3)Составить локальные
классификаторы массивов постоянной
(справочной) информации (подразделений,
сотрудников, товарно-материальных
ценностей и т. д.). Выбор постоянной
информации из справочника облегчает
заполнение документов. Многие классификаторы
(справочники) используются для
ведения аналитического учета,
то есть показатели в них
представляют собой аналитические
счета. Показатели необходимо
упорядочить, разбить на группы,
присвоить коды, которые должны
облегчать поиск, группировку
информации. Системы классификации
и кодирования информации рассмотрены
в специальной литературе. Эта
работа особенно необходима для
тех массивов, количество показателей
в которых исчисляется сотнями
и тысячами (материалы). Без правильной
классификации и кодирования
с массивами неудобно работать,
что может привести к ошибкам
(повторный ввод и нарушение
аналитического учета). Сделать это
нужно до ввода классификаторов
в ЭВМ, изменение группировки
и кодов в дальнейшем затруднено.
4)Проанализировать и усовершенствовать
документооборот по каждому участку
учета, по каждому автоматизированному
рабочему месту: формы первичных
документов, показатели и реквизиты,
содержащиеся в них, порядок
и сроки их заполнения. По возможности
предусмотреть использование унифицированных
форм, так как они разработаны
с учетом автоматизированной
обработки и многие из них
уже содержатся в бухгалтерских
программах. Формы документов, которые
в программе отсутствуют, следует
в нее добавить (большинство бухгалтерских
программ допускают это). Желательно,
чтобы ввод первичных документов
в ЭВМ происходил одновременно
с их составлением или получением,
затем их можно распечатать.
В ЭВМ необходимо вводить все
реквизиты документов. Ввод производится
один раз, если документы связаны
информационно, это должно быть
отмечено бухгалтером.
5)Рассмотреть, как будет
происходить ввод всех корреспонденции.
Многие бухгалтерские корреспонденции
однотипны, поэтому их ввод
в ЭВМ следует автоматизировать,
хотя, при необходимости, любую
корреспонденцию, как правило,
можно ввести и вручную. Но
будет удобнее и правильнее, если
бухгалтерские корреспонденции
будут составляться автоматически
на основе первичных документов,
что предусматривают бухгалтерские
программы.
6)0пределить, какие выходные
документы (регистры и отчетные
формы) должны формироваться автоматически
на основе введенной в ЭВМ информации.
Бухгалтерские программы предлагают достаточно
широкий набор выходных форм, при необходимости
позволяют их изменить, ввести новые.
Необходимые для небольшого
предприятия классификаторы, документы,
отчеты уже имеются в стандартных
бухгалтерских программах и их настройка
окажется минимальной. Но для наиболее
эффективной автоматизации бухгалтерского
учета все названные работы следует провести,
так как в дальнейшем внести изменения
будет трудно. Особенно важно продумать
систему счетов.
На этапе ввода автоматизированной
системы в действие необходимо указать
в программе реквизиты предприятия,
некоторые параметры учетной
политики, откорректировать план счетов,
который, как правило, уже предлагается,
заполнить классификаторы и ввести
вступительный баланс (удобнее на
1 число года или квартала). Ввод остатков
по счетам нужно производить одной
датой, по всем аналитическим счетам,
сальдо по синтетическим счетам при
этом будет получено автоматически.
Это очень большой объем работ,
выполнить их нужно достаточно быстро.
При больших объемах бухгалтерских
работ ввод в действие возможно производить
отдельно по участкам учета, но только
после выполнения всех предварительных
работ, так как участки учета взаимосвязаны
между собой и представляют единую систему.