Управление дебиторской задолженностью

10.1 Депозит вместе с заказом

При поставках  товаров или услуг, производимых по специальному заказу клиентов, уместно  вспомнить о требовании внесения задатка. Если нет веских оснований  считать, что это повредит бизнесу, подобную политику, несомненно, следует проводить. То, что никто из конкурентов не делает этого, отнюдь не служит веским аргументом. Многие компании и профессиональные партнерства обнаружили удивительную готовность покупателей вносить задаток, особенно когда им объяснят объем предстоящей работы.

10.2 Выставление промежуточного счета

Многие компании сферы услуг упускают обоснованные возможности для выставления  промежуточных счетов, о чем следует  договариваться предварительно, как  об обычном порядке расчетов. Надо ориентироваться на выставление счета клиенту сразу по завершении каждого этапа.

10.3 Кредитоспособность

Быстрое выставление  счетов, безусловно, важно, однако оно  предполагает, что покупатель в состоянии  и намерен платить. В этом отношении  поставки некоторым частным компаниям  и физическим лицам могут создать проблемы.

Кредитоспособность  частных компаний необходимо проверять. Простого запроса рекомендаций от двух других поставщиков может оказаться  недостаточно. Клиент может своевременно платить по их счетам только для  того, чтобы заручиться рекомендациями. Справка из банка также может не раскрывать достаточной информации о покупателе. Особенно остерегайтесь клиентов, которые делают два-три небольших заказа и вовремя их оплачивают, но лишь для того, чтобы затем сделать крупный заказ, оплатить который они не в состоянии или даже не намерены. Самую свежую информацию о кредитоспособности любой компании можно купить всего за несколько долларов.

Однако лучше  проводить выборочную, а не сплошную проверку кредитоспособности, как это  делают некоторые компании. Тем не менее вывод очевиден: если сомневаетесь, купите справку о кредитоспособности клиента.

Кредитоспособность  физического лица проверить трудно. Внешний вид может производить  впечатление богатства, но быть всего  лишь преднамеренной маскировкой. Поэтому целесообразно просить предоплату заказа или по крайней мере достаточно крупный задаток. Нужно установить четкий лимит на максимальную сумму кредита, который следует неукоснительно соблюдать.

10.4 Кредитные лимиты

Многим компаниям  имеет смысл установить кредитные лимиты на каждого корпоративного клиента, определяющие максимальный размер разрешенного кредита. Если в результате выполнения очередного заказа этот лимит будет превышен, следует предупредить соответствующего менеджера. Возможно, простого телефонного звонка с просьбой оплатить часть накопившегося долга, прежде чем будет выполнен следующий заказ, будет достаточно, чтобы тут же получить чек.

10.5 Устранение отговорок

Некоторые клиенты  используют безотказный прием —  они выжидают с оплатой до тех пор, пока их не «прижмут», и только тогда указывают, что в счете была пропущена важная информация, например:

• номер заказа покупателя,
• ставка НДС поставщика,
• адрес доставки.

Они отметят, что  до получения этой информации счет-фактуру  невозможно даже акцептовать. Опять же, лекарство простое. Обеспечьте, чтобы вся информация о заказе, включая условия оплаты, была четко и правильно указана в счете.

10.6 Скидка за быструю оплату

Теоретически  скидка с указанной в счете  цены, стимулирующая быструю оплату, выглядит как неплохая идея. В действительности может быть совсем по-другому. Нужно анализировать стоимость такой скидки и потенциальную выгоду.

Допустим, компания предлагает скидку в 2,5% при оплате в  течение семи или десяти дней с  даты, указанной в счете. Если в результате покупатель оплачивает счет на два месяца раньше, чем без такого стимула, то это равноценно 15% годовых.

Эта цифра возникла следующим образом: затраты в 2,5% с целью получения оплаты на два  месяца раньше надо умножить на шесть, чтобы получить стоимость скидки в годовом масштабе. Если сравнить ее с альтернативной стоимостью соответственно увеличенного овердрафта, то в определенных условиях подобная практика может оказаться оправданной. Однако если в результате 2,5%-ной скидки за быструю оплату покупатель платит лишь на месяц раньше, то это будет стоить поставщику 30% годовых, что дорого. Еще хуже, когда некоторые крупные покупатели оплачивают свои счета, скажем, через месяц и при этом автоматически вычитают скидку за быструю оплату. Столкнувшись с такой ситуацией, некоторые менеджеры по продажам скорее смирятся, чем рискнут испортить отношения с важным клиентом. Это далеко не эффективное управление денежными средствами.

10.7 Напоминание об оплате

На следующий  день после истечения срока платежа необходимо сделать напоминание. Стандартное письмо, распечатанное дешевым принтером на плохой бумаге и адресованное просто в бухгалтерию, наверняка не возымеет результата. Скорее всего, его примут за почтовую макулатуру и сразу оприходуют в корзину для мусора.

При приеме заказа следует выяснить фамилию, должность  и адрес лица, ответственного за оплату. Если это международная компания, то, возможно, потребуется направлять счета в региональный или головной офис, расположенный в другой стране. Напоминание об оплате должно быть адресовано соответствующему лицу. В нем следует осведомиться о наличии какой-либо причины неплатежа и попросить немедленно сообщить о ней. При этом лучше воспользоваться не международной авиапочтой, а факсом.

10.8 Последующие телефонные звонки

Если платеж не поступил в семидневный срок после  напоминания об оплате, следует позвонить  лицу, ответственному за платежи. При  неудовлетворительном ответе нужно  позвонить менеджеру, делавшему  заказ, и попросить произвести оплату без дальнейших задержек. Если появляются какие-либо отговорки, причины или оправдания, с ними нужно разбираться немедленно. Иногда требуется две-три недели, чтобы развеять какое-то сомнение, что равносильно продлению кредита покупателю просто из-за некомпетентности менеджера.

10.9 Дальнейшие действия

Если платеж не приходит, надо в течение нескольких дней предпринять дальнейшие действия. Промедление, а точнее, откладывание, скорее всего, значительно уменьшит шансы на получение какой-либо оплаты вообще. В зависимости от суммы и страны следует обратиться либо в агентство по взысканию долга, либо к юристу.

 

 

 

 

 

 

 

II. Практическая часть

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Пример  анализа дебиторской задолженности

1. Исходные данные:

 Предприятие реализует товар на условиях 2/10 брутто 30. Годовой объем реализации составляет 80000 долларов. 60% клиентов пользуются скидкой. Остальные 40% оплачивают товар в среднем спустя 40 дней после покупки.

Необходимо:

1) Определить  оборачиваемость дебиторской задолженности;

2) Какова средняя величина дебиторской задолженности?

3) Какой будет  средняя величина дебиторской  задолженности при ужесточении  политики в отношении недисциплинированных  дебиторов, в результате которого  все клиенты, не пользующиеся  скидкой, должны будут производить  оплату вовремя? 

 

1.1 Определение оборачиваемости дебиторской задолженности

 

  Оборачиваемость  дебиторской задолженности (DSO) показывает средний период получения платежей продавцом продукции и измеряется в днях.

  Т.к. 60% клиентов пользуются скидкой, т.е. оплачивают товар в среднем через десять дней, а 40% клиентов оплачивают товар спустя 40 дней, оборачиваемость дебиторской задолженности составит

 

DSO = 0,6 * 10+0,4 * 40 = 22 (дня)

 

1.2 Расчет средней величины дебиторской  задолженности

 

  Для определения  средней величины дебиторской  задолженности, необходимо рассчитать величину дебиторской задолженности в день, т.е. однодневный товарооборот (ADS).

 

ADS =

(долл.)

 

  Средняя  величина дебиторской задолженности  будет равна:

 

Ср. величина деб. задолж-ти = ADS * DSO = 2192 * 22 =48220 (долл.)

 

 

 

 

 

1.3 Средняя величина дебиторской  задолженности при ужесточении  кредитной политики

 

  При ужесточении  политики в отношении недисциплинированных  клиентов, в результате которого  все клиенты, не пользующиеся  скидкой, должны буду производить оплату вовремя, т.е. через 30 дней после покупки, оборачиваемость дебиторской задолженности составит:

 

DSO

= 0,6 * 10 + 0,4 * 30 = 18 (дней)

 

  Средняя  величина дебиторской задолженности  в этом случае равна:

 

Ср. величина деб. задолж-ти = ADS * DSO

= 2192 * 18 = 39456 (долл.)

  Таким образом,  дебиторская задолженность в  результате ужесточения кредитной  политики уменьшится на

 

48220 - 39456 = 8764 (долл.)

 

2. Исходные данные:

 

  Фирма, занимающаяся производством телефонов, начала свою деятельность 1 января. Объемы реализации в кредит в течение первых шести месяцев были следующими, тыс. долл.: в январе – 50, в феврале – 100, в марте – 120, в апреле – 105, в мае – 140, в июне – 160.

  В течение этого полугодия платежное поведение клиентов не менялось. Оплата за товары, проданные в текущем месяце, осуществлялась в следующем порядке: 20% в течение текущего месяца, 20% еще через месяц и 60% еще через месяц.

 

Необходимо: 

 

1) Определить  величину дебиторской задолженности на конец марта и конец июня;

2) Предположим,  что в квартале 90 дней. Определить  однодневный товарооборот в днях  в первом и во втором кварталах. Рассчитать эти значения по данным за первое полугодие;

3) Составить  классификацию дебиторской задолженности по срокам возникновения на 30 июня, используя сроки от 0 до 30 дней, от 31 до 60 дней и от 61 до 90 дней;

4) Составить  ведомость непогашенных остатков  по данным второго квартала  по состоянию на 30 июня.

 

 

2.1 Определение величины дебиторской задолженности на конец марта и конец июня

 

Таблица 2. Величина дебиторской задолженности за каждый месяц

 

Месяц	Выручка от реализации в кредит, тыс. долл.	Дебиторская задолженность, тыс. долл.
Январь	50	40
Февраль	100	110
Март	120	156
Апрель	105	156
Май	140	175
Июнь	160	212

 

 Январь:

  20% товаров  от январского объема реализации  оплачено в январе, следовательно,  дебиторская задолженность за  этот месяц составит 80% от январского  объема реализации:

(1 - 0,2) * 50 = 40 (тыс. долл.)

 

Февраль:

  В феврале произведена оплата за 20% товара от февральского объема реализации и 20% от январского объема реализации. Причем при определении процента дебиторской задолженности от январского объема реализации следует учесть, что в январе уже было оплачено 20%, поэтому на февраль от январского объема реализации приходится только 60% (100% - 20% - 20%).

   Величина  дебиторской задолженности за  февраль равна:

(1 - 0,2) * 100 + (1 –  0,2 – 0,2) * 50  = 110 (тыс. долл.)

 

Март:

  В марте  был выплачен остаток денежных средств за январь. Таким образом, за январь дебиторской задолженности больше нет. Было выплачено 20% от февральского объема реализации и 20% от объема реализации за март.

  Дебиторская  задолженность за март составит:

(1 – 0,2) * 120 + (1 – 0,2 – 0,2) * 100 = 156 (тыс. долл.)

 

  Расчеты  для следующих месяцев производятся  аналогичным образом.

 

 

 

 

  Дебиторская задолженность за апрель:

(1 – 0,2) * 105 + (1 – 0,2 – 0,2) * 120 = 156 (тыс. долл.)

 

 

  Дебиторская задолженность за май:

(1 – 0,2 ) * 140 + (1 – 0,2 – 0,2 ) * 20 = 156 (тыс. долл.)

 

Дебиторская задолженность за июнь:

(1 – 0,2) * 160 + (1 – 0,2 – 0,2) * 140 = 212 (тыс. долл.)

 

2.2 Определение однодневного товарооборота  и оборачиваемости дебиторской  задолженности в I, II кварталах и за I полугодие.

 

Таблица 3. Характеристика дебиторской задолженности

 

Месяц	Выручка от реализации в кредит, тыс. долл.	Дебиторская задолженность, тыс. долл.	Квартальные данные		Кумулятивные  данные
			ADS, тыс. долл.	DSO, дни	ADS, тыс. долл.	DSO, дни
Январь	50	40	3	52	3	52
Февраль	100	110
Март	120	156
Апрель	105	156	4,5	47	3,75	56,5
Май	140	175
Июнь	160	212