Сучасний період розвитку цивілізованого суспільства характеризує процес інформатизації

Стосовно створення звітів (документів) слід зазначити, що у інформаційній  технології опрацювання даних необхідно  створювати документи для керівництва  і працівників фірми, а також  для зовнішніх партнерів. При  цьому документи можуть створюватися як за вимогою у зв'язку з проведеною фірмою операцією, так і періодично наприкінці кожного місяця, кварталу або року.

2.2 Інформаційна технологія  керування

Метою інформаційної технології керування є задоволення інформаційних  потреб усіх без винятку співробітників фірми, що мають справу з прийняттям рішень. Вона може бути корисна на будь-якому  рівні керування.

Ця технологія орієнтована  на роботу в середовищі інформаційної  системи керування і використовується при більш поганій структурованості розв'язуваних задач, якщо їх порівнювати  з задачами, які розв'язуються за допомогою інформаційної технології опрацювання даних.

Інформаційна технологія керування ідеально підходять для  задоволення подібних інформаційних  потреб працівників різноманітних  функціональних підсистем (підрозділів) або рівнів керування фірмою. Інформація, що поставляється нею, містить відомості  про минуле, дійсне і ймовірне майбутнє фірми. Ця інформація має вигляд регулярних або спеціальних управлінських  звітів.

Для прийняття рішень на рівні управлінського контролю інформація повинна бути подана в агрегованому вигляді, так, щоб проглядалися тенденції  зміни даних, причини відхилень, що виникли, і можливі варіанти вирішення  проблеми. На цьому етапі розв’язуються  такі задачі опрацювання даних:

• оцінка планованого стану  об'єкта керування;

• оцінка відхилень від  планованого стану;

• виявлення причин відхилень;

• аналіз можливих рішень і  дій.

Інформаційна технологія керування спрямована на створення  різноманітних видів звітів. Регулярні  звіти створюються відповідно до встановленого графіка, що визначає час їхнього створення, наприклад  місячний аналіз продажів компанії.

Спеціальні звіти створюються  за вимогою керівників, або коли в компанії відбулося щось незаплановане. І ті, і інші види звітів можуть мати форму підсумкових, порівняльних і  надзвичайних звітів.

У підсумкових звітах дані об'єднані в окремі групи, відсортовані і подані у вигляді проміжних  і остаточних результатів по окремих  полях.

Порівняльні звіти містять  дані, отримані з різноманітних джерел або класифіковані по різноманітних  ознаках і використовуються для  порівняння.

Надзвичайні звіти містять  дані виняткового (надзвичайного) характеру.

Використання звітів для  підтримки керування є особливо ефективним при реалізації так званого  керування по відхиленнях. Керування  по відхиленнях припускає, що головним змістом одержуваних спеціалістом даних повинні бути відхилення стану  господарської діяльності фірми  від деяких встановлених стандартів (наприклад, від її запланованого  стану). При використанні на фірмі  принципів керування по відхиленнях  до звітів, які створюються, висуваються  такі вимоги:

• звіт необхідно створювати тільки тоді, коли відхилення відбулося;

• відомості у звіті  повинні бути відсортовані за значенням  критичного для даного відхилення показника;

• усі відхилення бажано показати разом, щоб спеціаліст міг  уловити існуючий між ними зв'язок;

• у звіті необхідно  показати, кількісне відхилення від  норми.

Вхідна інформація надходить  із систем операційного рівня. Вихідна  інформація формується у вигляді  управлінських звітів у зручному для ухвалення рішення вигляді. Зміст бази даних за допомогою  відповідного програмного забезпечення перетворюється в періодичні і спеціальні звіти, що надходять до спеціалістів, які беруть участь у прийнятті  рішень в організації. База даних, що використовується для одержання  зазначеної інформації, повинна складатися з двох компонентів:

1) даних, що накопичуються  на основі оцінки операцій, проведених  фірмою;

2) планів, стандартів, бюджетів  та інших нормативних документів, що визначають планований стан  об'єкта керування (підрозділи  фірми).

2.3 Інформаційна технологія  підтримки прийняття рішень

Ефективність і гнучкість  інформаційної технології багато в  чому залежать від характеристик  інтерфейсу системи підтримки прийняття  рішень. Інтерфейс визначають: мова користувача; мова повідомлень комп'ютера, що організує діалог на екрані дисплея; знання користувача.

Мова користувача - це ті дії, які користувач робить по відношенню до системи шляхом використання можливостей  клавіатури; електронних олівців, що пишуть на екрані; джойстика; "миші"; голосових команд, тощо. Найбільш простою  формою мови користувача є створення  форм вхідних і вихідних документів. Отримавши вхідну форму (документ), користувач заповнює його необхідними  даними і вводить у комп'ютер. Система підтримки прийняття рішень робить необхідний аналіз і видає результати у вигляді вихідного документа заданої форми.

Мова повідомлень - це те, що користувач бачить на екрані дисплея (символи, графіка, колір), дані, надруковані  принтером, звукові вихідні сигнали  і т.п. Важливим показником ефективності інтерфейсу, який використовується, є  обрана форма діалогу між користувачем і системою. В даний час найбільш поширеним є такі форми діалогу: режим “запитання-відповідь”, командний  режим, режим меню, режим заповнення пропусків у виразах, запропонованих комп'ютером. Кожна форма в залежності від типу задачі, індивідульності  користувача і рішення, яке приймається, може мати свої переваги і недоліки. Довгий час єдиною реалізацією мови повідомлень був надрукований або  виведений на екран дисплея звіт або повідомлення. Тепер з'явилася  нова можливість представлення вихідних даних - машинна графіка. Вона дає  можливість створювати на екрані і  папері кольорові графічні зображення в тривимірному вигляді. Використання машинної графіки, яка значно підвищує наочність і интерпретованість  вихідних даних, стає усе більш популярним в інформаційній технології підтримки  прийняття рішень.

Знання користувача - це те, що користувач повинен знати, працюючи з системою. До них відносяться  не тільки план дій, що знаходиться  в голові у користувача, але і  підручники, інструкції, довідкові  дані, які видає комп'ютер.

Удосконалення інтерфейсу системи  підтримки прийняття рішень визначається успіхами у розвитку кожного з  трьох зазначених вище компонентів.

Інтерфейс повинен мати такі можливості:

• маніпулювати різноманітними формами діалогу, змінюючи їх у процесі  ухвалення рішення за вибором  користувача;

• передавати дані до системи  різноманітними засобами;

• одержувати дані від різноманітних  пристроїв системи в різних форматах;

• гнучко підтримувати (надавати допомогу за вимогою, підказувати) знання користувача.

2.4 Інформаційна технологія  експертних систем

Найбільший прогрес серед  комп'ютерних інформаційних технологій спостерігається у галузі розробки експертних систем. Експертні системи  дають можливість спеціалісту одержувати консультації експертів стосовно будь-яких проблем, про які ці системами  накопичили знання.

Розв’язання спеціальних  задач вимагає спеціальних знань. Проте не кожна компанія може собі дозволити тримати у своєму штаті  експертів по всім пов'язаним із її роботою проблемам або навіть запрошувати їх щоразу, коли виникає  якась проблема. Головна ідея використання технології експертних систем полягає  в тому, щоб одержати від експерта його знання і, загрузивши їх у пам'ять  комп'ютера, використовувати їх кожного  разу, коли в цьому виникає необхідність. Все це надає можливість використовувати  технологію експертних систем у якості систем, що дають поради.

Подібність інформаційних  технологій, які використовуються в  експертних системах і системах підтримки  прийняття рішень, проявляється в  тому, що обидві вони забезпечують високий  рівень підтримки прийняття рішень. Проте між ними існують три  суттєві відмінності:

Перша пов'язана з тим, що рішення проблеми в рамках систем підтримки прийняття рішень відображує рівень її розуміння користувачем і  його можливості одержати й осмислити  рішення. Технологія експертних систем, навпаки, пропонує користувачу прийняти рішення, яке виходить за рамки його можливостей.

Друга відмінність зазначених технологій проявляється у здатності  експертних систем пояснювати свої міркування у процесі одержання рішення. Дуже часто ці пояснення виявляються  більш важливими для користувача, чим саме рішення.

Третя відмінність пов'язана  з використанням нового компонента інформаційної технології - знань.

Основними компонентами інформаційної  технології, яка використовується в  експертній системі, є: інтерфейс користувача, база знань, інтерпретатор, модуль створення  системи.

Інтерфейс користувача. Спеціаліст використовує інтерфейс для введення інформації і команд в експертну  систему та одержання вихідної інформації з неї. Команди містять у собі параметри, що спрямовують процес опрацювання  знань. Інформація звичайно видається  у формі значень, що присвоюються певним змінним.

Технологія експертних систем передбачає можливість одержувати в  якості вихідної інформації не тільки рішення, але і необхідні пояснення.

Розрізняють два види пояснень:

• пояснення, що видаються  за вимогою. Користувач у будь-який момент може зажадати від експертної системи пояснення своїх дій;

• пояснення отриманого рішення проблеми. Після одержання  рішення користувач може зажадати пояснень того, як воно було отримано. Система  повинна пояснити кожний крок своїх  міркувань, що ведуть до розв’язання  задачі. Хоча технологія роботи з експертною системою не є простою, інтерфейс  користувача цих систем є дружнім  і звичайно не викликає труднощів  при веденні діалогу.

База знань. Вона містить  факти, що описують проблемну галузь, а також логічний взаємозв'язок цих  фактів. Центральне місце в базі знань належить правилам. Правило  визначає, що варто робити в даній  конкретній ситуації, і складається  з двох частин: умова, яка може виконуватися або ні, і дія, яку варто виконати у випадку виконання умови.

Всі правила, які використовуються в експертній системі, утворюють  систему правил, яка навіть для  відносно простої системи може містити  у собі декілька тисяч правил.

Інтерпретатор. Це частина  експертної системи, що виконує у  певному порядку опрацювання  даних, які знаходяться в базі знань. Технологія роботи інтерпретатора зводиться до послідовного розгляду сукупності правил (правило за правилом). Якщо має місце дотримання умови, що міститься в правилі, то виконується  певна дія, і користувачу надається  варіант вирішення його проблеми.

Крім того, у багатьох експертних системах уводяться додаткові  блоки: база даних, блок розрахунку, блок введення і коректування даних. Блок розрахунку необхідний у ситуаціях, пов'язаних із прийняттям управлінських  рішень. При цьому важливу роль грає база даних, де містяться планові, фізичні, розрахункові, звітні та інші постійні або оперативні показники. Блок введення і коректування даних  використовується для оперативного і своєчасного відображення поточних змін у базі даних.

Модуль створення системи. Він служить для створення  набору (ієрархії ) правил. Існують два підходи, що можуть бути покладені в основу модуля створення системи: використання алгоритмічних мов програмування і використання оболонок експертних систем.

Для представлення бази знань  спеціально розроблені мови Лісп і  Пролог, хоча можна використовувати  і будь-яку відому алгоритмічну мову.

Оболонка експертних систем являє собою готове програмне  середовище, що може бути пристосоване для вирішення певної проблеми шляхом створення відповідної бази знань. У більшості випадків використання оболонок дозволяє створювати експертні  системи швидше і легше в порівнянні з програмуванням.

3. Проблеми і перспективи  використання інформаційних технологій

3.1 Старіння інформаційної  технології

Для інформаційних технологій є цілком природним те, що вони застарівають і заміняються новими. Так, наприклад, на зміну технології пакетного опрацювання  програм на великий ЕОМ в обчислювальному  центрі прийшла технологія роботи на персональному комп'ютері на робочому місці користувача. Телеграф передав  усі свої функції телефону. Телефон  поступово витісняється службою  експресс-доставки. Телекс передав  більшість своїх функцій факсу  й електронній пошті.

При впровадженні нової інформаційної  технології в організації необхідно  оцінити ризик відставання від  конкурентів у результаті її неминучого старіння, тому що інформаційні продукти, як ніякі інші види матеріальних товарів, мають надзвичайно високу швидкість  змінюваності новими видами або версіями. Періоди змінюваності коливаються  від декількох місяців до одного року. Якщо в процесі впровадження нової інформаційної технології цьому фактору не приділяти належної уваги, цілком можливо, що до моменту  завершення переходу фірми на нову інформаційну технологію вона вже застаріє і прийдеться вживати заходів  щодо її модернізації. Такі невдачі  з впровадженням інформаційних  технологій звичайно пов'язані з  недосконалістю технічних засобів, в той час як основною причиною невдач є відсутність або слабка пропрацьованність методології  використання інформаційної технології.

3.2 Методологія використання  інформаційної технології

Централізоване опрацювання  інформації на ЕОМ обчислювальних центрів  були першою історично сформованою  технологією. Створювалися великі обчислювальні  центри колективного користування, оснащені великими ЕОМ. Застосування таких ЕОМ  дозволяло опрацьовувати великі масиви вхідної інформації й одержати на цій основі різноманітні види інформаційної  продукції, яка потім передавалася користувачам. Такий технологічний  процес був обумовлений недостатнім  оснащенням обчислювальною технікою підприємств  і організацій у 60 - 70-і рр.

Переваги методології  централізованої технології:

• можливість звертання  користувача до великих масивів  інформації у вигляді баз даних  і до інформаційної продукції  широкої номенклатури;