Информационные технологии в системе управления гостиничным предприятием

Областью коррекции могут стать  знания и представления руководителя, не подкрепленные опытом, а полученные из книг, семинаров, и т.п. источников. Здесь опыт консультанта может быть чрезвычайно полезен, т.к., при всей проработанности на бумаге методик, применение их на практике может дать неожиданный побочный эффект, вплоть до обратного желаемому.

Реальные ограничения, накладываемые  на систему управления мировоззрением руководителя, выявляются консультантом  в результате интервью с руководителем (построение гипотез) и персоналом предприятия (проверка) на начальном этапе работ  по оптимизации оргструктуры. Последующее построение системы управления, изменение применяемых технологий и методик работы проводятся с учетом выявленных ограничений.

Система управления предприятием.

Ее составляющие, система информации, система решений и система  планирования, тесно взаимосвязаны, и анализируются как по отдельности, так и в комплексе. Для каждой составляющей допустимы различные  типы построения, которые в большей  или меньшей степени могут  состыковываться друг с другом.

Предприятие, ведущее хозяйственную  деятельность и имеющее налаженный бухгалтерский учет, совсем необязательно  обладает финансовой информацией, пригодной  для целей управления. Бухгалтерский  баланс составляется в формате, определяемом законодательством, и способен

удовлетворить лишь требованиям отчетности. Извлечение из него полезной информации тем более затруднено, чем лучше  он служит целям оптимизации налогообложения.

Построение адекватной системы  финансовой информации может быть проведено  финансовым консультантом или самостоятельно предприятием, если в его штате  есть компетентный экономист или  финансист. Привлечение для этой цели бухгалтеров, как показывает практика, нецелесообразно.

Для построения системы необходимо решить ряд вопросов:

Во-первых, финансовое положение предприятия  на каждый день - информация, необходимая  для управления - не характеризуется  одной цифрой, например, величиной  капитала. Остаток средств на счетах, кредиторская и дебиторская задолженность, средства в товарных запасах не могут  быть просто суммированы. Для товарного  запаса сумма оценки вообще принимается условно.

Однако, условная цифра, в некоторой  степени приближения отражающая величину капитала, может быть получена через применение связывающей формулы, которая в той или иной мере учитывает “классические” финансовые показатели. Использование такой  формулы, являющейся продуктом соглашения о методе расчета, необходимо для  управления, т.к. строгие финансовые показатели - оборачиваемость капитала, ликвидность, и т.д., хотя и дают более  полную картину в сумме, но могут  быть использованы только хорошо знакомыми  с теорией финансов руководителями. Единая цифра, показывая величину условного  капитала, тем не менее, отражает реальную эффективность его использования, адекватно фиксируя приращение за период.

Во вторых, для определения реальной эффективности деятельности подразделений, требуется не менее реальное отнесение затрат по месту их возникновения. Это также является предметом соглашения. Величина распределенных затрат не сравнивается напрямую с “прибыльностью” подразделений, т.к. поступление средств идет, в основном, через сбыт, однако, знание структуры затрат позволяет их оптимизировать. Иногда впервые выполняемая “привязка” дает весьма неожиданную для руководства картину, обнаруживает положение дел, далекое от ожидаемого.

В-третьих, необходимо принять компромисс между точностью данных и скоростью  их интерпретации. Для управления часто  важнее скорость: устаревшие на неделю данные, пусть и очень точные, означают запаздывание управляющего воздействия  на ту же неделю.

Принятие описанной серии решений  позволяет определить объем нужной информации и требования к ее обработке. Подготовка информации невозможна без применения автоматизации, и требует затрат значительных усилий, сопоставимых с ведением баланса. При наличии финансово-экономической службы, функция подготовки может быть распределена следующим образом: разработка и контроль выполнения - финансовый директор; разнесение затрат - экономист; ввод данных - бухгалтерия. Эффективность использования финансовой информации значительно повышается, если управление на ее основе распределено горизонтально, между основными подразделениями.

Для контроля структуры капитала рассчитываются допустимые граничные цифры отдельных показателей: дебиторской задолженности, товарного запаса, и т.д., которые отслеживаются автоматически. При достаточном уровне автоматизации планирование торговых операций производится через компьютерную систему, которая сразу проверяет влияние сделки на основные показатели и выдает прогноз прироста капитала и ожидаемой эффективности.

 

 

2.2 Программные продукты компании HRS

 

Компьютерная система автоматизации  гостиниц Fidelio.

Система FIDELIO — продукт немецкой фирмы HRS, которая является производителем автоматизированных систем для гостинично-ресторанного бизнеса. Главный офис находится в Мюнхене.

Фирма Fidelio является производителем таких систем, как Fidelio FO (Fidelio Front Office), Fidelio F&B (Fidelio Food & Beverage) и Fidelio ENG. Система Fidelio является составной частью глобальных компьютерных систем бронирования, таких, как AMADEUS, SABRE, GALILEO, WORLDSPAN, таким образом, все гостиницы, представленные в Fidelio, автоматически загружаются в эти глобальные компьютерные системы бронирования.

Интересы фирмы Fidelio в России представляет фирма HRS (Hotel AND Restaraunt Systems), которая не только реализует и настраивает программные продукты фирмы Fidelio, но и оказывает техническую поддержку этих систем, проводит обучение пользователей. У фирмы HRS есть «Горячая линия», по которой можно получить разъяснения и советы в любое время суток.

Компьютерная система Fidelio является одной из самых популярных систем для гостиничного хозяйства. Она установлена (если брать Россию) в таких гостиницах как Balchug Kempinsky, Sherraton, Holiday Inn, Marriott, Золотое кольцо и другие.

Стоимость системы зависит от количества номеров в гостинице и от набора модулей системы. В сумму входит установка, настройка, поддержка системы, обучение пользователей.

Система FIDELIO FO производит:

- бронирование и заселение гостей,

- начисления за проживание и  другие услуги, оказываемые гостиницей,

- аккумулирование информации о  неоплаченных счетах клиентов, поступающих  из различных точек продаж,

- выставление промежуточных и  окончательных счетов для расчетов  с клиентами,

- учет информации о безналичных  расчетах,

- получение финансовых и статистических отчетов.

Opera – комплексная система управления отелем.

OPERA Enterprise Solution - принципиально новое, не имеющее аналогов на рынке решение для гостиниц от мирового лидера в производстве автоматизированных систем управления - корпорации Micros-Fidelio.

OPERA Enterprise Solution - это система, состоящая из модулей, которые с легкостью могут быть настроены и добавлены в зависимости от пожеланий конкретного отеля. Она включает в себя систему автоматизации службы приема и размещения гостей (Property Management System); систему автоматизации отдела продаж и маркетинга (Sales and Catering); систему управления качеством обслуживания (Quality Management System); систему оптимизации прибыли (Revenue Management); систему управления мероприятиями (OPERA Activity Scheduler); систему централизованного бронирования (OPERA Reservation System); модуль бронирования через Интернет (Web-Self Service); централизованную информационную систему по клиентам (Customer Information System).

Новое удобное мобильное решение  системы OPERA Enterprise Solution, OPERA-Palm, позволит Вашему персоналу, находящемуся практически в любой точке отеля, производить все необходимые операции (поселение и выписку гостей, проверку статуса номера, управление мероприятиями и многое другое). Web Self Service, новое Интернет-приложение системы OPERA Enterprise Solution, позволит Вашим клиентам осуществлять бронирование непосредственно с Вашей Интернет-страницы.

OPERA Multi-Property - теперь у Вас появилась возможность создать единый информационный центр и осуществлять управление сразу несколькими гостиничными предприятиями в единой базе данных. Специальная упрощенная версия системы, Opera Xpress, разработанная для небольших отелей, позволит Вам значительно снизить издержки, используя лишь тот функционал системы, который вам необходим.

Удобный графический интерфейс, возможность работы через Интернет-браузер, надежная функциональность, возможность настройки экранов и параметров - вот лишь краткий перечень преимуществ, который делает OPERA Enterprise Solution универсальной системой, подходящей для отеля любого размера, типа и формы собственности.

 

 

3. Системы управления гостиницей

 

1.Система управления гостиницей  epitome PMS

Система управления гостиницей epitome PMS для платформы Microsoft® Windows — это новейшее поколение систем автоматизации компании Hotel Information Systems, входящих в семейство программных продуктов epitome Solutions. Система epitome PMS сертифицирована Microsoft, проста в использовании и обладает необходимой гибкостью для применения в управлении гостиницами любого типа, категории и размера. Мощный функциональный инструментарий epitome PMS позволит создать успешную технологию ведения бизнеса гостиницы, повысить финансовые показатели и достичь высокого уровня сервиса для гостей.

epitome PMS построена по модульному принципу, что позволяет гостиницам приобретать и настраивать систему в соответствии со своими потребностями. В зависимости от набора модулей система успешно функционирует как в небольших гостиницах, так и в крупных гостиничных комплексах и цепочках. Модули системы разработаны в едином техническом и технологическом стиле и имеют общий функциональный инструментарий и взаимосвязь.

 

Интегрированные модули системы epitome PMS включают:

1. Базовый модуль (Портье, Бронирование, Кассир, Управление номерным фондом, Управление тарифами, Отчетность)

- Групповые продажи

- Управление туристическими агентствами

- История гостя / История компании

- Подарочные сертификаты

- Счета к получению

- Модуль отчетности

Основным модулем системы является Базовый модуль, предназначенный  для автоматизации наиболее важных производственных операций. Контроль доступа пользователей осуществляется с помощью системы паролей  и прав.

2. Гостиничная система Edelweiss/Medallion компании Рексофт

Компания "СБА" представляет систему "Edelweiss", предназначенную для комплексной автоматизации всех рабочих мест гостиницы: службы портье, коммерческого (договорного) отдела, отдела бронирования, горничных, сервис-бюро, бизнес-центра, бухгалтерии проживания, телефонной службы гостиницы.

Основная задача АСУ "Edelweiss" - автоматизация служб бронирования и размещения (Портье), коммерческого отдела и бухгалтерии проживания. Вместе с тем "Эдельвейс" является одновременно неким концентратором и поставщиком информации о гостях и текущем состоянии гостиницы, стекающейся из смежных систем (отделов). К ним относятся: бухгалтерская система гостиницы; АСУ ресторана; телефонная станция (с помощью тарификатора переговоров); система контроля доступа (электронные замки); система удаленного бронирования.

Эдельвейс – это система управления отелем (Property Management System, или PMS), которая не только позволяет проводить своевременное бронирование номера, максимально упростить процедуру оформления гостя, с учетом его предпочтений, но и планировать загрузку отеля, вести статистику, предоставлять данные для бухгалтерской и управленческой отчетности и т.д.

Для корректного предоставления данных в бухгалтерию система учитывает  факты оплаты и предоставления услуг, отслеживает связь между ними, отвечает на вопрос, когда и каким  способом каждая из услуг была оплачена. "Edelweiss" ведет контроль дебиторской задолженности партнеров, имеет возможность разнесения услуг по разным счетам одного гостя с оплатой разными платежными средствами, автоматически заносит проводки на счета. "Эдельвейс" подходит и для отечественной системы налогообложения, которая имеет ряд уникальных особенностей. Гостиничная система "Edelweiss" содержит набор обязательных отчетов, предназначенных для предоставления в налоговые органы, ОВИР, Госкомстат, а также формы первичного учета для гостиниц Российской Федерации, утвержденные Приказом Минфина РФ № 121 от 13 декабря 1993 года. На сегодняшний день "Edelweiss" - это динамично развивающаяся система, в соответствии с требованиями рынка, международными стандартами, с учетом требований и пожеланий заказчиков.

3. Система автоматизации «Отель 2.3»

Комплексная автоматизированная система  управления отелем, пансионатом "Отель 2.3" это мощный инструмент в области  информационных технологий, позволяющий  вести полное управление и контроль всех бизнес-процессов гостиницы, повысить производительность работы за счет эффективного выполнения оперативных задач.

Система "Отель 2.3" состоит из набора модулей, которые легко добавляются  в конфигурацию для конкретной гостиницы. Встроенный модуль настроек позволяет сделать систему универсальной, удовлетворив пожелания различных отелей, как по размеру, так и форме собственности.

Модуль Интернет бронирования позволит бронировать номера в Вашем отеле, как физическими лицами, так и  организациями, обеспечив, при этом, анализ и прогноз загрузки номерного фонда в реальном времени. Мощный инструмент отчетности позволит определенным пользователям легко превратить данные о работе отеля в отчеты для анализа доходов, загрузки, затрат и множество других показателей. Контроль, за работой отеля или комплекса отелей, может осуществляться из любой точки мира.

Возможности системы:

Работа в режиме реального времени.

-Результаты работы каждой службы или автоматических подсистем сразу же доступны во всех других службах.