Офисные технологии

Содержание

Введение             3

   1 Теоретическая часть.         6

       1.1 Возможности и основные правила в работе  MS Word.2003  6

           1.1.1 Интерфейс MS Word 2003       6

1.1.1.1 Работа с документами        .8

1.1.1.2Создание документа, основы редактирования   8

1.1.1.3Форматирование текста и документов     13

1.1.1.4 Вставка и создание таблиц       14

1.1.1.5 Графика         15

       1.2 Возможности и основные правила в работе  MS  Excel 2003  16

   1.2.1Работа с  электронными таблицами MS  Excel 2003   16

1.2.1.1Формат ячейки        17

1.2.1.2Границы ячеек        17

1.2.1.3Технология работы с  Формулами     18

          1.2.1.4Мастер функций        19

1.2.1.5Диаграммы         20

       1.3 . Возможности и основные правила в работе MS Access2003    24

    1.3.1 Система управления базами данных MS Access 2003 и ее основные возможности          24

          1.3.1.1Пользовательский интерфейс MS Access 2003   25

1.3.1.2Создание структуры таблиц      29

1.3.1.3Способы создания форм:      29

1.3.1.4. Способы создания отчета       31

        1.4Возможности и основные правила в работе  MS PowerPoint 2003 33

   1.4.1 Схема создания  презентации       33

         1.5 Возможности и основные правила в работе с Outlook Express  35

             1.5.1Пользовательский интерфейс Outlook Express    35

 

         1.6 Возможности и основные правила в работе Microsoft Office Publisher 2003             37

1.6.1.1 Запуск программы, создание новой публикации  37

          1.6.1.2Способы создания новой публикации    39

          1.6.1.3. Печать публикаций.       41

    2 Практическая часть         42

       2.1Задание           42

       2.2Выполнение  расчета         43

Заключение           47

Список литературы          48

 

 

 

Введение

 

Microsoft Office 2003 является наиболее полным пакетом программ удобных для использования, объединенных схожим интерфейсом и возможностью применения данных из одной программы в другой.

Microsoft Word 2003 представляет собой самый распространённый и один из наиболее мощных текстовых редакторов.

Текстовый редактор - это программа, обеспечивающая пользователя ПК средствами создания, обработки, печати и хранения документов различной природы и степени сложности, включающих текстовые данные, таблицы, графики, изображения, формулы и т.д.

Возможности MS Word 2003: одновременная работа с несколькими документами; проверка орфографии и грамматики; автоматическое форматирование документа; включение в документы таблиц, рисунков и математических формул; коллективная работа над большими документами и т.д.

Microsoft Excel 2003 - программа, предназначенная для организации данных в таблице для документирования и графического представления информации.

Программа MS Excel применяется  при создании комплексных документов, в которых необходимо: использовать одни и те же данные в разных рабочих листах; изменить и восстанавливать связи. Основные возможности электронных таблиц: проведение однотипных сложных расчётов над большими наборами данных; автоматизация итоговых вычислений; решение задач путём подбора значений параметров; обработка (статистический анализ) результатов экспериментов; проведение поиска оптимальных значений параметров (решение оптимизационных задач);. подготовка табличных документов;. построение диаграмм (в том числе и сводных) по имеющимся данным; создание и анализ баз данных (списков).

Достоинства: Реализация алгоритмов в табличном процессоре не требует специальных знаний в области программирования.

В отличие от обычного программирования, требующего строгой  последовательности команд для работы программы, табличные процессоры “прощают” ошибки и незаконченность структуры.

Microsoft Access 2003 является настольной СУБД (система управления базами данных) реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать приложения, используя встроенные средства. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам, как и положено реляционной СУБД. К этим данным относится не только информация в таблицах, но и другие объекты базы данных, которые будут описаны ниже.

Для выполнения почти  всех основных операций Access предлагает большое количество Мастеров (Wizards), которые делают основную работу за пользователя при работе с данными и разработке приложений, помогают избежать рутинных действий и облегчают работу неискушенному в программировании пользователю.

Программа Microsoft PowerPoint 2003 служит для создания презентаций.

Несомненное удобство всех приложений MS Office заключается в единообразном представлении пользовательского интерфейса. Поскольку PowerPoint является Windows-приложением, его интерфейс стандартен для этой операционной системы.

Приложение Microsoft Outlook 2003 - мощный инструмент для организации индивидуальной и групповой работы на компьютере. С помощью Outlook можно быстро выяснить, с какими документами, сколько времени и когда вы работали. Outlook позволяет создавать личные списки адресов, сохранять их, управлять массовой рассылкой для отправки сообщений или документов адресатам. Электронные сообщения могут создаваться в любой программе Office, включая Word, Excel, Access и PowerPoint.

Outlook позволяет поддерживать  базы данных таких информационных  элементов, как заметки, адреса и телефоны корреспондентов, дневниковые записи и т.д. Приложение Microsoft Outlook относится к программам информационных менеджеров (ПИМ) и включает функции таких программ Microsoft, как Schedule Mail, Project, Microsoft Exchange и Explorer (Проводник Windows). Outlook состоит из следующих взаимосвязанных компонентов, в которых используется единообразная форма представления информации: Outlook сегодня - сводки событий; электронной адресной и телефонной книги (Контакты); Календаря; планировщика заданий (Задачи); журнала событий компьютера (Дневник); электронной почты; записной книжки (Заметки).

MS Publisher 2003 используется для разработки некоммерческих бюллетеней, брошюр о новом товаре, Web-страниц, визиток. С помощью мастера или на пустой странице можно создать бюллетень, бизнес-карту, почтовую открытку, письмо, каталог и т. д. Преимущество этой программы заключается в том, что создать какую-либо страницу-публикацию можно и без навыков программирования и дизайна. В MS Publisher 2003 существует более 2000 разных шаблонов. Остается только ввести текст и вставить изображения.

 

1 Теоретическая часть.

1.1 Возможности и основные правила в работе MS Word 2003.

1.1.1 Интерфейс MS Word 2003

 

Понятие интерфейса включает средства, обеспечивающие взаимодействие пользователя и программы (в данном случае программ, входящих в состав Office 2003). Окно программы представляет собой: строку заголовка, кнопки управления окном, поле «Введите вопрос», меню, панель инструментов, область задач, диалоговые окно, рабочее поле, полосы прокрутки и строку состояния.

В строке заголовка отображается название программы и имя документа: например Документ1- Microsoft Word.

Кнопки управления окном. Это три кнопки, расположенные  в заголовке окна справа.  кнопка Свернуть (свертывает работающую программу в кнопку на панели задач Windows), Свернуть в окно/Развернуть (свертывает в окно программу, работающую в полноэкранном режиме, или разворачивает на весь экран программу, работающую в окне) и Закрыть (закрывает окно и завершает работу программы).

Поле «Введите вопрос». Это поле, содержащееся в строке меню, служит для быстрого доступа к справочной системе. Здесь можно ввести вопрос для быстрого поиска нужной информации.

Под строкой заголовка  располагается меню и две панели инструментов – Стандартная и Форматирование. Всего же в Word 2003 имеется 18 панелей инструментов, включить или выключить их можно, щелкнув правой кнопкой мыши где-либо в области самого меню и выбрав нужную из выпадающего списка.. В частности, можно убирать ненужные кнопки из панелей, перетаскивая их мышкой в окно настроек, и наоборот, добавлять в панель новые кнопки, выбирая их из окна настроек и перетаскивая в нужное место на панели. Рабочее поле - это пространство на экране дисплея для создания документа и работы с ним.

Строка состояния показывает информация о текущем документе, в частности номер строки документа и номер столбца, где в текущий момент находится курсор.

Программа Office 2003 (так  же, как и любая другая программа Windows) может работать как в оконном, так и в полноэкранном режиме. Переключение между этими режимами осуществляется с помощью одной из кнопок управления окном, изменяя размеры окна — изменяются функция данной кнопки, изменяется и ее значок. Имеется еще один способ переключения между полноэкранным и оконным режимами окна. Для этого достаточно дважды щелкнуть на его заголовке. Один двойной щелчок разворачивает окно, второй — возвращает его к исходным размерам.

Прокрутка документа Если информация, отображаемая в окне программы, выходит за его границы, можно воспользоваться полосами прокрутки, расположенными внизу окна или вдоль его правого края. На концах полосы прокрутки расположены кнопки со стрелками, а посередине — прямоугольник. Для прокрутки содержимого окна необходимо перетащить прямоугольник в сторону той или иной кнопки.

Прокрутку также можно  осуществить, щелкая на кнопках со стрелками.. Если используется вертикальная полоса прокрутки, то каждый щелчок инициирует прокрутку на одну строку.

Кроме того, для прокрутки  можно щелкать между прямоугольником и кнопкой. При этом если используется вертикальная полоса прокрутки, то каждый щелчок инициирует прокрутку на один экран. Можно одновременно открыть (или создать) несколько файлов. При этом каждый из них будет размещаться в отдельном окне соответствующей программы

Диалоговые окна бывают простые и "многослойные", т.е. содержащие несколько вкладок, на каждой из которых имеется свой набор управляющих элементов. Для того чтобы вывести ту или иную вкладку на передний план, нужно щелкнуть на ее корешке. Например, в диалоговом окне Параметры страницы, на переднем плане находится вкладка вставка/Поле.[2]

 

1. Работа с документами.

 

Открытие документа

 Чтобы открыть текстовый  документ необходимо щелкнуть  на кнопке "Пуск" (кнопка Пуск), в открывшемся главном меню выбрать пункт Документы и дважды щелкнуть на пиктограмме файла, который требуется открыть.

Если окно программы Word открыто, то для открытия требуемого документа надо щелкнуть на Кнопке Файл, и в раскрывшемся меню выбрать команду. Открыть, откроется диалоговое окно "Открытие документа". Далее необходимо в диалоговом окне выбрать требуемый файл и щелкнуть на кнопке Открыть.

Для перемещения по документу  можно использовать: полосы вертикальной и горизонтальной прокрутки; клавиши Home, End, PageDown, PageUp или комбинацию клавиш (например, Ctrl+Home); клавиши перемещения курсора; колесико манипулятора мышь.

В зависимости от выполняемых  задач можно выбрать различные  режимы просмотра документов: Разметка страницы; Режим чтения; Веб-документ; Структура;Черновик.

 Переключаться между  этими режимами можно с помощью кнопок на вкладке Вид,существует еще один режим отображения документа, который называется Предварительный просмотр.

Закрытие документа

 Для одновременного  закрытия документа и окна  приложения Word необходимо щелкнуть на кнопке Закрыть, которая расположена в правой части строки заголовка. Открытые окна приложений можно закрывать как в развернутом состоянии, так и в режиме предварительного просмотра эскизов .[3]

 

 

 

 

1.1.1.2Создание документа, основы редактирования.

 

Создание документа  начинается с ввода текста. Документы  в Word создаются путем ввода символов (текста) с клавиатуры или копирования  и вставки текста из других документов. В создаваемом документе по умолчанию ориентация страницы - книжная, размеры полей страницы: верхнее и нижнее - 2 см, левое - 3 см, правое - 1,5 см, текст вводится в стиле Обычный,

Ввод символов осуществляется в режиме "вставка" и "замена" символов. По умолчанию символы вводятся в режиме "вставка".

Для перехода в режим  замены используется клавиша Insert. Точнее, две клавиши: одна (Insert) на блоке клавиш справа от основной клавиатуры, а вторая (Ins) – на вспомогательной цифровой клавиатуре, где она работает только при отключенном режиме Num Lock. в режиме замены, в строке состояния буквы ЗАМ приобретают черный цвет. Переходить из режима вставки в режим замены (и обратно) можно с помощью двойного щелчка на этих буквах.

В режиме «вставка» вводимые с клавиатуры символы сдвигают вправо текст документа, расположенный  за курсором. В режиме "замена" вместо символа, расположенного справа от курсора, вводится новый символ с клавиатуры.[4]

При копировании текста из другого документа он помещается в буфер обмена, а затем его  можно вставить в создаваемый  документ, место ввода текста указывает мигающий курсор.

Сохранение документа

 Чтобы сохранить  создаваемый документ можно щелкнуть на кнопке Файл на Панели меню и выбрать команду "Сохранить". По умолчанию Word предлагает сохранить файл с именем Doc1 в папке Мои документы и назначает файлу тип: Документ Word.