Лекции по "Информации"

Справочные правовые системы  имеют преимущества в возможностях:

•компактного хранения больших объемов информации,

•быстрого поиска нужного  документа или фрагмента в  огромных массивах,

•быстрой передачи информации по телекоммуникациям.

СПС появились в 60-х годах XX века в Австрии, Бельгии, США. Сейчас они существуют во всех развитых странах  мира. В России СПС стали разрабатываться  в 1976 году. Это была государственная  СПС при Министерстве юстиции. Быстрое  распространение СПС в России произошло с конца 1980-х годов. В настоящее время в России около 40 СПС. Практически все они  производятся частными компаниями.

Компьютерная справочно-правовая система (СПС) - это программно-информационный комплекс, включающий в себя массив правовой информации и программные инструменты, позволяющие специалисту работать с этим массивом.

Сейчас СПС немыслимы  без специальной обработки правовой информации и сервисной поддержки.

Самыми распространенными  СПС являются:

КонсультантПлюс появился в 1992 году, имеет более 700 региональных центров, система содержит более 2 000 000 документов, 70% пользователей работают с КонсультантПлюс.

Гарант появился в 1991 году.

Распространены также СПС Кодекс, Референт, Юсис.

СПС с обновляемой информационной базой распространяются и обслуживаются  сервисными центрами. Так же выпускаются  СПС с автономной базой - на CD и DVD дисках. Они дешевле, но не имеют  обслуживания, пополнения, низкая оперативность  передачи информации за счет периодичности  тиражирования. Возможно пользование  СПС через сайты разрабатывающих  их фирм в сети Internet.

СПС предоставляют не только официальную правовую информацию, но и комментарии, ответы на вопросы, материалы  из печатных изданий, формы документов, календари бухгалтера и другую информацию.

В своем развитии СПС прошли несколько этапов:

•Предоставление необходимой информации.

•Простой и удобный  поиск,

•Предоставление максимально  полной и качественно обработанной информации.

•разработана надежная технологическая  основа СПС - «кусочное» пополнение, сжатие информации, гипертекстовые связи, вместимость с офисными и бухгалтерскими программами.

•Предоставление развитого  сервисного обслуживания - пополнение, горячая линия, выполнение индивидуальных запросов, обучение.

•Предоставление специализированных отраслевых справочных систем. СПС  интегрируются с бухгалтерскими программами.

Разработка и обслуживание СПС составляют современную отрасль  информационного бизнеса. Благодаря  им изменилась структура информационных потоков, достигнут новый уровень  в открытости и доступности правовой информации.

СПС помогают быстро получить нужную информацию, но не заменяют специалиста-эксперта, так как ориентироваться в  огромном объеме правовой информации неспециалисту трудно.

Тексты документов в СПС  не являются официальными. Официальное  опубликование нормативных документов осуществляется в официальных печатных средствах массовой информации -«Российской газете» и других изданиях. Создание официальной электронной СПС практически невозможно по следующим причинам:

•невозможно доказать, что  файл с документом взят именно из официальной СПС;

•нет способа фиксации даты включения документа в систему;

•информация в электронном  виде легко поддается изменениям.

 

24. Свойства информационных  банков СПС.

СПС используют для того, чтобы получить доступ к ее информационным банкам с правовой информацией. Свойствами информационных банков СПС являются:

1.Полнота и достоверность. Полноту информационного банка субъективно оценивает пользователь. Поэтому разработчиками выпускаются несколько различных по полноте информационных банков. Разработчики, например, КонсультантПлюс, заключают договора с федеральными и другими органами власти, в соответствии с которыми разработчику СПС предоставляются все тексты принимаемых документов. Во избежание ошибок, тексты предоставляются на бумажных носителях. Затем их переводят в электронную форму, выявляются и исправляются ошибки с помощью программ и корректоров.

2.Оперативность обновления  информации. Включение документов  в информационный банк может  происходить через 1-2 дня после  их принятия. Доставка пополнения  до регионального сервисного  центра производится ежедневно.  Доставка до пользователя может  производиться ежедневно, раз  в неделю или в другие сроки  по электронной почте, на дисках.

3.Качество обработки информации  и удобство поиска. Классификация  документов по выходным данным, по теме и другим признакам  влияет на удобство их поиска. Выявление взаимосвязей между  документами так же удобно  для поиска информации. Примечания, составленные разработчиком, могут  содержать комментарии, данные  о текущем статусе и изменениях  действия документа и т.д.

 

25. Основные возможности  программных продуктов СПС.

Программная оболочка СПС  должна выполнять в первую очередь  функции СУБД, это хранение, поиск, отбор и предоставление данных. Не менее важны для пользователя быстрота, удобство выполнения этих функций, дружественность оболочки, простота и понятность в использовании. Кроме  того, СПС могут не только качественно  выполнять основные функции, но и  предоставлять многие дополнительные возможности. Возможности СПС рассмотрены на примере КонсультантПлюс как качественной и наиболее распространенной СПС.

1.Хранение больших массивов правовой информации. В информационных банках КонсультантПлюс содержится более 1 млн документов, и все они могут храниться на диске компьютера.

2.Удобный и простой,  быстрый, разнообразный поиск  по реквизитам документа, по  теме, ключевым словам, тексту и  т.д. Возможен поиск отдельных  фрагментов текста. Так, в кодексах  отдельные статьи отнесены к  различным темам. Поиск конкретного  слова или сочетания слов в  текстах документов теперь позволяет  их найти в разных формах, с  разными окончаниями.

3.Гипертекстовые и другие  связи между документами позволяют  переходить из документа в  документ. В КонсультантПлюс реализованы не только прямые связи между документами, когда найденный документ ссылается на какой-то иной. Такие связи реализуются гипертекстовыми ссылками. Возможно также использование обратных связей, когда на найденный документ ссылаются другие документы из разных информационных банков. Такие связи подразделяются по их силе.

4. Возможность создавать  собственные подборки документов, так называемые папки. Папки  могут содержать вложенные в  них папки. Количество папок,  объем и количество документов  в них у КонсультантПлюс практически не ограничено, так как в папках находятся не тексты документов, а ссылки на информационный банк. Поэтому с такими папками можно работать, только имея КонсультантПлюс. Папки можно сохранять, переносить, их объем небольшой.

5.Возможность ставить  закладки в документах. Это актуально  для объемных документов, чтобы  быстро открыть нужный фрагмент. Закладки можно группировать, именовать.  По поставленной закладке за  один щелчок мыши быстро находится  документ и открывается на  нужном месте. Закладки могут  содержать достаточно объемные  комментарии пользователя. Эти комментарии  могут отображаться как заметки  в тексте документа. При печати  их можно скрыть или распечатать  вместе с текстом документа.

6.Сохранение документов  в файл осуществляется стандартно. Можно задать несколько типов  расширений файла: .rtf, .txt и др. С файлами этих типов можно работать с помощью текстовых редакторов Word, Блокнот и др.

7.Экспорт в текстовый  редактор Word позволяет открыть текстовый редактор и перенести туда текст документа или его фрагменты. Далее работа с текстом осуществляется с помощью Word.

Формы документов в КонсультантПлюс созданы и могут быть открыты в Word или Excel, отформатированные и готовые к использованию. Их можно, не выходя из системы, заполнить, сохранить, распечатать.

8.Печать документа или  фрагмента может осуществляться  прямо из КонсультантПлюс. Количество страниц в документе или фрагменте заранее определяется программой и отображается для пользователя.

9.Возможность повторения  поиска осуществляется через  сохраненную историю последних  100 запросов к системе. Запросы  можно сортировать, именовать,  сохранить для дальнейшей работы  с ними.

10.Отслеживание изменений  в нормативно-правовых документах  в КонсультантПлюс происходит с помощью опции «Документы на контроле». Об изменениях, произошедших в этими документами пользователь будет проинформирован при входе в систему.

Возможности других СПС аналогичны, но могут несколько отличаться. Поэтому  при выборе СПС нужно обратить внимание на все ее характеристики:

•полноту и достоверность информационных банков;

•периодичность, оперативность  обновления, качество обслуживания;

•удобство поиска,

•наличие и удобство других необходимых возможностей и функций.

 

26. Аналитические  системы финансового менеджмента.

Основная задача финансового  менеджмента - управление финансами. Прикладные программы финансового менеджмента появились в связи с необходимостью финансового планирования и анализа деятельности предприятий.

Их функции отличаются широтой и многообразием:

•анализ, планирование, прогнозирование  и контроль имущественного и финансового  положения предприятия;

•управление собственными и  привлеченными источниками средств;

•инвестиционная политика и  управление активами. Особенности задач  финансового менеджмента - они плохо  стандартизированы, сочетают в себе вычислительный, информационно-поисковый  и логический аспекты, носят нерегулярный характер.

Российский рынок прикладных программных продуктов финансового  менеджмента представлен, в основном, программами следующих типов:

1.Финансового анализа, часто ограничиваются анализом финансовой отчетности, с целью определения финансового положения организации, ее платежеспособности, кредитоспособности, прогнозирования угрозы банкротства. База данных может наполняться вручную. Их используют, прежде всего, внешние пользователи экономической информации - инвесторы, банки, налоговые органы.

2.Хозяйственного или управленческого  анализа (объема производства, реализации, использования производственных  ресурсов, взаимосвязи затрат, объема  продукции и прибыли). Позволяют  более глубоко решить отдельные  аналитические задачи.

У локальных систем база данных часто вручную наполняется необходимой  информацией и может использоваться только в рамках этой программы.

Интегрированные системы  анализа хозяйственной деятельности являются компонентами единой системы, интегрированы с другими подсистемами программного комплекса. Это обеспечивает оперативное поступление исходных данных из других подсистем АИС предприятия, например, подсистемы бухгалтерского учета.

3.Инвестиционного и инновационного  анализа (управления проектами)  позволяют оценить привлекательность  инвестиционного проекта, сравнить  их варианты, обосновать бизнес-план.

4.Статистического анализа  - используются для прогноза курсов  валют и акций, оценки риска  страхования, социологических исследований  и т.д.

Аналитические системы производят фирмы ИНЭК (ИНЭК-Аналитик), Росэкспертиза (ОЛИМП: Финэксперт, ОЛИМП : Статэксперт, ОЛИМП : Маркетинг), «ПРО-ИНВЕСТ Консалтинг» (Audit Expert, Project Expert 7), «Альт» («Альт-Инвест», «Альт-Финансы»).

Кроме того, могут использоваться неспециализированные программы, имеющие  аналитические возможности, например, табличный процессор Excell, экспертные системы.

Наиболее перспективно на крупных предприятиях использование  корпоративных информационных систем, интегрированных систем управления, которые имеют модули финансового  и хозяйственного анализа, управления проектами, а также и бухгалтерского учета (п. 9.4).

 

27. Автоматизация  документооборота и административно-управленческие  связи.

Информационное обеспечение  ни одного предприятия не может обойтись без системы документации и документооборота (п.2.6), передачи информации.

Документы могут создаваться  как на бумажных, так и на машинных носителях информации, при необходимости (для других участников хозяйственных  операций, контролирующих органов) они  должны распечатываться.

Большая часть форм бухгалтерских, финансовых документов унифицирована, на предприятиях должны применяться  унифицированные формы. При их отсутствии, формы должны быть разработаны с  учетом всех требований и утверждены руководителем организации.