Проектирование базы данных "Учет поступления материалов и расчеты с поставщиками"

Существует несколько способов реализации управления базой данных в MS ACCESS. В частности, любое из указанных действий можно выполнить тремя способами:

      через раздел СУБД «Таблицы», производя действия по изменению, добавлению или удалению непосредственно в таблице;

      через раздел СУБД «Формы», выполняя необходимые действия в таблице через интерфейс формы;

      через раздел СУБД «Запросы», выполняя запросы на обновление, добавление или удаление данных.

Наиболее приемлемым и удобным является способ ведения базы данных через интерфейс формы.

Формы (как и таблицы) имеют кнопки перехода по записям, а также кнопку добавления новой записи. Для редактирования записи достаточно перейти на нее, и установив курсор в нужном поле, отредактировать запись в нем. Для удаления записи необходимо выполнить команду главного меню Правка -> Удалить запись.

4.2 Создание структуры БД в СУБД MS ACCESS

4.2.1 Создание таблиц проектируемой БД

На рисунках ниже представлены разработанные таблицы в режиме конструктора и в рабочем виде.

Рисунок 4. Таблица «Наша организация».

Рисунок 5. Таблица «Поставщики».

Рисунок 6. Таблица «Банки».

Рисунок 7. Таблица «Товары».

Рисунок 8. Таблица «Единицы измерения».

Рисунок 9. Таблица «Счета».

Рисунок 10. Таблица «Платежные поручения».

Рисунок 11. Таблица «Счет-Фактуры».

Рисунок 12. Таблица «Товарные накладные».

Рисунок 13. Таблица «Закупаемый товар».

Рисунок 14. Таблица «Закупки».

4.2.2 Сформировать схему связей данных

Рисунок 15. Схема связей между таблицами БД

4.2.3 Создание  форм  для ведения проектируемой БД

Рисунок 16. Форма «Наша организация»

Рисунок 17. Форма «Поставщики»

Рисунок 18. Форма «Банки»

Рисунок 19. Форма «Товары»

Рисунок 20. Форма «Единицы измерения»

Рисунок 21. Форма «Счета»

Рисунок 22. Форма «Платежные поручения»

Рисунок 23. Форма «Счет-фактуры»

Рисунок 24. Форма «Товарные накладные»

Рисунок 25. Форма «Закупки» и подчиненная форма «Закупаемый товар»
4.2.4 Создание  запросов проектируемой БД

Рисунок 26. Запрос «Платежное поручение»

Рисунок 27. Запрос «Закупаемые товары»

Рисунок 28. Запрос «Сведения о поставщиках»

Рисунок 29. Запрос «Выбор товара»

Рисунок 30. Запрос «Выбор помеченного товара»

Рисунок 31. Запрос «Добавление к Закуплено»

Рисунок 32. Запрос «Очистка выбора товара»

4.2.4 Создание  отчетов проектируемой БД

Рисунок 33. Отчет «Платежное поручение»

Рисунок 34. Отчет «Закупаемые товары»

Рисунок 35. Отчет «Сведения о поставщиках»

5. Разработка информационной системы на основе созданной БД

5.1 Схема функциональной структуры приложения

Рисунок 36. Схема функциональной структуры приложения.

5.2 Разработка формы заставки, главной и вторичных кнопочных форм

Форма заставки необходима для ознакомления пользователя с информацией о базе данных. Её запуск осуществляется автоматически, сразу же после открытия файла базы данных.

Рисунок 37. Форма «Заставка»

Кнопка «Приступить к работе» ведет на главную кнопочную форму. Главная кнопочная форма это воплощение схемы функциональной структуры приложения. Она выделяет из всей совокупности форм и таблиц смежные по смыслу, и предоставляет доступ к ним с отдельных, вторичных кнопочных форм.

Рисунок 38.Главная кнопочная форма

Дополнительные формы,  которые были разработаны для удобства пользователя, это формы «Выбор товара» и «Закупка номер».

Источником данных для формы «Выбор товара» является одноименный запрос на выборку. Данная форма доступна из формы «Закупки».

Рисунок 39. Форма «Выбор товара»

Форма «Закупка номер» появляется при нажатии кнопки во вторичной кнопочной форме «Открыть закупку №».

Рисунок 40. Форма «Закупка номер»

Эта форма позволяет указать номер закупки (КодЗакуп), после нажатия на кнопку открыть, будет открыта форма «Закупки».

5.3 Инструкция для пользователя для работы с ИС

Для открытия базы данных запустите файл «Расчеты с поставщиками.mdb».

После открытия приложения MS ACCESS на экране появится форма «Заставка». Нажатие на кнопку «Приступить к работе» откроет главную кнопочную форму.

Пункты главной кнопочной формы открывают вторичные кнопочные формы, таким образом структурно разделяя виды работ с базой данных.

Рисунок 41. Главная кнопочная форма

Если база данных пуста, то в первую очередь необходимо занести сведения об организации, где данная ИС будет применяться. Сделать это можно на кнопочной форме «Организации», пункт «Наша организация».

Рисунок 42. Вторичная кнопочная форма «Организации»

Дополнительно на этой кнопочной форме можно внести данные о поставщиках, с которыми взаимодействует наша организация, и о банках в которых зарегистрированы поставщики.

Далее можно приступить к заполнению справочника «Товары», внося материалы, которые закупает наша организация. Для открытия справочника, нужно перейти на кнопочную форму «Товары» из главной кнопочной формы.

Рисунок 43. Вторичная кнопочная форма «Товары»

Фиксировать документооборот организации необходимо при помощи форм, на которые ведет кнопочная форма «Документы».

Рисунок 44. Вторичная кнопочная форма «Документы»

Для работы с закупками нужно воспользоваться кнопочной формой «Закупки». Она позволяет открыть конкретную закупку, все закупки или добавить закупку.

Рисунок 45. Вторичная кнопочная форма «Закупки»

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В ходе курсовой работы была разработана база данных для учета поступления материалов и расчетов с поставщиками. Для реализации этой задачи был рассмотрен упрощенный документооборот, происходящий в организациях занимающихся закупкой материалов у сторонних организаций.

На основе данных документов и деятельности связанной с ними были выявлены 11 сущностей связанных между собой. На их основе были составлены запросы к базе данных и отчетные документы.

Для реализации базы данных в физической модели была выбрана СУБД MS ACCESS. С её помощью были созданы таблицы аналогичные сущностям.

Для предоставления возможности добавления и редактирования данных в базе данных были разработаны 11 форм, одна из которых является подчиненной.

Были созданы 3 запроса для выборки данных, на которых основаны отчеты. Созданы 3 отчета, два из которых выбирают сведения о поставщиках и закупках, а третье распечатывает  платежное поручение – единственный выходной документ в предметной области.

Дополнительно, для удобства выбора товаров, были созданы 4 запроса и форма выбора товара.

Для объединения всех форм и организации удобной навигации для пользователя, были созданы 5 кнопочных форм, предоставляющие доступ к выполнению разного рода задач.

Для предоставление пользователю информации о созданном приложении, была создана форма «Заставка», которая появляется сразу после запуска файла базы данных.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.      Кузнецов В.В. Проектирование баз данных. Учебное пособие. Часть 1 – М.: ИКЦ «Маркетинг», МУПК, 2001. – 58с.

2.      Кузнецов В.В. Базы данных: Практикум. Часть 2 – М.: МУПК, 2003г. – 56с.

3.      Назаров В.В. Базы данных. Проектирование и реализация: Практикум по курсу / Московский государственный университет экономики, статистики и информатики – М., 2004. – 21 c.

4.      Золотова С.И. Практикум по Access,  Москва,ФиС,2001 с.

5.      Информатика. Учебник для студ. вузов/  Под ред. Н.В. Макаровой, М.: ФиС, 2000 г. ­— 247с.

6.      Базы данных.  Учебник для высших учебных заведений/ Под ред. А.Д. Хомоненко: СПб «Корона», 2002 г. ­— 266с.

7.      Иванеева Л.В. Методические указания к курсовому проектированию по дисциплине «Базы данных». РУК, Волгоградский кооперативный институт, 2007г.

2