Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

3. Федеральный  закон от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете». Данным законом установлены единые правовые и методологические основы организации и ведения бухгалтерского учета в Российской Федерации. Согласно этому закону, все хозяйственные операции подлежат своевременной регистрации на счетах бухгалтерского учета на основании первичных документов. Первичный документ составляется в момент совершения хозяйственной операции или непосредственно по ее окончании. Следовательно, показатель дебиторской задолженности должен быть отражен в учете, как правило, после выполнения организацией-кредитором товарной части сделки – после отгрузки продукции. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными  средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером предприятия или уполномоченными на то лицами. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не принимаются к исполнению.

4. Федеральный  закон от 30.12.08№ 307-ФЗ «Об аудиторской  деятельности». Данный закон является главенствующим документом прямого регулирования аудита. Он определяет понятие аудита, аудитора, правовые моменты организации и функционирования аудиторских организаций, критерии обязательности аудиторских проверок, виды сопутствующих аудиту услуг. Определяет нормы профессиональной этики, права и обязанности аудитора и аудируемых лиц, основные аспекты контроля и качества в аудите, вопросы аттестации на право осуществления аудиторской деятельности, роль саморегулируемых аудиторских объединений и другие вопросы. Соблюдение данного закона является обязательным для всех аудиторов и аудиторских организаций, а также для лиц, подлежащих обязательному аудиту.

5. Положение  по ведению бухгалтерского учета  и отчетности в Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н. В соответствии с данным положением расчеты с дебиторами и кредиторами отражаются каждой стороной в своей бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых ею правильными. Исходя из данной нормы, дебиторская задолженность отражается в учете в оценке, установленной договором. При совершении операций в иностранной валюте дебиторская задолженность отражается в рублях, в сумме, определяемой путем пересчета иностранной валюты по курсу.

 Дебиторская и кредиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных проведенной инвентаризации, письменного обоснования и приказа (распоряжения) руководителя организации. Списанная дебиторская задолженность относится на счет средств резерва по сомнительным долгам либо на финансовые результаты, а кредиторская задолженность – на финансовые результаты.

При отражении  в учете дебиторской задолженности  придерживаются принципа допущения временной определенности фактов хозяйственной деятельности (принципа начисления) согласно которому все факты хозяйственной деятельности организации отражаются в учете в том отчетном периоде, к которому они относятся, независимо от состояния расчетов по ним для целей налогообложения.

6. Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденная приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н. В плане счетов раздел VI «Расчеты» предназначен для обобщения информации обо всех видах расчетов организации с различными юридическими и физическими лицами, а также внутрихозяйственных расчетов. В данном разделе указывается, что учитывается на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Составлена типовая корреспонденция по дебету и кредиту указанных счетов.

7. Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденные Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49. В данных указаниях определен порядок проведения инвентаризации, в том числе и порядок проведения инвентаризации расчетов.

Для проведения инвентаризации расчетов создается  инвентаризационная комиссия, состав которой утверждает руководитель. О проведении инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами издается приказ. Инвентаризация расчетов проводится с целью документального подтверждения наличия дебиторской задолженности и обязательств, установления сроков их возникновения и погашения, уточнения оценки. При инвентаризации проверяются правильность осуществления расчетов с другими хозяйствующими субъектами, а также обоснованность сумм, числящихся на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Перед началом инвентаризации расчетов необходимо оформить акт сверки задолженности между организациями.

Проверке должен быть подвергнут счет «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по товарам, оплаченным, но находящимся в пути, и расчетам с поставщиками по неотфактурованным  поставкам. При проверке расчетов с  покупателями и заказчиками необходимо проверить, не числятся ли в составе полученных авансов суммы, которые следует зачесть в счет уже отгруженной продукции.

Выявленные  результаты инвентаризации расчетов отражаются в Акте инвентаризации расчетов с  покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17).

8. Положение «О безналичных расчетах в Российской Федерации». Утверждено Центробанком РФ от 03.10.2002 № 2-П. В соответствии с этим положением расчеты в безналичном порядке между организациями должны проводиться только через банки и иные кредитные учреждения. Применяются следующие формы безналичных расчетов: платежными поручениями, аккредитивами, чеками, по инкассо. 

Таким образом, нормативные документы регламентируют формы расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, способы оценки и отражения в бухгалтерском учете, порядок списания просроченной дебиторской и кредиторской задолженности.

1.3 Актуальные проблемы расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

В экономической литературе довольно широко обсуждаются вопросы, посвященные учету расчетов, в  том числе и по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счету 62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками».

По теме расчетных операций в экономической литературе обсуждаются следующие вопросы: как снизить риски при работе с контрагентами; ошибки в расчетах с дебиторами и кредиторами; ошибки при заключении гражданско-правовых договоров; как не допустить появления сомнительных долгов и что делать при их возникновении. Много статей в экономической литературе посвящено учету, управлению и контролю над дебиторской задолженностью.

Так, Брыкина И. и Беклемешева А. [9] в своей статье рассматривают, какие риски могут возникнуть при работе с контрагентами. Нередко возникает необходимость осуществлять предоплату поставщику, которая может доходить до 100% стоимости поставки. При этом у компании осуществляющей предоплату своему поставщику возникает ряд рисков, например налоговый риск.

Достаточно часто налоговые органы, проверяя организацию и находя среди ее поставщиков фирмы-однодневки, отказывают ей в вычетах по НДС. Налоговые органы могут отказать в вычете как на основании того, что контрагент не платит налогов, так и на основании ошибок в оформлении соответствующих документов на поставку товаров. Для минимизации рисков по предъявлению претензий со стороны налоговых органов в отношении поставщиков, которые могут оказаться фирмами-однодневками, автор рекомендует запросить у контрагента копии следующих документов: свидетельства о постановке на налоговый учет; свидетельства о регистрации; документов, подтверждающих полномочия лица, подписывающего договор; паспорта лица, подписывающего договор.

Закупка недорогого товара при отсутствии надлежащим образом оформленного счета-фактуры может обернуться для организации убытками, поскольку невозможно будет взять уплаченный НДС к вычету. В данном случае автор рекомендует не идти на 100% предоплату с незнакомыми организациями и по возможности договариваться о том, чтобы окончательную оплату производить после поставки товара и проверки всех полагающихся документов.

Еще один риск, который возникает при предоплате – риск непоставки товара. В этом случае автор рекомендует провести анализ, который поможет оценить  потенциального поставщика. Целесообразно поинтересоваться у поставщика наличием собственного сайта, количеством сотрудников в штате, наличием собственных или арендуемых помещений. Нелишним будет посетить офис потенциального поставщика, поискать информацию о нем в Интернете.

Если, как правило, организация работает чаще всего  с уже устоявшимся кругом поставщиков, то в отношении покупателей дело обстоит иначе. Организация заинтересована привлекать как можно больше покупателей  предлагая им более выгодные условия, чем конкуренты, например отсрочки по оплате. В этом случае организации-продавцу необходимо иметь специализированные программы, помогающие ей оценивать возможность, необходимость и размер отсрочки, которую можно предоставить конкретному покупателю. По мнению автора, решение вопроса о предоставлении отсрочки, ее срока и размера зависит от следующих факторов: финансового состояния покупателя; истории предыдущих взаимоотношений между организацией и покупателем; результатов юридически-хозяйственного анализа покупателя.

Исходя из сказанного выше, становится ясно, что грамотная, четко налаженная организация работы с контрагентами позволит уберечь компанию от возможных финансовых потерь.

Абрамова А.С.[1] в своей статье обращает внимание читателей на возможные ошибки при отражении расчетов с дебиторами и кредиторами. Такие ошибки, по мнению автора можно объединить в следующие группы: отсутствие документального подтверждения и ошибки при оформлении первичных документов; некорректные учетные записи; неверная оценка величины задолженности.

В качестве ошибок при оформлении договоров, влияющих на возможность погашения дебиторской  и кредиторской задолженности, можно  выделить: отсутствие самого договора, что ведет к возникновению  споров между сторонами из-за отсутствия надлежащего исполнения сделки; отсутствие в тексте договора расшифровки предмета договора; наличие в договоре форс-мажорных обстоятельств, таковыми не являющихся (реорганизация фирмы); отсутствие существенных условий, обязательных для данного вида договора в соответствии с ГК РФ, что может привести при налоговой проверке к переквалификации договора с последующим доначислением налогов и наложением штрафных санкций. Уменьшить отрицательные последствия позволяет тщательная экспертиза договоров, заключаемых организацией с партнерами.

Следует также  скрупулезно проанализировать первичные  документы. Для этого необходимо убедиться в полной взаимной увязке формулировок, показателей и цифровых значений в конкретных документах. Их следует проверять как по форме, так и по существу, а также производить арифметический контроль данных первичных документов.

Некорректные  учетные записи. По отдельным видам  задолженности неправомерно проводится зачет дебиторских и кредиторских обязательств. Например, в балансе  свернуто отражается итоговое сальдо по счетам расчетов. Нередко в составе дебиторской и кредиторской задолженности числится задолженность с истекшим сроком исковой давности. Ошибкой будет считаться отражение суммы дебетового сальдо по счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» без корректировки на сумму созданного резерва, учитываемого на счете 63 «Резервы по сомнительным долгам».

Кроме того, в  данный разряд нарушений попадает отражение  долгосрочной задолженности в составе  краткосрочной, в связи с чем, нарушается принцип классификации, что приводит к искажению сведений об уровне ликвидности организации.

Неверная оценка величины задолженности. Следует избегать занижения задолженности из-за некорректного  отражения в учете НДС с  авансов полученных, то есть оформления в учете начисления НДС по авансам, полученным от покупателей, бухгалтерской записью:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» субсчет  «Авансы полученные» Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет  «НДС».

Это приводит к  тому, что величина авансов полученных показывается по стр. 620 «Кредиторская задолженность» за минусом начисленного НДС. В данном случае для отражения НДС по авансам необходимо открыть к счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» субсчет «НДС с авансов» с отражением итоговой величины налога в составе прочих оборотных активов.

Устинова Я.И.[30] в своей статье рассматривает наиболее часто встречающиеся ошибки при заключении гражданско-правовых договоров, которые могут повлечь за собой разногласия с налоговыми органами. К таким ошибкам относятся: отсутствие в договорах существенных условий либо неправильное их формулирование; игнорирование в договорах императивных норм гражданского законодательства; наличие в договоре противоречивых положений.

 В соответствии  с п. 1 ст. 432 ГК РФ существенными  являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида. В отсутствие существенных условий договор считается недействительным и правовых последствий не влечет.

Например, договор  поставки, в котором отсутствуют  существенные условия, позволяющие  определить наименование и количество передаваемого товара, что является нарушением п. 3 ст. 455 ГК РФ. В то же время  наличие заказов, счетов-фактур и  товарных накладных со ссылками на договор снимает проблему признания договора не заключенным.

Расходы по не заключенным  в установленном порядке договорам  нельзя учесть в уменьшение налоговой  базы по налогу на прибыль организаций, так как они не соответствуют  условиям, установленным в п. 1 ст. 252 НК РФ, то есть не могут быть признаны документально подтвержденными, что, в свою очередь, делает необоснованным принятие к налоговому вычету суммы НДС.

Согласно п. 1 ст.422 ГК РФ договор должен соответствовать  обязательным для сторон правилам, установленным законом и иными правовыми актами (императивными нормами), действующим в момент его заключения. Например, условие в договоре купли-продажи о праве продавца отказаться от возврата аванса, полученного от покупателя, противоречит смыслу понятия о предварительной оплате, порядок внесения и возврата которой урегулирован ст. 487 ГК РФ.