Офисные технологии

Для того чтобы удалить  содержимое ячейки (ячеек) надо их выделить и нажать клавишу [Delete].

 Для исправления  введенного ранее надо щелкнуть  по ячейке и внести необходимые  изменения в строку формул, она  расположена в верхней части таблицы, под кнопками.

 

1.2.1.1Формат ячейки

 

Каждая ячейка имеет  формат. Это понятие включает. цвет текста и фона; выравнивание; рамку; отображение (кол-во знаков после запятой, например)

Если текст не помешается в ячейке, то для подбора ширины ячейки установите указатель на правой границе заголовка столбца (букве A, B и т. д.) и дважды щелкните левой кнопкой мыши. Размер столбца автоматически станет равным ширине самой длинной надписи в столбце.

Очистка формата

Иногда необходимо отменить изменения шрифта, фона, оставив саму информацию в ячейках нетронутой. Для этого:

 Выделяем необходимые  ячейки.

 Открываем меню  «Правка>Очистить», щелкаем там  на пункт «Форматы». 

Типы информации в  ячейке

Основные типы информации, которые могут храниться в ячейке:

текст (символы цифр и  букв) ; цифры ; формулы (алгоритм расчета) ;дата и время

Цифры и символы цифр отличаются тем, что над цифрами можно проводить математические операции, а над символами - нет, буквы выравниваются вправо, цифры - влево.

Если при вводе поставить  первым символом одинарную кавычку ['], то, что бы ни вводили, программа будет считать вводимое символами.

1.2.1.2Границы ячеек

 

Границы для ячеек  устанавливаются на вкладке «Формат > Ячейки > Граница». Серая сеточка, формирующая таблицу, которую мы видим на странице Excel - это не границы, а только средство для более удобного просмотра таблицы. Чтобы границы ячеек отображались при печати их надо задать специально.

 Границы можно устанавливать  для всей таблицы, для группы  ячеек, для отдельной ячейки.

Объединение ячеек

Для того чтобы объединить несколько ячеек их надо выделить и воспользоваться правой кнопкой мыши в диалоговом окне выбрать вкладку выравнивание и поставить флажок объединить ячейки. Одна ячейка может содержать несколько строк.

Чтобы в Excel в той же самой ячейке ввести новую строку, нажав клавишу [Alt] и, не отпуская ее, клавишу [Enter]. При этом текст в ячейке исчезнет, ранее набранная строка поднимется  выше и не видна, можно продолжать ввод в той же ячейке, но на новой строке.

Вставка строки (столбца) между уже существующими производится выше и левее текущей ячейки. Excel позволяет группировать введенные данные и менять их порядок, задавая различные сортировки.

 

1.2.1.3Технология работы с  Формулами

 

Ввод формулы начинается со знака «равно» [=].

Чтобы в формуле появился адрес ячейки, при записи формулы, необходимо щелкнуть на соответствующей ячейке мышью или ввести ее адрес с клавиатуры.

 Допускается использование  в формулах знаков математических  операций и круглых скобки  для группировки.

Для того чтобы применить формулу к интервалу ячеек, используется двоеточие: =СУММ(C1:С10)

Для того чтобы применить  формулу к объединению нескольких интервалов, используется точка с  запятой: =СУММ(C1:С10;D1:D5)

Часто встречающиеся  функции

Для задания часто  встречающихся функций  существует кнопка

Для ее использования  надо выбрать диапазон ячеек. После  этого, нажав на стрелочку около знака суммы, выбрать необходимую функцию.

 Значение появится  в первой свободной ячейке  ряда (если диапазон вертикален) или строки, если диапазон горизонтален.

 

1.2.1.4 Мастер функций

 

Имя функции, возможно, вводить вручную в строку ввода, а можно - выбрать из списка. Используя имеющийся набор функций, можно организовать сколь угодно сложную обработку данных и выполнять сложную программистскую работу, не зная при этом ни одного языка программирования.

ЕСЛИ ЕСЛИ (лог_выражение; значение_если_истина;

значение_если_ложь) Проверяет условие, задаваемое первым параметром, и возвращает одно значение, если проверка условия дает результат ИСТИНА, и другое значение, если ЛОЖЬ.

 СУММЕСЛИ СУММЕСЛИ (интервал; критерий) суммирует ячейки, удовлетворяющие заданному критерию. И И(логическое_значение1; логическое_значение2; ...) возвращает значение ИСТИНА, если все аргументы имеют значение ИСТИНА; возвращает значение ЛОЖЬ, если хотя бы один аргумент имеет значение ЛОЖЬ.

ИЛИ ИЛИ(логическое_значение1; логическое_значение2; ...)возвращает ИСТИНА, если хотя бы один из аргументов имеет значение ИСТИНА; возвращает ЛОЖЬ, если все аргументы имеют значение ЛОЖЬ.

СЧЕТ СЧЁТ(значение1; значение2; ...)Подсчитывает кол-во чисел в списке аргументов

МАКС МАКС(число1; число2; ...) возвращает наибольшее значение из набора значений

МИН МИН(число1; число2; ...) возвращает наименьшее значение из набора значений

Растаскивание

Создание таблиц часто связанно с массовым вводом некоторых чередующихся последовательностей. Так, например, часто возникает необходимость нумерации какого-либо списка, или ввода названия месяцев. В Excel предусмотрена возможность автоматизации этих и подобных им операций.

 Для этого вводятся первые две цифры из последовательности в соседних ячейках. Затем они выделяются вместе,в правом нижнем углу выделения появляется маленький черный квадратик.. Щелкнув на квадратике левой кнопкой мыши и перетащив его вниз, по всем необходимым колонкам. Цифры будут подставляться автоматически.

Имена ячеек

У каждой ячейки есть адрес. Он состоит из имени колонки и строки (B2, A10 и т.п.). Не всегда бывает удобно пользоваться адресами ячеек. Возможно, присвоить каждой ячейке уникальное имя, характеризующее ее суть или функцию. Для того чтобы дать ячейке имя надо: Выделить ячейку.

 Щелкнуть в окне  с адресом (оно находится слева  над рабочей областью), ввести  имя ячейки и нажать [Enter].

 

1.2.1.4Диаграммы

 

Диаграммы и графики  служат для визуализации изменений числовых данных. Excel. Для облегчения процедуры построения диаграммы служит Мастер диаграмм. Для более точной настройки диаграммы «Мастер диаграмм» делит процесс создания диаграммы на несколько этапов, позволяя настроить дизайн диаграммы по потребностям.

«Мастер диаграмм», шаг 1. Выбор типа и вида диаграммы 

Область применения диаграмм различных типов диаграммы   Гистограмма   Удобна для отображения изменения данных на протяжении отрезка времени.

 Для наглядного  сравнения различных величин используются вертикальные столбцы, которые могут быть объемными и плоскими. Высота столбца пропорциональна значению, представленному в таблице.

 Линейчатая   Дает возможность сравнивать значения различных показателей. Внешне напоминают повернутые на 90 градусов гистограммы. Такой поворот позволяет обратить большее внимание на сравниваемые значения, чем на время.

 График   Показывает, как меняется один из показателей (Y) при изменении другого показателя (X) с заданным шагом. Excel позволяет построить объемные графики и ленточные диаграммы. Удобен для отображения математических функций.

 Круговая диаграмма    Показывает соотношения между различными «Частями одного ряда данных, составляющего в сумме 100%». Обычно используется в докладах и презентациях, когда необходимо выделить главный элемент и для отображения вклада в процентах каждого источника.

 Точечная диаграмма    Показывает изменение численных значений нескольких рядов данных (ось Y) через неравные промежутки (ось X), или отображает две группы чисел как один ряд координат х и у. Располагая данные, поместите значения х в один столбец или одну строку, а соответствующие значения у в соседние строки или столбцы. Обычно используется для научных данных.

 Диаграмма с областями   Показывает изменения, происходящие с течением времени. Отличается от графиков тем, что позволяет показать изменение суммы значений всех рядов данных и вклад каждого ряда.

 Кольцевая диаграмма   Позволяет показать отношение частей к целому. Может включать несколько рядов данных. Каждое кольцо кольцевой диаграмме соответствует одному ряду данных.

 Лепестковая диаграмма   Вводит для каждой категории собственные оси координат, расходящиеся лучами из начала координат. Линии соединяют значения, относящиеся к одному ряду. Позволяет сравнивать совокупные значения нескольких рядов данных. Например, при сопоставлении количества витаминов в разных соках образец, охватывающий наибольшую площадь, содержит максимальное количество витаминов.

 Поверхность   Используется для поиска наилучшего сочетания в двух наборах данных. Отображает натянутую на точки поверхность, зависящую от двух переменных. Как на топографической карте, области, относящиеся к одному диапазону значений, выделяются одинаковым цветом или узором. Диаграмму можно поворачивать и оценивать с разных точек зрения.

 Пузырьковая диаграмма   Отображает на плоскости наборы из трех значений. Является разновидностью точечной диаграммы. Размер маркера данных показывает значение третьей переменной. Значения, которые откладываются по оси X, должны располагаться в одной строке или в одном столбце. Соответствующие значения оси Y и значения, которые определяют размеры маркеров данных, располагаются в соседних строках или столбцах.

Цилиндрическая, коническая и пирамидальная  диаграммы   Имеют вид гистограммы со столбцами цилиндрической, конической и пирамидальной формы. Позволяют существенно улучшить внешний вид и наглядность объемной диаграммы.

 «Мастер диаграмм», шаг 2. Корректирование интервала данных для диаграммы

На втором шаге построения диаграммы Мастер диаграмм дает возможность коррекции размеров выделенного диапазона с данными.

На вкладке «Диапазон данных»  можно уточнить диапазоны ячеек, и определить какие данные на диаграмме будут строками, а какие - столбцами.

 Большинство типов диаграмм может быть представлено несколькими рядами данных. Исключение составляет круговая диаграмма, отображающая только один ряд данных.

 «Мастер диаграмм», шаг 3. Оформление диаграммы

На третьем шаге построения диаграммы  пользователь заполняет поля шести  вкладок, определяющих тип оформление диаграммы. Например, открыв вкладку «Заголовки», можно ввести в соответствующие поля название диаграммы и названия осей координат.

«Мастер диаграмм», шаг 4. Выбор места  расположения диаграммы

На последнем шаге Мастер диаграмм предлагает определить место размещения диаграммы. Это может быть либо отдельный лист, либо диаграмма будет расположена непосредственно на листе с данными.

Редактирование диаграммы

Если выделить диаграмму, то ее можно  перемещать, добавлять в нее данные, можно выделять, форматировать, перемещать и изменять размеры большинства входящих в него элементов.

 Можно даже изменить тип  уже созданной диаграммы. Для  изменения типа диаграммы выделите  ее. В контекстном меню выберите  пункт «Тип диаграммы».

Ряды данных, подписи значений и легенды можно изменять поэлементно. Чтобы перейти в режим форматирования какого-либо элемента: координатной оси, названия диаграммы, отдельных рядов данных, щелкните на этом элементе. Вокруг выделенного элемента появится штриховая рамка. Имя графического объекта отобразится в поле строки формул. Выделенный элемент можно переместить, удерживая нажатой кнопку мыши.

Двойной щелчок по элементу диаграммы вызывает меню для его  форматирования. Меню позволяет менять цвета фона и линий, тексты подписей, расположение элементов. Меню различно для разных типов элементов. Так, для координатных осей мы можем задать шкалу, и способы отображения делений. Для области диаграммы, возможно, изменить ее размер, формат шрифтов, тип рамки и толщину, цвет фона и узор заливки. .[5]

 

1.3 . Возможности и основные правила в работе MS Access 

1.3.1 Система управления базами данных Mіcrosoft Access 2003 и ее основные возможности

 

Приложение Microsoft Access –  это настольная система управления реляционными базами данных (СУБД), предназначенная для работы на автономном персональном компьютере (ПК) или локальной вычислительной сети под управлением семейства операционных систем Microsoft Windows СУБД К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

Проектирование базовых  объектов – двумерные таблицы  с полями разных типов данных. Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

Создание, модификация  и использование производных  объектов (запросов, форм и отчетов).

Главное окно приложения Microsoft Access состоит из следующих областей: