Основные направления совершенствования обработки коммерческой информации на предприятии

Жизненный цикл информационной системы – это период создания и использования информационной системы начиная с момента  возникновения потребности в  информационной системе и заканчивая моментом полного ее выхода из эксплуатации.

Стадии жизненного цикла  информационной системы:

1. Предпроектное обследование

а) сбор материалов для проектирования, при этом выделяют формулирование требований, с изучения объекта автоматизации, даются предварительные выводы предпроектного варианта информационной системы (ИС).

б) анализ материалов и разработка документации, обязательно дается технико экономическое обоснование с техническим заданием на проектирование ИС.

2. Проектирование

а) предварительное проектирование

• выбор проектных решений по аспектам разработки ИС
• описание реальных компонент ИС
• оформление и утверждение технического проекта

б) детальное проектирование

• выбор или разработка математических методов или алгоритмов программ
• корректировка структур БД
• создание документации на доставку и установку программных продуктов
• выбор комплекса технических средств с документацией на ее    установку

в) разработка техно-рабочего проекта ИС.

г) разработка методологии  реализации функций управления с  помощью ИС и описанием регламента действий аппарата управления.

3. Разработка ИС

а) получение и установка  технических и программных средств

б) тестирование и доводка  программного комплекса

в) разработка инструкций по эксплуатации программно-технических  средств

4. Ввод ИС в эксплуатацию

а) ввод технических средств

б) ввод программных средств

в) обучение и сертификация персонала

г) опытная эксплуатация

д) сдача и подписание актов приемки-сдачи работ

5. Эксплуатация ИС

а) повседневная эксплуатация

б) общее сопровождение  всего проекта

Модели жизненного цикла  информационной системы

1. Каскадная модель жизненного цикла ИС – переход на следующий этап происходит после полного окончания работ на предыдущем этапе.
2. поэтапная модель с промежуточным контролем – итерационная модель разработки ИС с циклами обратных связей между этапами.
3. Спиральная модель – упор делается на начальные этапы жизненного цикла. На этих этапах откатываются технические решения путем создания прототипов ИС. Каждый виток спирали соответствует поэтапной модели создания фрагмента ИС или ИТ. На нем уточняются цели и характеристики проекта и планируется работа следующего витка спирали. Т.е. на витках происходит последовательно углубление и конкретизация деталей проекта ИС и формируется ее обоснованный вариант, который и доводится до реализации.

Существует несколько  способов построения ИС (но основных 4):

1. Разработка системы  «под себя»

2. Использование  прототипов – вместо полной  системы создается прототип, отвечающий  основным потребностям пользователей.

а) определение основных запросов

б) создание рабочего прототипа

в) использование рабочего прототипа

г) пересмотр и улучшение  прототипа

д) работа с окончательной  версией прототипа

3. Использование готовых  решений – рекомендуется в  максимальной степени использовать  стандартные технологии и автоматизации  бизнеса.

потребности организации

готовые решения

определение противоречий готовых  решений

модификация готовых решений

изменение организации

жить с проблемами

ИС

Рис. 1.7 Использование информационных систем организации

4. Использование  услуг сторонней организации  для передачи функций управления  ИС – организация использует  специализированную фирму, которая  выполняет управляющие функции  по функционированию и развитию  ИС компании. (Рисунок 1.7)

Плюсы:

• гарантийное качество обслуживания
• экономия денежных средств
• человеческие ресурсы

Минусы:

• не дешево
• утечка информации
• зависимость
• потеря контроля за ИТ

В условиях современного рынка, который характеризуется все  возрастающей конкуренцией и ростом платежеспособного спроса, жесткие  требования предъявляются не только к качеству и цене продукции. Посредники, в том числе и дилеры, работающие напрямую с производителем, предъявляют  требования к быстроте выполнения заказа, к своевременности и качеству поставки. Кроме того, сегодня производителю  необходимо вести активную работу с  представителями всех уровней канала сбыта (от крупного посредника до конечного  потребителя), находить схемы совместного  с торговыми посредниками привлечения  и удержания конечного покупателя.

Все это требует особого  типа работ. Причем в современных, то есть маркетингоориентированных производственных организациях, работы данного типа должны быть объединены в единую подсистему, которая в свою очередь должна быть интегрирована в общую систему организации таким образом, чтобы играть там ключевую, определяющую роль.

Все эти работы, можно  определить как коммерческие процессы в производственной организации. Таким  образом, коммерческие процессы – это  процессы хозяйственной деятельности по взаимодействию с поставщиками и  покупателями (как реальными, так  и потенциальными).

Далее мы рассмотрим коммерческие процессы системно, выделяя функциональную коммерческую деятельность в системной  организации производства, и концептуально, определяя ряд принципов, которых  следует придерживаться, чтобы эффективно управлять этой деятельностью.

В управленческой литературе на концептуальном уровне часто рассматриваются  следующие функциональные блоки  организации: маркетинг, производство, финансы, кадры. Выделение же коммерческой деятельности как системно организованной совокупности коммерческих процессов  встречается, пожалуй, лишь у коллектива авторов из Санкт-Петербурга Козлова  В. К., Уварова С. А. и Яковлевой  Н. В. В их работе "Коммерческая деятельность предприятия: стратегия, организация, управление" выделение коммерческих процессов из многообразия всей производственно-хозяйственной  деятельности представлено наиболее концептуально  и системно.

Согласно этому подходу, коммерческой можно назвать организацию, деятельность которой состоит как  в добыче (извлечении), производстве, так и просто в покупке и  последующей продаже (в обмен  на деньги или другие товары) с целью  получения в конечном итоге дохода (выгоды, прибыли).

Коммерческими действиями (процессами) можно признать все покупки товаров, совершаемые или в целях их последующей (пере-)продажи в том же виде, или после их доработки и доведения до необходимого качественного состояния, или даже просто в целях сдачи их в аренду, напрокат.

Суть и принципиальное преимущество подобного определения  заключается в подчеркивании  и усилении значения коммерческих процессов (коммерческих функций) в производственной организации, являющихся важнейшей  составляющей всей системы ее функциональной деятельности в условиях рыночной экономики.

Однако коммерческая деятельность производственной организации не сводится только к непосредственно коммерческим функциям закупки и продажи (аренды), а предполагает выполнение более  широкого спектра функций различного характера, роли и содержания: от изучения и формирования спроса на продукцию; поиска, выбора и заключения сделок с партнерами до доставки продукции  непосредственно потребителю и  осуществления управления как всей коммерческой деятельностью в целом, так и отдельными коммерческими процессами.

Следует признать, что разделение функций по характеру на коммерческие и технологические, возможно, несколько  вносит терминологическую путаницу. Ведь вся совокупность процессов  представляет собой коммерческую деятельность и определяется нами как совокупность именно коммерческих процессов. Однако среди всех коммерческих процессов  есть собственно коммерческие и технологические, которые с ними тесно взаимосвязаны. Принципы, о которых пойдет речь в дальнейшем, будут касаться, прежде всего, управления собственно коммерческими  процессами, а также координации  и взаимоувязки коммерческих и технологических процессов, то есть управления коммерческой подсистемой в целом.

Отдельное внимание нужно  уделить разъяснению того, какое  место здесь занимает маркетинг. Дело в том, что в одном значении маркетинг - это принципиальная ориентация всей системы организации, в том  числе и коммерческих процессов  и управления ими. Это понятие  маркетинга как концепции, ориентации в деятельности, и в этом смысле маркетинг, конечно же, вспомогательной  коммерческой функцией быть не может.

Однако маркетинг понимается еще и как функциональная деятельность в системе организации. Характер этой деятельности коммуникативно-аналитический. Другими словами, предмет деятельности состоит в сборе данных, анализе  данных и получении на их основе новой (синтетической) информации. При  этом мы склонны разделять стратегический и оперативный маркетинг.

Стратегический маркетинг  заключается в разработке параметров "комплекса маркетинга". И эта деятельность, являющаяся по сути управленческой и состоящая в разработке и обосновании управленческих решений, надстраивается не только над коммерческими процессами, но и над другими функциональными зонами (производство, НИОКР и т. д.).

Когда мы рассматриваем маркетинг  как вспомогательную функцию  в структуре функциональной коммерческой деятельности, мы имеем в виду именно оперативный маркетинг. Оперативный  маркетинг состоит в реализации коммуникаций, формирующих конкретный рыночный спрос, стимулирующих продажу  уже произведенной продукции, поиск  потенциальных покупателей и  сбор конкретной информации о них. Фактически, оперативный маркетинг исполняет  роль информационной поддержки процессов  продаж и закупки, а также роль инструмента по сбору информации оперативного характера, которая будет  использоваться в рамках стратегического  маркетингового анализа.

Грамотное, профессиональное управление описанными выше коммерческими  процессами имеет ключевое значение для успешного функционирования и развития организации в целом. Именно успешная работа непосредственно  с рынком придает смысл всем остальным  процессам производственно-хозяйственной  деятельности.

Профессиональное управление должно быть концептуально обоснованным, то есть опираться на систему принципов, выработанных одновременно на основе опыта и научных знаний.

Принцип может быть определен  как предельно обобщенное содержание методологического слоя, задающее направления  и накладывающее ограничения  на методы и средства деятельности. Принцип - это предельно абстрактный  ответ на вопрос: каким образом достигать цели. При этом не обязательно у одной деятельности должен быть один принцип. Принципов может быть и несколько, но они должны не противоречить друг другу. Каждый из них будет относиться к определенной стороне (аспекту) деятельностного бытия, являясь при этом средством генерирования определенного класса методов. В системной взаимоувязке принципы должны выливаться единый принцип деятельности.

В литературе к общим принципам  управления относят объективность, системность, эффективность, конкретность, принцип главного звена, принципы рационального сочетания централизма и демократизма, единоначалия и коллегиальности, отраслевого и территориального управления. Общие принципы управления постоянны в любых управленческих условиях и практически не меняются со временем. Они относятся к самой сути управления, которая неизменна.

В данной статье нами представлены принципы, которые могут быть отнесены к частным. Они являются актуальными  для более конкретных управленческих условий. Это принципы управления коммерческими  процессами в рамках производственной организации, причем функционирующей  в условиях современного российского  рынка. Эти принципы, вероятно, более  мобильны во времени. Когда качественно  поменяются условия рынка, технологическая  среда, а, возможно, и общественная формация, то, не исключено, что эффективным  будет функционирование, основанное на несколько иных принципах управления коммерческой деятельности, которые  могут и не противоречить прежним, но иметь уже совсем другие акценты.

Следовать частным принципам  управления, в нашем случае принципам  управления коммерческими процессами производственной организации, необходимо при одновременном соблюдении общих  принципов управления, которые справедливы  для любого конкретного случая. Другими словами, частные принципы никоем образом не должны противоречить общим, а наоборот как бы вытекать из них, вбирая при этом дополнительную специфику конкретных управленческих условий.

Итак, на основе проведенных  теоретических изысканий и обобщения  опыта функционирования наиболее успешных производственных предприятий, а также  прогноза и анализа тенденций  развития рынка России, мы сформулировали следующие принципы управления коммерческими  процессами в производственной организации: