Учет и аудит расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

Расчет будет  произведен после передачи товара по акту приема-передачи путем перечисления денежных средств на расчетный счет продавца.

Однако в  договоре не указаны конкретные меры ответственности в случае невыполнения или ненадлежащего исполнения своих обязательств.

 

3.2 Состояние учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

 

Наиболее часто ООО «Острогожск  АгроКомплекс» ведет расчеты  со следующими поставщиками и подрядчиками:

ООО «Агро Фирма Импульс-2» – по поставке средств защиты растений;

ООО «РосАгроТрейд» – по поставке минеральных удобрений;

ООО «Кварта  Плюс» – по поставке нефтепродуктов;

ИП Кулаков  С.М. – по поставке ветеринарных медикаментов.

Разберем конкретные операции по поставке отдельных видов товарно-материальных ценностей и как эти операции были отражены на счетах бухгалтерского учета.

Так, например, по договору-поставки № 10 от 17 марта 2011 г.  (приложение 1) согласно счету-фактуре и товарной накладной № 23С от 12.09.2011 г. (приложение 6) предприятию были поставлены средства защиты растений (Реглон Супер, ВР 150г/л)  в количестве 750 л по цене 550 руб. за 1 л на общую сумму без НДС 412500 руб.

На эту поставку была составлена следующая корреспонденция  счетов:

Д-т сч. 10/1Р, т.е. субсчет 1 – Сырье и материалы, имеющие отношение к растениеводству.

К-т сч. 60 на сумму 412500 руб.

Согласно договору поставки продукции № РАТ/3-375 от 03.02.2011 г. (приложение 7) и сч. № 1635  от 08.11.2011 г. ООО «РосАгроТрейд» поставил предприятию минеральные удобрения (селитра аммиачная марки Б) в количестве 250 т по цене 6600 руб. на сумму 1650000 руб., НДС 297000 руб., всего к оплате 1947500 руб.

На эту поставку была составлена корреспонденция:

Д-т сч. 10/1Р, К-т  сч. 60 на 1947500 руб.

Согласно счету на предоплату № 262 от 03.02.2011 г. (приложение 8) и платежному поручению ООО «ОстрогожскАгроКомплекс» перечислило ООО «РосАгроТрейд» со своего расчетного счета под будущую поставку минеральных удобрений в количестве 114 т по цене 10400 руб. на сумму 1185600 руб. и НДС в размере 18% на 213408 руб. на общую сумму, включая НДС 1399008 руб.

На эту операцию была составлена следующая запись по счетам:

Д-т сч. 60, К-т  сч. 51 на 1399008 руб.

По счету-фактуре  № 0001789 от 05.09.2011 г. и товарной накладной № 1789 от 05.09.2011 г. (приложение 9) ОО «Кварта Плюс» был поставлен бензин А-76 в количестве 8560 л по цене 19,92 руб. на сумму 170474,58 руб. и НДС поставки 18% на сумму 30685,42 руб. и всего на сумму 201160 руб.

На эту операцию была составлена проводка:

Д-т сч. 10, субсчет 3 «Нефтепродукты», К-т сч.60 на общую  сумму 201160 руб., включая и НДС.

Согласно счету-фактуре  № 1 от 11.01.2012 г. (приложение 10) и накладной № 1 от 11.01.2012 г. (приложение 11) ИП Кулаковым С.М. (приложение 10) были поставлены предприятию ветеринарные принадлежности (шприцы, иглы) и медикаменты на общую сумму 14951 руб. без НДС.

На эту операцию была составлена проводка:

Д-т сч. 10/1 Ж (животноводство), К-т сч.60 на 14951 руб.

Аналогичные проводки составляются на операции по поступлению других товарно-материальных ценностей от поставщиков, кредитуя при этом счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебетуя соответствующие субсчета материалов или  затрат.

Бухгалтерский учет расчетов с поставщиками и подрядчиками ведется по устаревшей мемориально-ордерной форме учета, при которой предусматривается составление мемориальных ордеров (статей), где производится группировка данных первичных документов за месяц по дебету корреспондирующих счетов и соответственно кредиту счетов.

В ООО «ОстрогожскАгроКомплекс»  ежемесячно составляются статьи, которые не нумеруются, а имеют названия. Всего, как видно из записи по Главной книге за 2011 год, насчитывается 16 таких статей со своеобразным названием. Так составляются следующие статьи: Касса, Госбанк, Подотчетные лица, Покупка, Реализация, Заработная плата, Молоко, Забой, Корма и другие.

Так, информация по счету 60 за январь месяц 2011 года сгруппирована в статье Покупка (приложение 12), в которой  приводятся дебет и суммы следующих счетов:

01 – 19849,41 руб.	10/7Ж – 107008 руб.
10/1Р – 1472713,75 руб.	10/9 – 28750 руб.
10/5 – 101419,90 руб.	23 – 349129,36 руб.
10/7Р – 69862,74 руб.	26 – 72114,42 руб.
20/2 – 6357 руб.	29торг – 6300 руб.
10/1Ж – 63936,54 руб.	43прод – 3659 руб.
10/3 – 121125,28 руб.	43торг – 57609,65 руб.

 

К-т сч.60 на общую сумму 2479835,05 руб.

Сразу же следует заметить, что  приобретение основных средств должно отражаться через счет 08 «Вложения  в необоротные активы», где должны накапливаться кроме стоимости основных средств все другие расходы, связанные с приобретением основных средств.

На данном предприятии приходуют  основные средства сразу на дебет  сч.01 с К-т сч.60. Это может привести к неправильной оценке приобретенного объекта и к последующим нарушениям расчетов по налогам.

Данные статей переносят в Главную  книгу, которая ведется ежемесячно. В ней ежемесячно указываются названия статей и делается разноска их данных в дебет и кредит счетов, которые указаны в данной статье и их суммы.

Главная книга ведется на бланке приспособленной формы вручную.

Таким образом организован синтетический  учет по всем счетам, в том числе  по рассматриваемому нами счету 60.

Аналитический учет расчетов с поставщик4ами  и подрядчиками ведется также вручную в Книге учета расчетов с организациями или так называемой контокоррентной книге, приспособленной формы (приложение 14).

Учет ведется  в разрезе каждой организации-поставщика или подрядчика. Она содержит следующие графы: дата, где указывается месяц, далее название статьи, содержание операции, дебет (сумма) и кредит (сумма).

По первой строке указывается сальдо на первое число  месяца со ссылкой на акт сверки. Далее в графе «Содержание операции» указывается номер предъявленного счета и от какого числа и сумма по кредиту. Если производилась оплата этого счета, то указывается название статьи «Госбанк», номер платежного поручения и от какого числа и сумма по дебету.

В конце месяца выводится новое сальдо.

Таким образом, записи по каждой организации ведется  в течение года помесячно. Надо отметить при этом, что все записи ведутся от руки, небрежно. Таким образом, последовательность записи в учетные регистры можно было бы представить в виде следующей схемы:

Первичные документы

Счета-фактуры

Товарные накладные

ТТН

Счета

Накладные

Платежные поручения

Статьи

Книга расчетов с организациями

 

Главная книга

Бухгалтерский баланс

Рис. 1 Схема  последовательности записей по учету  расчетов

           с поставщиками и подрядчиками

3.3 Состояние учета расчетов с покупателями и заказчиками

Свою произведенную  сельскохозяйственную продукцию растениеводства  (зерно) и  животноводство (молоко) ООО  «Острогожск АгроКомплекс»  реализует  организациям-покупателям.

В частности,  зерно согласно заключенному договору ООО «Тихий Дон», а молоко ИП Овсянниковой Н.В.

Все расчеты  с покупателями и заказчиками  ведутся на предприятии на активно-пассивном  счете 62 «Расчеты с покупателями и  заказчиками».

В тоже время  следует отметить, что  если это  предприятие выступает по отношению  к данному предприятию и как покупатель и как поставщик, то все расчеты при этом также ведутся на счете 62.

Поэтому не случайно в статье «Покупка» за январь 2012 г. (приложение 24) наряду с кредитом сч.60 и записями по дебету разных счетов, указан и кредит сч.62, хотя такой  корреспонденции по этому счету не должно быть. Все это вносит путаницу в учет расчетов с покупателями и заказчиками.

Разберем конкретно  операции, связанные с расчетами  с покупателями и заказчиками  по счету 62.

Так, например, согласно счету-фактуре № 134 от 23 августа 2011 г. (приложение 15) и товарной накладной № 134 от 23.08.2011 г. (приложение 16) были проданы ООО «Тихий Дон» семена озимой пшеницы в количестве 52990 кг по цене 6 руб. за  1 кг на общую сумму 317340 руб. без НДС. На эту операцию была составлена проводка:

Д-т сч. 62, К-т  сч. 90 – начислена выручка в  сумме 317340 руб.

Согласно приходному кассовому ордеру № 455 от 19.09.2011 г. (приложение 17) были внесены наличными в кассу  предприятия деньги в сумме 100000 руб.

На эту операцию составлена запись:

Д-т сч.50, К-т  сч.62 – оприходована выручка на 100000 руб.

Остальная сумма  в размере 217340 руб. была перечислена  через Госбанк платежным поручением № 121 от 08.09.2011 г. (приложение 18) на расчетный  счет предприятия. При этом была составлена запись:

Д-т сч.51, К-т сч. 62 на 217340 руб.

Другой пример. Согласно счета-фактуры № 126 от 31 июля 2011 г. (приложение 4а) и товарной накладной  № 126 от 31.07.2011 г. (приложение 4б) ИП Овсянниковой Н.В. было реализовано молоко 1 сорта  в количестве физической массы 37534 л и зачетном весе 39271,4 л по цене 11,35 руб. на общую сумму 445542,6 руб. без НДС. На данную операцию. Были составлены следующие записи по счетам:

Д-т сч. 62, К-т  сч.90 – на начисленную выручку  в сумме 445542 руб.

Согласно платежным  поручениям № 331 от 04.07.2011 г. (приложение 19) на сумму 80000 руб. и платежному поручению № 351 от 14.07.2011 г. (приложение 20) на сумму 50000 руб. на расчетный счет предприятия была зачислена общая сумма 130000 руб. На эти операции была составлена проводка:

Д-т сч.51, К-т сч.62 – оприходование выручки на 130000 руб.

Кроме того по приходному кассовому ордеру № 338 от 13.07.2011 г. (приложение 21) были внесены наличными деньги в кассу, которые оприходованы записью:

Д-т сч. 50, К-т  сч. 62 – поступила выручка в  сумме 50000 руб.

Вся информация, связанная с продажей продукции  группируется в статьях: «Касса», «Госбанк», «Реализация» и «Покупка».

На основании  этих статей производятся записи в  Главную книгу по счету 62 и в  Книгу учета расчетов с организациями, где ведется аналитический учет.

В январе 2012 г. в  Главной книге (приложение 22) по счету 62 были сделаны следующие записи: По К-т сч.62 согласно статьи «Касса»  в сумме 184990 руб., согласно ст. «Госбанк» 7083263,70 руб., статьи «Покупка» 3915981,97 руб.

По дебету сч.62 произведены записи согласно ст. «Госбанк» – 700000 руб., статьи «Реализация» – 7534507,22 руб..

В Книге учета  расчетов с организациями (приложение 23) расчеты ведутся в разрезе  каждой организации-покупателя.

Ежемесячно  подводятся итоги оборотов по дебету и кредиту счета 62 и выводится сальдо на конец каждого месяца.

Следует отметить при этом, что судя по записям, в  Книге расчетов с разными организациями  и  в частности с организациями-покупателями, мы видим, что здесь же ведется  учет расчетов и с такой организацией как ОАО «Метрофановский РМЗ «Промавторемонт»», которая выступает и как покупатель, и как поставщик и не случайно записи по этой организации ведется со ссылкой на статью «Реализация», а не «Покупка», что вносит определенную путаницу в учет расчетов.

На самом  деле, если были бы  четко разграничены организации-поставщики и организации-покупатели, то эта бы организация не учитывалась  на счете 62, а она должна учитываться  на счете 60. И тогда бы записи и  в Главной книге и в Книге  расчетов с организациями  ссылки были бы на статьи «Касса», «Госбанк» и «Реализация» по счету 62, а по счету 60 на статьи «Касса», «Госбанк» и «Покупка».

С этом плане  надо навести порядок в расчетах с покупателями и поставщиками на предприятии.   

 

 

3.4 Аудит  расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками

 

В процессе хозяйственной  деятельности предприятия вступают в различные расчетные отношения  по поводу поставки материалов, реализации готовой продукции, расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами, кредиторами, учредителями и т.д. Расчеты осуществляются как в безналичной форме, так и наличными деньгами.

Все это создает  предпосылки для различных нарушений  и злоупотреблений и поэтому  в интересах собственников необходимо постоянно проводить проверки и  осуществлять контроль за ведением расчетных операций и правильностью их отражения в учете.

Правильность  организации расчетных операций обеспечивает высокую оборачиваемость  средств в расчетах, укрепляет  договорную и расчетную дисциплину, улучшает финансовое состояние предприятия.