Офисные технологии

После того как документ сохранен, то в процессе работы можно сохранять изменения, щелкая на кнопке Сохранить. Если требуется сохранить документ под другим именем, то надо в меню Файл выбрать команду "Сохранить как".

ввод текста (таблиц, рисунков, графических объектов); редактирование содержимого документа; форматирование документа; проверка правописания;

печать текста;сохранение файла.

 Редактирование документа  осуществляется как в процессе  ввода текста, так и после его  ввода. Редактирование документа - это внесение изменений в содержимое документа. Кроме того, к редактированию относится выявление и устранение ошибок в тексте, проверка правописания. Этапы редактирования текста: редактирование символов, слов, строк и фрагментов текста.

Редактирование символов

 На уровне редактирования  символов используются клавиши  клавиатуры Backspace или  Delete. Причем Delete применяется, когда необходимо  удалить символ, расположенный справа  от курсора. Для удаления символа,  расположенного слева от курсора, используют клавишу Backspace.

Редактирование строк

 К операциям редактирования  для строк относятся: удаление  строк, разделение одной строки  на две, слияние двух строк  в одну, вставка пустой строки. Для разделения строк и вставки  пустой строки используется клавиша Enter. Для слияния двух строк в одну применяют клавишу Delete или Backspace.

Редактирования фрагментов (непрерывной части текста)

 Для удаления, вырезания,  копирования и перемещения фрагмента  необходимо его выделить. Выделить  можно с помощью команды Выделить на вкладке вставка, можно с помощью манипулятора мышь для этого надо установить указатель мыши в начале фрагмента, нажать левую кнопку мыши и переместить указатель мыши в требуемое место.

Для выделения большого фрагмента надо щелкнуть левой кнопкой мыши в начале фрагмента, нажать клавишу Shift, и щелкнуть левой кнопкой мыши в конце фрагмента. Для выделения нескольких несмежных фрагментов надо выделить один фрагмент, а затем нажать клавишу Ctrl и выделить следующий фрагмент и т.д. Выделить весь текст документа можно с помощью клавиатуры (сочетание клавиш - Ctrl+A).

В Word применяются различные  способы выделения слов, строк, предложений, абзацев (одинарный, двойной или  тройной щелчок мышью в абзаце или слева от абзаца на полосе выделения). Выделенный текст можно копировать и перемещать с помощью буфера обмена.

После выделения фрагмента  его можно копировать и перемещать следующими способами:

используя левую кнопку мыши (перетащи и отпусти);

используя правую кнопку мыши (перетащи и отпусти);

с помощью команд Правка (Копировать, Вырезать, Вставить);

с помощью команд контекстного меню (при щелчке правой кнопкой  мыши на выделенном тексте);

с клавиатуры (набор клавиш: Ctrl+C - копировать, Ctrl+V - вставить).

 Для отмены ошибочного  действия в Word применяется Правка отменить.

Вставка специальных  символов

 В процессе редактирования  можно вставить в документ  формулы, разнообразные символы  и буквы, отсутствующие на клавиатуре.

Редактирование текста в с помощью средства Найти и Заменить текст

 Проверка правописания как средство редактирования

 К редактированию  можно отнести и операцию проверки  правописания. Команда проверка  правописания находится на вкладке Сервис. Для проверки орфографии и грамматики в тексте документа необходимо установить курсор вначале текста и щелкнуть на Правописание или на F7.

Печать документа в Word 2003 осуществляется командой Файл / Печать, Или файл "Предварительный просмотр и печать документа" со списком команд. Но перед тем как распечатать готовый документ необходимо его проверить. Надо проверить поля страниц и ориентацию страницы. По умолчанию формат документа редактора соответствует стандартному листу А4, который распечатывается в книжной ориентации.

Масштаб позволяет задать печать нескольких страниц текста на одном листе бумаги. Текст и графика в документе будут пропорционально уменьшены.

При необходимости можно  выбрать опции "печать в файл" и "двусторонняя печать".

Автоматическая проверка орфографии;

Суть проверки орфографии заключается в том, что для  проверки написания слова редактор сравнивает это слово со словарем Microsoft Office 2003, при этом неизвестные слова редактор подчеркивает волнистой красной линией. Таким образом, волнистая красная линия свидетельствует либо об ошибке в слове, либо о том, что в словаре такое слово отсутствует.

Что касается проверки грамматики, то редактор проверяет грамматические и стилистические правила письма (несогласованность подлежащего  и сказуемого, неверные предложные сочетания). При наличии возможных  ошибок в предложении редактор подчеркивает волнистой зеленой линией предложение или его часть.

Для ручной проверки орфографии и грамматики необходимо установить курсор вначале текста и выбрать  команду Сервис/Правописание, появится окно диалога "Правописание", с помощью которого можно выполнить требуемую проверку.

После завершения редактирования текста документа надо выполнить  его форматирование, т.е. изменить его  внешний вид.

 

1.1.1.3Форматирование текста и документов 

 

К атрибутам форматирования символов относятся: гарнитура шрифта, размер шрифта, начертание шрифта (полужирное, курсивное, подчеркнутое), цвет выделения текста, цвет текста, регистр, интервал между символами в слове и т.д.

К параметрам форматирования абзацев следует отнести: выравнивание текста (по левому или правому краю, по центру, по ширине), отступы абзацев, отступы первой строки абзацев, межстрочный интервал, заливка цвета фона, маркеры и нумерация списков и т.д.

К элементам форматирования таблиц можно отнести: границы и  заливка 

К форматированию разделов относится создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, колонтитулы разделов, создание колонок и т.д.

Форматирование документа  в целом - это форматирование номеров  страниц, оформление автособираемого  или ручного оглавления и т.д.

Для больших документов кроме форматирования символов, абзацев и страниц выполняется форматированию разделов и документа в целом.

Большие документы (структурированные  документы, содержащие несколько страниц), как правило, разбиваются на разделы. Создание новых разделов со следующей страницы или на текущей странице, вставка верхнего и нижнего колонтитулов для предыдущего и следующего разделов, создание газетных колонок - все это относится к этапам форматирования документа.

Разрывы разделов выполняются на вкладке Вставка / Разрыв. Вставка колонтитулов выполняется на вкладке Вид/Колонтитулы.

Форматирование документа  в целом - это форматирование номеров  страниц, оформление автособираемого  или ручного оглавления и т.д. Номера страниц вставляются на вкладке Колонтитулы. В диалоговом окне необходимо установить параметры формата номера страницы: Формат номера, Включить номер главы, Нумерация страниц (Продолжить или Начать с). Оглавление добавляется в документ на вкладке Вставка Ссылки в группе Оглавление и указатели.

Колонки, которые можно создать с помощью Word, — это колонки в газетном стиле, т. е. текст последней строки одной колонки продолжается в первой строке следующей колонки страницы

В Word есть четыре заранее  определенных режима создания колонок.

• Две колонки равной ширины

• Три колонки равной ширины

• Две неравные по ширине колонки, причем более широкая колонка  находится слева 

• Две неравные по ширине колонки, причем более широкая колонка  располагается справа

Колонки можно применить:

• Ко всему документу. Это возможно только в том случае, если документ не разбит на разделы.

• К  разделу. Это возможно, только если документ разбит на разделы.

• До конца документа. Word вставит линию разрыва раздела  вместо текущей позиции курсора и применит разбиение на колонки к последнему разделу документа.

Для ручной установки  позиций табуляции можно использовать линейку, расположенную слева, справа и в центре документа.

Для быстрой установки  позиций табуляции щелкайте индикатор  табуляции в левой части линейки, пока не отобразится требуемый тип табуляции, а затем щелкните линейку в том месте, где требуется разместить табуляцию.

Для определения позиции  табуляции с особой точностью, недоступной  при помощи линейки, или вставки  определенного символа (заполнителя) перед табуляцией следует использовать диалоговое окно Табуляция. Для открытия этого диалогового окна дважды щелкните любую из позиций табуляции на линейке.

Форматирование текста документа и его абзацев с  помощью стилей

Форматирование текста в документах Word 2003 можно осуществлять в ручном режиме, рассмотренном в предыдущем разделе, или с помощью библиотеки стилей. Styles предназначены для оформления текста документа и его абзацев.. Styles документов Word 2003 можно: переименовать, т.е. изменить имя существующего стиля; применять, т.е. применять другие styles к абзацу или фрагменту текста (осуществлять наложение стилей); изменять существующие styles; создавать новые.

 

 

 

1.1.1.4 Вставка и создание таблиц

 

Таблицы Word применяются для структурирования содержимого страницы. Кроме того, таблицы используются для вычислений. В Word используется технология вставки и создания таблиц. При нажатии кнопки Таблица отображаются опции всех методов вставок и создания таблиц

Рассмотрим методы "Таблица/вставить/ таблица".

Для того чтобы быстро вставить таблицу, например таблицу 4х6, необходимо в области Вставка/ таблицы указать нужное количество столбцов (4) и строк (6).

Второй способ осуществляется с помощью "Таблица/нарисовать таблицу".

Для создания нового стиля таблицы на вкладке Таблица /Автоформат таблицы". Откроется окно диалога "Создание стиля", в котором можно создать новый стиль.

Вычисления в таблице Word

Для выполнения вычислений над числами в таблице Word 2003 можно создать формулу.

 

1.1.1.5 Графика

 

В документ Word 2003 можно внедрить рабочий лист Excel 2003 методом копирования и вставки, а также как связанный объект.

Графика бывает двух видов - растровая и векторная. Растровая графика может быть загружена из графического файла (с расширением BMP, TIFF, PNG, JPG или GIF) или из другой программы. Векторная графика может быть создана в документе Word 2003 или вставлена в документ с помощью встроенных графических средств. В документ Word 2003 можно вставить следующие типы графики (рисунок, клип, графические объекты, диаграмма)

Кроме того, графические  объекты или векторную графику  Надпись и WordArt можно вставить из вкладка Вставка/Рисунок. [3]

 

1.2 Возможности и основные правила в работе  MS  Excel

1.2.1Работа с электронными таблицами MS  Excel

 

Электронная таблица - это  совокупность строк и столбцов. Столбцы  обозначены буквами латинского алфавита, а строки - цифрами. Пересечение строки и столбца называется клеткой  или ячейкой. Каждая ячейка имеет  свой адрес, который формируется - из буквы столбца и цифры строки (А5, В7, К4 ...)

Одна таблица в Excel называется Листом.

Файл (книга) может содержать несколько таблиц или несколько листов. Список их расположен внизу рабочей области.

Выделение ячеек 

Чтобы выделить одну ячейку, по ней достаточно просто щелкнуть мышкой.

Чтобы выделить прямоугольную  область, включающую в себя несколько  ячеек, надо нажать левую кнопку мыши в левом верхнем углу области  и отпустить мышь в правом нижнем углу нужной области.

Возможно, выделить область не используя мышь. Для этого надо нажать левой рукой кнопку [Shift], а правой - нажимать клавиши движения курсора.

Чтобы выделить несколько  ячеек не расположенных рядом, нажмите  клавишу [Ctrl] и, не отпуская ее, выделяйте  другие ячейки в любом месте таблицы, щелкая по ним мышью.

Для того чтобы выделить колонку или строку целиком, надо щелкнуть по имени колонки или  строки (по цифре в крайнем ряду слева или по букве колонки  вверху). [Shift] позволяет выделить ряд строк или колонок.

Заполнение ячеек

Для того чтобы ввести что-то в ячейку, надо просто выделить ее и начать вводить символы с клавиатуры.

 В конце ввода  необходимо нажать:

[Enter] для перемещения  вниз по столбцу; 

[Shift+Enter] для перемещения  вверх по столбцу; 

[Tab] для перемещения  вправо по строке;

[Shift+Tab] для перемещения влево по строке.