Возникновение и развитие теории администрации

а) Программно-целевая  структура

б) Матричная  структура

Рис. 6.3. Программно-целевая и матричная структуры управления

 

На схеме цифрами обозначены: 1 — руководитель проекта; 2 — работники проектной группы; 3 — руководители функциональных подразделений.

6.7. Делегирование  полномочий и распределение ответственности

Делегирование полномочий означает передачу задач и полномочий определенному лицу, которое принимает на себя обязательство их выполнения. Полномочия — это ограниченное право распоряжаться ресурсами и определять действия работников организации.

Делегирование задач  и полномочий порождает в организации проблему распределения ответственности. Ответственность — это обязательство работника выполнять присущие занимаемой им должности задачи и отвечать за результаты своей деятельности. При этом различают ответственность исполнителя и ответственность руководителя.

Ответственность исполнителя представляет собой обязательство работника выполнять делегированные ему задачи и отвечать за результаты своего труда. А ответственность руководителя — это обязательство отвечать за результаты труда подчиненных ему работников.

Различают следующие виды организационных полномочий:

1.   Линейные —  право непосредственного единоличного  командования.

2.  Аппаратные —  полномочия аппарата управления. Подразделяются на две группы:

а) рекомендательные —  линейные руководители могут (но не обязаны) обращаться к аппарату управления за консультациями;

б)  полномочия обязательного  согласования — линейные руководители обязаны обсуждать и согласовывать  с соответствующими подразделениями аппарата проекты готовящихся к принятию решений.

3.   Функциональные полномочия — право руководителя самостоятельно принимать решения, но только в пределах определенной функции.

4.  Параллельные полномочия  — право отклонять решения линейного руководителя.

Основной проблемой  в процессе делегирования полномочий и распределения ответственности является необходимость обеспечения рационального соотношения между ними.

6.8. Создание  системы коммуникаций и информационного  обеспечения организации

Коммуникация — это  обмен информацией между людьми.

В систему коммуникаций организации входят внешние и внутренние коммуникации.

Внешние коммуникации включают в себя обмены информацией между организацией и ее внешней средой. Внутренние коммуникации представляют собой информационные обмены между элементами организации.

Внутренние коммуникации подразделяются на следующие виды:

а) вертикальные — передача информации с высших уровней руководства на низшие;

б)  горизонтальные — связывают равноправные элементы

организации;

в)  неформальные  — основаны на личных, неслужебных отношениях.

Процесс коммуникации возможно осуществлять при наличии следующих основных элементов: отправитель, сообщение, канал связи, получатель.

Основными этапами процесса коммуникации являются:

1.  Формулирование  идеи и отбор информации.

2.  Кодирование информации и формирование сообщения.

3.  Выбор канала  связи и передача сообщения.

4.  Декодирование сообщения  и восприятие информации.

5.  Интерпретация сообщения  и формирование ответа на него.

6.  Передача ответа  отправителю.

Главной задачей процесса коммуникации в организации является обеспечение руководителей и работников на всех уровнях управления необходимой для принятия и реализации управленческих решений информацией.

Информационное обеспечение  менеджмента заключается в создании эффективной системы сбора, обработки, хранения и передачи информации.

Различают также два  вида состояния информации: статическое и динамическое. Статическое представляет собой организованное хранение и накопление необходимой информации в базах данных. Динамическое - это движение информации в процессах коммуникации по каналам связи в виде информационных потоков.

В деятельности крупных  организаций передача оперативной и достоверной информации становится первостепенным фактором,  поэтому для современного менеджмента характерно применение высокоэффективной внутрифирменной системы информации.

Управленческая  внутрифирменная информационная система (ВИС) представляет собой совокупность информационных потоков, удовлетворяющих потребности в информации различных центров принятия управленческих решений. Она состоит из технических средств обработки информации; внутренних и внешних каналов связи; информации, зафиксированной на соответствующих носителях.

Цели ВИС:

1.  Автоматизация административно-управленческого  труда.

2.  Повышение оперативности и обоснованности принимаемых решений.

3.   Создание системы  доступа, хранения, обновления и  обработки информации.

4.  Непрерывное развитие  и совершенствование технологии обработки информации.

Функции ВИС:

1. Определение потребности  каждого менеджера в необходимой ему информации.

2.  Разработка программного  обеспечения, создание и использование банков данных.

3.  Определение потребности  в технических средствах и  уровня затрат на их приобретение и эксплуатацию.

4.  Координация всех  работ по информационному обслуживанию.

5.  Автоматизированная  обработка и выдача документов  и текстовой информации.

6.9. Формирование  позитивного имиджа организации

Само слово "имидж" происходит от английского image, что в буквальном переводе означает образ, представление.

Имидж определяется как образ товара, услуги, предприятия, совокупности ассоциаций и впечатлений, который складывается в сознании людей и связывается с конкретным представлением.

Имидж — это целенаправленно сформированный образ лица, явления или предмета, выделяющий определенные ценностные характеристики, призванный оказать эмоционально-психологическое воздействие на кого-либо в целях популяризации, рекламы и т. п.

Позитивный имидж повышает потенциал организации и повышает эффективность ее функционирования.

Позитивный имидж как  самой организации, так и ее сотрудников создается в результате осуществления основной деятельности, а также посредством проведения целенаправленных информационных мероприятий, ориентированных на конкретные социальные группы.

Для крупных организаций  при формировании и поддержании имиджа особенно важна работа со средствами массовой информации (газетами, журналами, теле- и радиокомпаниями и др.). Широкий масштаб осуществляемых операций требует соответствующей широкой известности, которой возможно достичь только с помощью масс-медиа.

Создание имиджа в  условиях функционирования рыночной экономики должно быть тесным образом связано с осуществлением маркетинговых коммуникаций, одним из основных элементов которых является паблик рилейшнз (т. е. система связей с общественностью).

И. В. Алешина предлагает схему формирования корпоративного имиджа, приведенную на рис. 6.4.

Рис. 6.4. Процесс формирования корпоративного имиджа

 

Схема, полученная в результате проведения преобразований, приведена на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Процесс формирования имиджа организации

 

На схеме цифрами  обозначены следующие действия (маршруты):

1 — формирование характеристик  и свойств желаемого имиджа организации;

2  — доведение коммуникатируемого  имиджа организации до широких  масс населения с целью формирования  в их сознании устойчивого желаемого образа;

3  — обратная связь,  т. е. сбор информации о последствиях целенаправленного информационного воздействия на общественное мнение;

4  — внесение корректив  и изменений в индивидуальные  черты организации.

Получение оценок экспертов  должно осуществляться посредством проведения письменного анкетирования. При этом анкета должна содержать оценочные шкалы по следующим основным разделам:

♦  Финансовая устойчивость организации.

♦  Дизайн зданий офисов организации.

♦  Внешний вид сотрудников.

♦  Уровень интеллекта сотрудников.

♦  Манера общения  с клиентами и деловыми партнерами.

♦  Прочие позиции  на усмотрение опрашиваемого.

По каждой из вышеперечисленных  позиций сотруднику должна быть проставлена  оценка по шкале от 0 до 100. В опросе должно принимать участие не менее пятидесяти респондентов. По результатам проставленных ими оценок выводятся среднеарифметические значения сначала по каждой из позиций в отдельности, а затем по всем позициям.

Полученная таким образом  итоговая оценка и будет отражать реальный рейтинг конкретной организации.

Р = (О_фиср + О_д.о.ср  +О_вв  +О +О_мос  + О_п )/п,

 

где Р — рейтинг  организации; О_фиср — среднее значение оценки финансовой устойчивости организации; О_д.о.ср — среднее значение оценки дизайна зданий и офисов организации ГС; О_вв — среднее значение оценки внешнего вида сотрудников организации; О — среднее значение оценки уровня интеллекта сотрудников организации; О_мос — среднее значение оценки манеры общения сотрудников организации с клиентами и деловыми партнерами; О_п _ — среднее значение оценки по прочим позициям; п — количество позиций, по которым производится оценка.

Глава VII. Развитие и совершенствование организационных систем

7.1. Понятие  и сущность организационного  развития

Существование и нормальное функционирование любой организации  неизбежно обусловлено ее постоянным развитием и совершенствованием.

В наиболее общем виде развитие представляет собой необратимое целенаправленное и закономерное изменение материи или сознания. Развитие организации можно определить как необратимое целенаправленное и закономерное изменение ее основных элементов или сознания ее сотрудников.

В зависимости от характера  и динамики происходящих процессов  развитие может принимать две  различные формы: эволюционную и революционную. Эволюционная связана с постепенным качественным и количественным изменением общественного сознания в строгом соответствии с изменением материи. Революционная форма развития предполагает скачкообразный, неосознанный переход материи или сознания из одного состояния в другое.

Прогрессивное развитие (переход от низшего к высшему  или от менее совершенного к более  совершенному) и регрессивное развитие (т. е. деградацию).

Вся совокупность факторов, оказывающих влияние на развитие организации, может быть условно  разделена на две основные группы. Первую группу образуют факторы, обусловленные изменениями во внешней среде организации. Ко второй относятся изменения во внутренней среде.

Во внешней  среде организации важную роль играют такие факторы как экология, политическая обстановка, действующее законодательство, этика, культура, спрос и предложение на рынке и состояние конкуренции в отрасли.

К факторам внутренней среды, определяющим специфику развития организации, можно отнести изменение целей и задач организации, смену руководства,  структурные изменения в составе трудового коллектива, особенности организационного поведения.

Инноваторы — это инициаторы, которые предлагают и отстаивают собственные идеи, причем часто могут идти на конфликт, чтобы протолкнуть их.

К сторонникам нововведений относятся сотрудники, которые быстро воспринимают все новое. Именно они являются основной силой, способной воплотить предложения инноваторов в жизнь.

Нейтралисты — это те, кто безразлично относится к новым предложениям. В общении с такими людьми руководителю следует помнить, что проявление безразличия тоже представляет собой определенного рода позицию.

Скептически настроенные сотрудники ищут в нововведениях прежде всего негативные последствия. Однако они не предпринимают никаких действий, чтобы помешать инновационным процессам.

Консервативно относящиеся к нововведениям — это те, кто оказывает сопротивление новому. У них доминирует традиционализм при восприятии нововведений. Они могут воспринимать новое только тогда, когда оно становится традицией. Характер мышления не позволяет им ориентировать себя на новое, а поэтому они уютнее чувствуют себя в спокойной, привычной обстановке.

Интенсивность и устойчивость психологических барьеров персонала  к нововведениям зависит от общей  социально-психологической атмосферы  в фирме. Если атмосфера в целом тягостная, то они могут быть сильными и устойчивыми, если благожелательная, то они могут преодолеваться плавно и безболезненно.