Лекции по "Информации"

 Документооборот определяет  последовательность прохождения  документов с момента выполнения  первой записи и заканчивая  сдачей их в архив. Движение  документов осуществляется как  до обработки в подразделениях  и службах предприятия, так  и в процессе обработки и  после обработки с участием  различных исполнителей.

Большие объемы информации и  сложные схемы движения документов свидетельствуют о необходимости  организации электронного документооборота, в том числе с внешними информационными  системами (банковскими, налоговыми и  др.), учетными и другими подсистемами системы управления с помощью  системы управления электронными документами.

Система управления электронными документами - это набор устройств  и программ, позволяющих эффективно организовать процедуры создания, хранения, обработки, пересылки электронных документов.

Ввести документ в ЭВМ  можно набором с клавиатуры, сканированием, с магнитного носителя, получить по сети, по электронной почте.

Для создания электронных  документов могут использоваться текстовые  редакторы, табличные и графические  редакторы, пакеты прикладных программ, такие как Microsoft Office другие офисные программы. На небольших предприятиях их возможностей достаточно.

Для передачи документов можно  использовать вычислительные (компьютерные) сети, телефонные и телеграфные линии, радиоканалы. Широко применяется электронная  почта, факсимильная связь.

На рынке предлагается широкий выбор специальных программ  для  автоматизации управления  документооборотом (БОСС-Референт, DIRECTUM, 1С : Электронный документооборот и др.). Системы электронного документооборота могут работать с разными типами файлов, использовать возможности Microsoft Office и других программ, создавать и использовать шаблоны документов, регистрировать и контролировать исполнение документов, пересылать документы по разным маршрутам, управлять правами доступа, организовать персональные и корпоративные архивы.

Интегрированные системы  управления предприятием включают в  себя подсистему документооборота.

В бухгалтерских автоматизированных информационных системах также имеется  возможность создавать, обрабатывать, хранить бухгалтерские документы.

Система хранения электронных  документов должна обеспечивать их поиск  и конфиденциальный доступ к ним. Для создания и обслуживания хранилищ электронных документов – баз  данных предназначены СУБД.

Модель документооборота зависит от уровня автоматизации  функций управления.

В интегрированных системах управления предприятием используется модель полного документооборота. Они, также как и программы для  автоматизации документооборота, используются преимущественно на крупных предприятиях.

В бухгалтерских системах существуют различные модели документооборота бухгалтерии. В них, как и в  интегрированных системах, документы  могут связываться с записями о хозяйственных операциях, с  бухгалтерскими проводками, друг с  другом.

Для административно-управленческой связи могут использоваться все  средства передачи информации.

Множество услуг предоставляют  разные виды телефонной связи, разнообразные  функции реализованы в современных  телефонных аппаратах.

Возможно использование  внутриучрежденческих АТС. Факсимильная связь позволяет передавать изображения, копии документов.

Для передачи информации широко используются компьютерные сети всех типов, как локальные, так и глобальные. Широко применяется электронная  почта.

Совместно с различными компьютерными  сетями телефонные и телеграфные  сети могут использоваться и для  организации электронной почты, и для факсимильной связи.

В то же время, каналы передачи информации компьютерных сетей, в том  числе глобальных, могут использоваться для органиизации телефонной связи (IP - телефония).

 

28. Интегрированные  системы управления предприятием.

Системы управления предприятиями  базируются на различных существующих методологиях. Рассмотрим наиболее популярные из них.

Метод планирования потребностей в материалах MRP (Ulaterial Requirements Planning). Считается, что с появлением этой методологии можно говорить о возникновении современных корпоративных информационных систем. MRP-система определяет на заданные интервалы времени потребности в материалах, учитывая состав изделия, склады, незавершенное производство, заказы, планы-графики производства. Решаемая задача - гарантировать наличие необходимых материалов. Особую сложность задаче придает ее календарный характер.

MRPII - планирование ресурсов  производства (Manufacturing Resource Planning). Эти системы направлены на эффективное управление всеми производственными ресурсами предприятий, предназначены для детального планирования производства в натуральном и денежном выражении, включают планирование себестоимости материалов и затрат на производство, управление закупками, запасами, продажами, планирование производственных мощностей, управление финансами.

Интегрированные информационные системы (корпоративные информационные системы, интегрированные системы  управления (ИСУ) - названия в литературе встречаются разные) предоставляют  доступ к необходимой информации в режиме реального времени, что  позволяет контролировать процессы на любой стадии.

ERP (Enterprise Resource Planning) системы обеспечивают планирование и управление всеми ресурсами предприятия. В большей степени ориентированы на работу с финансовой информацией для решения задач управления большими корпорациями с разнесенными территориально ресурсами. Включают все, что необходимо для получения ресурсов, изготовления продукции, ее транспортировки и расчетов по заказам клиентов. Включают в себя все функции MRPII-систем, и дополнительно планирование (управление) проектами, прогнозирование, управление затратами, информацию о составе продукции, технологических маршрутах, управление финансами, управление кадрами. Это системы западного производства - продукты R/3 компании SAP, Baan компании Baan, Oracle, SCALA, БОСС и другие. Имеют большое количество настраиваемых параметров, что обуславливает длительный срок внедрения, необходимость наличия на предприятии специального подразделения, сотрудников по внедрению и эксплуатации ИСУП.

Среди управленческих систем российского производства ближе  всего к ERP-системам продукты фирм «Галактика», «Парус», система «Флагман» фирмы  «Инфософт». Они позволяют вести учет по многим направлениям. Нуждаются в настройке и внедрении, которые осуществляют специалисты фирмы-разработчика или их партнеры, необходимо обучение пользователей.

Эти системы подходят в  первую очередь для крупных и  средних предприятий в связи  с более развитой функциональностью  и высокой ценой. Предназначены для работы в сети с большим количеством пользователей. Работают с мощными СУБД.

Типовой набор функциональных подсистем интегрированной системы  управления предприятием:

Планирование (маркетинг, планирование потребностей в ресурсах и материалах, планирование производственных мощностей, ценообразование, управление проектами, бюджетирование).

Финансы (расчетный счет, касса, денежные потоки, платежные календари, финансовый план).

Анализ (хозяйственный и  финансовый). Бухгалтерия (учет основных средств, материалов, заработной платы, распределение косвенных затрат, расчеты с дебиторами и кредиторами, регистры, главная книга, отчетность). Производство (оперативное планирование, учет). Запасы (закупки сырья, комплектация, складское хозяйство). Сбыт (заказы, отгрузка).

Управление персоналом (штатное  расписание, штатная расстановка, приказы  о приеме, перемещении, увольнении, ведение личных дел, обучение, подбор кадров, учет рабочего времени, затраты  на персонал, отчетность).

 

29. Особенности  методов бух.учета при его автоматизации. Бухгалтерский учет достаточно легко поддается автоматизации, так как многие методы и процедуры его стандартизированы, унифицированы. Предметная технология бухгалтерского учета в основном состоит из повторяющихся, рутинных операций, действий.

Автоматизация бухгалтерского учета является необходимостью, так  как освобождает бухгалтера от многих рутинных операций, повышает производительность его труда, позволяет оперативно воспользоваться нормативной, законодательной  информацией, автоматизировать документооборот  предприятия как внутренний, так  и с внешними пользователями бухгалтерской  информации - банками, налоговыми органами.

В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета принято выделять учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками  учета. Комплекс задач характеризуется  определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетических  счетов, первичными и сводными документами, взаимоувязанными алгоритмами расчетов, а также методологическими материалами  и нормативными документами. Выделение  комплексов задач по участкам учета  сложилось традиционно еще при  ручном ведении учета. С организацией АРМ на базе ПК, созданием ЛВС  появилась возможность создания системы распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользователями, автоматического формирования первичных документов.

В этих условиях начинает стираться  четкая грань между комплексами  задач, так как взаимная увязка между  ними заложена в самой методологии  бухгалтерского учета.

 Существуют различные  формы бухгалтерского учета, которые  определяются совокупностью учетных  регистров с установленным порядком и способом записи в них - мемориально-ордерная, журнально-ордерная, автоматизированная.

При автоматизированной форме  бухгалтерского учета отсутствует  перенос данных из одного регистра в другой. Первичная информация заносится  в базу данных, на основе которой  автоматически формируются все  выходные формы - регистры любой формы, отчеты.

Особенности автоматизированной формы бухгалтерского учета:

•Все данные первичного учета однократно вводятся в ЭВМ и хранятся на машинных носителях в составе массива информации о хозяйственных операциях.

•Особое значение для составления  документов, ведения аналитического учета приобретают локальные  классификаторы - массивы постоянной информации, ее классификация и кодирование.

•Весь процесс обработки  полностью автоматизирован, отсутствует  промежуточная информация, все выходные формы (регистры, отчеты) формируются  автоматически.

•При автоматизированной обработке исключаются арифметические ошибки. Ошибки могут быть допущены при вводе первичной информации, они будут искажать информацию в  выходных формах. Меняются методы контроля и исправления ошибок.

•Автоматизация логических операций по ведению учета. В компьютерную программу встраиваются бухгалтерские  знания - учетная политика, контроль соответствия отдельных реквизитов, правила формирования проводок, расчетов.

•Изменяются материальная основа, структура, формы регистров, порядок  их формирования. Счет становится универсальным  и достаточным регистром для  обобщения учетной информации.

Автоматизация бухгалтерского учета оказывает влияние на применение методов бухгалтерского учета: документирование, инвентаризация, счета, двойная запись, оценка, калькуляция, систематизация и  обобщение данных, отчетность.

При автоматизации учета  меняются способы создания, хранения документов, контроля, организации  их движения и доступа, способы придания им юридической силы и авторизации.

Бухгалтерские счета выступают  как признаки группировки информации. Определение их и проставление в  проводках, а также расчет сумм проводок могут производиться автоматически  по заданным алгоритмам. При кодировании  информации широко используют коды синтетических  счетов. На предприятии должна быть разработана единая система кодирования. Некоторые коды могут использоваться не только в бухгалтерском учете, например, коды сотрудников, материалов, готовой продукции.

Двойная запись на бухгалтерских  счетах при автоматизации осуществляется автоматически. При автоматизированном ведении бухгалтерского учета бухгалтер  однократно вводит любые данные. Исключаются  арифметические ошибки. Большая часть  ошибок допускается бухгалтером  при вводе информации в ЭВМ. Меняются методы поиска и исправления ошибок.

На инвентаризацию влияние  автоматизации бухгалтерского учета  минимально - лишь при получении  учетных данных.

Продуманная автоматизация  аналитического бухгалтерского учета  позволяет иметь более точные, детальные данные по денежной оценке и автоматизировать калькуляцию.

Значительно упрощаются систематизация и обобщение данных - любые сведения могут быть оперативно получены за любой период времени, изменяется материальная основа, структура, форма регистров (п. 10.3). Отчетность также может быть получена автоматизировано, в более короткие сроки. Но так как правила и алгоритмы формирования многих форм бухгалтерской и налоговой отчетности сложные, то некоторые бухгалтера предпочитают заполнять их вручную, пользуясь при этом формами, включаемыми в состав программного обеспечения.

Автоматизированное ведение  бухгалтерского учета позволяет  иметь более оперативную, точную, детальную, достоверную информацию обо всех операциях, совершаемых  на предприятии, его имуществе и  обязательствах. Особенно важно, что  автоматизация позволяет с минимальными затратами труда повысить аналитичность учета.