Проектирование системы управления адаптацией персонала

            Изучение эффективности ознакомления новых сотрудников с различными аспектами нового места работы (должности) выявило, что новичка, прежде всего, интересует социально-экономическая сфера и в меньшей степени нормы и правила, регламентирующие основную  деятельность колледжа (таблица 2.9).

 

Таблица 2.9 Оценка респондентами информации, необходимой адаптанту

(в % от числа упомянутых)

Содержание информации	Оценка эффективно	Оценка неэффективно	Затруднились оценить
Система оплаты труда	75	17	8
Традиции колледжа	74	3	23
Функциональные обязанности	70	3	27
Система социального обеспечения	68	15	17
Неформальные правила поведения	65	12	23
Правила внутреннего распорядка	65	8	27
Характеристика коллектива	65	4	31
Охрана труда	59	17	24
Техника безопасности	51	25	24
Структура и система управления	48	12	40
История колледжа	41	21	38

 

            Из таблицы видно, что для новичков по значимости на первые места выходит информация, необходимая для нормального самоощущения и чувства сопричастности –система оплаты труда и традиции колледжа (соответственно 75 и 74%). Затем необходима информация о непосредственной деятельности - функциональных обязанностях – 70%. Далее опять выходит на первый план «социальный блок» - система социального обеспечения – 68%, неформальные и формальные правила поведения в коллективе – по 65% в каждом случае. Информация, касающаяся охраны труда, техники безопасности, структуры и системы управления, истории колледжа по эффективности для новичков менее важны (соответственно 59, 51, 48 и 41 %).

Таблица 2.10  Оценка респондентами эффективности участия должностных лиц в  адаптации

(в % от числа упомянутых)

Ответственный	Оценка эффективно	Оценка неэффективно	Затруднились оценить
Инспектор по кадрам	55	2	43
Непосредственный руководитель	75	12	13
Директор	41	10	49

 

            Как видно из таблицы 2.10  эффективность  участия того или иного должностного  лица в адаптации новых сотрудников  снижается в зависимости от  иерархического уровня между  адаптантом и ответственным за  адаптацию. Другими словами, респонденты  сходятся во мнении, что адаптацией новых сотрудников должны заниматься профессионалы, для которых эта деятельность является одной из функциональных обязанностей и кто непосредственно связан с рабочим местом нового сотрудника.

         

  Таблица 2.11 Оценка респондентами эффективности используемых критериев адаптации

(в % от числа упомянутых)

Предмет оценки	Оценка эффективно	Оценка неэффективно	Затруднились оценить
Результаты выполнения поставленных задач	75	0	25
Уровень знаний	74	5	21
Освоение функциональных обязанностей	71	5	24
Иное	65	4	31

 

            С точки зрения респондентов  наиболее эффективной является  оценка результатов выполнения  новыми сотрудниками поставленных  задач – 75% и фактический уровень  знаний- 74%, а также то, на сколько  новичок освоил свои функциональные обязанности – 71%.

            Вывод: основные проблемы политики  управления кадрами в колледже  связаны с недооценкой социальной  и психологической стороны организационных  отношений. Адаптацией в колледже занимаются отдельные работники разных подразделений, но контроль процесса адаптации практически не осуществляется, данные не собираются и не анализируются. Проблемы текучести кадров на аппаратных совещаниях не обсуждаются. В колледже практически не используются иные, кроме материальных, способы стимулирования сотрудников, что также представляется существенным фактором, влияющим на текучесть новых работников и общее «старение» коллектива.      

           

Глава 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ АДАПТАЦИИ В Калининградском государственном колледже градостроительства  (КГКГ)

3.1.    Методика проектирования системы адаптации персонала

           Методика проектирования системы адаптации определяет:

• выбор подхода к созданию системы адаптации с учетом потребностей, ресурсов и потенциала колледжа;
• формирование структуры процесса адаптации;
• разработку необходимой документации;
• планирование внедрения системы адаптации персонала.

Указанная методика позволяет реализовать на практике теоретические положения, изложенные в главе 1 выпускной работы.

            Весь комплекс работ по выстраиванию системы адаптации, согласно данной методике, условно делится на пять блоков: предпроектная подготовка, разработка документов и предложений, обучение, мониторинг, корректировка [9; 75-77]. Содержание блоков рассматривается в таблице, приведенной ниже.

Таблица  3.1.  Построение системы адаптации  персонала

 

№ п/п	Наименование блока	Содержание работ	Результаты
1	Предпроектная подготовка	Определение цели и ожидаемых  результатов внедрения программы  адаптации. Разработка плана работ по внедрению программы. Определение круга специалистов, войдущих в рабочую группу. Закрепление руководителя процесса адаптации.	определены цели и разработан подробный план внедрения программы; сформирована рабочая группа; определен руководитель процесса.
2	Разработка документов и предложений	Выстраивание логики всей процедуры адаптации – от подготовки к приходу до завершения адаптационного периода. Описание последовательности процесса адаптации с определением всех необходимых форм и приложений. Разработка Положения об адаптации и справочных материалов об организации.	Положение об адаптации новых сотрудников; систематизированы все существующие элементы адаптации; разработаны необходимые приложения (формат плана, справочники, буклеты, программа адаптационного семинара).
3	Обучение	Разъяснение руководству актуальности внедрения процедуры адаптации и ее роли в решении существующих проблем управления персоналом. Проведение ряда обучающих семинаров для линейных руководителей и наставников с целью освоения ими инструментов адаптации.	проведены обучающие семинары; руководители понимают и поддерживают программу адаптации.
4	Мониторинг	Запуск программы адаптации персонала. Подведение промежуточных итогов  и отслеживание контрольных точек, из которых поступает информация о ходе и проблемах процесса. Анализ всех элементов процедуры адаптации на основе обратной связи  новых сотрудников, их руководителей и наставников. Коллективное обсуждение участниками процесса промежуточных итогов адаптации.	каждый новый сотрудник встречается и адаптируется по новым правилам; получена обратная связь по процедуре адаптации; подведены промежуточные итоги; выработаны решения проблемных моментов.
5	Корректировка	Введение в программу адаптации необходимых изменений.	индивидуализация отдельных элементов процедуры адаптации.

          

           Формируемая структура системы адаптации персонала в КГКГ основывается на стандарте адаптации персонала, включающем четыре этапа:

1. Этап общей ориентации – знакомство с организационными и функциональными особенностями колледжа, корпоративной этикой, системой коммуникаций, правилами поведения (осуществляет инспектор отдела кадров);
2. Этап вхождения в должность – практическое знакомство нового сотрудника со своими обязанностям и предъявляемыми к нему требованиями; непосредственным руководителем проводится общая программа адаптации, включающая информацию по направлениям:

- общее представление  о колледже;

- политика колледжа;

- оплата труда;

- дополнительные  льготы;

- охрана труда  и соблюдение техники безопасности;

- отношения  работников с профсоюзом;

- служба быта;

- экономические  факторы.

           После общей программы проводится специализированная, включающая следующие вопросы:

- функции подразделения;

- трудовые обязанности  и ответственность;

- требуемая  документация и отчетность;

- процедуры, правила, предписания.

3.  Этап действенной адаптации – за новым сотрудником закрепляется наставник.

4. Этап функционирования – завершает процесс адаптации, является переходом к стабильной работе, предполагает анализ показателей адаптации.

Стандарт адаптации является единым для всех категорий работников колледжа, а содержание адаптационных  программ может быть различным.

            Разработка необходимой документации  позволяет систематизировать негласно существующие и поддерживаемые в организации элементы адаптации и транслировать их единые стандарты, существенно облегчая тем самым процедуру внедрения новой системы адаптации.

Таблица 3.2.    Документы, сопровождающие адаптационный процесс

 

Локальные акты	Методические материалы
Положение об адаптации персонала; Программа адаптации персонала; инструкция по введению в должность.	справочники; планы работы с новыми сотрудниками; анкеты обратной связи.

           

 

 

2.   Определение функций управления адаптацией

 

            Создание службы адаптации персонала или введение такой должности избыточно для масштабов КГКГ. Управление процессом адаптации здесь может быть построено на введении в функциональные взаимосвязи подразделений элементов организации труда для того, чтобы создать необходимые условия трудовой адаптации на конкретных рабочих местах и в организации в целом. Кроме того, управление адаптацией требует отлаженной системы морального и материального стимулирования труда.

 

          При разработке и внедрении системы адаптации необходимо учесть ряд существенных моментов:

1. обязательно формально закрепить руководителя процесса адаптации, отвечающего за процесс, разъяснение и продвижение процедуры адаптации новых сотрудников в организации;
2. успешность внедрения системы адаптации во многом зависит от степени вовлеченности (осознания своей роли и задач) линейных руководителей;
3. важно выстроить оптимальным образом информационные потоки внутри организации,

чтобы необходимые данные своевременно предоставлялись всем участникам программы адаптации.

            Наглядно систему управления  адаптацией персонала колледжа  можно показать в виде организационной  схемы, представленной на рисунке 2.

 

         Рисунок 3.    Система управления адаптацией персонала колледжа  

                                                                                                                     

 

 

 

3.3     Программа адаптации сотрудников КГКГ         

           Программа  адаптации новых сотрудников содержит две части – общую и индивидуальную и завершается подробным отчетом о результатах деятельности обеих сторон.

 В целом  и общая, и индивидуальная части  программы адаптации рассчитаны  на период испытательного срока, в колледже он составляет месяц для специалистов и шесть месяцев для руководителей, но особенности и содержание педагогического труда, а также практика адаптации специалистов в организации показывают необходимость «ведения» новых сотрудников в течение года. В  особую категорию адаптантов можно выделить специалистов– практиков, выработавших на производстве определенный профессиональный стаж, но  незнакомых с особенностями образовательной деятельности, так как для них возникает необходимость обучения основам педагогики и методики.

Эти проблемы  в колледже решает Школа молодого педагога, действующая постоянно согласно ежегодно утверждаемым планам работы, под руководством методиста.