Основные направления совершенствования обработки коммерческой информации на предприятии

• принцип ориентации на рынок;
• принцип федерализма;
• принцип межфункциональной интеграции;
• принцип организационной гибкости;
• принцип профессионализации коммерческой деятельности;
• принципы эффективного организационного сжатия;
• принципы сокращения логистического сжатия;
• принцип обеспечения аккумулирования коммерческого опыта и потенциала;
• принцип укрепления стратегических партнерских связей;
• принцип обеспечения информационной прозрачности внешней и внутренней среды.

Раскроем содержание каждого  из перечисленных принципов.

В условиях современной конкуренции  организация успешно функционировать  в долгосрочной перспективе может  только тогда, когда ею точно определен (найден) собственный сегмент, то есть круг людей или организаций, которым  продукт предприятия потенциально подходит. В этом случае у организации  есть возможность наилучшим образом  доводить информацию до потенциальных  потребителей и заказчиков и более  эффективно воздействовать на их покупательские мотивы.

Таким образом, исходным или  базовым принципом для организации  вообще и для управления коммерческими  процессами в частности является ориентация на рынок. Принцип ориентации на рынок предполагает, что в структуре коммерческой подсистемы приоритетное место должна занимать работа по мониторингу и исследованию внешней среды. Ориентация коммерческой деятельности на рынок, кроме того, означает, что критерием принятия тех или иных решений по продвижению и продажам должно быть четкое представление о потенциальных покупателях и модели их покупательского поведения. Ориентация на рынок должна касаться не только рынка покупателя, она должна относиться и к рынку поставщика. Работа по изучению и воздействию на покупателей и поставщиков должна быть увязана в единую маркетинговую систему.

Принцип федерализма относительно управления вообще не нов. Он был предложен еще в работах Тома Питерза и Чарльза Ханди в конце 80-х начале 90-х годов прошлого столетия.

Согласно принципу федерализма  верхушка управленческой иерархии приобретает  вид центра или штаб-квартиры. Такой  центр уже не пытается контролировать все и вся, отдавать бесчисленные распоряжения. Управленческая значимость центра проявляется в том, что  он является эксклюзивным обладателем  информационных, технологических и  других ресурсов. Бывшие исполнительские  позиции управленческой иерархии наделяются значительной свободой в принятии решений; при этом их деятельность во многом начинает предпринимательский характер. Другими словами, коммерческие работники  начинают разбиваться на мелкие предпринимательские  бригады, для которых центр становится жизненной необходимостью в качестве информационной, исследовательской  базы, в качестве методического, технологического и даже финансового обеспечения. Поэтому центр оказывается в  состоянии косвенно воздействовать на периферийные звенья своей структуры, но уже не имеет возможности прямого  административного вмешательства.

В федеративной структуре  коммерческой службы каждое периферийное отвечает за какой-либо рыночный регион, сегмент или направление и  деятельность организована так, чтобы  точно можно было вычислить вклад  того или иного звена, определить прибыль, которую оно принесло. Отношения  между центром и периферийном звеном начинают приобретать форму хозяйственного расчета. Однако такой хозяйственный расчет может иметь не гражданско-правовую основу, а основываться на внутрифирменных расчетах.

В федеративной структуре  информация оперативного и тактического характера больше не идет наверх, чтобы  потом спуститься в виде тактического решения, оперативной инструкции. Инструкции теперь носят консультативный характер и даются в основном по запросу  периферийного звена. Центр сосредотачивается на мониторинге и исследованиях рынка и разработке стратегических решений в области снабжения , продаж, распределения, ценообразования, продвижения. Центр также имеет право заниматься аудитом деятельности периферийных звеньев и требовать от них предоставления любой информации.

Реализация принципа федерализма  в управлении коммерческой деятельности позволяет значительно повысить оперативность принятия коммерческих решений, повысить ответственность  исполнителей за результат, дать возможность  исполнителям проявлять большее  творчество, необходимое в коммерции. Кроме того, упрощаются вопросы иерархической  координации.

В условиях современного рынка, когда часто приходится решать сложные  комплексные задачи, требующие полифункционального  подхода, старые структуры с четкой и ясной, но одновременно жесткой  функциональной разделенностью становятся все менее эффективны. Согласно принципу межфункциональной интеграции носители одних функций в определенных случаях могут и должны быть включены в реализацию других функций, состоящих в особой зависимости с теми, первыми. Интеграция во многом происходит через исполнителей, включенных в разные функциональные зоны. Именно таким образом во многом преодолевается межфункциональная разобщенность и неприятие, а также упрощается передача информации из одной функциональной зоны в другую.

Кроме того, реализация данного  принципа – это также создание временных или действующих на периодической основе межфункциональных групп, комитетов, советов и т. п. Следование принципу межфункциональной интеграции начинается с признания условности разделения какой-либо деятельности на функции и вследствие чего распределения чего распределения должностных обязанностей и установление связей между должностями на основе анализа бизнес-процессов, определения последовательности конкретных бизнес-операций и взаимозависимости между ними.

Актуальность принципа организационной гибкости вызвана динамизмом условий функционирования бизнес-организации. Гибкая организация коммерческая деятельности состоит в обретении предприятием способности быстро и безболезненно (с малыми затратами) перестраиваться с продажи одних продуктов деятельности на другие, с закупок одних материалов на иные, с работы на одних рынках на работу на других.

Такая гибкость обретается с помощью создания системы прогнозирования различных вариантов развития событий на рынке, составление альтернативных программ действия. При этом важно достижение договоренности о потенциальных связях с поставщиками, покупателями, другими сторонними организациями на случай необходимости реализации той или иной альтернативной программы. Кроме того, подобная политика необходима в отношении и потенциальных работников, чьи опыт, знания, навыки пока не востребованы, но в случае организационной перестройки под новые условия будут крайне полезны.

Коммерческая деятельность имеет свои специфические средства и методы и требует специальной  профессиональной подготовки. Здесь  необходима подготовка в области  маркетинга, продаж, психологии, финансов, гражданского права, логистики. Согласно принципу профессионализации коммерческой деятельности, для того чтобы работать на рынке с контрагентами, мало быть отличным производителем, досконально знать продукт и особенности его производства.

На практике часто встречается  противоречие этому принципу, когда, например, отделы маркетинга и сбыта  комплектуются бывшими производственными  работниками, не прошедшими никакой  дополнительной подготовки.

Кроме того, профессионализация коммерческой деятельности означает изменение  отношения к этому виду деятельности со стороны остальных функциональных подразделений предприятия. Коммерческая деятельность, особенно в области продаж, не должна рассматриваться как отягощающее необходимое дополнение к производственным функциям. Коммерческая активность должна осознаваться как базовая, порождающая смысл любой производственной деятельности.

Именно в этих условиях начинается специализация, а значит, и повышение эффективности коммерческой деятельности и, как следствие, повышается конкурентоспособность предприятия.

Организационное сжатие, сокращение организации, ограничение числа  уровней управления или раздел структуры - все это суть одно и то же. Эти  мероприятия имеют целью сжатие(сокращение) организационной структуры предприятия, ограничение численности персонала, снижение издержек, уменьшение числа уровней управления. Благодаря этим процедурам "похудания" организационная структура становится способной к быстрой реакции на происходящие в окружении изменения.

Наиболее действенными инструментами  реализации принципа эффективного организационного сжатия являются аутсорсинг и франчайзинг.

Термин "outsourcing" происходит из английского языка как сокращенное выражение "outside resource using", что означает использование внешних источников. Аутсорсинг можно определить как мероприятие, основанное на выделении из организационной структуры материнского предприятия каких-либо функций и передача этих функций для реализации другим хозяйствующим субъектам.

Как реструктаризационное мероприятие, аутсорсинг является, прежде всего, мероприятием стратегическим. С этой точки зрения нельзя отнести к аутсорсингу обычные, краткосрочные поручения на выполнение услуг внешним бизнес-партнерам предприятия. Аутсорсинг вызывает перестройку всей системы и создание постоянных партнерских взаимоотношений.

С понятием аутсорсинга тесно  связано понятие инсорсинга. Инсорсинг в основе своей противоположен аутсорсингу и основывается на включении в организационную структуру предприятия функций, выполняемых ранее другими хозяйственными субъектами.

В управлении коммерческой деятельностью необходимо грамотное  сочетание аутсорсинга и инсорсинга, причем при сложной разрастающейся структуре и одновременном динамизме внешней среды акцент должен делаться именно на аутсорсинговые мероприятия.

Как правило, на определенном этапе, когда коммерческий потенциал  предприятия не очень велик, а  рынок требует грамотных и  взвешенных действий, есть смысл к  выделению вовне наукоемких и  высокотехнологических коммерческих функций, таких как исследования рынка, продвижение, паблик релейшнз.

Когда предприятие имеет  высокий коммерческий потенциал, однако, отягчено громоздкой коммерческой службой  с множеством подразделений, то для  упрощения структуры и сосредоточенности  на наиболее ключевых и сложнотехнологичных функциях, более рутинные функции есть смысл передавать внешним специализированным фирмам.

Еще одним инструментом организационного сжатия в управлении коммерческой деятельностью  может успешно выступать франчайзинг.

Суть франчайзинга заключается  в том, что крупное предприятия (франчайзер), уже завоевавшее прочное место на определенном рынке и имеющее известную потребителям торговую марку, в целях расширения сбытовой сети заключает договор с мелкой самостоятельной фирмой (франчайзи, оператор) на производство и реализацию строго оговоренных видов товаров, соответствующих стандартам качества крупной фирмы. Согласно договору, франчайзер передает франчайзи право пользование торговой маркой, оборудование, технологию, ноу-хау, а также оказывает постоянную деловую и профессиональную помощь, проводит обучение персонала, обеспечивает рекламу и проведение маркетинговых исследований.

Таким образом, экономические  преимущества франчайзинга очевидны: для франчайзера - расширение сбыта продукции практически без дополнительных инвестиций и организационных нагромождений, для франчайзи - минимальный риск разорения на первоначальном этапе деятельности.

При фактическом расширении рынка предприятия не происходит усложнение структуры и объемов  организационной координации и  контроля. Предприятие продает уже  не свою продукцию в регионе, а  право производить и продавать  свою продукцию в этом регионе. От такой продажи денежные выплаты  предприятию поступают меньшие, однако это самый быстрый и эффективный в организационном отношении способ завоевания рынка, а следовательно, увеличения своего стратегического коммерческого потенциала. К организационному сжатию франчайзинг можно отнести в том смысле, что при фактическом росте не происходит одновременного организационного расширения и увеличения объемов контроля и координации.

Логистический цикл можно  определить как совокупность последовательных и параллельных процессов движения материальных объектов и сопровождающих их финансов и информации от закупки  материально-технических ресурсов до получения потребителем конечной продукции, а также как сумму  временных затрат на осуществление  вышеупомянутых процессов.

Принцип сокращения логистического цикла - это ориентир на минимизации времени на начало закупки материальных ресурсов до поступления их в производство, а также от выхода готовой продукции из производства до поступления ее к потребителю. Причем минимизация времени должна происходить не за счет увеличения затрат, а за счет более эффективного планирования и организации материальных, информационных и финансовых потоков, сопровождающих выполнение покупательского заказа.

Реализация данного принципа возможна при условии создания системы оперативного распространения информации как внутри фирмы, так и между фирмой и ее контрагентами. Кроме того, необходимыми условиями является установление надежных связей с поставщиками, финансовыми учреждениями, а также грамотное сетевое планирование закупочных, транспортных, погрузочно-разгрузочных, складских мероприятий.

Одним из ключевых моментов эффективного управления является обеспечение  аккумуляции опыта и знания коммерческой работы на предприятии. С приходом в  организацию каждого нового работника  происходит прирост опыта и знаний в организации в той части, в которой у работающих сотрудников  не было, а у нового наличествуют. Может, правда, прийти сотрудник, не имеющий  и десятой части опыта и  знаний, которыми обладают уже работающий сотрудники, тогда аккумуляции не происходит. С уходом опытного работника  все его опыт и знания могут  также "уйти".