друг от друга элементов, результативность функционирования которых зависит от непрерывного развития и движения этой системы.

   Основными критериями эффективного управления является определенная множественность показателей, характеризующих результативность работающих организационных систем и подсистем. Конечный результат управления часто называют эффектом управления. Эффект представляет собой результат осуществления мероприятий, направленных на совершенствование производства, бизнеса и организации в целом. Эффект управления складывается из трех составляющих:

• экономический эффект - вид эффекта, имеющий непосредственную стоимостную форму, то есть измеряющийся в денежных или натуральных измерителях;
• социально-экономический эффект - имеет комплексную природу сочетания экономической выгоды и социальной стабильности и спокойствия, например, улучшение условий работы, снижение уровня профессиональных заболеваний (при определенных условиях может быть переведен в обычный экономический эффект);
• социальный эффект - вид эффекта, который принципиально не может быть пересчитан в экономический, например, предотвращение социального конфликта.

   Общий эффект можно условно принять  за сумму трех эффектов. Условно, так как показатели эффекта измеряются по-разному, и напрямую сложить их не представляется возможным.

   Помимо  понятия эффекта используют понятие  эффективности. Эффективность - результат, выраженный стоимостными показателями, является экономическим эффектом, характеризующимся приростом дохода, увеличением прибыли. Эффективность представляет собой соотношение эффекта или достигнутого результата и затрат на их получение.

Эффективность = Эффект/Затраты

     При управлении стремятся к максимальному сокращению затрат и к максимальному повышению всех видов эффектов. Затраты в организации не однородны и не всегда являются в чистом виде деньгами (хотя всегда стараются перевести их в денежную форму).

Обычно  затраты подразделяют на:

• материальные затраты (сырье, полуфабрикаты) и энергия;
• трудовые затраты (время работы и квалификация работников);
• финансовые ресурсы или деньги и их эквиваленты (например, ценные бумаги).

   Эффективность можно увеличить уменьшением  любого из перечисленных ресурсов, и эти пути весьма разнообразны. Используя компьютерную технику, можно уменьшить трудовые ресурсы и более экономно расходовать материальные (например, за счет внедрения компьютерных технологий снижается время и трудовые затраты на документооборот). Однако для внедрения такой техники финансовые затраты должны быть увеличены.

   Наиболее  важным источником затрат является аппарат  управления. Эффективность деятельности менеджеров напрямую довольно сложно измерить, так как между решением и результатом проходит время  и множество преобразований. Необоснованные управленческие решения имеют большую разрушительную силу. Они могут подорвать не только организацию, но и социально-экономическую систему (например, градообразующие предприятия и их деятельность). Решения могут быть неэффективными вследствие неправильно выставленных целей, нехватки ресурсов, плохого выполнения работ и т. д.

   Итак, эффективность менеджмента обеспечивается за счет деятельности по оптимизации  затрат и увеличения результативности по всем направлениям менеджмента:

• в управлении трудовыми ресурсами;
• в управлении производством или образовательным процессом;
• при определении методов и структур управления.

1.2. Анализ эффективности  управления в современном  менеджменте

      Современный менеджмент при анализе эффективности управления оперирует двумя понятиями: «системная» эффективность; и «операционная» эффективность. Системная эффективность зависит от того, насколько рационально организовано управление, т.е. от состава и количества звеньев, их подчиненности, распределения функций. Иными словами, эффективность системы управления определяется качеством организационной структуры, процессов управления, а от качеств конкретных управленцев не зависит.

     Операционная  эффективность, т.е. соотношение между  результатами управленческой деятельности и затрачиваемыми усилиями, напротив, в первую очередь определяется деловыми качествами менеджеров, а также тем, насколько рационально используется их потенциал. 
Существование этих двух понятий определяет и две модели, два подхода к диагностике системы управления. Следует заметить, что от определения  предмета анализа будет зависеть и выбор аналитического инструментария.

     «Механистическая» модель рассматривает предприятие  как механизм, представляющий собой  комбинацию основных производственных факторов: средств производства, рабочей силы, сырья и материалов, как машина для реализации целей ее создателей. Теоретической базой этого подхода являются положения школы научного управления (Ф.Тэйлор, М.Вебер). Большое значение при этом придается анализу технико-экономических связей и зависимости различных факторов производства. А задача менеджмента при таком подходе состоит прежде всего в том, чтобы наилучшим образом сгруппировать все части системы и, тем самым, добиться максимальной эффективности в достижении целей.

     «Гуманистическая» модель представляет предприятие как  коллектив людей, выполняющих общую  работу на принципах разделения и  кооперации труда, при этом важнейшим  фактором производительности является человек, как социальный деятель. Элементами модели являются такие составляющие как внимание к работающим, их мотивация, коммуникации, участие в принятии решений. Задачи руководителей состоят в регулировании отношений между работающими, координации процессов выполнения конкретных задач и производственных планов путем личного и непосредственного воздействия на сотрудников. В качестве критерия эффективности управления принимается повышение производительности труда за счет совершенствования человеческих ресурсов, т.е. считается, что если все внутренние процессы, связанные с персоналом, управляются надлежащим образом, то у предприятия не возникает проблем с достижением намеченных целей.

     Оба эти подхода, несмотря на их принципиальные отличия, имеют одну общую черту, - и в том и в другом случае предполагается, что цели организации однозначно определены и принимаются всеми участниками управленческой деятельности. При этом совершенствование системы управления сводится к решению некоторой инженерной задачи:

1. Существует  желаемое состояние системы S1, которое известно;

2. Существует  настоящее состояние системы  S0;

3. Существуют  альтернативные пути перехода  из S0 в S1.

     Задача  менеджера состоит в том, чтобы  проанализировать и определить  наилучшие средства перехода из S0 в S1.

     Исходя  из предмета данного  исследования – система управления образовательной школой №4, целесообразнее использовать вторую – гуманистическую – модель анализа эффективности управления. Важнейшим аргументом в пользу выбора именно этой модели свидетельствуют стратегические цели – получение учащимися качественных образовательных услуг от высокопрофессионального коллектива педагогов. Если говорить экономическими категориями, то продуктом и результатом деятельности школы являются сформированные ключевые компетенции учащихся компетентными педагогами, качественная оценка которых может проводиться только социально-психологическими  методами и категориями.

     Таким образом, ключевым фактором, определяющим, степень достижения (или не достижения)  стратегической цели школы является профессиональный уровень педагогов.

1.3 Методологический  инструментарий анализа  эффективности управления  образовательным  учреждением

     Анализ  эффективности управления – это совокупность методических приёмов, направленных на выявление степени соответствия полученных результатов целям организации. Анализ эффективности управления должен быть организован на следующих принципах:

1. Первичность функций управления - состав подсистем системы управления организационная структура, требования к работникам и их численность зависят от содержания, количества и трудоемкости функций управления.
2. Потенциальные имитации - временное выбытие отдельных работников не должно прерывать процесса осуществления каких-либо функций управления.
3. Экономичность - снижение доли затрат на систему управления в общих затратах на единицу выпускаемой продукции.
4. Прогрессивность - соответствие системы управления требованиям динамично развивающегося общества.
5. Перспективность - при формировании системы управления  следует учитывать перспективы развития организации.
6. Комплексность - при формировании системы управления необходимо учитывать все факторы, воздействующие на систему управления.
7. Оперативность - своевременное принятие решений по анализу и совершенствованию системы управления.
8. Оптимальность - многовариантная проработка предложений по формированию системы управления  и выбор наиболее рационального варианта для конкретных условий производства.
9. Научность - мероприятия по формированию системы управления  должны основываться на достижениях науки в области управления и изменения законов развития общественного производства в рыночных условиях.
10. Иерархичность - система управления должна обеспечивать иерархическое взаимодействие между звеньями управления.
11. Автономность - автономность структурных подразделений или отдельных руководителей в горизонтальных и вертикальных разрезах системы управления.
12. Устойчивость - наличие  «локальных регуляторов», которые при отклонении от заданной цели организации ставят работника или подразделение в невыгодное положение и побуждают их к регулированию системы управления

     Принципы, определяющие направления  развития системы  управления:

1. Принцип концентрации - реализуется при разъяснении и уточнении целевой направленности развития системы управления. Построение принципа концентрации осуществляется в 2 направлениях:

• концентрация усилий работников отдельного подразделения или всей системы управления персоналом на решении основных задач,

• концентрация однородных функций в одном подразделении системы управления персоналом, что устраняет дублирование.

2. Принцип специализации - осуществляется с целью повышения эффективности формируемой системы управления  (выделяется труд руководителей, специалистов и других служб). Формируются отдельные подразделения, специализирующиеся на выполнении однородных функций.

3. Принцип параллельности - Предполагает одновременное выполнение отдельных управленческих решений, повышает оперативность управления
4. Принцип адаптивности (гибкости) - предполагает приспосабливаемость системы управления персоналом к изменяющимся целям объекта управления и условиям его работы. Его реализация способствует повышению жизнеспособности системы
5. Принцип преемственности - предполагает общую методическую основу проведения работ по совершенствованию системы управления персоналом на разных ее уровнях и разными специалистами. Все преобразования в системе управления персоналом должны иметь научное обоснование.
6. Принцип ритмичности - выполнение одинакового объема работ в равные промежутки времени и регулярность повторения функций управления персоналом. Реализация данного принципа способствует повышению динамичности функционирования системы управления персоналом и улучшает планирование временных характеристик будущих преобразований.

       Говоря о методах анализа эффективности управления необходимо выделить следующие.  Метод структуризации целей, который предусматривает количественное и качественное обоснование целей организации в целом и целей системы управления персоналом с точки зрения их соответствия целям организации. Экспертно-аналитический метод основывается на привлечении специалистов по управлению к этому процессу. Нормативный метод включает в себя применение системы нормативов, которые определяют состав и содержание функций работников, их численность, тип организационной структуры, критерии построения структуры аппарата управления организации в целом, разделение и кооперацию труда руководителей и специалистов управления. Параметрический метод позволяет отразить в одном показателе (компоненте) свойства десятков показателей. Балансовый метод предполагает произвести балансовые сопоставления увязки. Опытный метод базируется на опыте предшествующего периода данной системы. Метод творческих совещаний предполагает коллективное обсуждение направлений развития системы управления персоналом группой специалистов и руководителей. С помощью метод коллективного блокнота возможно сочетать независимое выдвижение идей каждым экспертом с последующей их коллективной оценкой на совещании по поиску путей совершенствования системы управления персоналом