Информационные технологии в системе управления гостиничным предприятием

-Процесс работы с клиентами (оформление поселения, оплаты, выезда? и др.) оптимизирован таким образом, чтобы занимал по времени, как правило, не более 1-2 минут, создавая комфортные условия для гостей.

-Передача данных во внешнюю бухгалтерскую систему (например, кассовые отчеты, отчеты по безналичному расчету и кредитным картам) происходит автоматически.

Система полностью адаптирована под  законодательство Беларуси, Казахстана, России и Украины.

Персонификация и контроль пользования.

-Система позволяет контролировать и анализировать работу персонала.

Различные языковые среды отчетности и многовалютность.

 

2.4 Программный комплекс автоматизации гостиничного хозяйства KEI HOTEL

 

Система автоматизации гостиницы KEI-Hotel – это программно-аппаратный комплекс нового поколения, совокупность самых современных технологий в области микропроцессорного управления и прикладного программного обеспечения. Преимуществом системы KEI-Hotel является интерактивный интерфейс, что определяет легкость в обучении пользователей и эксплуатации проекта в целом.

В информационной системе гостиницы  система KEI-Hotel является центральным звеном, куда стекается информация из других подсистем - телефонной, ресторанной, платного телевидения, безопасности и др. Данные системы хранятся под управлением промышленной СУБД SyBase , что гарантирует их сохранность даже при аварийных ситуациях.

Структура комплекса 

KEI-Hotel позволяет систематизировать и автоматизировать все аспекты работы службы приема и размещения, бронирования, регистрацию, выписку и расчет гостей, управление номерным фондом. Это упрощает работу финансового и коммерческого отделов, формирует статистические отчеты и журналы паспортного стола. Система ведет счета клиентов и предполагает использование расчетной, депозитной или смешенной системы оплаты услуг в гостинице, как в целом, так и по каждой из предоставляемых услуг в отдельности.

1. Служба размещения 

Система позволяет быстро разместить, рассчитать и выписать гостя, без  необходимости оформления множества  бумаг, как по предварительной заявке - брони, так и без нее.

Все операции с гостями выполняются  через единую форму - карту гостя.

Система позволяет хранить информацию как об индивидуальных гостях, так и о группах, агентствах, организациях и др., что позволяет эффективно вести статистику и решать, с какими организациями наиболее выгодно иметь дело. Кроме того, эта функция значительно облегчает и упрощает работу отдела бронирования, так как есть возможность автоматического переноса данных о госте во вновь создаваемую заявку.

2. Модуль Службы бронирования 

В системе полностью автоматизирован  процесс бронирования номеров и  анализа предстоящей загрузки гостиницы  по различным категориям и критериям  оценки.

 3. Расчетный центр

Расчетный центр комплекса KEI-Hotel позволяет вести лицевые счета, как для каждого гостя, так и для групп. Услуги при проживании гостя, такие как поселение, переезд в номер другого класса, смена тарифа проживания, изменение сроков проживания и т.д. рассчитываются и включаются в лицевой счет автоматически при выполнении этих операций службой размещения. При использовании в системе фискального принтера функции кассира может выполнять администратор службы приема и размещения.

Система позволяет начислять на счет гостя любые платежи за услуги или товары. Вся информация о телефонных переговорах, услугах питания, платного телевидения и других систем централизованно  обрабатывается в KEI-Hotel. При выписке клиент расплачивается за использованные услуги по одному счету, либо, наоборот, делит общий счет на несколько счетов, оплатив каждый из них отдельно, с различными видами оплаты, по которым автоматически рассчитываются все налоги и сборы.

4. Доступ в номерной фонд и управление номерами.

Принципиально новым решением является система электронных замков KEI-Biser (система контроля доступа в номерной фонд реального времени), интегрированная в комплекс KEI-Hotel и разработанная специально для гостиниц. Это означает, что управление электронным замком номерного фонда осуществляется непосредственно из системы управления гостиницей без дополнительного интерфейса. Такая технология позволяет поднять на новый качественный уровень учет и контроль за использованием номерного фонда гостиницы, повысить эффективность работы службы безопасности, этажной службы, обслуживание в номерах.

В зависимости от пожелания заказчика  система поставляется с различными видами ключа (идентификатора доступа), которым может выступать магнитная, штрих кодовая или проксимити (бесконтактная) карта. Возможно использование идентификаторов Dallas, которые применяется в качестве ключа от домофона.

5. Служба безопасности

Использование возможностей системы  контроля доступа в помещение  реального времени KEI-Biser позволяет значительно повысить эффективность работы службы безопасности. Это достигается за счет оперативного получения информации о состоянии номерного фонда, автоматического отслеживания и оповещения о нештатных ситуациях, таких, например, как попытка не санкционированного проникновения в номер, незакрытую дверь, блокирование замка номера и т.д. В частности, сигнал тревоги включается в номере и в службе безопасности и активируется камера видеонаблюдения расположенная в непосредственной близости от охраняемого помещения.

Сотрудник службы безопасности имеет  возможность дистанционного открытия любой двери или группы дверей в экстремальной ситуации, например при пожаре.

6. Аналитические средства

Аналитические средства комплекса KEI-Hotel позволяют расширить возможности администрации и руководителей служб по управлению гостиничным хозяйством. При этом есть возможность оперативного получения аналитических данных и информации о состоянии номерного фонда, в том числе и удаленно, через Internet или непосредственно на мобильный телефон.

Раздел «БУХГАЛТЕРИЯ» позволяет  руководству гостиницы и бухгалтерии  получать финансовый результат и  аналитические отчеты по результатам  финансовой деятельности. Кассовые отчёты по видам оплаты анализ доходов по выбранной услуге, анализ доходов  по услуге «Проживание», анализ доходов  по услугам с возможностью анализа  счетов на оплату и предполагаемые доходы, получение информации о гостях, которые не оплатили услуги, внесённые  в лицевой счёт, экспорт данных в бухгалтерские системы 1С, Парус, БЭСТ.

Раздел «КЛИЕНТЫ» позволяет  руководству гостиницы и службе маркетинга получать следующие данные:

-справку по клиентам гостиницы, которая выполняет анализ постоянных клиентов с группировкой по количеству приездов и срокам проживания

-расширенная информация о проживании и полученных средствах постоянного клиента справку о доходах, поступивших от клиентов гостиницы

-статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов, сроков проживания и сумма полученных доходов.

Все данные предназначены для анализа  информации о постоянных клиентах и  установления с ними индивидуальных ценовых отношений.

Раздел «ПЛАНОВЫЙ ОТДЕЛ» позволяет  руководству гостиницы и экономистам  получать полный расчёт по проживающим  гостям с учётом тарифов и местностью размещения, который можно выдать в нескольких вариантах, в зависимости от необходимой детализации; аналитические данные о проживании по странам; статистический учёт по организациям, в котором выполняется расчёт количества гостей, количество приездов , сроков проживания и сумма полученных доходов и итоговую отчётность по результатам работы гостиницы, для передачи в Федеральное Государственное Статистическое Наблюдение.

Раздел «АНЛИТИЧЕСКАЯ ОТЧЕТНОСТЬ» - руководство гостиницы получает полный автоматизированный учет действий персонала по бронированию, размещению, использованию и состоянию номерного фонда; возможность быстрого получения отчетов, максимально отражающих потребности руководителей служб, уменьшение бумажного документооборота.

Все отчёты системы KEI-Hotel могут формироваться за произвольный период, как по датам, так и по времени.

7. Модуль Администрирование

Данный модуль позволяет изменять настройки системы:

-Добавлять и удалять новых пользователей системы, присваивать им различные права доступа

-Создавать и редактировать разветвленную систему календарных и сезонных скидок

-Добавлять и редактировать справочники

-Редактировать формы документов для бухгалтерской отчетности

Немаловажным является прозрачность системы, как для персонала обслуживающего гостей, так и для управленческого  звена в совокупности с аналитическим  модулем позволяющим удаленно управлять гостиницей, выводит на качественно-новый рубеж возможности управления из любой точки мира, в том числе с мобильного телефона или средствами интернет.

 

2.5 Подходы к выбору оптимальной системы автоматизации управления гостиничным предприятием

 

Правительством РФ утверждены правила  предоставления гостиничных услуг  на территории РФ. Однако в большинстве  гостиниц подходят к процедуре приема гостей достаточно творчески.

Поэтому следует иметь в виду, что не существует двух одинаковых гостиниц. В определении индивидуальности гостиницы большую роль играют параметры ее номерного фонда, доп. сервис, предлагаемый гостям, проводимая тарифная политика, преимущественный контингент приезжающих гостей (индивидуальное или групповое заселение, российские или иностранные граждане, работа с турфирмами), месторасположение гостиницы (близость транспортной магистрали, железнодорожного вокзала, расположение в курортной зоне), а также ее ведомственная принадлежность, самостоятельность в определении хозяйственной политики, отношения с местными контролирующими и налоговыми органами и т.п.

Точно так же и системы автоматизации  имеют особенности. Каждая система  имеет свои преимущества и недостатки. И лишь учитывая и то и другое, основываясь на индивидуальных особенностях конкретной гостиницы, можно успешно  решить проблему выбора. В этом случае система станет помогать администрации  гостиницы, а не диктовать ей свои условия.

Автоматизированная система должна адаптироваться к условиям конкретной гостиницы и должна иметь повышенную степень надежности, поскольку в ней осуществляется не просто работа с финансовой информацией, но и с реальными деньгами. В отличие от многих иных программ, гостиничная система работает круглосуточно и в реальном режиме времени: гости заселяются, оплачивают услуги, выезжают, получают возвраты, т.е. база гостиничной системы достаточно динамична и должна отражать текущее состояние реального объекта. Технология работы с подобными системами не допускает длительных простоев. В случае краха базы ее невозможно восстановить.

И, наконец, самое главное: гостиничная  система должна работать максимально  быстро – гость у стойки администратора не должен ожидать, пока тот справится  с компьютерными проблемами.

В соответствии с упомянутыми выше правилами оплату за проживание гостей следует взимать в зависимости  от продолжительности проживания и  соответствия времени заезда и выезда расчетному часу. Отечественные гостиничные  системы в основном именно так  и поступают.

Импортные же системы, основанные на принципе ночного аудита (Fidelio, Lodging Touch), «не знают», что такое «расчетный час по-российски». В них начисление сумм за проживание на лицевой счет гостя осуществляется при проведении ночного аудита (если гость числится в гостинице на момент аудита, с его счета снимается сумма, равная стоимости суточного проживания), т.е. суммы начисляются «по факту». В импортных системах принятие многих решений остается за администратором-кассиром гостиницы. Эти системы менее «заавтоматизированы», чем отечественные.

Казалось бы, «расчетный час» –  анахронизм, и надо бы работать «ночами», как на Западе. Однако есть закон, и  его следует выполнять. Более  того, умело управляя расчетным часом, гостиница может получить дополнительный доход (и немалый).

После установки автоматизированной системы администратор гостиницы  будет работать с компьютером 24 часа в сутки. Важно также обратить внимание на организацию рабочего места администратора и задачи, которые на него возложены.

Зарубежная технология работы с  гостем и, соответственно, зарубежные автоматизированные системы основаны на том, что гость перед отъездом должен рассчитаться с гостиницей за оказанные услуги. Таким образом, гость при сдаче ключа становится в очередь к администратору и  выясняет с ним финансовые вопросы. Российская технология работы с клиентом традиционно строится иначе: гость  оплачивает проживание при заезде, а за услуги расплачивается при их оказании. Таким образом, при отъезде  российский гость, как правило, ничего гостинице не должен. Поэтому, увидев очередь, он просто бросает ключ на стойку и уходит. Администратор же отвлекается от работы с гостем, с которым общался на тот момент, принимает ключ и тут же должен проверить по системе, есть ли финансовые претензии к уезжающему.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Туристская деятельность стимулирует  развитие других отраслей хозяйства: строительства, торговли, сельского хозяйства, производства товаров народного потребления, связи и т.д. Поэтому государство  должно уделить больше внимания на разработку целенаправленной программы  по поддержке развития туристской деятельности в Российской Федерации.