Отчет по практике в суде Борисовского Района

распределять  поступившую корреспонденцию согласно резолюции председателя суда или  его заместителя;

 вести  учет рабочего времени работников  канцелярии;

осуществлять  ведение нарядов, книг и журналов учета  по гражданским делам;

осуществлять  контроль за ведением документов первичного статистического учета (учетно-статистических карточек по гражданским делам), правильным и своевременным составлением статистических отчетов;

осуществлять  контроль за исполнением постановлений  высших органов власти о помиловании, за исполнением поручений органов  юстиции, вышестоящих судов и  других органов, касающихся работы канцелярии по гражданским делам;

осуществлять  контроль за своевременной отправкой  гражданским  дел с кассационными, частными жалобами и протестами в  вышестоящий суд;

вести учет частных определений  по гражданским  делам  и осуществлять контроль за ведением переписки по их исполнению;

осуществлять  контроль за исполнением  запросов  по гражданским делам, направляемых  судьями  в различные инстанции;

вести учет и контроль за исполнением судебных поручений  по гражданским делам , поступивших из других государств, судов другого города или района, а также направляемых судом через  Министерство юстиции Республики Беларусь поручений судам других государств, судам другого города или района;

организовывать  работы по учету и хранению гражданских  дел 

осуществлять  прием  гражданских  дел у секретарей судебного заседания  и осуществлять  контроль  за своевременной сдачей  гражданских   дел в канцелярию по гражданским делам.

выполнять  другие поручения  председателя суда, его заместителя  и помощника.

На заведующего канцелярией  по административным делам возлагается:

организовать  и вести  делопроизводство в канцелярии  соответствии с требованиями Инструкции  по делопроизводству в районном ( городском ) суде.

организовать  работу канцелярии по административным делам , руководить  работой секретарей и архива суда  по административным делам;

распределять  работу между сотрудниками канцелярии суда по административным делам  и  осуществлять контроль за исполнением  ими своих обязанностей;

распределять  поступившую корреспонденцию согласно резолюции председателя суда или  его заместителя;

вести учет рабочего времени работников канцелярии;

осуществлять  ведение нарядов, книг и журналов учета  по административным делам;

осуществлять  возврат  исполнительных документов, ошибочно направленных в адрес  суда Борисовского района;

осуществлять  контроль за ведением документов первичного статистического учета правильным и своевременным составлением статистических отчетов;

осуществлять  контроль за исполнением поручений  органов юстиции, вышестоящих судов  и других органов, касающихся работы канцелярии по административным делам;

осуществлять  контроль за своевременной отправкой  административных дел с частными жалобами и протестами в вышестоящий  суд; а также  учет и регистрацию  протестов прокурора  по административным  делам.

вести учет представлений  по административным  делам  и  осуществлять контроль за ведением переписки  по их исполнению;

осуществлять  контроль за исполнением  запросов  по административным  делам, направляемых  судьями  в различные инстанции;

организовывать  работы по учету и хранению административных  дел 

осуществлять  прием  административных  дел  у секретарей судебного заседания  и осуществлять  контроль  за своевременной  сдачей  административных   дел  в канцелярию по административным делам.

осуществлять  контроль  за  исполнением   административных постановлений.

выполнять  другие поручения  председателя суда, его  заместителя и помощника.

В своей деятельности заведующие канцеляриями руководствуются:

законодательными  и нормативными документами по вопросам делопроизводства; методическими документами  вышестоящих органов, касающиеся организации  делопроизводства; приказами и распоряжениями председателя суда; должностной инструкцией.

Заведующие  канцеляриями должны знать:

1. нормативные правовые акты, методические и другие руководящие материалы по вопросам организации делопроизводства;
2. единую государственную систему делопроизводства;
3. стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
4. структуру суда;
5. схемы документооборота;
6. порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчётности;
7. сроки и порядок сдачи дел в архив;
8. системы организации контроля за исполнением документов;
9. оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда;
10. правила внутреннего трудового распорядка;
11. трудовое законодательство.

Заведующие  канцелярией имеют право:

вносить на рассмотрение председателя суда предложения  по улучшению деятельности канцелярии суда, форм и методов работы с  документами;

требовать от секретарей суда и секретарей судебного  заседания надлежащего выполнения установленных правил работы с документами  в суде;

подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции;

осуществлять  проверки организации делопроизводства секретарями суда.

вносить на рассмотрение председателя суда представления  о назначении, перемещении, увольнении работников службы делопроизводства, предложения об их поощрении или  наложении на них взысканий.

Заведующий  канцелярией несет ответственность:

за  неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной  инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством  Республики Беларусь;

за  совершение в процессе осуществления  своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим  административным, уголовным и гражданским  законодательством Республики Беларусь;

за  причинение материального ущерба –  в пределах, определенных действующим  трудовым, уголовным и гражданским  законодательством Республики Беларусь.

Печати  с  изображением  Государственного герба Республики Беларусь хранятся в несгораемых шкафах или сейфах. Должностные лица, ответственные  за  хранение  печати  с изображением Государственного герба Республики  Беларусь, обязаны не допускать  ее повреждения или утери.

Прием и первоначальная обработка поступающих  документов производятся выделенным для  этого работником канцелярии - секретарем суда.

Обработка входящей корреспонденции осуществляется в день поступления, в первую очередь  обрабатываются телеграммы.

До  вскрытия почтовой корреспонденции  проверяются правильность ее доставки по адресу на конверте и целостность  упаковки.

Неправильно доставленная корреспонденция направляется по назначению, при невозможности  установления адресата – возвращается отправителю с пометкой на конверте «Ошибочно доставлено».

В случае повреждения корреспонденции  и невозможности ее использования  составляется акт, один экземпляр которого с поврежденной корреспонденцией направляется отправителю, второй остается в канцелярии суда.

Конверты  поступивших исковых заявлений, кассационных или частных жалоб  и протестов, исполнительных документов и обращений граждан должны быть сохранены и приложены к этим документам.

Необходимо  сохранять адресные ярлыки конвертов  и пакетов, присланных наложенным платежом, для представления с отчетом  в бухгалтерию в качестве оправдательного  документа.

Не  вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой «Лично».

Документы на машинных носителях передаются без  вскрытия упаковки, обрабатывается только сопроводительное письмо. 

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления в суд документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных журналах и карточках.

Регистрации подлежат как традиционные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники.

На  всех без исключения документах ставится регистрационный штамп с датой  поступления в правом нижнем углу первого листа документа. Если корреспонденция  не вскрывается, штамп проставляется  на конвертах или пакетах.

Документы, поступившие в суд после 16 часов, регистрируются следующим днем.

Поступившие дела и иная корреспонденция регистрируются в журнале регистрации входящих документов. Документы (судебные дела, жалобы и другая корреспонденция, в  том числе принятые на личном приеме исковые заявления), поступившие  в суд, проходят первичную обработку, регистрацию, рассмотрение председателем  суда, затем передаются исполнителям.

Не  подлежат регистрации, а передаются соответствующим секретарям с отметкой о времени поступления их в  суд для приобщения к делам:

судебные  повестки, возвращенные в суд из-за их невручения адресату;

расписки  в получении судебных повесток, копий  постановлений о передаче уголовного дела прокурору для направления  в суд, об изменении меры пресечения, о назначении судебного разбирательства, о продлении срока содержания обвиняемого под стражей, копий  приговоров, исковых заявлений и  судебных решений.

При большом объеме поступающей корреспонденции  регистрация может производиться  в нескольких журналах по видам: исполнительные документы, корреспонденция по гражданским  делам, поручения судов других районов, а также поручения судов других государств, с которыми заключены  договоры о правовой помощи, и другие. 

Исходящие и внутренние документы регистрируются в журнале регистрации исходящих  документов в день подписания или  утверждения и отправки корреспонденции. Каждый исходящий документ, как правило, должен иметь копию, которая заверяется исполнителем с указанием его  должности. После подписания документа  копия подшивается в наряд  или дело.

Предназначенные для отправки документы принимаются  полностью оформленными в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в районном суде и отправляются в  тот же день до 13 часов.

Секретарь суда перед отправкой документа  обязан проверить правильность написания  адреса, соответствие количества экземпляров  количеству адресатов, наличие указанных  в документах приложений и подписей, на письмах с несколькими адресами подчеркнуть адрес того корреспондента, которому направляется данный экземпляр  письма.

Судебные  дела посылаются по назначению заказными  бандеролями либо курьерами, а исковые  материалы, материалы об административных правонарушениях и исполнительные документы – заказными письмами.

При отправлении заказной корреспонденции  курьерами она регистрируется в  разносной книге и сдается  адресатам под роспись в этой книге.

На  заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая со штемпелем  отделения связи передается в  бухгалтерию.

Ответы  на запросы (представления, письма) вышестоящих  государственных органов (организаций) должны быть подписаны председателем  суда с указанием фамилии исполнителя.

Судебные  дела, поступившие в суд после  кассационного рассмотрения в связи  с отменой судебного постановления  и передачей дела на новое судебное разбирательство, должны быть расписаны  председателем суда и переданы судье  не позднее следующего дня после  возвращения его с кассации.

Отправка  машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного  письма, копия которого подшивается  в наряд на общих основаниях. Отправка этих документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям  и сохранности носителей и  записанной на них информации.

Оригинал  документа, отправляемого по факсу, с электронной отметкой о его  отправлении хранится в деле (наряде).

На заказные бандероли, письма составляется опись отдельно на бандероли  и письма. Опись остаётся в суде и подшивается в хронологическом  порядке в наряд.

Все уголовные и гражданские дела, поступившие для рассмотрения в  данном суде, после регистрации по журналу входящих документов регистрируются на учетно-статистических карточках  для уголовных дел гражданских  дел и записываются в алфавитных указателях по уголовным и гражданским делам.

По  уголовным делам алфавитный указатель  ведется на каждого обвиняемого, по гражданским делам – на каждого ответчика, по делам особого производства – на заявителя.

В учетно-статистических карточках соответственно движению уголовного или гражданского дела должны быть заполнены все реквизиты.

По  истечении календарного года учетно-статистические карточки на дела, не рассмотренные  к началу нового года, переносятся  в картотеку нового года.

На  каждой учетно-статистической карточке и в каждом таком деле указываются  два порядковых номера: в числителе – прошлого и в знаменателе – нового года.

Особое  внимание уделяется регистрации  и нумерации дел поступивших  в новом году. Нумерация этих дел  начинается с того номера, который  является очередным после перерегистрации  для предыдущего года.

В картотеку прошлого года взамен изъятых  карточек вкладываются карточки-заменители, на которых отмечается порядковый номер  по нумерации прошлого года и делается надпись о перенесении в картотеку  текущего года с указанием нового порядкового номера.