Отчет по практике в ООО «Каскад»

Организация документооборота, заключающаяся в систематизации, архивации, хранении, поиске и контроле исполнения документов, начиналась с  использования текстовых, электронных, графических редакторов, гипертекстовой и мультимедийной технологий, технологий управления базами данных.  Позднее появились технологии электронного документооборота, реализующие все перечисленные функции.

Для автоматизации функций  коммуникации разрабатывались сетевые  технологии, обеспечиваемые сетевой  операционной системой. Для обмена данными между удаленными пользователями разработаны электронная почта, видеоконференция, интернет/интранет технологии.

Для организации коллективной работы  отдельных групп сотрудников  и всего  предприятия (организации) были разработаны технологии автоматизации  деловых процессов и технологии организации групповой работы.

1.2.1 Типовая структура технологического процесса обработки информации при решении экономических задач

Реализация информационных технологий основывается на рационально-организованном технологическом процессе обработки экономической информации.

Технологический процесс автоматизированной обработки экономической информации представляет собой совокупность операций, выполняемых в строго регламентированной последовательности, начиная от сбора (регистрации) исходной информации до передачи результатной информации заинтересованным пользователям для выполнения функций управления.

Под операцией в данном случае понимается комплекс действий, выполняемых над  информацией на одном рабочем  месте.

Разработка технологического процесса должна обеспечить максимальную автоматизацию  процессов обработки информации при использовании различных  технологических средств и высокую  достоверность получения результатной информации при минимальных трудовых и стоимостных затратах.

Состав операций и последовательность их выполнения зависят от характера  решаемых экономических задач и  имеющегося комплекса технических  средств.

Характер задач, в основном, определяется объемами обрабатываемой информации, периодичностью решения, а также сложностью алгоритмов ее преобразования. Решение задачи на каждом уровне обработки может выполняться разными способами с применением различных вычислительных средств и методов контроля.

При определении состава  операций технологического процесса создается возможность выбора наиболее рационального способа обработки информации.

В технологическом процессе автоматизированной обработки экономической информации при решении различных задач  прослеживаются три основных этапа: первичный, основной и заключительный.

Операции первичного этапа связаны со сбором и подготовкой  первичных документов к машинной обработке. От качества выполнения этих операций во многом зависит эффективность  и достоверность непосредственной автоматизированной обработки.

Операции основного этапа обеспечивают ввод и обработку первичных документов, а также вывод результатных документов в соответствии с заданным алгоритмом решения экономических задач.

На заключительном этапе выполняются  операции контроля и выпуска результатных документов с целью проверки качества их обработки, а также рассылки различным потребителям.

Так как при выполнении отдельных операций технологического процесса обработки информации могут  быть использованы различные средства вычислительной техники и в различных сочетаниях, в практике существует множество вариантов технологических процессов. Эффективность проектирования автоматизированной обработки экономической информации требует их стандартизации.

Под стандартизацией  технологии автоматизированной обработки информации понимается разработка комплекса детализированных и максимально унифицированных схем технологических процессов, в которых строго установлены состав и последовательность выполнения операций.

Ориентация на стандартные  технологические процессы приводит к улучшению качества проектирования, облегчению и ускорению внедрения проектов автоматизированной обработки данных. Поэтому подробнее рассмотрим типовую схему технологии обработки информации при решении экономической задачи, представленную на рис. 1.1.

Первичный этап начинается со сбора первичных документов от различных источников информации (экономических  служб предприятий или фирм), кодирования  необходимых реквизитов, а также  контроля полноты и качества их заполнения экономистами (опер. 1). Если обнаруживаются ошибки, то экономисты делают запросы к источникам информации (опер. 3).

В противном случае по ним производится подсчет и регистрация  контрольных сумм (опер. 4). Контрольные  суммы необходимы в дальнейшем для  проверки правильности ввода данных в ЭВМ и в зависимости от структуры первичного документа они могут подсчитываться по каждой строке, графе или по отчету в целом.

 

 

Рис. 1.1. Типовая схема технологического процесса обработки экономической информации

 

Первичные данные и промежуточные  результаты по задачам могут быть представлены в электронном виде, а при вводе машиночитаемых  документов используются сканирующие устройства.

Основной этап начинается с ввода первичных данных с  клавиатуры, их контроля (арифметический, логический и синтаксический) и независимо от результатов контроля записи информации в файл или информационную базу (опер. 5).

Арифметический контроль заключается в проверке баланса  данных в строках и графах первичного документа с применением заранее  подсчитанных контрольных сумм. При логическом контроле проверяются тип данных, допустимые отклонения значений от наиболее вероятных, предельные значения данных, а также различные смысловые проверки с использованием специальных алгоритмов. С помощью синтаксического контроля проверяется структура заполнения документа различными данными.

При этом осуществляется проверка полноты ввода и своевременная  корректировка первичных документов на магнитных носителях, если ошибка связана с набором информации.

Если при контроле обнаружилось нарушение, связанное с содержательной стороной представленного первичного документа, то производится печать протокола ошибок, в котором указывается характер нарушений, конкретная ошибка и ее местонахождение в файле или информационной базе.

На основании этого  протокола делается запрос к источникам информации (опер. 3), где выясняются ошибки и исправленные данные поступают по каналам связи (факс или электронная почта) для последующей корректировки информационной базы (опер. 5).

Только после внесения всех изменений и проверки контроля полноты записи первичных документов в информационной базе приступают к формированию и обработке результатных данных (опер. 7) согласно заданного алгоритма решения задачи, а затем осуществляется печать результатных документов (опер. 8).

На заключительном этапе технологического процесса обработки информации экономистами осуществляется контроль выпуска результатных документов (опер. 9), состоящей в проверке на полноту вхождения исходных данных в заданный разрез обработки и качества их печати. Учитывая характер ошибки (опер. 11), формирование и обработка повторяется или результатные данные печатаются заново.

Затем осуществляется размножение  результатных данных с помощью различных  копировально-множительных средств (опер. 12) и рассылка их в виде документов и магнитных носителей или передача их по каналам связи различным заинтересованным потребителям (опер. 13).

Рассмотренная типовая  схема предусматривает, что первичная  информация от источника может сразу  поступать на ввод и контроль (опер. 5), в зависимости от того, каким образом она будет передаваться (по факсу или по электронной почте).

Основными документами, регламентирующими технологический  процесс обработки экономической  информации, являются технологические  и инструкционные карты.

Технологическая карта представляет описание последовательно выполняемых операций технологического процесса по каждой экономической задаче.

На каждую операцию технологического процесса разрабатывается инструкционная карта, в которой указываются  сведения об исходной информации, о конечных результатах и о порядке выполнения конкретной работы.

1.2.2 Способы и режимы обработки  экономической информации

Для многоуровневых и  корпоративных экономических информационных систем существует два основных способа  обработки информации: централизованный и децентрализованный (распределенный).

Централизованный способ характеризуется концентрацией  всей информации на вышестоящем уровне системы и сопровождается выполнением  на нем всех типовых операций технологического процесса.

Достоинством этого способа является обработка больших объемов информации сравнительно дешевым способом и увеличение загрузки вычислительных средств, а также сравнительная легкость, связанная с внедрением и совершенствованием информационных технологий. Недостатком его является значительное ограничение возможностей пользователей нижестоящих уровней в процессе получения и использования необходимой информации.

Децентрализованный способ обработки экономической информации предполагает рассредоточение вычислительных ресурсов и приближение их к местам возникновения и потребления информации.

Необходимость распределенной обработки диктуется возрастающими  требованиями к оперативности решения  экономических задач на всех уровнях, что достигается широким развитием  автоматизации непосредственно на рабочих местах (АРМ) пользователей и широкого применения современных быстродействующих и надежных средств передачи информации.

При таком подходе  существенно меняется структура  технологического процесса обработки  информации, так как на вышестоящих уровнях уже нет необходимости осуществлять трудоемкие операции по сбору первичных документов и подготовки данных на магнитных носителях.

Совершенствование распределенного  способа обработки экономической  информации тесно связано с организацией системной технологии.

Системная технология заключается  в том, что обработка на различных  уровнях объекта рассматривается  как часть единого технологического процесса, являясь логическим завершением  технологии предыдущего уровня с  использованием одной и той же информационной базы.

В процессе реализации системной  технологии выделяются операции (процедуры) обработки информации, которые могут  быть стандартными для всех уровней  объекта.

Внедрение системной  технологии позволит повысить достоверность  и сократить сроки разработки результатной информации на всех уровнях, а также усилить ответственность сотрудников нисшего уровня и проявить более полную реализацию их творческого потенциала.

Недостатком этого способа  является определенное увеличение стоимости  обработки за счет увеличения количества вычислительных средств и средств связи, а также неравномерность развития информационных технологий на нижестоящих уровнях.

Децентрализованный способ обработки осуществляется в автономном и сетевом вариантах. В первом случае связь осуществляется передачей документов и электронных носителей с курьером или по почте, а во втором – с использованием каналов связи.

Чтобы достичь оптимальных  результатов часто используется смешанный способ обработки (централизованный с частичной децентрализацией или децентрализованный с частичной централизацией), при которых удается достичь более эффективного использования вычислительных средств и экономии трудовых и материальных затрат.

Организационные формы  использования вычислительных средств  основываются на применении двух основных режимов: пакетного и диалогового.

Пакетный режим предусматривает  выполнение компьютерных программ, оформленных  в виде пакета заданий под управлением  ее операционной системы.

Сущность пакетного  режима состоит в последовательном выполнении имеющейся совокупности программ обработки данных. При этом достигается уменьшение вмешательства пользователей в процесс решения задач, так как операционная система организует ввод данных, вызов необходимых программных модулей, приведение требуемых внешних устройств в рабочее состояние, осуществление процесса обработки и управления им.

Основной целю пакетного  режима является обеспечение своевременного решения задач согласно установленным  графикам и максимальной загрузки вычислительных средств, а также минимального вмешательства пользователей в ход решения задач. При этом выполнение задания в режиме пакетной обработки характеризуется типовой очередностью операций (процедур) обработки данных.

Особенностью реализации пакетного режима обработки экономической информации является то, что ее результаты, как правило, выводятся на печать в виде требуемых форм документов или записываются на электронные носители в виде соответствующих файлов.

Диалоговый режим предусматривает  интерактивную связь пользователя с ПЭВМ, при котором каждый запрос пользователя вызывает немедленные ответные действия ПЭВМ, при этом у пользователя появляется возможность воздействия на порядок работы программы (или программных модулей) с помощью меню.

Существует два способа  формирования диалога: глобальный и локальный. При глобальном диалоге с помощью меню задается последовательность программ, характеризующих функциональные возможности программного комплекса при обработке экономической информации. С помощью локальный диалога формирует конкретный набор модулей по выполнению отдельной программы.