Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6) применяется для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с Трудовым кодексом, действующими законодательными актами и положениями, коллективным договором и графиками отпусков (Приложение №6). 

Заполняется в  двух экземплярах: один остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем  организации. 

На основании  приказа о предоставлении отпуска  отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск. При предоставлении отпуска без оплаты рядом с указанием о количестве дней отпуска указывается «без оплаты». В разделе «Начислено» в графе 1 в пустых строках указываются месяцы, по которым начислена заработная плата. 

Приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (контракта) (форма № Т-8, Приложение №7) применяется при оформлении увольнения работников. Заполняется работником отдела кадров в двух экземплярах на всех работников, за исключением увольняемых вышестоящим органом: один экземпляр остается в отделе кадров, другой передается в бухгалтерию. Подписывается начальником структурного подразделения и руководителем организации. 

В разделе «справка о несданных имущественно-материальных и других ценностях» делаются отметки о несданных ценностях, числящихся за работником. 

Табель учета  использования рабочего времени  и расчета заработной платы (форма  № Т-12, Приложение №8) применяется  для учета использования рабочего времени всех категорий служащих, для контроля за соблюдением рабочими и служащими установленного режима рабочего времени, а также для составления статистической отчетности по труду. 

Составляются  в одном экземпляре уполномоченным на это лицом, после соответствующего оформления передаются в бухгалтерию. 

Отметки в табеле о причинах неявок на работу или  о работе в режиме неполного рабочего дня, работе в сверхурочное время  и других отступлениях от нормальных условий работы должны быть сделаны только на основании документов, оформленных должным образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей и т.п.). 

Для отражения  использования рабочего времени  за каждый день в табеле (форма № Т-12. Графы 3,5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна строка для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая для записи количества часов по ним. 

Учет использования  рабочего времени осуществляется в  табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу либо регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). 

Личные заявления  работников предприятия о приеме, переводе или увольнении пишутся  от руки, в свободной форме или  на трафаретном бланке, разработанном  на предприятии. В заявлении следует указывать следующие реквизиты: адресат, наименование структурного подразделения, наименование вида документа, текст, дату, подпись, расшифровку подписи. На заявлении ставится резолюция и делается отметка об исполнении. В дальнейшем заявление отправляется в дело (Приложение №9). 

Графики отпусков представляют собой внутренний документ, в котором определяется очередность  предоставления отпусков сотрудникам  подразделений и предприятия  в целом. Форма графика отпусков содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, гриф утверждения, место составления, дату, текст, визы согласований (Приложение №10). 

3. Документы,  регламентирующие управление персоналом. 
 

Комплекс взаимоувязанных  документов, регламентирующих структуру, задачи и функции предприятия, организацию его работы, права, обязанность и ответственность руководства и специалистов предприятия, называется организационными документами. 

К организационным  документам относятся: 

-      учредительные документы ( устав и договор); 

-      структура и штатная численность; 

-      штатное расписание; 

-      правила внутреннего трудового  распорядка; 

-      положение о структурных подразделениях; 

-      должностные инструкции работникам. 

3.1. Правила внутреннего распорядка. 

Организация работы предприятия, взаимные обязанности  работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный  режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего  трудового распорядка. Этот документ составляется на бланке предприятия, согласовывается путем обсуждения на собрании трудового коллектива, визируется юристом и утверждается директором предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные обязанности рабочих и служащих, основные обязанности администрации, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины (Приложение №11 ). 

В разделе «Общие положения» определена основная цель правил внутреннего распорядка, приведены конституционные гарантии работников в области занятости. 

В разделе «Порядок приема и увольнения рабочих и  служащих» рассмотрена процедура  приема работников, в частности список необходимых документов, без предъявления которых прием на работу не допускается, оформление приказа, проведение инструктажа по технике безопасности, условия работы, разъяснения прав и обязанностей работников. Подробно регламентируются вопросы перевода работников на другую должность внутри предприятия. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и администрации. 

В разделе «Основные  обязанности рабочих и служащих»  перечислен круг обязанностей, которые  должны выполнять рабочие и служащие по своей специальности, квалификации или должности. 

В разделе «Основные  обязанности администрации» определен  перечень обязанностей администрации, которые необходимо выполнять в  соответствии  с законодательством: правильно организовать труд рабочих  и служащих, совершенствовать формы и методы оплаты труда, соблюдать законодательство об охране труда, проводить профилактику производственного травматизма, контролировать знание и соблюдение работниками требований инструкции по технике безопасности, производственной санитарии и гигиене труда, противопожарной охране и т.д. 

В разделе «Рабочее время и его использование» установлено  начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, формы организации  яви на работу, очередность предоставления очередных отпусков и т.д. 

В разделе «Поощрения за успехи в работе» приведен список поощрений, которые могут быть применены  за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде. 

В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» представлен перечень мер дисциплинарного взыскания, определены виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции. 

3.2. Штатное расписание 

В соответствии с Уставом предприятия разработана его штатная численность (в данный момент более 1000 работающих человек). Здесь указаны все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. Документ составлен на бланке предприятия, согласован с главным бухгалтером, утвержден директором. 

Изменения в  структуру и штатную численность  вносятся приказом директора предприятия. 

Должностной и  численный состав предприятия с  указанием фонда заработной платы  закреплен в штатном расписании. Штатное расписание составлено на бланке предприятия и содержит перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание подписано заместителем директора по экономике, согласовано с главным бухгалтером и утверждено директором, в грифе утверждения указана общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.(Приложение № 12) 

Организация работы предприятия, взаимные обязанности  работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Этот документ составлен на бланке предприятия, согласован путем обсуждения на собрании трудового коллектива, завизирован юристом и утвержден директором птицефабрики. 

На птицефабрике несколько подразделений, для каждого  из них разработано положение, в  котором определяются правовой статус, задачи, функции, права и обязанности, ответственность подразделения. Положение о структурном подразделении предприятия разработано руководителем подразделения и им подписано, согласовано с заместителем директора по экономике, юристом и утверждено директором предприятия. 

3.3. Должностные  инструкции 
 

Правовое положение  работников предприятия регламентируется должностной инструкцией, устанавливающей задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц. 

Целями разработки должностной инструкции являются: 

-      создание организационно-правовой  основы служебной деятельности сотрудников; 

-      повышение ответственности сотрудника  за результаты его деятельности, осуществляемой на основании  трудового договора (контракта); 

-      обеспечение объективности при  аттестации сотрудника, его поощрении  и при наложении на него дисциплинарного взыскания. 

-      Должностная инструкция разрабатывается  исходя из задач и функций,  возложенных на конкретное структурное  подразделение предприятия в  соответствии с его штатным  расписанием. 

Должностная инструкция составлена по каждой штатной должности предприятия, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику под расписку при заключении контракта, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности. 

В должностной  инструкции указывают наименование подразделения предприятия, конкретной должности, реквизиты согласования и утверждения. 

 Текст должностной  инструкции состоит из следующих  разделов: 

-      общие положения; 

-      основные задачи и функции; 

-      должностные обязанности; 

-      права; 

-      ответственность; 

-      взаимоотношения.  

-      связи по должности. 

-      оценка деятельности 

В разделе «Общие положения» указывают: 

-      квалификационные требования, предъявляемые  к сотруднику в соответствии с занимаемой им конкретной должностью; 

-      основополагающие организационно-правовые  документы, на основании которых  сотрудник осуществляет служебную  деятельность и реализует свои  полномочия; 

-      перечень структурных подразделений  и отдельных должностей сотрудников, непосредственно подчиненных данному сотруднику по службе; 

-      порядок замещения сотрудника  и исполнения должностных обязанностей  в случае его временного отсутствия. 

В раздел могут  быть включены другие требования и  положения, конкретизирующие и уточняющие статус сотрудника и условия его деятельности. 

В разделе «Права»  приводят перечень прав сотрудника. Допускается  конкретизировать те или иные права  с учетом специфики выполняемых  сотрудником должностных обязанностей. 

В разделе «Обязанности» указывают обязанности сотрудника с учетом задач и функций конкретного структурного подразделения предприятия с подробным изложением основных направлений его служебной деятельности. 

Кроме того, в  этом разделе могут быть указаны  обязанности сотрудника, возлагаемые на него в соответствии со сложившейся в структурном подразделении практикой распределения этих обязанностей, выполняемых данным подразделением по решению руководителя структурного подразделения предприятия.