Проектирование АРМ менеджера по продажам в ОАО «М-Торг»

Как следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 268 НК РФ при реализации покупных товаров фирма вправе уменьшить доходы от реализации товаров на стоимость их приобретения, определяемую в соответствии с принятой организацией учетной политикой для целей налогообложения одним из следующих методов оценки покупных товаров:

- по стоимости первых  по времени приобретения (ФИФО);

- по стоимости последних по времени приобретения (ЛИФО);

- по средней стоимости;

- по стоимости единицы  товара.

 

С 1 января 2008 года в соответствии с пунктом 16 ПБУ 5/01 в бухгалтерском  учете списывать товары торговая организация может только тремя  возможными методами, а именно:

- по себестоимости  каждой единицы;

- по средней себестоимости;

- по   себестоимости   первых  по   времени  приобретения   материально-производственных запасов (ФИФО).

Метод ЛИФО с указанной  даты отменен и может применяться  только для целей налогового учета.

3.  Обоснование необходимости и цели использования вычислительной техники для решения задачи.

1. Описание возможностей программы «1С: Управление торговлей 8»

В настоящее время большинство  предприятий используют средства автоматизации, предназначенные для облегчения ручного труда своих работников и ускорения выполнения операций.

Для управления продажами ОАО «М-Торг»  использует программный продукт  «1С: Управление торговлей 8».

«1С:Управление торговлей 8» - это инструмент повышения эффективности бизнеса торгового предприятия.

Предметная область, автоматизируемая программным продуктом, представлена на рисунке 1.6.

Рис 1.6. Предметная область, автоматизируемая прикладным решением "1С:Управление торговлей 8"

Прикладное решение позволяет  в комплексе автоматизировать задачи оперативного и управленческого учета, анализа и планирования торговых операций, обеспечивая тем самым эффективное управление современным торговым предприятием [13].

В программе полностью отслеживается  процесс управления продажами. При этом продажи можно оформлять как по полному циклу оформления продажи (начиная с момента согласования коммерческого предложения на основании данных о первичном интересе клиента в оформленной с ним сделке), так и без предварительно оформленных коммерческих предложений и заказов клиентов, по так называемой "упрощенной схеме".

Возможные схемы документооборота продаж представлены на рисунке 1.7.

Рис 1.7. Возможные схемы  документооборота продаж

Коммерческие предложения позволяют  фиксировать историю переговоров с клиентом по определению состава и условий продаж. Менеджер формирует коммерческое предложение. Коммерческое предложение может быть распечатано в форматах .doc (Microsoft Word) и .odt (OpenOffice). Далее менеджер отсылает коммерческое предложение клиенту. Клиент присылает ответ, который фиксируется как коммерческое предложение, введенное на основании исходного коммерческого предложения. По результатам согласования менеджер отмечает те позиции, по которым с клиентом согласованы условия.

По согласованным данным оформляется заказ клиенту. В конфигурации "Управление торговлей" заказ, является "центром управления" всеми последующими действиями по его отработке. Используются статусы заказа (Не согласован, Согласован, К обеспечению, К отгрузке, Закрыт), описывающие этапы прохождения заказа. На основании статуса и сведений об оплате и отгрузке заказа автоматически рассчитывается его текущее состояние готовности (Ожидается аванс, Готов к отгрузке и т. д.).

В любой момент времени менеджер может получить подробную информацию о состоянии заказа: каким образом должен быть оплачен заказ клиента в соответствии с указанными в нем этапами оплаты, какое состояние оплаты по заказу (просрочена ли оплата в соответствии с указанной датой оплаты), была ли произведена отгрузка по заказу.

Система автоматически контролирует соответствие заказов условиям торговых соглашений, не позволяя нарушать их пользователем, не имеющим соответствующих прав. Для согласования отклонений от условий  соглашения такие пользователи могут запускать бизнес-процесс согласования заказа. При этом система автоматически направит уполномоченным пользователям задачи по согласованию заказа и утвердит его при наличии положительного решения согласующих.

Конфигурация предоставляет возможность  указать график оплаты по заказу клиента (как в части авансовых платежей, так и платежей по погашению дебиторской задолженности). График может формироваться с учетом выбранного календаря.

Это позволяет планировать поступление  выручки по дням, контролировать соблюдение клиентом оговоренных сроков оплаты, выделять просроченную дебиторскую задолженность. Просроченная задолженность может быть проанализирована в разрезе тех этапов оплаты, которые зарегистрированы в заказе клиента. Предусмотрено также указание даты оплаты при оформлении отгрузки в кредит без оформления предварительного заказа. Эта задолженность будет отнесена к этапу "Кредит после отгрузки".

Система позволяет классифицировать просроченную задолженность по интервалам глубины просрочки.

На разных этапах заказ может выступать в качестве распоряжения на обеспечение, на отгрузку, на оформление документов. При выдаче распоряжений на отгрузку автоматически контролируется факт выполнения обязательств клиента по оплате тех этапов оплаты, которые указаны в заказе. Например, распоряжение на обеспечение товаров по заказу клиента не может быть оформлено до того момента, пока клиент не перечислит денежные средства по оплате заказа. Информация о тех распоряжениях, по которым может быть оформлена отгрузка товаров, автоматически формируется в виде списка распоряжений. При этом также учитывается дата отгрузки, указанная для товаров в заказе клиента.

Контроль выполнения распоряжений ведется с гранулярностью до отдельных  позиций заказа. Система предотвращает "перевыполнение" распоряжения. Для контроля выполнения распоряжений по отгрузке товаров и оформлению документов используются соответствующие отчеты.

Ведется учет плановой и фактической  задолженности в разрезе заказов, сроков оплаты и документов расчетов. При этом работа пользователей существенно упрощена: ручная разноска поступивших платежей выполняется только по заказам, распределение по остальным аналитическим разрезам выполняется автоматически в фоновом режиме.

Реализован механизм расчета автоматических скидок (наценок), позволяющий настроить виды скидок при соблюдении различных условий, а также правила одновременного применения нескольких скидок. Скидки могут быть назначены по определенному сегменту номенклатуры как в процентном , так и в суммовом выражении. Процент и сумма скидки могут быть уточнены по ценовым группам.

Скидки могут быть назначены  в рамках проведения маркетинговых  акций. Скидки могут быть назначены  определенным клиентам или группе клиентов (сегменту партнеров) в рамках оформленных  с ними торговых соглашений. Понятие торгового соглашения с клиентом объединяет цены, условия оплаты и другие условия продаж. Система автоматически контролирует соблюдение условий и блокирует действия пользователей, нарушающие их. Соглашения могут быть как индивидуальными, так и типовыми, описывающими одинаковые условия продаж для сегмента клиентов. Торговые соглашения явились развитием понятия "договора", используемого в предыдущей редакции конфигурации.

Механизм сегментации позволяет  определить устойчивые группы клиентов (например, "дилеры", "дистрибьюторы" "ненадежные дебиторы"). Группы могут использоваться, в частности, для ограничения действия торговых соглашений (в дальнейшем планируется расширить использование сегментов как аналитических фильтров). Поддерживаются ручной и автоматический (при помощи произвольного запроса) способ формирования сегментов.

Например, при формировании сегментов  клиентов можно провести анализ данных о продажах клиентов за предыдущий период и на основе результатов этого  анализа изменить сегмент, к которому относится клиент. При изменении сегмента для клиента будут автоматически изменены условия продаж в соответствии с тем типовым соглашением, которое действует для данного сегмента партнеров (клиентов). Перевод клиента из одного сегмента в другой может осуществляться автоматически с помощью регламентного задания, расписание выполнения которого настраивается пользователем.

Аналогичным образом реализованы  и сегменты товаров.

В системе реализована регистрация  источников возникновения интереса у клиентов (как для новых клиентов, так и для повторных сделок) и их анализ. Это позволяет оптимизировать способы рекламного воздействия на потенциальных клиентов.

2. Недостатки существующей системы

В отдел продаж ОАО «М-Торг» внедряется система, суть которой в том, что менеджерам по продажам будет полагаться определенный процент от выручки от проданных ими товаров. Также в ближайшем будущем в организации планируется значительное увеличение численности персонала, в том числе, сотрудников отдела продаж. Для более тщательного контроля за работой менеджеров и увеличения ее эффективности требуется автоматизировать область анализа деятельности менеджеров.

Ранее целенаправленно анализ деятельности менеджеров по продажам на фирме не проводился.  Сотрудников отдела продаж было немного, они хорошо знали друг друга, начальнику отдела продаж были хорошо известны их возможности.

В конфигурации «1С: Управление торговлей» не предусмотрена такая система, в которой менеджеру по продажам будет выдаваться информация о заработанной им сумме от реализации товара. Также существующих в системе возможностей для анализа деятельности менеджеров недостаточно для наиболее точной оценки работы каждого менеджера по продажам.  Отсутствует возможность сравнения эффективности работы каждого менеджера.

   Это значит, что менеджеру,  чтобы узнать, сколько же он  заработал с очередной продажи,  приходится все высчитывать вручную.  Хоть это и не относится  к основным обязанностям менеджера,  это неизбежно при такой системе  премий. Также, начальнику отдела  продаж необходимо иметь полное преставление об эффективности подчиненных ему менеджеров. Да и самим менеджерам необходимо знать, насколько эффективно они работают,  чтобы проанализировать и улучшить эффективность своей работы.

Из вышесказанного следует, что  автоматизация этих моментов приведет к уменьшению затрат времени и увеличит производительность и эффективность отдела продаж ОАО «М-Торг».

4.  Постановка задачи

1. Цель автоматизированного варианта решения задачи

Основной функцией АРМ  менеджера по продажам является автоматизация:

• Процесса приема заявок продажу товаров;
• Выписки документов;
• Формирования отчетов;
• Формирования и ведения базы данных заказов клиентов.

Так как в ОАО «М-Торг»  уже используется программный продукт для автоматизации основных процессов торговой деятельности предприятия «1С: Управление торговлей 8», заново создавать элементы системы автоматизированного учета нет необходимости.

Задача состоит в  том, чтобы дополнить существующую систему так, чтобы в ней была реализована возможность учитывать выплаты, которые будут получать менеджеры по продажам с проданных ими товаров, а также анализировать их деятельность с целью увеличения ее эффективности.

Цель работы по автоматизации  АРМ менеджера по продажам: доработать существующую систему, чтобы в наиболее полной мере автоматизировать работу отдела продаж на предприятии. Также доработка должна соответствовать законодательству РФ, а так же требованиям работников отдела продаж ОАО «М-Торг».

2. Общая характеристика организации решения задачи на ЭВМ

В дипломном проекте  рассматривается разработка АРМ  менеджера по продажам на основе доработки  уже существующей системы «1С:Управление торговлей 8».

Система разрабатывается  на платформе «1С:Предприятие 8.2». В  результате доработки программа «1С:Управление торговлей 8» будет дополнена и расширена. В результате повысится эффективность и производительность труда менеджеров по продажам.

Список изменений в  программе «1С:Управление торговлей 8», которые будут внесены в  процессе доработки:

• Будет создан справочник «Менеджеры по продажам», в котором будет указываться, какой процент от выручки с продажи товара полагается каждому менеджеру по продажам;
• Будет создан отчет «Продажи менеджеров», который будет состоять из 3х вариантов:

- основной отчет «Продажи  менеджеров», в котором будет  указан менеджер, заказы, реализованные  им, количество проданных им товаров,  их себестоимость, выручка от  продажи, валовая прибыль от  продаж, рентабельность, процент, получаемый  каждым менеджером за реализованные товары и сумма поучаемая им на основе этого процента;