Проектирование базы данных "Учет поступления материалов и расчеты с поставщиками"

Автономная некоммерческая организация

Высшего Профессионального Образования

Центросоюза Российской Федерации
«Российский университет кооперации»

Волгоградский кооперативный институт (филиал(

УТВЕРЖДАЮ

Зав. кафедрой ИСЭ

__________  Матвеев А.С.

"___"__________________ 2009 г.

Курсовой проект по дисциплине
«Базы данных»

Проектирование базы данных

"Учет поступления материалов и расчеты с поставщиками"

наименование объекта автоматизации

Разработал:

студент группы 2ПИЭ-71сз

_____________ Герасимов В.Н.

Проверил:

к. х. н., доцент

_____________Иванеева Л.В.

«____» _____________ 2009 г.

Волгоград – 2009

Оглавление

Введение              2

1. Разработка информационной модели предметной области              3

1.1.         Описание предметной области решаемой задачи              3

1.2.         Описание входных документов              5

1.3.         Описание содержания отчетных документов              7

1.4.         Описание функциональной схемы программного приложения              8

2. Разработка инфологической модели предметной области              11

2.1.   Описание информационных объектов              11

2.2.   Нормализация информационных объектов              13

2.3.   Построение ИЛМ в виде диаграммы «Таблица-связь»              15

3. Разработка даталогической модели              16

3.1.          Описание выбранной СУБД              16

3.2.          Представление концептуальной схемы в виде таблиц реляционной базы данных с данными контрольного примера и описанием логической структуры таблиц               17

3.3.          Описание запросов к базе данных              22

3.4.          Описание содержания и вида выходных документов              25

4. Разработка физической модели в среде выбранной СУБД              27

4.1.          Описание технологии ведения базы данных              27

4.2.          Создание структуры базы данных в СУБД ACCESS              28

4.2.1.       Создание таблиц проектируемой БД              28

4.2.2.       Сформировать схему связей данных              32

4.2.3.       Создание  форм  для ведения проектируемой БД              33

4.2.4.       Создание  запросов проектируемой БД              38

4.2.5.       Создание  отчетов проектируемой БД              41

5. Разработка информационной системы на основе созданной БД              44

5.1.            Схема функциональной структуры приложения              44

5.2.            Разработка формы заставки, главной и вторичных кнопочных форм              45

5.3.            Инструкция для пользователя для работы с ИС              47

Заключение              49

Список литературы              50

Приложение 1. Бланк документа «Счет»

Приложение 2. Бланк документа «Приходная накладная»

Приложение 3. Бланк документа «Счет-Фактура»

Приложение 4. Бланк документа «Платежное поручение»

введение

Разрабатываемая база данных предназначена для автоматизации учета закупок материалов у поставщиков, работы со сведениями о расчетах с поставщиками и для формирования учетных документов.

Разрабатываемая система может быть использована любой организацией, которая закупает любые материалы у сторонних организаций.

Пользователями разрабатываемой системы могут быть бухгалтерия, расчетный сектор, отдел снабжения и прочие организационные подразделения, занимающиеся учетом поступления материалов и расчетами с поставщиками. Таким образом, в структуре организации разрабатываемая база данных будет использована в аппарате управления.

База данных будет разработана в СУБД MS Access, как наиболее удобной и популярной. Содержание создаваемой базы данных не повлияет на её структуру и является примерным.

1. РАЗРАБОТКА информационной модели предметной области

1.1 Описание предметной области решаемой задачи

Необходимо разработать базу данных для системы учета поступления материалов в организацию и учета расчетов с поставщиками этих материалов.

Предполагается, что база данных должна хранить информацию о поставщиках,  материалах и закупках. Также база данных должна хранить информацию и о самой организации, в которой она будет использована.

Для примерного заполнения базы данных, предположим, что она будет использована в магазине расходных материалов для компьютеров и оргтехники.

Магазин является связующим звеном в цепочке производитель-пользователь. Его основной деятельностью является перепродажа материалов, которые он закупает у производителей или оптовых поставщиков.

В разрабатываемой базе данных необходимо реализовать учет поступающих товаров и учет расчетов за него на основе документов, которые использует организация для совершения подобных операций. Упрощенная схема документооборота между поставщиком и покупателем следующая:

Рисунок 1. Упрощенная схема документооборота между поставщиком и покупателем

Поставщик выставляет счет покупателю за предоплату материалов. Покупатель выписывает платежное поручение своему банку, с целью оплаты счета. После чего происходит передача материалов от поставщика покупателю вместе с приходной накладной и счет-фактурой. Выписки из банков носят информативный характер, сообщая о проведенных операциях с расчетным счетом его владельцу.

Таким образом, входящими документами для покупателя являются:

      счет;

      выписка о состоянии р/с (от банка);

      приходная накладная;

      счет-фактура;

А исходящими документами:

      платежное поручение (банку).

Выписку из банка, о списании  с расчетного счета денежных средств, можно исключить из рассмотрения, так как она является подтверждением платежного поручения.

В итоге можно сделать вывод, что разрабатываемая система должна вбирать в себя информацию из документов: «счет», «приходная накладная» и «счет фактура». На выходе система должна формировать документ «платежное поручение», а также прочие отчетные документы о сведениях в базе данных.

Основными характеристиками рассматриваемой организации – магазина по продаже расходных материалов – будут следующими:

      Наименование организации (НаимОрг): ООО «Покупатель РМ»;

      Адрес организации (АдрОрг):404000, Россия, Волгоград, ул. Мира 12;

      Телефон организации (ТелОрг): 953813;

      Факс организации (ФаксОрг): 953814;

      ФИО руководителя (РукОрг): Петров Петр Петрович;

      Гл. бухгалтер (ГБухОрг): Петрова Анастасия Петровна.

      Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН): 5551231245;

      Код причины постановки на учёт (КПП): 984567123;

      Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО):12458795;

      Расчетный счет ( Р/С): 40227810311164421001;

      Наименование Банка (НаимБанк): Волгоградское ОСБ №5448;

      Город банка (ГорБанк): Волгоград;

      Банковский Идентификационный Код (БИК): 454841451;

      Корреспондентский счет (К/С): 30000103111199445510;

1.2 Описание входных документов

Входными документами являются:

1.      Счет. Он содержит следующие данные:

      номер счета;

      дату составления счета;

      реквизиты поставщика-получателя: наименование, адрес, телефон, ИНН, КПП, номер р/с, название банка, город банка, номер корр/с, БИК, руководитель предприятия поставщика, главный бухгалтер предприятия поставщика;

      реквизиты покупателя-плательщика: наименование;

      перечень товара: наименование товара, единица измерения (ед. изм.), количество, цена, сумма (*);

      итого (*);

      итого НДС (*);

      всего к оплате (*);

      всего наименований (*).

Бланк документа «Счет» представлен в приложении 1.

2.      Приходная (товарная) накладная:

      номер документа;

      дата составления;

      реквизиты поставщика: наименование, ИНН, адрес, телефон, р/с, банк, БИК, корр/с, ОКПО, руководитель предприятия поставщика, главный бухгалтер предприятия поставщика;

      реквизиты плательщика: наименование, ИНН, адрес, телефон, р/с, банк, БИК, корр/с, ОКПО;

      перечень товара: товар (наименование, код), ед. изм. (наименование, код по ОКЕИ), вид упаковки, количество (в одном месте, мест, штук), масса брутто, количество (масса нетто), цена, сумма без НДС (*), НДС (ставка, сумма (*)), сумма с учетом НДС (*).

      Итого: масса нетто(*), сумма без учета НДС(*), сумма НДС (*), сумма с учетом НДС (*);

      всего наименований (*);

      масса груза брутто (*);

      всего мест (*).

Бланк документа «Приходная накладная» представлен в приложении 2.

3.      Счет-фактура:

      номер счет фактуры;

      дата составления;

      реквизиты продавца: наименование, адрес, ИНН, КПП, руководитель предприятия поставщика, главный бухгалтер предприятия поставщика;

      реквизиты покупателя: наименование, адрес, ИНН, КПП;

      номер платежного поручения покупателя;

      дата платежного поручения покупателя;

      перечень товара: наименование товара, ед. изм. наименование, количество, цена, сумма без НДС (*), НДС ставка, сумма НДС (*), сумма с учетом НДС (*), страна происхождения, номер таможенной декларации;

      всего к оплате: сумма НДС (*), сумма с учетом НДС (*).

Бланк документа «Счет-фактура» представлен в приложении 3.

Атрибуты, помеченные (*) являются результатом расчетов между другими атрибутами этого же документа.

1.3 Описание выходных документов

Выходным документом является платежное поручение. Оно содержит следующую информацию:

      номер платежного поручения;

      дата;

      вид платежа;

      реквизиты нашей организации: наименование, ИНН, р/с, наименование банка, город банка, БИК, корр/с, руководитель, главный бухгалтер;

      реквизиты поставщиков: наименование, ИНН, р/с, наименование банка, город банка, БИК, корр/с, руководитель, главный бухгалтер;

      назначение платежа: номер счета, дата счета, сумма, сумма НДС.

В дополнении к указанному документу, можно создать разного рода отчеты, которые будут описывать содержимое базы данных.

Бланк документа «Платежное поручение» представлен в приложении 4.

Дополнительные отчеты, которые будут реализованы в базе данных:

1.      Отчет «Сведения о поставщиках», содержит следующие атрибуты:

      реквизиты поставщика: наименование;

      количество закупок у поставщика;

      общая сумма, уплаченная поставщику за поставленный товар;

      реквизиты нашей организации: наименование, ИНН, КПП, Адрес, Телефон, Руководитель, Главный бухгалтер, БИК, р/с.

2.      Отчет «Закупленные товары»:

      наименование товара, единицы измерения;

      цена на товар;

      количество закупленного товара;

      общая стоимость закупленного товара;

      реквизиты нашей организации: наименование, ИНН, КПП, Адрес, Телефон, Руководитель, Главный бухгалтер, БИК, р/с.

1.4 Описание функциональной схемы программного приложения.

Программное приложение должно предоставлять следующие возможности по работе с разрабатываемой базой данных:

      добавление новых данных в каждую таблицу;

      редактирование уже введенных данных;

      осуществлять быстрое нахождение необходимых сведений о субъектах, объектах или документации по ключевым полям данных элементов;

      предоставлять возможность формирования и печати отчетных и выходных документов.

Рисунок 2. Функциональная схема разрабатываемого программного приложения

Список ограничений.

1.      Номера документов уникальны;

2.      Один счет оплачивается одним платежным поручением;

3.      Грузоотправителем и грузополучателем являются поставщик и покупатель соответственно;

4.      Используемая валюта: рубль;

5.      Реквизиты покупателя и поставщиков постоянны;

6.      Стоимость одного экземпляра материала является постоянной.

2. Разработка инфологической модели предметной области

2.1 Описание информационных объектов

Главными информационными объектами в рассматриваемой предметной области являются наша организация и поставщики. Ниже представлено их описание:

1) Сущность НАША ОРГАНИЗАЦИЯ. Характеризуется следующими атрибутами:

      Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

      Код причины постановки на учёт (КПП);

      Наименование организации (НаимОрг);