Офисные технологии

1) В строке заголовка  находится системное меню 

2) Строка меню содержит  группы команд объединенные по  функциональному признаку: Файл, Правка, Вид, Вставка, Сервис, Окно, Справка.  Команды, содержащие в меню  аналогичны командам в редакторах Word, Excel и в других приложениях Office.

3) Панель инструментов. При запуске Access по умолчанию  активизируется одна панель инструментов. На панели инструментов расположены  наиболее часто используемые  команды. Перед созданием БД  необходимо ознакомиться с главным меню и панелью инструментов.

4) Окно базы данных  имеет: строку заголовка; панель инструментов, на которой расположены следующие кнопки: Открыть; Конструктор; Создать; Удалить; Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица; панель "Объекты": таблицы, запросы, формы, отчеты, страницы, макросы и модули область окна со списком возможных режимов создания новых объектов или просмотра и редактирования существующих объектов (в этой области также отображаются списки имеющихся в этой базе таблиц, форм, запросов и т.д.)

5) Строка состояния  находится внизу главного окна  и предназначена для вывода  краткой информации о текущем  режиме работы.

Рассмотрим более подробнее окно БД.

В строке заголовка окна базы данных отображается ее имя.

Команды панели инструментов окна БД:

Открыть – открытие  выделенного объекта (таблицы, запроса, формы и т.д.) в режиме страницы;

Конструктор - открытие  выделенного объекта в режиме конструктора;

Создать – создание объекта  базы данных;

Удалить – Удаление выделенного объекта;

Крупные значки; Мелкие значки; Список; Таблица – представление  объектов базы данных в окне базы данных в соответствующем виде.

Панель "Объекты":

Таблица – двумерные  таблицы, которые используется для  хранения данных в реляционных базах  данных. Данные хранятся в записях, которые состоят из отдельных полей. Каждая таблица содержит информацию о сущностях определенного типа (например, студентах).

Запрос - средство для  отбора данных, удовлетворяющих определенным условиям. С помощью запросов можно  выбрать из базы данных только необходимую информацию

Форма – средство, которое  позволяет упростить процесс  ввода или изменения данных в  таблицах БД, что обеспечивает ввод данных персоналом невысокой квалификации.

 Отчет - средство, которое  позволяет извлечь из базы нужную информацию и представить ее в виде, удобном для восприятия, а также подготовить для распечатки отчет, который оформлен соответствующим образом.

Страницы - страницы доступа  к данным представляют собой специальную Web-страницу, предназначенную для просмотра и работы через Интернет или интрасеть с данными, которые хранятся  в базах данных Microsoft Access или  БД.

Макрос - набор макрокоманд, создаваемый пользователем для  автоматизации выполнения конкретных операций.

Модуль - объект, содержащий программы на языке Visual Basic, применяемые в некоторых случаях для обработки данных.

Область со списком возможных  режимов создания объектов.

 В этой области  кроме списка режимов создания  объектов отображаются созданные  объекты (например, таблицы, формы  и т.д.), которые можно просматривать или редактировать. Для этого необходимо выделить требуемый объект, например, таблицу и нажать кнопку "Открыть".

Нажатие кнопки “Открыть”  активизирует режим таблицы, в котором  можно просматривать и редактировать  данные в выбранной таблице

При первом открытии окна базы данных Access всегда активизирует вкладку Таблицы и выводит на экран список режимов создания таблиц:

Создание таблицы в  режиме конструктора;

Создание таблицы с  помощью мастера;

Создание таблицы путем  ввода данных

Для создания новой таблицы  можно выбрать любой из этих режимов. Для создания произвольной таблицы  целесообразно пользоваться  режимом  Конструктора. Режим Создание таблицы  путем ввода данных используется, как правило, для редактирования и ввода данных в уже существующие таблицы.

таблицей Access является совокупность данных объединенных общей темой. Для каждой сущности назначается отдельная таблица, чтобы не было повторений в сохраненных данных. Таблицы состоят из записей и полей. Количество полей в записи определяется на стадии проектирования таблицы, поэтому прежде чем создавать таблицу с помощью приложения Access, необходимо четко представлять ее структуру.

Величина и тип полей  определяется пользователем. Для создания связей между таблицами они должны иметь ключевое поле, поэтому  необходимо назначить ключевое поле каждой таблице.

Чтобы задать первичный  ключ в режиме Конструктора, необходимо выделить требуемое поле, а затем  щелкнуть на пиктограмме «Ключевое  поле», расположенной на панели инструментов. Для назначения Внешнего (Вторичного) ключа в режиме Конструктора, необходимо выделить поле и в области свойств этого поля в строке Индексированное поле из списка выбрать значение Да (Совпадения допускаются).

Для выбора необходимого режима создания таблиц можно дважды щелкнуть на один из них в списке режимов, откроется требуемый режим. Кроме того, можно щелкнуть на пиктограмме «Создать» в окне БД, откроется окно диалога «Новая таблица», и в нем выбрать требуемый режим создания таблицы.

При выборе режима Мастер таблиц откроется окно «Создание таблиц», в котором с помощью образцов таблиц и полей легко сформировать поля новой таблицы.

Мастер подстановок - создает поле, позволяющее выбрать  значение из другой таблицы или из списка значений, используя поле со списком. При выборе данного параметра в списке типов данных запускается мастер для автоматического определения этого поля.

В области «Свойства  поля» назначают свойства для  каждого поля (например, размер, формат, индексированное поле и т.д.).

При создании структуры таблицы в первую колонку вводят Имя поля, затем необходимо нажать клавишу Enter и выбрать тип данных (по умолчанию Access назначает тип данных, если этот тип данных не подходит, то выберите самостоятельно из раскрывающегося списка). Затем введите в третью колонку описание поля.

 

         .1.3.1.2Создание структуры таблиц

 

Создание БД с помощью  СУБД Access начинается с создания структуры таблиц и установки связей между таблицами.

Проектирование форм и работа с ними

Access предоставляет возможность  вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с помощью форм. Форма в БД - это структурированное окно, которое можно представить так, чтобы оно повторяло форму бланка. Формы создаются из набора отдельных элементов управления.

Внешний вид формы  выбирается в зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access  позволяют выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют вычислять значения и выводить на экран результат. Источником данных для формы являются записи таблицы или запроса.

Форма предоставляет  возможности для: ввода и просмотра информации базы данных; изменения данных; печати, создания сообщений

 

1.3.1.3Способы создания форм:

 

Конструктор форм (предназначен для создания формы любой сложности)

Мастер форм (позволяет создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию)

Автоформа: в столбец (многостраничная – поля для записи выводятся в один столбец, в форме  одновременно отображаются данные для  одной записи)

Автоформа: ленточная (все  поля записи выводятся в одну строку, в форме отображаются все записи)

Автоформа: табличная (отображение  записей осуществляется в режиме таблица)

Автоформа: сводная таблица

Автоформа: сводная диаграмма

Диаграмма (создается  форма с диаграммой, построенной Microsoft Graph)

Сводная таблица (создается  форма Access, отображаемая в режиме сводной  таблицы Excel)

. Создание формы с  помощью Мастера

 Вызвать Мастер  форм можно несколькими способами.  Один из них – выбрать Мастер  форм в окне диалога Новая форма и щелкнуть на кнопке ОК. В первом окне необходимо выбрать поля из источника данных (таблиц или запросов). Для этого надо открыть список Таблицы и запросы, щелкнув на кнопку, справа. Затем  доступные поля требуется перевести в Выбранные поля, выделив их и щелкнув на кнопку  >>.

Отчет – это форматированное  представление данных, которое выводится  на экран, в печать или файл. Они  позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также  предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных.

При печати таблиц и запросов информация выдается практически в  том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость  представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид  и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

 Структура отчета  в режиме Конструктора

 Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие.

К числу таких элементов  относятся:

Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для  вывода данных, таких как текст  заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Для добавления или удаления области заголовка отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета.

Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Для добавления или удаления верхнего колонтитула необходимо выбрать в меню Вид команду Колонтитулы. Microsoft Access добавляет верхний и нижний колонтитулы одновременно. Чтобы скрыть один из колонтитулов, нужно задать для его свойства Высота значение 0.

Область данных, расположенная  между верхним и нижним колонтитулами  страницы. Содержит основной текст  отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов. Чтобы скрыть область данных, нужно задать для свойства раздела Высота значение 0.

Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части  каждой страницы. Используется для  вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

Для добавления или удаления области примечаний отчета необходимо выбрать в меню Вид команду Заголовок/примечание отчета. Microsoft Access одновременно добавляет и удаляет области заголовка и примечаний отчета

 

1.3.1.4. Способы создания отчета

 

 В Microsoft Access можно создавать отчеты различными способами:

Конструктор; Мастер отчетов;Автоотчет: в столбец;Автоотчет: ленточный

Печать отчета

Прежде чем печатать отчет, целесообразно просмотреть  его в режиме Предварительного просмотра. Если при печати в конце отчета появляется пустая страница, убедитесь, что параметр Высота для примечаний отчета имеет значение 0. Если при печати пусты промежуточные страницы отчета, убедитесь, что сумма значений ширины формы или отчета и ширины левого и правого полей не превышает ширину листа бумаги, указанную в диалоговом окне Параметры страницы (меню Файл).

Запрос (query) – это средство выбора необходимой информации из базы данных. Вопрос, сформированный по отношению к базе данных, и есть запрос. Применяются два типа запросов: по образцу (QBE – Query by example) и структурированный язык запросов (SQL – Structured Query Language).

QBE - запрос по образцу – средство для отыскания необходимой информации в базе данных. Он формируется не на специальном языке, а путем заполнения бланка запроса в окне Конструктора запросов.

SQL – запросы – это запросы, которые составляются (программистами) из последовательности SQL – инструкций. Эти инструкции задают, что надо сделать с входным набором данных для генерации выходного набора. Все запросы Access строит на основе SQL – запросов, чтобы посмотреть их, необходимо в активном окне проектирования запроса выполнить команду Вид/SQL.

Существует несколько  типов запросов: на выборку, на обновление, на добавление, на удаление, перекрестный запрос, создание таблиц. Наиболее распространенным является запрос на выборку. Запросы на выборку используются для отбора нужной пользователю информации, содержащейся в таблицах. Они создаются только для связанных таблиц.

Окно Конструктора состоит  из двух частей – верхней и нижней. В верхней части окна размещается схема данных запроса, которая содержит список таблиц – источников и отражает связь между ними.

В нижней части окна находится  Бланк построения запроса QBE (Query by Example), в котором каждая строка выполняет определенную функцию:

Поле – указывает имена полей, которые участвуют в запросе

Имя таблицы – имя  таблицы, с которой выбрано это  поле

Сортировка – указывает  тип сортировки