Проектирование базы данных "Учет поступления материалов и расчеты с поставщиками"

      Адрес организации (АдрОрг);

      Телефон (ТелОрг);

      Факс (ФаксОрг);

      ФИО руководителя (РукОрг);

      Гл. бухгалтер (ГБухОрг);

      Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

      Расчетный счет (Р/С);

      Банковский Идентификационный Код (БИК);

      Наименование Банка (НаимБанк);

      Город банка (ГорБанк);

      Корреспондентский счет (К/С).

2) Сущность ПОСТАВЩИКИ. Характеризуется следующими атрибутами:

      Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

      Код причины постановки на учёт (КПП);

      Наименование организации (НаимОрг);

      Адрес организации (АдрОрг);

      Телефон (ТелОрг);

      Факс (ФаксОрг);

      ФИО руководителя (РукОрг);

      Гл. бухгалтер (ГБухОрг);

      Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

      Расчетный счет (Р/С);

      Банковский Идентификационный Код (БИК);

      Наименование Банка (НаимБанк);

      Город банка (ГорБанк);

      Корреспондентский счет (К/С).

Следующая группа данных, которая фигурирует во всех входящих документах, это поставляемые материалы. Следует разграничить постоянные и не постоянные сведения. Так количество и итоговая стоимость закупаемых материалов зависят от сделки. Наименование и характеристики остаются, неизменны при любой сделке.

3) Сущность ТОВАРЫ. Характеризуется следующими атрибутами:

      Наименование товара (НаимТов);

      Код единицы измерения (КодЕдИзм);

      Наименование единицы измерения (НаимЕдИзм);

      Цена товара (Цена);

      Страна происхождения товара (СтранТов);

      Номер таможенной декларации (ДеклТов);

      Вид упаковки (ВидУпак);

      Количество в одном месте (КолВМест).

Последний вид сведений из документов, который следует проанализировать, это сведения о закупках. Однако сначала выберем из документов их собственные сведения и оформим их в отдельные сущности.

4) Сущность СЧЕТА. Характеризуется следующими атрибутами:

      Номер счета (НомСчет);

      Дата составления счета (ДатаСчет).

5) Сущность ПЛАТЕЖНЫЕ ПОРУЧЕНИЯ. Характеризуется следующими атрибутами:

      Номер поручения (НомПоруч);

      Дата составления поручения (ДатаПоруч);

      Вид поручения (ВидПоруч).

6) Сущность СЧЕТ-ФАКТУРЫ. Характеризуется следующими атрибутами:

      Номер счет-фактуры (НомСчетФ);

      Дата составления счет-фактуры (ДатаСчетФ).

7) Сущность ТОВАРНЫЕ НАКЛАДНЫЕ. Характеризуется следующими атрибутами:

      Номер товарной накладной (НомТовНак);

      Дата составления товарной накладной (ДатаТовНак).

Последние сущности, которые объединяют все документы в одно целое – это ЗАКУПАЕМЫЙ ТОВАР и ЗАКУПКИ. Сущность ЗАКУПАЕМЫЙ ТОВАР выступает в роли связующего звена для сущностей ЗАКУПКИ и ТОВАРЫ, обеспечивая связь многие ко многим.

8) Сущность ЗАКУПАЕМЫЙ ТОВАР. Характеризуется следующими атрибутами:

      Характеристики закупки;

      Характеристики товара;

      Количество мест (КолМест);

      Масса брутто (МБрутто);

      Количество (масса нетто) (КолМНетто);

      Ставка НДС (СтавНДС).

9) Сущность ЗАКУПКИ. Характеризуется следующими атрибутами:

      Номер счета (НомСчет);

      Номер платежного поручения (НомПоруч);

      Номер счет-фактуры (НомСчетФ);

      Номер товарной накладной (НомТовНак);

      Характеристики нашей организации;

      Характеристики поставщика.

2.2 Нормализация информационных объектов

Нормализацией называется формальная процедура, в ходе которой атрибуты данных группируются в таблицы, а таблицы группируются в базу данных (БД).

Результатами анализа проведенного в предыдущем разделе стали 9 сущностей: НАША ОРГАНИЗАЦИЯ, ПОСТАВЩИКИ, ТОВАРЫ, СЧЕТА, ПЛАТЕЖНЫЕ ПОРУЧЕНИЯ, СЧЕТ-ФАКТУРЫ, ТОВАРНЫЕ НАКЛАДНЫЕ, ЗАКУПАЕМЫЙ ТОВАР, ЗАКУПКИ. Каждая сущность характеризуется группой атрибутов, часть из которых может дублироваться в других сущностях. Для оптимизации данных необходимо провести процедуру нормализации, которая выполняется поэтапно.

Первая нормальная форма (1НФ). Для нее требуется, чтобы таблица была плоской и не содержала повторяющихся групп. У плоской таблицы есть только две характеристики - длина (количество записей или строк) и ширина (количество полей или столбцов). Такая таблица не должна содержать ячеек, включающих несколько значений. Т.е. в одну ячейку не должны помещаться несколько атрибутов.

Для приведения сущностей к таблицам первой нормальной форме, необходимо исключить дублирование множества характеристик между двумя сущностями, путем присвоения ключевых атрибутов тем сущностям, которые их не имеют. Так, например, для упоминания поставщика в сущности ЗАКУПКИ нет необходимости дублировать характеристики сущности ПОСТАВЩИКИ, достаточно внести в атрибуты сущности ПОСТАВЩИКИ ключевое поле: Код поставщика (КодПостав). А в сущности ЗАКУПКИ заменить атрибут «Характеристики поставщика» на «Код поставщика», и в дальнейшем связать две этих сущности через созданное поле. Аналогичным образом по необходимости добавляются ключевые атрибуты к другим сущностям.

Для второй нормальной формы (2НФ) требуется, чтобы все поля таблицы зависели от первичного ключа, то есть, чтобы первичный ключ однозначно определял запись и не был избыточен. Значение первичного ключа в таблице БД должно быть уникальным, т.е. в таблице не должно существовать двух и более записей с одинаковым значением первичного ключа. Те поля, которые зависят только от части первичного ключа, должны быть выделены в составе отдельных таблиц.

В частности выделение в отдельную сущность информацию о банках позволило исключить дублирование в сущности ПОСТАВЩИКИ.

Сущность БАНКИ. Характеризуется следующими атрибутами:

      Банковский Идентификационный Код (БИК);

      Наименование Банка (НаимБанк);

      Город банка (ГорБанк);

      Корреспондентский счет (К/С).

Для третьей нормальной формы (ЗНФ) требуется, чтобы все не ключевые столбцы таблицы зависели от первичного ключа таблицы, но были независимы друг от друга. Для этого требуется, чтобы таблицы были приведены к 1НФ и 2НФ.

Сущность ТОВАРЫ не соответствует третьей нормальной форме, так как имеет атрибут зависимый от другого атрибута – Наименование единицы измерения от Кода единицы измерения. Для приведения к третьей нормальной форме из сущности товары была выделена еще одна сущность: ЕДИНИЦЫ ИЗМЕРЕНИЯ.

Сущность ЕДИНИЦЫ ИЗМЕРЕНИЯ. Характеризуется следующими атрибутами:

      Код единицы измерения (КодЕдИзм);

      Наименование единицы измерения (НаимЕдИзм);

В итоге, благодаря нормализации были выделены еще 2 сущности: БАНКИ и ЕДИНИЦЫ ИЗМЕРЕНИЯ. В конечном счете, общие число сущностей стало равно 11. В результате нормализации были добавлены ключевые атрибуты, которые обеспечат связь между сущностями. Данные связи продемонстрированы в следующем разделе.

2.3 Построение ИЛМ в виде диаграммы «Таблица-связь»

Рисунок 3. Инфологическая модель в виде диаграммы «Таблица-связь»

3. РАЗРАБОТКА ДАТАЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ

3.1 Описание выбранной СУБД

Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа.

Наиболее удобной и популярной системой управления базой данных (СУБД), которая позволит реализовать все необходимые задачи по разработке базы данных и программного приложения является продукт компании Microsoft – Access.

Microsoft Access является настольной СУБД реляционного типа. Достоинством Access является то, что она имеет очень простой графический интерфейс, который позволяет не только создавать собственную базу данных, но и разрабатывать простые и сложные приложения. В отличие от других настольных СУБД, Access хранит все данные в одном файле, хотя и распределяет их по разным таблицам.

Access позволяет не только вводить данные в таблицы, но и контролировать правильность вводимых данных. Для этого необходимо установить правила проверки прямо на уровне таблицы. Тогда каким бы образом не вводились данные — прямо в таблицу, через экранную форму или на странице доступа к данным, Access не позволит сохранить в записи те данные, которые не удовлетворяют заданным правилам.

Таблицы баз данных могут включать в себя огромное количество записей, и при этом СУБД обеспечивает удобные способы извлечения из этого множества нужной информации.

В Access возможно создание связей между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. При этом для пользователя они будут представляться одной таблицей.

Устанавливая взаимосвязи между отдельными таблицами, Access позволяет избежать ненужного дублирования данных, сэкономить память компьютера, а также увеличить скорость и точность обработки информации. Для этого таблицы, содержащие повторяющиеся данные, разбивают на несколько связанных таблиц.

Access может поддерживать одновременную работу с базой данных 50 пользователей, при этом все пользователи гарантировано будут работать с актуальными данными.

3.2               Представление концептуальной схемы в виде таблиц реляционной базы данных с данными контрольного примера и описанием логической структуры таблиц

Ниже представлены сущности и их атрибуты виде таблиц реляционной базы данных (РБД) с описанием ограничений и примером заполнения.

Таблица 1. Сущность «НАША ОРГАНИЗАЦИЯ» в виде таблицы РБД

Таблица 2. Описание логической структуры таблицы «НАША ОРГАНИЗАЦИЯ»