Облік матеріальних оборотних активів

3. Документальне оформлення обліку  матеріальних оборотних активів

Документальне оформлення надходження матеріальних, сировинних і паливних ресурсів, їх наявності та витрачання є досить складним процесом, адже структура документообігу повинна бути такою, щоб забезпечувати вчасне надходження необхідної інформації як для обліку, так і для контролю та оперативного управління рухом виробничих запасів.

Основні первинні документи, якими оформлюються операції з руху виробничих запасів, наведені в таблиці 2

Таблиця 2. Перелік форм первинних документів з обліку виробничих запасів

№ форми	Назва форми
М-1	Журнал обліку вантажів, що надійшли
М-2	Доручення
М-2а	Акт списання бланків  доручень
М-3	Журнал реєстрації доручень
М-4	Прибутковий ордер
М-7	Акт про приймання  матеріалів
М-8	Лімітне - забірна  картка (на одне найменування матеріалу  та багаторазовий відпуск)
М-9	Лімітне - забірна  картка (для багаторазового відпуску 2-5 найменувань матеріалів)
М-10	Акт - вимога на заміну (додатковий відпуск) матеріалів
М-11	Накладна вимога на відпуск (внутрішнє переміщення) матеріалів
М-12	Картка складського  обліку матеріалів
М-13	Реєстр приймання-здачі  документів
М-14	Відомість обліку залишків матеріалів на складі
М-15	Акт про приймання  устаткування
М-15а	Акт приймання-передачі устаткування до монтажу
М-16	Матеріальний  ярлик
М.17	Акт про виявлені дефекти устаткування
М-18	Сигнальна довідка  про відхилення фактичного залишку  матеріалів від встановлених норм запасу
М-19	Матеріальний  звіт
М-20	Накладна на відпуск товарно-матеріальних цінностей (бланк суворої звітності)
М-21	Інвентаризаційний опис
М-22	Акт на списання матеріалів відкритого зберігання
М-23	Акт про витрату  давальницьких матеріалів
М-26	Картка обліку устаткування для встановлення
М-28	Лімітне - забірна  картка (для будівельних організацій)
М-28а	Лімітне - забірна  картка

Матеріали, що надходять  на склад, ретельно перевіряються, встановлюють відповідність їх якості, кількості, асортименту, умовам поставок і супровідним документам. Якщо не виявлено розходжень, матеріали приймають. Можливі два варіанти оформлення приходу: безпосередньо на документі постачальника або шляхом виписування прибуткового.

Прибуткові ордери використовуються для кількісно-сумового обліку матеріалів, що надходять від постачальників або з переробки. На матеріальні цінності, які надходять від підзвітної особи, також складаються прибуткові ордери на рахунках, доданих до авансового звіту підзвітної особи, проставляється відмітка завідуючого складом з посиланням на номер прибуткового ордера. На масові однорідні матеріали, які надходять від одного й того ж постачальника кілька разів на протязі дня, допускається складання прибуткових ордерів в цілому за день. При цьому на кожне приймання матеріалів на протязі дня робляться відповідні записи на звороті ордеру, які в кінці дня перераховуються та загальним підсумком заносяться в прибутковий ордер.

У випадках, коли є розбіжності  кількості та якості з даними супроводжуючих документів постачальника, а також для матеріалів що надійшли без платіжних документів, складають Акт про приймання матеріалів.

Акт складається комісією, яка призначається  керівником підприємства і до якої входять завідуючий складом, представник відділу постачання, представник іншої незацікавленої організації. Акт складається у двох примірниках. Цей Акт є підставою для оприбуткування бухгалтерією фактично прийнятих матеріалів. Прибутковий ордер при цьому не заповнюється.

При отриманні вантажів із залізничної станції експедитор повинен перевірити відповідність кількості місць, що надходять, і знаків маркування на них з даними супровідних документів.

Якщо вантаж прибув у справному вагоні без ознак злому, експедитор повинен домагатися вибіркової перевірки маси і стану матеріалів, що надійшли.

Якщо при прийманні  вантажу буде встановлено розходження  з даними, зазначеними у транспортних документах, або виникнуть питання щодо цілосності вантажу (зірвана або пошкоджена пломба), складають комерційний акт. Цей акт є основою для подання претензій до залізниці або пароплавства про відшкодування збитків.

Запаси, що надійшли від  постачальника автомобільним транспортом, оприбутковуються на склад на підставі товарно-транспортної накладної, одержаної у вантажовідправника.

У випадках, якщо матеріальні  цінності, надходять в одній одиниці  виміру (за вагою), а витрачаються в  іншій (за рахунком), то його оприбуткування зберігання і відпуск необхідно відобразити у всіх документах у двох одиницях виміру.

Для одержання матеріалів від однорідного постачальника  покупець повинен видати експедитору  Доручення (форма М-2), зареєстроване  в журналі реєстрації доручень. На підприємстві повинен бути налагоджений суворий контроль за своєчасним оприбуткуванням матеріалів та поверненням невикористаних доручень. При дрібних купівлях матеріалів готівкою підзвітна особа зобов'язана здати матеріали на склад, а комірник на рахунку постачальника повинен поставити відмітку про дату, номер прибуткового ордера і підпис.

Необхідно щоденно перевіряти надходження матеріалів на склад  відповідно до рахунків-фактури (форма  №868) і контролювати своєчасність їх оплати.

За умови тривалої відсутності й перебування в дорозі матеріальних цінностей потрібно вживати заходів до розшуку вантажу.

Контроль за своєчасним надходженням матеріалів здійснюється відділом постачання і бухгалтерією, а вживання оперативних заходів  щодо розшуку вантажу покладається на відділ постачання, менеджера, тощо.

На практиці трапляються  випадки, коли виробничі запаси надходять  на склад без рахунків-фактур постачальників. Такі поставки називаються невідфактурованими. Бухгалтерія повинна організувати окремий облік розрахунків за ці матеріали і вжити заходів до своєчасного одержання рахунків від постачальників. У разі надходження вантажу на склад без документів, відділ постачання видає Наказ про прийняття вантажу без документів на склад. Завідуючий складом подає накази до бухгалтерії разом з прибутковими ордерами.

На склади також можуть надходити запаси зі своїх цехів - це продукція власного виготовлення і зайво одержані і невикористані  матеріали, а також матеріали, одержані від ліквідації основних засобів, браку  у виробництві та відходи. Ці матеріали оприбутковуються на склад за допомогою накладної. Вона складається матеріально відповідальною особою складу, що здала цінності, у двох примірниках, один з яких слугує складу, що здав, підставою для списання матеріалів, а другий - складу для оприбуткування матеріалів.

Накладна на повернення із цеху на склад матеріалів, невикористаних у виробництві, виписується тільки в тому разі, якщо ці матеріали були відпущені не за лімітне - забірною карткою, оскільки у ній передбачений облік повернення матеріалів, відпущених у виробництво.

Виробничі запаси (матеріали) повинні відпускатися у виробництво  відповідно до лімітів, встановлених на підставі норм витрат запасів на одиницю  виробу, а також плану випуску  продукції на місяць.

Основними документами, що відображають відпуск матеріалів зі складу для внутрішньогосподарських потреб, є лімітне - забірні картки, накладні - вимоги.

Накладні - вимоги використовуються для одноразового відпуску запасів. Відпуск запасів, що повторюється, оформляється лімітно-забірними картками, що об'єднують в собі розпорядчий документ, який містить ліміт (граничну кількість) відпуску, й накопичувальний виправдовуючий документ, що підтверджує багаторазовий відпуск запасів зі складу в рахунок ліміту.

Лімітне - забірні картки заповнюються планово - виробничим відділом напередодні одержання запасів і візуються відділом постачання. В цих картках зазначається місячний ліміт відпуску даному цеху запасів певного номенклатурного номера.

Лімітне - забірні картки виписують у двох примірниках: один до початку місяця передається цеху - споживачу, другий - складу. Бажано друкувати їх на папері різного кольору, щоб чіткіше відрізняти примірник цеху від примірника складу. По закінченню місяця або використання ліміту лімітне - забірні картки здають до бухгалтерії.

Відпуск матеріалів на сторону  виконується на підставі договорів, нарядів та інших документів і  письмового розпорядження керівника  підприємства. Відпуск, як і надходження  запасів, оформлюють товарно-транспортною накладною.

Для забезпечення своєчасного  відображення господарських операцій в регістрах бухгалтерського обліку на підприємствах повинні бути чітко визначені терміни передачі документів до бухгалтерії.

Від правильності документального  оформлення операцій з надходження  виробничих запасів залежить правильне віднесення їх вартості на витрати виробництва, а також реальність оцінки незавершеного виробництва та його відображення у звітності.

Наказом МФУ від 29.12.2000 р. за № 356 затверджено методичні  рекомендації по застосуванню регістрів  бухгалтерського обліку. В ньому визначено, якщо підприємство не застосовує рахунки клас 8, облік витрат операційної діяльності і надзвичайних подій ведеться в скороченому журналі 5. Інші операції відображають в журналі 5А (для обліку витрат діяльності та відображення кредитових оборотів на рахунках обліку запасів, розрахунків з оплати праці, відрахувань на соціальні заходи також застосовується Журнал 5 або 5А та відомість 5.1 обліку руху запасів) (рис.3.1).

Рисунок 3.1 Порядок відображення запасів при журнальній формі  обліку

Показники цих журналів використовуються під час складання  звіту про фінансові результати. Також використовується відомість 5.1 В ній інформація про надходження  і витрачання запасів узагальнюється за синтетичними рахунками, за центрами відповідальності та місцями виникнення витрат.

Журнал 5 (5А) складається  з чотирьох розділів і Відомості  аналітичного обліку запасів.

Дані для заповнення Журналу 5 (5А) формуються наступним  чином (рис.3.2)

Рисунок 3.2 Порядок формування даних для заповнення Журналу 5 (5А).

Відомість 5.1 аналітичного обліку запасів призначена для обліку товарно-виробничих запасів у розрізі  синтетичних рахунків або субрахунків  і ведеться за центрами відповідальності, МВО, місцями зберігання та напрямами  витрат.

Записи у Відомості 5.1 здійснюються на підставі первинних документів або зведених відомостей, у яких узагальнюються дані з надходження на склади або до цехових комор виробничих запасів та з їх вибуття з відповідних місць зберігання за звітній період.

Розділ ІУ "Аналітичні дані до рахунку 28 "Товари" Журналу 5 5 (А) містить аналітичні дані за операціями з товарами та товарною надбавкою і заповнюється торговельними підприємствами.

Також на підприємстві по кожному цеху за кожний місяць робиться калькуляція. В ній вказується найменування кожного виду матеріалів і на які цілі він використовується (на випуск, в цехи, повернення зі складу т.д.)

У фінансовій звітності  повинна міститися вся інформація про господарські операції, пов'язані  з наявністю та рухом запасів, здатних впливати на рішення, які приймаються на її основі, що забезпечується завдяки дії принципу повного висвітлення.

 

4. Аналітичний та синтетичний облік  матеріальних оборотних активів

Аналітичний облік виробничих запасів ведеться в розрізі їх найменувань або  однорідних груп. Кожна з груп виробничих запасів поділяється за видами, сортами, марками, типами, розмірами.

Кожному найменуванню, сорту, розміру виробничих запасів  присвоюється коротке числове позначення (номенклатурний номер), яке записують  до спеціального реєстру - номенклатури - цінника, де також вказують одиницю виміру і, по можливості, облікову ціну запасу.

Кодування номенклатури - цінника здійснюють за змішаною порядково-серійною системою, використовуючи семи і восьмизначні коди. Перші два показники вказують на синтетичний рахунок, третій - на субрахунок один або два наступні показника означають групу виробничих запасів, решта - знаки, які характеризують виробничі запаси. Інформація, що міститься у номенклатура-цінниках, належить до умовно-постійної, її записують на машинних носіях і багаторазово використовують для одержання необхідних вихідних даних.

На кожному  документі з руху виробничих запасів  повинно бути вказано не тільки найменування запасу, а й номенклатурний номер, що дозволяє уникати помилок під  час заповнення прибуткових і видаткових документів та здійснення записів у складському і бухгалтерському обліку виробничих запасів.

Аналітичний облік виробничих запасів ведеться на складах за допомогою карток складського  обліку, які розміщуються в картотеці  за технічними групами виробничих запасів відповідно до номенклатури - цінника.