Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Администрация обязана выдать рабочему или служащему  его трудовую книжку в день увольнения с внесенной в нее записью  об увольнении. 

При задержке выдачи трудовой книжки по вине администрации работнику выплачивается средний заработок за время вынужденного прогула. Днем увольнения в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения издается приказ и вноситься запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном выше. 

В случае, если в  день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием  работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки. 

В случае смерти работника трудовая книжка выдается на руки его ближайшим родственникам под расписку или высылается по почте по их требованию. В трудовой книжке умершего работника в разделе «Сведения о работе» после указания порядкового номера и даты записи в графе 3 пишется «Работа прекращена в связи со смертью», далее заполняется графа 4 (указывается дата и номер приказа). Эта запись заверяется в установленном порядке. 

6.7. Дубликат  трудовой книжки 
 

Лицо, потерявшее трудовую книжку (вкладыш к ней), обязано немедленно заявить об этом администрации по месту последней работы. Не позднее 15 дней после заявления администрация выдает работнику другую трудовую книжку или вкладыш к ней с надписью «Дубликат» в правом верхнем углу первой страницы. 

Дубликат трудовой книжки или вкладыш к ней заполняется по общим правилам. В разделы «Сведения о работе», «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» при заполнении дубликата вносятся записи о работе, а также о награждениях и поощрениях по месту последней работы на основании ранее изданных приказов (распоряжений). 

Если работник до поступления на данное предприятие  уже работал, то при заполнении дубликата  трудовой книжки в разделе «Сведения  о работе» в графе 3 прежде всего  вносится запись об общем стаже работы до поступления на данное предприятие, подтвержденном документами. 

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается  общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, на каком предприятии, в какие периоды времени и  на каких должностях работал в  прошлом владелец трудовой книжки. 

После этого  общий стаж, подтвержденный надлежаще  оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем  порядке: в графе 2 записывается дата приема на работу, в графе 3 пишется  наименование предприятия, где работал работник, А также цех (отдел) и должность (работа), на которую он был принят, а начиная с 1 января 1986г.- и другие предусмотренные сведения. 

Если из предоставленных  документов видно, что работник переводился  на другую постоянную работу в том же предприятии, то об этом делается соответствующая запись. 

Затем в графе 2 записывается дата увольнения, а в  графе 3 – причина увольнения, если в представленном работнике документе  имеются такие данные. 

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения. 

В графе 4 указывается  наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены  соответствующие записи в дубликате. Документы, подтверждающие стаж работы, возвращаются их владельцу. Администрация обязана оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на предприятие. 

Если трудовая книжка (вкладыш к ней) пришла в негодность 9обгорела, изорвана, замазана), то администрация по последнему месту работы выдает работнику дубликат трудовой книжки (вкладыш к ней). 

При этом на первой странице трудовой книжки, пришедшей  в негодность, делается надпись: «Взамен  выдан дубликат», а книжка возвращается ее владельцу. При поступлении на новое место работы работник обязан предъявить дубликат трудовой книжки. 

6.8. Расчеты за  трудовые книжки и их хранение 
 

При выдаче трудовой книжки (дубликата) и вкладыша администрация  взимает с работника плату. 

В случае неправильного  первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша к ней, а также  в случае порчи их бланков вследствие небрежного хранения стоимость испорченных  бланков оплачивается предприятием. 

При утрате трудовой книжки работника предприятием по причине стихийного бедствия либо по другим причинам владельцу выдается дубликат трудовой книжки без взимания ее стоимости. 

Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками  при увольнении, хранятся в течение  двух лет в отделе кадров предприятия отдельно от остальных трудовых книжек рабочих и служащих, состоящих на работе. После этого невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве предприятия в течение 50 лет, а по истечении указанного срока могут быть выделены к уничтожению в установленном порядке. 

Администрация предприятия обязана постоянно  иметь в наличии необходимое  количество бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.

6.9. Учет бланков  трудовых книжек 
 

На предприятии  ведется следующая документация по учету бланков трудовых книжек и заполненных трудовых книжек: 

а) приходно-расходная  книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним; 

б) книга учета  движения трудовых книжек и вкладышей  к ним. В приходно-расходную книгу  вносятся все операции, связанные с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним с указанием серии и номера каждого бланка. Книга ведется бухгалтерией предприятия. 

Книга движения трудовых книжек и вкладышей к  ним ведется отделом кадров. В  этой книге регистрируются все трудовые книжки, принятые от рабочих и служащих при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с записью серии и номера, выданные рабочим и служащим вновь. 

При получении  трудовой книжки в связи с увольнением  рабочий или служащий расписывается в личной карточке и в книге учета. 

Приходно-расходная  книга и книга учета движения трудовых книжек пронумерованы, прошнурованы и скреплены подписью руководителя предприятия и сургучной печатью. 

Бланки трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся в бухгалтерии предприятия как документы строгой отчетности и выдаются по заявке в подотчет лицу, ответственному за ведение трудовых книжек. 

По окончании  каждого месяца бухгалтерия требует  от лица, ответственного за ведение  трудовых книжек, отчета о наличии бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и о суммах, полученных за заполненные трудовые книжки и вкладыши к ним с приложением приходного ордера кассы предприятия. На испорченные при заполнении бланки трудовых книжек и вкладышей к ним составляется акт. 
 

VII. Формирование  и хранение документов  

кадровой службы 
 

Формирование  дел – группировка исполненных  документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. 

При формировании дел необходимо соблюдать следующие  правила: 

-      раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; 

-      помещать в дело только исполненные,  правильно оформленные документы  в соответствии с наименованием  дел по номенклатуре; 

-      помещать вместе все документы,  относящиеся к решению одного  вопроса; 

-      помещать положения вместе с  основными документами; 

-      приложения объемом свыше 100 листов  следует группировать в отдельные  дела, о чем в документе делается  отметка; 

-      документы в деле располагать  в хронологическом порядке по  дате регистрации документа, по нумерации; 

-      соблюдать объем документов, которые  должны помещаться в дело. В  одном деле может быть подшито  не более 250 листов (толщина 30-40мм), затем заводится новая папка  с тем же индексом; 

-      включать в дела только по  одному экземпляру каждого документа. Не допускается включение в дело документов, не относящихся к нему, черновиков, вариантов, размноженных копий, документов, подлежащих возврату. 

В процессе группировки  проверяется правильность оформления документов. Неоформленные и неправильно оформленные документы возвращаются непосредственно исполнителям на доработку, после чего передаются для включения в соответствующие дела. 

Дела постоянного  и долговременного сроков хранения оформляются в твердые обложки, на которых делается описание дела. 

Листы дела нумеруются, в начале дела подшивается внутренняя опись документов, в конце дела –  заверительная надпись. Листы  внутренней описи нумеруются отдельно, их количество указывается в заверительной  надписи отдельно, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела через знак +. 

Сроки хранения документов кадровой службы приведены  в Приложении № 13 

Формирование  и ведение личных дел. Личное дело сотрудника предприятия – основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о сотруднике и его служебной деятельности. 

Личное дело должно включать в себя анкетно-биографические документы, а также дополнительные документы, к которым относятся: 

-      анкета; 

-      автобиография; 

-      личное заявление о приеме  на службу или увольнение; 

-      копия приказа о приеме на  службу или об увольнении; 

-      контракт; 

-      заявления сотрудника о перемещениях; 

-      представления руководства при  перемещении, выдвижении, зачислении в резерв; 

-      копии приказов о перемещении; 

-      аттестационные листы; 

-      выписки из документов о присвоении  почетных званий, ученой степени,  награждении государственными наградами; 

-      копии наградных листов; 

-      карточки учета поощрений и взысканий; 

-      характеристики с прежнего места  работы; 

-      фотографии. 

Все документы  личного дела подшиваются в обложку  установленного образца. 

Номер, за которым  учтено личное дело по книге учета  личных дел, целесообразно проставлять в верхнем левом углу обложки дела. 

В каждое дело вкладывается фотография сотрудника размером 4*6 см. 

В каждом разделе  личного дела ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения  документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа и кем изъят, по какой причине. Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления. При временном изъятии вместо документа вкладывается лист-заменитель. 

Изъятие из личного  дела отдельных документов производится только с разрешения начальника отдела кадров, об изъятии документа во внутренней описи соответствующего раздела делается запись. 

Листы документов, подшитых в дело, нумеруются. 

Документы в  личном деле рекомендуется располагать в последовательности, указанной в каждой части личных дел. 

Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом  порядке. 

В личные дела не должны входить документы второстепенного  значения, имеющие временные ( до 10 лет  включительно) сроки хранения. К таким документам относятся справки с места жительства, о жилищных условиях, о состоянии здоровья и т.д. 

Личное дело оформляется после издания приказа  о приеме на работу.