Офисные технологии

Вывод на экран – устанавливает  флажок просмотра поля на экране

Условия отбора  - задаются критерии поиска

Или – задаются дополнительные критерии отбора

В окне  «Запрос: запрос на выборку» с помощью инструментов формируем query: Выбрать таблицу – источник, из которой производится выборка записей.

Переместить имена полей  с источника в Бланк запроса.

Параметрические запросы Запросы, представляющие собой варианты базового запроса и незначительно отличающиеся друг от друга, называются параметрическими. В параметрическом запросе указывается критерий, который может изменяться по заказу пользователя.

 

1.4 Возможности и основные правила в работе с MS PowerPoint

1.4.1 Схема создания презентации в Microsoft PowerPoint

 

Процесс создания презентации  в Microsoft PowerPoint состоит из следующих этапов: выбор общего оформления; добавление новых слайдов и их содержимого; выбор разметки слайдов; изменение при необходимости оформления слайдов; замена цветовой схемы; применение различных шаблонов оформления; создание эффектов анимации при демонстрации слайдов.

Способы создания презентаций

Для создания новой презентации  удобно пользоваться областью задач Создание презентации . Если область задач не отображена, необходимо выбрать команду Файл/Создать.

Можно выбрать следующие  способы создания презентации.

Новая презентация Позволяет  создавать презентацию с помощью пустых слайдов. Позволяет создать презентацию на основе имеющегося шаблона Microsoft PowerPoint,2003 содержащего основные элементы оформления, шрифты и цветовую схему .

Из мастера автосодержания. Позволяет создать презентацию на основе имеющегося шаблона оформления Microsoft PowerPoint 2003, включающего основной предполагаемый текст слайдов. Из имеющейся презентации. Презентация создается на основе уже имеющейся презентации с заданным оформлением. Создание презентации с использованием мастера автосодержания

Для создания презентации с использованием мастера необходимо щелкнуть по ссылке Из мастера автосодержания . В появившемся окне мастера нужно нажать кнопку Далее.

В следующем окне мастера необходимо выбрать вид создаваемой презентации. Для просмотра возможных видов можно нажать соответствующую кнопку (Общие, Служебные, Проекты, Деловые) или нажать кнопку Все и просмотреть все виды. После выбора вида создаваемой презентации следует нажать кнопку Далее.

В следующем окне мастера необходимо выбрать способ вывода презентации для демонстрации. После выбора следует нажать кнопку Далее.

В следующем окне мастера можно ввести название всей презентации, содержимое нижнего колонтитула, а также выбрать объекты, помещаемые на каждый слайд. После выбора следует нажать кнопку Далее.В последнем окне мастера следует нажать кнопку Готово. Окончание результатом работы мастера будет набор слайдов, содержащих основные заголовки и подсказки для ввода текста. Структура и содержание презентации будут зависеть от выбранного при создании вида (см. В дальнейшем следует переходить от слайда к слайду и вводить необходимый текст. По окончании создания презентации необходимо сохранить ее как файл.

Для создания презентации  с использованием шаблона оформления необходимо щелкнуть по ссылке. В появившейся области задач следует выбрать шаблон и щелкнуть по нему мышью. Если макет первого слайда должен быть другим, следует выполнить команду Формат/Разметка слайда, а затем в области задач Разметка слайда выбрать нужный макет. На слайде или в области Структура введсти текст для первого слайда. Для вставки нового слайда нужно нажать кнопку Создать слайд  и выбрать макет для слайда. Далее необходимо последовательно добавлять слайды, выбирая для них подходящие макеты. По окончании создания презентации следует сохранить ее как файл.

 

1.5 Возможности и основные правила в работе с Outlook Express

1.5.1 Пользовательский интерфейс Outlook Express

 

Строка заголовка (title bar) содержит стандартные элементы окна Windows-приложения (кнопки Свернуть, Восстановить и Закрыть). В этой строке также указано название приложения (Outlook Express).

Строка меню (menu bar) содержит заголовки меню, предоставляющие  доступ ко всем функциям, необходимым  для работы с Outlook Express. С помощью  меню вы можете формировать новые  сообщения, отправлять и получать почту, пересылать письма другим пользователям, настраивать интерфейс Outlook Express и т.д.

В зависимости от того, в каком режиме работает Outlook Express (почта или новости), число кнопок и их назначение автоматически изменяются. Кроме того, в начальный момент после загрузки Outlook Express устанавливается в общий режим (когда еще не выбран нужный режим - почта или новости). В таком общем режиме кнопки панели инструментов выполняют следующие функции:

- Создать сообщение  (Compose message) открывает окно для формирования нового письма.

- Доставить почту (Send and Receive) - с помощью этой кнопки  вы можете быстро и легко  подключиться к провайдеру, чтобы  проверить и доставить входящую  почту, а так же отправить  вашу собственную.

- Адресная книга (Address Book) - открывает доступ к адресной книге, куда вы записываете для хранения адреса e-mail ваших друзей, коллег по работе и т.д.

- Соединить (Connect) - нажатие  на эту кнопку вызывает активизирует  процесс соединения с провайдером.

- Разорвать соединение (Hang Up) - разрывает соединение с провайдером Интернета.

Панель "Папки" (Folders) позволяет вывести на экран списки писем и их содержимое, хранящихся в одной из 4-х стандартных папок Outlook Express: Входящие (Inbox), Исходящие (Outbox), Отправленные (Sent Items), Удаленные (Deleted Items) и Черновики (Drafts). Outlook Express позволяет завести новые дополнительные папки пользователя и они так же будут доступны из этой панели. Область просмотра Outlook Express при работе с электронной почтой или новостями разделена на две части: вверху вы видите список сообщений электронной почты из текущей папки, а в нижней части окна показывается содержимое отмеченного письма. Открытый конверт отмечает уже прочитанное вами письмо. Закрытый конверт плюс жирный шрифт отмечает письмо, которое вы еще не читали. Скрепка у письма говорит о том, что в письмо вложен отдельный файл (например, документ в формате Word, графический файл и т. д.). Если выделить такое письмо, и щелкнуть по изображению скрепки в правом углу нижней части окна, то будет показано имя файла. Двойной щелчок по имени вложенного файла позволит просмотреть его содержимое с помощью соответствующей программы.

Строка состояния (status bar) используется для двух целей. Обычно в ней Outlook Express указывает общее  число сообщений в данной папке и отдельно - число непрочитанных сообщений. В правой части строки состояния при проверке поступления новой почты появляется надпись, информирующая о приходе или наоборот, отсутствии новых писем.

Пользовательский интерфейс. Outlook Express имеет классический интерфейс с тремя панелями. Инструментальная линейка такая же, как у браузера, - ряд больших кнопок для вызова основных функций.

Основные функции электронной  почты. Outlook Express быстро и четко выполняет  все базовые почтовые функции. Если вы имеете несколько учетных записей, перед отправкой сообщения можете быстро выбрать нужную запись из меню "Файл". Предусмотрены средства проверки орфографии, шифрования и цифровой подписи. Формат HTML полностью поддерживается как в исходящих, так и входящих сообщениях. Если же в письме встречается гиперссылка, то щелчок мышью по ней автоматически вызывает браузер IE, который выводит на экран соответствующую Web-страницу.

. Можно фильтровать  входящие сообщения по шести  критериям (содержание полей "Кому", "От", "Копия", учетная запись отправителя и т.д.) и выполнять над ними шесть действий (переслать, ответить, не загружать и т.п.). Для поиска служит команда "Найти сообщение", позволяющая искать письма в любой папке по их содержанию и значению различных полей. С найденными сообщениями можно производить стандартные действия (удалить, переместить и т.д.) непосредственно в окне поиска.

Главные достоинства Outlook Express - поддержка всех традиционных функций электронной почты, простой  интерфейс, интеграция с браузером, встроенная программа чтения новостей и наличие русской версии. Основные недостатки - ограниченные возможности фильтрации и неполная поддержка протокола IMAP. То, что программа очень доступна, позволяет начинающим пользователям быстро освоить работу с электронной почтой, а если уж потом возможностей окажется мало, ничто не мешает перейти на другую программу.[6]

1.6 Microsoft Office Publisher 2003

Представляет собой универсальную систему создания и публикации самых разнообразных материалов, предназначенных для печати на настольном принтере или в типографии, рассылки по электронной почте или размещения в Интернете.

 Выполняемые задачи: Создание собственных публикаций с использованием расширенного набора шаблонов, включая собственные наборы бланков, а также поздравительные открытки и приглашения профессионального качества.

 

1.6.1.1Запуск программы, создание новой публикации

 

Для запуска Publisher 2003 выберете Пуск => Программы => Microsoft Office => Microsoft Office Publisher. Перед вами откроется следующее окно:

Существует 4 способа  создания публикаций:

1. Создание публикации  с помощью мастера публикаций

А) В меню Файл выберите команду Создать.

Б) В области задач  Новая публикация в группе Начать с макета выполните одно из следующих  действий.

Чтобы создать публикацию, которую требуется распечатать, выберите вариант Публикации для  печати. Затем в группе Публикации для печати выберите тип публикации, который требуется создать.

Чтобы создать веб-узел или публикацию, которую планируется  отправить как сообщение электронной почты, выберите вариант Веб-узлы и электронная почта. Выберите вариант Веб-узлы или Эл. почта, а затем - нужный тип публикации.

В) В окне просмотра  коллекции выберите нужный макет.

Г) Выберите один из следующих  вариантов:

Чтобы изменить макет публикации, нажмите в области задач кнопку Макеты публикаций. Чтобы изменить параметры содержимого страницы при создании веб-страницы, бюллетеня или каталога публикаций, выберите команду Содержимое страницы.Измените или выберите любые дополнительные параметры в панели задач для созданного типа публикации.

Д) Замените в публикации текст место заполнителя и  картинки на свои собственные или  на другие объекты.

Е) В меню Файл выберите команду Сохранить как.

Ж) В поле Папка выберите папку, в которой необходимо сохранить новую публикацию. З) В поле Имя файла введите имя файла для публикации.

И) В поле Тип файла  выберите Файлы Publisher. К) Нажмите кнопку Сохранить.

2) Создание публикации  из набора макетов: А) В меню Файл выберите команду Создать. Б) В области задач Новая публикация в группе Начать с макета выберите команду Наборы макетов. 3) Создание новой публикации на основе уже существующей А) В меню Файл выберите команду Создать. Б) В области задач Новая публикация в группе Начать с макета выберите команду Из существующей публикации. В) Щелкните публикацию, которую требуется использовать в качестве основы для новой публикации. Г) Нажмите кнопку Создать. Д) Внесите необходимые изменения.

4) Создание публикации  с пустой страницы

А) В меню Файл выберите команду Создать. Б) В области задач Создание публикации в группе Создать выполните одно из следующих действий. Чтобы создать публикацию, которую требуется распечатать, выберите команду Пустая публикация. Чтобы создать веб-страницу, выберите команду Пустая веб-страница. В) Добавьте в публикацию текст, картинки и любые другие нужные объекты.

 

1.5.1.2Способы создания новой публикации

 

Публикации для печати (Publications for Print). Если необходимо создать публикацию определенного типа, подлежащую выводу на печать (например, транс­парант, брошюру или визитную карточку), и хотите выбрать для нее шаблон оформления, можете просмотреть имеющиеся шаблоны по категориям, щелкнув на элементе Публикации для печати в области задач Новая публикация. Имеющиеся шаблоны публикации подразделяются на несколько категорий, среди которых можно назвать бланки, буклеты, визитные карточки, открытки, рекламные объявления и т.д. В категории Быстрые публикации (Quick publications) имеется ряд шаблонов одностраничных публикаций, которые можно использовать в качестве флаеров и одностраничных плакатов. Процедура создания публикаций для печати на основе макета, выбранного из какой-либо категории, описана в главе 2 "Создание новой публикации".

Веб-узлы и электронная  почта (Web Sites and E-Mail). B Publisher имеется ряд шаблонов, которые можно использовать для быстрого создания Web-узлов и специальных сообщений электронной почты, таких как почтовые рассылки и прайс-листы товаров. Для доступа к шаблонам Web-узлов и электронной почты щелкните на заголовке Веб-узлы и электронная почта в области задач Новая публикация. После выбора шаблона Web-узла запустится средство, именуемое Удобный построитель веб-узлов (Easy Web Site Builder), предназначенное для накопления необходимой для узла информации, которое также предлагает пошаговую инструкцию по созданию страниц Web-узла.

Наборы макетов (Design Sets). Позволят создать семейство публикаций, имеющих единообразный внешний вид. В каждом головном наборе макетов используется определенная схема элементов дизайна и цветов, постоянных для публикаций данного семейства. Некоторые наборы, такие как Личные бланки или Благотворительная акция, облегчают процедуру создания единообразных публикаций специфической направленности. Пустые публикации (Blank Publications). Еще одна возможность заключается в создании новой публикации с нуля. Однако даже в этом случае без помощи Publisher вы не останетесь. Создание публикации на основе уже существующей. Новую публикацию можно также создать на основе уже существующей. Это позволит использовать в новой публикации элементы дизайна уже существующей, а также модифицировать ее в соответствии с новым предназначением.