Анализ кредиторской и дебиторской задолженности

 

При проведении аудита на  АО «Шымкентмай» проверку состояния дебиторской задолженности аудитор начинал с анализа материалов инвентаризации расчетов с дебиторами. Учитывая, что сами предприятия инвентаризацию с ними, как правило, проводят  некачественно эту работу организовал сам аудитор. Инвентаризация расчетов с покупателями, подотчетными лицами, работниками предприятия и другими дебиторами заключается в выявлении по соответствующим документам остатков и тщательной проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах. Аудитор и члены инвентаризационной комиссии устанавливают причины и виновников образования дебиторской задолженности, давность ее возникновения; реальность получения (т.е. имеются ли акты сверки расчетов либо письма, в которых дебиторы признают свою задолженность); не пропущены ли сроки исковой давности (3 года); какие меры принимаются для взыскания задолженности. Иногда проводятся сверки расчетов с организациями, за которыми числится значительная дебиторская задолженность. Встречные проверки в первую очередь проводятся в торговых и снабженческих организациях.

Результаты инвентаризации расчетов аудитор на АО «Шымкентмай» оформил актом. В акте он перечислил наименования проинвентаризованных счетов и указал суммы дебиторской задолженности, безнадежных долгов, дебиторской задолженности, по которым истекли суммы исковой давности. По этим видам задолженности к акту инвентаризации расчетов была приложена справка, в которой приводятся наименования и адреса дебиторов, сумма задолженности, указано, за что она числится, с какого времени и на основании каких документов. По суммам дебиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, в справке указываются лица, виновные в пропуске этих сроков.

Анализ имеющихся на проверяемом предприятии материалов инвентаризации расчетов или проведение инвентаризации самим аудитором дало возможность сосредоточить внимание на более тщательной проверке расчетов, по которым установлены расхождения, неувязки, неясности. 

 

3.2 Методика аудита дебиторской задолженности

 

Как отмечает Алборов Р.А. в своей работе «Аудит в организациях промышленности, торговли и АПК» (Москва 2000, стр.239), правильная организация расчетных операций обеспечивает устойчивость оборачиваемости средств организации, укрепление договорной и расчетной дисциплины и улучшение финансового состояния. Кроме того, правильная (рациональная) организация расчетных операций, правильность постановки их учета предупреждают негативные последствия по этим операциям. Поэтому аудиторской проверке подвергаются все расчетные операции организации-заказчика - различными приемами и методами контроля. При проверке расчетных операций аудитор должен учитывать особенности отдельных организаций, использующие рабочие планы счетов и упрощенные формы бухгалтерского учета, например, предприятий малого бизнеса, фермерских хозяйств, сельскохозяйственных кооперативов и др.

По каждой группе расчетов (до проведения документальной проверки) целесообразно сначала выявить их наличие, соответствие данных бухгалтерскому учету и отчетности  остаткам той или иной задолженности, затем установить дату и характер ее возникновения. Законность и реальность, а также пути своевременного погашения задолженностей и укрепления расчетно-платежной дисциплины определяются посредством проведения фактических и документальных форм контроля.

Чаще всего в хозяйственной деятельности предприятия  встречаются расчеты с покупателями и заказчиками за товары, работы и услуги. Поэтому эта статья занимает наибольший удельный вес в общей сумме дебиторской задолженности, показанной в балансе предприятия. При проверке ее на АО «Шымкентмай»  аудитор обратил внимание на следующее:

имеются ли договоры на поставку продукции (выполнение работ, услуг) и       

правильность их оформления;

правильно ли получены суммы за отгруженные товарно-материальные ценности;

правильно ли списана дебиторская задолженность на себестоимость продукции (работ, услуг) и дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности. Дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, списывается по решению руководителя предприятия и относится соответственно на счет средств резерва по сомнительным долгам.

В целом же при аудите расчетов с покупателями и заказчиками на АО «Шымкентмай» аудитор установил:

заключены ли договоры поставок продукции;

реальность задолженности покупателей, что должно быть подтверждено актами инвентаризации (сверки) расчетов;

правильность ведения аналитического учета по счетам подраздела 30 «Задолженность покупателей и заказчиков». При этом построение аналитического учета должно обеспечить возможность получения данных о задолженности по расчетам с покупателями и заказчиками, обеспеченной векселями, срок поступления денежных средств по которым не наступил; векселями, дисконтированными (учтенными) в банках, по которым денежные средства не поступили в срок;

правильность составления бухгалтерских проводок по счетам подраздела 30 «Задолженность покупателей и заказчиков»;

соответствие записей аналитического учета по счетам подраздела 30 «Задолженность покупателей и заказчиков» в журнале-ордере №11, Главной книге и балансе.

При проверке расчетов с покупателями и заказчиками можно применить, кроме приемов фактического и документального контроля, аналитические процедуры, логический, нормативный и научный анализ.

В действующем налоговом законодательстве отмечается, что сомнительные долги - это «долги, возникающие в результате реализации продукции (работ, услуг) и не погашенные в течение двух лет с момента начисления дохода».

Для списания сомнительного долга на предприятии создаются резервы по сомнительным долгам.

На АО «Шымкентмай» аудитор проверял обоснованность создания резервов по сомнительным долгам, правильность их использования и списания с баланса дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности. Для обобщения информации о состоянии и движении резервов по сомнительным долгам на АО «Шымкентмай»  предназначен счет 311 «Резервы по сомнительным долгам» одноименного подраздела. Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценок вероятности погашения в полной и частичной сумме.

Аудитор также проверил правильность отражения хозяйственных операций на этом счете. Так, на сумму создаваемых резервов производятся записи по кредиту счета 311 «Резервы по сомнительным долгам» дебету счета 821 «Общие и административные расходы» подраздела 82 «Общие и административные расходы». При списании с баланса дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности производится запись по дебету счета 311 «Резервы по сомнительным долгам» в корреспонденции с кредитом соответствующих счетов подраздела 30 «Задолженность покупателей и заказчиков». Если до конца следующего за годом создания резерва по сомнительному долгу этот резерв не использован, то неизрасходованные суммы методом «красное сторно» восстанавливаются записью по дебету счета 821 «Общие и административные расходы» и кредиту счета 311 «Резервы по сомнительным долгам».

В заключении проверки по этому пункту аудитор установил, не завышен ли размер резерва по сомнительным долгам и восстановлена ли неиспользованная его величина.

Пристальное внимание на АО «Шымкентмай»  аудитор уделил  изучению статьи баланса «Прочая дебиторская задолженность». Остатки на начало и конец года по этой статье должны соответствовать остаткам счетов подраздела 33 «Прочая дебиторская задолженность» одноименного названия, предназначенных для обобщения такой информации. Аудитор проверил правильность отражения хозяйственных операций на этих счетах, показанных в журнале-ордере №8, и обобщенных ежемесячными итогами в Главной книге.

Подраздел 33 «Прочая дебиторская задолженность» включает счета:

• 331 «Налог на добавленную стоимость к возмещению»,
• 332 «Начисленные проценты»,
• 333 «Задолженность работников и других лиц»
• 334 «Прочая дебиторская задолженность».

В этом разделе особое внимание аудитор обратил на правильность отражения хозяйственных операции па счете 333 «Задолженность работников и других лиц». На этом счете на АО «Шымкентмай» учитывается информация о дебиторской задолженности работников и других лиц: по суммам, выданным в подотчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки; по возмещению материального ущерба; по предоставленным работникам займам и прочим операциям.

Аудитор провел сплошную проверку авансовых отчетов и приложенных к ним документов, сличая записи в накопительных ведомостях с данными авансовых отчетов, утвержденных распорядителями кредитов. Прежде всего он выяснил, кому выданы авансы. Авансы на командировочные расходы, как правило, должны выдаваться лицам, работающим на данном предприятии. Из практики работы известны случаи выдачи таких авансов работникам вышестоящих организаций.

В некоторых бухгалтериях допускается скрытое авансирование рабочих и служащих на личные нужды под видом выдачи авансов на хозяйственные и командировочные расходы. Поэтому нужно определить, имеются ли командировочные удостоверения на командирование работников, их срок, стоимость проезда, сумму на оплату суточных по действующим нормам; своевременно ли подотчетные лица представляют отчеты по авансам и сдают неизрасходованные остатки средств.

Аудитор тщательно проверил достоверность приложенных к авансовым отчетам документов и законность оплаты по ним. При необходимости проводятся встречные проверки.

При проверке операций по подотчетным суммам на АО «Шымкентмай» аудитор также выяснил:

определен ли руководителем предприятия круг лиц, которым предоставлено право получать деньги под отчет;

2) не выдаются ли подотчетным лицам авансы сверх установленных размеров;

3) не получают ли деньги под отчет лица, не отчитавшиеся по ранее полученным суммам;

4) не допускается ли оплата через подотчетных лиц расходов, которые могли быть оплачены непосредственно из кассы предприятия;

5) имеется ли на авансовых отчетах отметка руководителя о целесообразности произведенных расходов;

6) своевременно ли отражаются в учете расходы из подотчетных сумм.

В ряде случаев денежные средства при расчетах, как правило, присваивает сам бухгалтер предприятия или это происходит при активном его участии, причем одновременно фальсифицируются записи в учете. Поэтому аудитору следует знать способы, связанные с преступным использованием методов и средств учета.

Бухгалтер небольшого предприятия, который обычно ведет учет по всем операциям, в целях создания резервов для хищения заведомо неправильно обрабатывает документы: выданную работнику подотчетную сумму на его лицевой счет не относит, а списывает на общепроизводственные или другие расходы.

После представления работником авансового отчета бухгалтер отражает соответствующую сумму по кредиту его лицевого счета, вследствие чего образуется искусственная задолженность предприятия этому работнику.

В дальнейшем под видом получения подотчетных сумм на командировочные или хозяйственные расходы бухгалтер выписывает на собственное имя кассовый ордер и получает по нему указанную сумму. При обработке поступающих в бухгалтерию кассовых отчетов, в которых наряду с другими указывается и расходный ордер, выписанный на имя бухгалтера, он полученную сумму по собственному лицевому счету не отражает, а относит на лицевой счет указанного выше работника. В результате расчеты с данным работником закрываются.

Учет расчетов с подотчетными лицами на  АО «Шымкентмай» ведется на отдельном субсчете счета 333 «Задолженность работников и других лиц». При выдаче сумм в подотчет на административно-хозяйственные, операционные расходы и служебные командировки дебетуется этот субсчет указанного счета и кредитуется счет 451 «Наличность в кассе в национальной валюте».

На суммы, израсходованные подотчетными лицами, дебетуются счета, учитывающие товарно-материальные запасы, и счет 821 «Общие и административные расходы» в корреспонденции с указанным субсчетом счета 333 «Задолженность работников и других лиц».

При возврате неизрасходованных подотчетными лицами сумм кредитуется счет 333 «Задолженность работников и других лиц», субсчет «Расчеты с подотчетными лицами» и дебетуется счет 451 «Наличность в кассе в национальной валюте».

Далее аудитор тщательно проверил расчеты по возмещению материального ущерба и прежде всего проанализировал расчеты по недостачам и хищениям и установил, соблюдались ли сроки и порядок рассмотрения случаев недостач и потерь, как обеспечивается их взыскание и т.д. Особенно уделил внимание изучению фактов списания недостач и потерь на издержки производства или на результаты деятельности предприятия.

В соответствии с действующим законодательством недостача материальных ценностей в пределах норм естественной убыли списывается на издержки производства, а сверх норм естественной убыли, а также потери от порчи ценностей относятся на виновных лиц.

Следует помнить, что недостача в пределах норм естественной убыли может быть списана на издержки производства лишь в случае ее выявления при проведении инвентаризации. Практика показывает, что часто (особенно на предприятиях торговли) списание материальных ценностей в пределах норм естественной убыли производится без проведения инвентаризации, что является нарушением действующего законодательства.

Далее аудитор на АО «Шымкентмай» установил, полностью ли отнесены на виновных лиц суммы по недостачам, растратам и хищениям, правильно ли оформлены и выведены результаты инвентаризации денежных средств и товарно-материальных ценностей и порядок регулирования выявленных при инвентаризации недостач и потерь, правильность и обоснованность списания недостач материальных ценностей на издержки производства, когда виновные лица не установлены.