Экономическая информация в автоматизированных информационных системах

1. Экономическая информация в автоматизированных  информационных системах

 

1.1. Понятие экономической  информации, ее виды, особенности, структурные  единицы 

 

Экономическая информация – это совокупность различных сведений экономического характера, используемых для планирования, учета, контроля, анализа и управления народным хозяйством и его звеньями. Экономическая информация включает сведения о трудовых, материальных и денежных ресурсах и деятельности  экономических объектов (предприятий, организаций, банков, фирм и т.д.) на определенный момент времени. Эти сведения представляются натуральными и стоимостными показателями.

Экономическую информацию, циркулирующую в любом экономическом объекте, можно классифицировать по разным признакам:

· по функциям управления – учетная, плановая, статистическая, оперативного управления и др.;

· по месту возникновения – внутренняя и внешняя;

· по стадиям образования – первичная и вторичная;

· по способу представления – цифровая, алфавитно-цифровая, графическая;

· по стабильности – переменная, условно-постоянная, постоянная;

· по полноте – недостаточная, достаточная, избыточная;

· по истинности – достоверная, недостоверная;

· по временному периоду возникновения – периодическая и непериодическая.

Особенности экономической информации таковы:

· многообразие источников возникновения и потребителей;

· объемность. Экономическая информация представляется для автоматизированной обработки в виде больших массивов документов;

· мир экономической информации – это прежде всего мир цифр. Однако высок удельный вес и алфавитно-цифровой информации;

· при обработке преобладают арифметические операции, но значительный удельный вес и логических операций.

Структурными единицами экономической информации являются реквизиты, показатели, документы, массивы. 

Реквизиты выражают определенные свойства объекта и подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизит-признак (РП) характеризует качественные свойства объекта (например, ФИО исполнителя, наименования работ, изделий, операций и т. д.).

Реквизит-основание (РО) дает количественную характеристику, выраженную в определенных единицах измерения (например, количество изделий в штуках, цена продукта в рублях и т. д.)

Реквизиты имеют наименования и значения. Область значений описывается форматом. Формат определяет тип и максимальную длину значений. Тип может быть числовым, символьным и логическим. Для записи формата используются определенные символы. Например, 9 в формате означает позицию  десятичной цифры, А – буквы, Х – любого символа, В – двоичной цифры  (0 или 1), точка (.) – десятичной точки. Примеры составления и записи форматов:  

 

Код  производителя	Наименование   продукта	Наличие  нитратов  в продукте
20	картофель	0
104	арбуз	1
5	дыня	0
9(3)	А(9)	В

 

 

Реквизит-основание и логически связанные с ним реквизиты-признаки, имеющие экономический смысл, образуют показатель. Пример показателя: 

 

Цех  (РП1)	ФИО  (РП2)	Количество изделий, шт.  (РО)
7	Иванов И. И.	50

Здесь показатель - это “Количество изделий, изготовленное работником Ивановым И. И цеха 7, - 50 шт. ”.

На основе показателей строятся документы. Документ – материальный объект, содержащий информацию, оформленную в установленном порядке, и имеющий в соответствии с действующим законодательством правовое значение. Экономические объекты широко применяют различные документы (платежные поручения, акты, сводки, ведомости и т. д.) для отражения своей деятельности.

Совокупность документов, объединенных по определенному признаку, образует массив. Пример массива – множество финансовых отчетов предприятий некоторой отрасли. 

 

 

 

1.2. Экономические  информационные системы, их классификация, 
информационное обеспечение 

 

Высокий динамизм процессов в науке, технике, производстве приводит к усложнению производственно-хозяйственных связей. А это влечет рост объема информации, что усложняет принятие управленческих решений, приводит к дублированию научных тем, экспериментов, технологий.

Возникает необходимость качественно нового подхода к работе с информацией. Разрабатываются автоматизированные информационные системы.

Система в широком смысле слова – совокупность объектов и отношений между ними, образующая единое целое.  Системе свойственны:

· делимость (система состоит из ряда элементов, отвечающих конкретным целям и задачам);

· многообразие элементов и различия их природы (это связано с их функциональной специфичностью и автономностью);

· целостность (функционирование множества элементов подчинено единой цели);

· структурированность (она обусловлена наличием связей между элементами, которые распределены по уровням иерархии).

На любой стадии  развития общество требует для своего управления предварительно подготовленной, систематизированной информации. Управление – это процесс целенаправленного воздействия на объект или систему, организующий функционирование объекта или системы по заданной программе. Систему, реализующую функции управления, называют системой управления. Кибернетика (наука об управлении) представляет эту систему как совокупность объекта управления и субъекта управления (управленческого аппарата). Управление связано с обменом информацией между компонентами системы, а также системы с окружающей средой.

Информационная система – это система информационного обслуживания работников управленческого аппарата, выполняющая технологические функции по сбору, накоплению, хранению и обработке информации. Экономическая информационная система (ЭИС) – система, функционирование которой во времени заключается в сборе, обработке и распространении информации о деятельности некоторого экономического объекта. Важнейшие функции ЭИС – учет, анализ, контроль, регулирование, прогнозирование и планирование экономических процессов.

По уровню применения и административному делению различают ЭИС предприятия, района города, области, государства. По сфере применения выделяют ЭИС: банковские, налоговые, страховые, статистические, бухгалтерские, фондового рынка, финансовые и др.

Для ЭИС соблюдаются следующие принципы построения и функционирования:

1. Эффективность. ЭИС должны  обеспечивать функционирование  объекта в соответствии с заданной  целью.

2. Регламентность. Большая  часть информации в ЭИС поступает  и обрабатывается по расписанию, со строгой периодичностью.

3. Самоконтроль.  В ЭИС осуществляется непрерывная работа по обнаружению и исправлению ошибок в данных и процессах их обработки.

4. Интегральность. В ЭИС однократный ввод информации и ее многократное, многоцелевое использование.

5. Адаптивность. Это способность  ЭИС изменять свою структуру  и закон поведения для достижения  оптимального результата при  изменяющихся внешних условиях.

Возрастание объемов информации в сфере управления, усложнение ее обработки повлекло за собой внедрение автоматизации сначала на отдельных операциях обработки информации, а затем расширение их применения. В результате создаются автоматизированные информационные системы. Автоматизированная информационная система (АИС) – совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, технологических средств, а также специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. Создание АИС способствует повышению эффективности функционирования экономического объекта и росту качества управления. 

Важнейший элемент АИС – информационное обеспечение. Информационное обеспечение  предназначено для отражения информации,  характеризующей состояние управляемого объекта, и является основой для принятия управленческих решений.  Оно включает:

· системы показателей, описывающих деятельность экономического объекта;

· системы классификации и кодирования информации;

· документацию для отражения показателей;

· информационную базу.

Информационная база  включает потоки внутренней (возникающей в самой системе и отражающей финансово-хозяйственное состояние экономического объекта в различные временные интервалы) и внешней информации (она касается состояния рынка и конкурентов, процентных ставок и цен, налоговой политики и политической ситуации), хранящейся на своих носителях. На ее основе функционирует АИС. 

 

 

 

1.3. Внемашинная  организация экономической информации  

 

Информационная база АИС состоит из двух взаимосвязанных частей: внемашинной и внутримашинной. К внемашинной относится та часть экономической информации, которая обслуживает систему управления в виде, воспринимаемом человеком без каких-либо технических средств. Внутримашинная содержится на машинных носителях и может состоять из отдельных, независимых файлов или представлять собой базу данных.

Внемашинная часть представлена различными документами. Документы классифицируют  по:

· сфере деятельности – на  плановые, учетные, статистические, банковские, финансовые, бухгалтерские и др.

· отношению к объекту управления –  на входящие, исходящие, промежуточные, архивные;

· содержанию хозяйственных операций – на материальные, денежные, расчетные;

· назначению – на распорядительные, исполнительные, комбинированные;

· способу использования – на разовые и накопительные;

· способу заполнения – на заполняемые вручную или при помощи технических средств.  

Развитие АИС потребовало унификации и стандартизации документов. Их требования предписывают выделять в документе:

· заголовочную часть,  которая включает: наименование объекта, характеристику документа (индекс), наименование документа, зону для проставления кодов, постоянных реквизитов-признаков;

· содержательную часть в виде таблицы, где располагаются показатели;

· оформляющую часть, в которой содержатся подписи юридических лиц, ответственных за правильность его составления, а также дата составления.

Для представления информации, содержащейся в документах, в форме, удобной для ввода и обработки данных с помощью компьютеров, используются классификация и кодирование информации.

Классификация – это распределение множества объектов на подмножества в соответствии с установленными признаками сходства или различия. Признак сходства или различия, положенный в основу классификации, называется ее основанием. Совокупность правил классификации и результат классификации называется системой классификации. Существует две системы классификации – иерархическая и фасетная.

В фасетной системе заданное множество объектов делится на группировки одновременно по нескольким независимым признакам (фасетам). Пример классификации по такой системе – это классификация промышленной продукции «Обувь»:

· по материалу – резиновая, кожаная, матерчатая и др.;

· по качеству – модельная, рядовая;

· по половозрастному признаку – мужская, женская, детская.

Иерархическая система применяется в случае, когда какое-либо множество объектов подразделяется на классы, подклассы, группы и т.д. последовательно по взаимоподчиненным основаниям. Пример классификации по такой системе – это классификация дисциплин, изучаемых в БГЭУ: 

 

 

 

Кодирование информации – это образование и присвоение кодового обозначения объекту классификации, признаку классификации и (или) классификационной группировке. Коды позволяют: уменьшить объем информации, вводимой в ЭВМ; облегчить запись на машинные носители; поиск и сортировку; обеспечить наглядность выходных документов.

Коды классифицируют по:

· форме представления – на цифровые и алфавитно-цифровые;

· длине – на однозначные и многозначные;

· методу образования – на порядковые, серийно-порядковые, разрядные, комбинированные.

В случае порядкового метода кодирования объектам присваиваются порядковые номера, начиная с единицы; серийно-порядкового – выделяется серия номеров,  а внутри серии – присваиваются порядковые номера (пример – нумерация комнат на этаже). Разрядный метод применяется для кодирования объектов, определяемых несколькими соподчиненными признаками. Каждому признаку классификации отводится определенное число разрядов, в пределах которого кодирование начинается с единицы.

Классификационные группировки по младшим признакам кодируются в зависимости от кода более старшего признака. 

 

Пример. Необходимо составить код студента по разрядному методу. Студент обучается в институте, где: 2 отделения (дневное и заочное); 5 факультетов; на дневном отделении – 4 курса, на заочном – 5 курсов; на каждом курсе – определенное количество групп (не более 6); в группах – не более 35 студентов. Тогда структура кода студента такова: 

 

Код  отделения	Код  факультета	Код   курса	Код  группы	Порядковый номер  студента в группе
Х	Х	Х	Х	ХХ