Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии

    Используемый программный продукт предоставляет работникам бухгалтерии различные удобства при вводе документов, а именно:

    - работник бухгалтерии может заполнить  форму документа путем копирования  ранее введенного документа того  же вида, а затем изменить лишь  необходимую часть данных;

    - некоторые документы можно ввести  на основании ранее введенных  документов другого типа (создать расходную накладную, автоматически перенося в нее информацию из ранее выписанного счета);

    - документы могут вводиться группами  в результате автоматизированных  обработок.

    В системе налажен поиск ранее  введенных документов, как по номеру документа, так и по дате его составления.

    После ввода документов, если есть такая  необходимость, бухгалтер распечатывает  его и подшивает в соответствующую папку с документами.

    Важным  этапом в работе любой организации, являющейся плательщиком налога на добавленную  стоимость, является правильный учет по этому налогу, поскольку в  учетной работе НДС является одним из самых трудоемких налогов (наряду с налогом на прибыль). НДС в бухгалтерском учете отражается на следующих счетах:

    - 19 «НДС по приобретенным ценностям»

    - 68 «Расчеты налогам и сборам»

    - 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»

    В программе, которой пользуется исследуемое  предприятие, все события, имеющие отношение к  расчетам по НДС, учитываются на специальных регистрах накопления («НДС Покупка», «НДС Продажа», «НДС предъявленный» ит.д.). К данным регистрам можно подойти через меню программы    «Операции» - «Регистры накопления». В процессе текущей работы суммы НДС регистрируются автоматически на основании документов и операций, которые вводятся пользователями в информационную базу. По завершении периода, перед подготовкой отчетности по НДС и расчету суммы налога, подлежащей уплате в бюджет, выполняется ряд «Регламентных операций». Происходит формирование книги продаж, книги покупок, налоговая декларация по налогу на добавленную стоимость. Все регламентные документы по учету НДС отображаются в меню «Операции» в журнале «Регламентные документы НДС».

    Для корректного учета НДС на предприятии  увязывают факты поступления  ценностей с фактами оплаты поставщикам. Данная увязка выполняется в зависимости  от настроек параметров ведения учета  расчетов с контрагентами. На данном предприятии учет расчетов с контрагентами ведется по расчетным документам. В данном случае увязка факта поступления материальных ценностей с фактами их оплаты выполняется автоматически непосредственно  при проведении документа оплаты.

    В этом случае на счетах учета расчетов с контрагентами ведется аналитический учет по документам расчетов и в момент зачета аванса или погашения задолженности точно известно, какой документ оплачивается в данный момент.

    Для учета расчетов по НДС  имеет значение не только факт реализации товаров  и услуг, но и факт получения оплаты от покупателя. Для правильного исчисления НДС следует увязать факты реализации и факты получения оплат от покупателей. Данная увязка выполняется по-разному в зависимости от настроек параметров учета предприятии (меню «Предприятие» - «Настройка параметров учета»).

    На  закладке «Аналитический учет расчетов с контрагентами»  установлен флажок «Вести расчеты по документам», а, следовательно, увязка выполняется непосредственно при проведении документов оплаты или документов реализации. В этом случае на счетах учета расчетов с контрагентами ведется аналитический учет по документам расчетов и в момент зачета аванса или погашения задолженности точно известно, какой документ оплачивается.

    По  счетам расчетов с контрагентами  детализация ведется по документам, при оформлении счета фактуры дата и номер платежного документа заполняется автоматически (по факту регистрации зачета аванса непосредственно в документе). Табличная  часть документа заполняется автоматически (кнопка «Заполнить»). Заполнение документа производится на основании данных регистра учета расчетов с покупателями для НДС, которые были сформированы при проведении первичных документов по расчетам с контрагентами.

    Регистрация счетов-фактур на авансы, полученные от покупателей, производится с помощью обработки «Регистрация счетов-фактур на аванс» (меню «Продажа» - «Ведение книги продаж» - «Регистрация счетов-фактур на аванс»).

      С помощью  программного продукта происходит формирование вычетов по НДС. Для регистрации вычетов сумм НДС, уплаченным поставщикам за приобретенные ценности,  вводится документ «Формирование записей  книги покупок» (меню «Покупка» - «Ведение книги покупок» - «Формирование записей книги покупок»). Табличная часть формируется автоматически , но при желании ее можно детализировать, т.е. добавить или  убрать строки, изменить некоторые реквизиты и т.п. При проведении документа формируется бухгалтерская проводка по дебету счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость» и кредиту субсчета 19 «НДС по приобретенным ценностям». Вычет НДС по  приобретенным ценностям можно отразить как в книге покупок за текущий  налоговый период, так и в дополнительных листах предыдущих налоговых периодах

    В дополнительные листы книги покупок  можно вносить не только записи по аннулированию вычетов по НДС, но и дополнительные записи по вычетам за истекшие налоговые периоды.

    Формирование  записей книги продаж предназначен для отражения в регистрах  учета НДС записей, которые непосредственно  связаны с начислением НДС  к уплате в бюджет , и которые должны попасть затем в книгу продаж.

    Начисление  НДС в бюджет может производиться:

    - по операциям реализации;

    - по авансам, полученным от покупателей;

    - в иных случаях (например, исполнение  обязанностей налогового агента  по НДС и т.п.).

    На  исследуемом предприятии начисление НДС происходит первым и вторым способом. При автоматическом заполнении (кнопка «Заполнить») анализируются данные регистров учета НДС, в соответствии с принятой учетной политикой организации в части НДС. Табличная часть заполняется автоматически и доступна для корректировки. При проведении документа формируются движения по регистрам учета НДС.

    Если  счета-фактуры на авансы выписаны, то на закладке «НДС с авансов» документа  «Формирование записей книги  продаж» по кнопке «Заполнить» можно  получить список предполагаемых записей книги продаж, касающихся НДС с авансов полученных. Здесь так же табличная часть может подвергаться корректировке. При проведении документа формируются записи в регистрах учета НДС.

    Не  менее важно, наряду с правильностью  оформления операций по купле-продаже (включая формирование НДС), является своевременность и правильность учета операций с денежными средствами. Для регистрации поступления  наличных денежных средств в кассу  организации предназначен документ  «Приходный кассовый ордер» (меню «Касса» - «Приходный кассовый ордер»). Этим документом на предприятии отражаются  следующие виды хозяйственной деятельности:

    - оплата от покупателя;

    - прием розничной выручки;

    - возврат денежных средств подотчетным  лицом;

    -возврат  денежных средств поставщиком»

    - получение денежных средств в  банке;-

    - прочий приход денежных средств.

    Для регистрации расхода наличных денежных средств из кассы предприятия  предназначен документ «Расходный кассовый ордер» (меню «Касса» - «Расходный кассовый ордер»). Этим документом на предприятии отражают следующие операции:

    - оплата поставщику;

    - возврат денежных средств покупателю;

    - выплата заработной платы по  ведомости;

    - выплаты заработной платы работнику;

    - взнос наличными в банк;

    - инкассация денежных средств;

    - выплата депонированной заработной  платы;

    - прочий расход денежных средств.

    После заполнения приходных и расходных  кассовых ордеров программный продукт  автоматически заполняет кассовую книгу предприятия, в которая является отчетной формой , где отражаются все движения наличных денежных средств (меню «Касса» - «Кассовая книга»). В конце каждого рабочего дня, если в этот день проводились операции с денежной наличностью, кассир формирует и распечатывает из «1С: Бухгалтерии» два листа отчетной формы «Кассовая книга» за завершенный рабочий день: вкладной лист кассовой книги и отчет кассира (эти листы идентичны друг другу).

    Для наиболее четкого отслеживания операций с денежной наличностью существует отчет «Журнал регистрации кассовых документов» (меню «Касса» - «Журнал регистрации кассовых документов»)  и предназначен для формирования унифицированной формы журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма КО-3). Журнал формируется на основании всех проведенных кассовых документов за любой выбранный период.

    Поскольку ООО «Мещерский ликеро-водочный завод» большинство своих хозяйственных операций проводит в безналичном порядке, то важное место в бухгалтерии занимает работа с банковским счетом.

    Сведения  о банковских счетах хранятся в справочнике  «Банковские счета». В информационную базу необходимо ввести следующие сведения о банковском счете:

    - номер счета, длина которого  должна составлять 20 символов;

    - вид счета (расчетный, ссудный, депозитный или иной);

    - валюта счета, может быть выбрана  любая валюта, зафиксированная в  справочнике программы;

    - БИК банка;

    - вводить месяц в дате документа;

    - вводить суму без копеек и  т.д.

    Для регистрации поступления денежных средств на расчетные счета предназначены следующие документы:

    - «Платежное поручение входящее»  (меню «Банк» - «Платежное поручение входящее»).

    - «Платежный ордер на поступление  денежных средств» (меню «Банк» - «Платежный ордер на поступление  денежных средств»)

    - «Платежное требование выставленное»  (меню «Банк» - «Платежное требование  выставленное»).

    В документах «Платежное поручение входящее»  и «Платежный ордер на поступление денежных средств» отражаются следующие операции:

    - оплата от покупателя;

    - возврат денежных средств поставщиком;

    - расчеты по кредитам и займам;

    - прочие поступления денежных  средств;

    - прочие расчеты с контрагентами»

    - поступление от продаж по платежным  картам и банковским кредитам.

    В документе «Платежный ордер на поступление  денежных средств» дополнительно может быть указан вид хозяйственной операции – «Инкассация денежных средств».

    Документ  «Платежное требование выставленное»  отражает поступление денежных средств  на расчетный счет организации –  поставщика на основании требования о переводе средств на его счет со счета плательщика за отгруженные товары, выполненные работы или оказанные услуги.

    Помимо  операций связанных с поступлением денежных средств предприятие имеет  возможность отражать операции, связанные  со списанием денежных средств с расчетных счетов организации. Для регистрации списания денежных средств предназначены следующие документы:

    - «Платежное поручение исходящее» (меню «Банк» - «Платежное поручение исходящее»);

    - «Платежный ордер на списание денежных средств» (меню «Банк» - «Платежный ордер на списание денежных средств»).

    Этими документами отражаются следующие  операции: