Делопроизводство в кадровой службе предприятия

2.1. Ежедневно  в установленные сроки получает  и просматривает поступившие  документы, проверяет правильность регистрации, выбирает документы требующие немедленного, рассмотрения, готовит их к докладу директору по производству. 

2.2. Готовит проекты  резолюций на поступившие документы,  согласует их с директором  по производству. 

2.3. По указанию директора по производству планирует его рабочий день, корректирует его и обеспечивает выполнение. 

2.4. Готовит по  поручению директора проекты  документов, согласовывает их с  заместителем директора. 

2.5. Осуществляет  контроль оформления (полнота визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов. 

2.6. Контролирует  сохранность документов в приемной  директора, правильность формирования  дел. 

2.7. Организует  выполнение указаний и поручений  директора по бронированию номеров  в гостиницах. 

2.8. Контролирует  подготовку дел приемной к  сдаче в архив, их предархивную  обработку, подписывает описи  и акты на уничтожение документов. 

2.9.        Выполняет машинописные работы, проводит набор на компьютере  текстов служебных документов, их  редактирование и распечатку. 

2.10. Выполняет  копировальные работы. 

2.11. Ежедневно  ведет контроль за сроками  исполнения документов, находящихся  на исполнении у специалистов  структурного подразделения. 

2.12.      По поручению директора принимает  и передает документы по факсимильной связи. 

2.13. Ежедневно  раскладывает исполненные документы  в папки в соответствии с  номенклатурой дел, контролирует  наличие в них отметки о  списании документов в дело, визы  и подписи, своевременную сдачу  исполненных документов сотрудниками подразделения. 

2.14.      Осуществляет доставку документов  из структурного подразделения  в канцелярию и секретариат  руководства. 

2.15.      Принимает и передает по телефону  информацию для руководителя  и сотрудников; организует телефонные  переговоры руководителя. 

2.16.      Своевременно получает в канцелярии  распорядительные документы дирекции, доводит их до сведения руководства  (директора по производству, его  заместителю и начальникам производств). 

2.17.      Обеспечивает сохранность документов  секретариата директора по производству. 

2.18.      Ведет учет документооборота, ежеквартально  передает в канцелярию сводки  о составе и объеме документооборота. 

2.19.      Выполняет указания и поручение  руководителя секретариата по  бронированию номеров в гостиницах, заказам авиа- и железнодорожных билетов, размещению командированных в организацию. 

1.20.               Следит за исправным состоянием  вычислительной и организационной  техники, средств связи. 

1.21.               Заказывает пропуска для посетителей организации, отмечает время присутствия посетителей в здании. 

1.22.               Протоколирует совещания и заседания. 

3. Обязанности 

3.1. Для выполнения  возложенных на него функций  секретарь обязан: 

3.2. Сохранять  конфиденциальность служебной информации. 

3.3. Безоговорочно  выполнять распоряжения руководства. 

3.4. Придерживаться  правил оформления и сроков  подготовки документов, установленных  инструкцией по делопроизводству. 

3.5. Соблюдать  правила делового общения, нормы  служебного этикета, служебную субординацию. 

Обеспечивать  сохранность документов. 

4. Права 

Секретарь имеет  право: 

4.1. Обращаться  к руководителям структурных  подразделений предприятия за  информацией по вопросам подготовки  документов. 

4.2. Самостоятельно  решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей, телефонными звонками. 

4.3. Визировать  проекты документов, предоставляемых  на подпись директору. 

5. Ответственность 

Секретарь несет  административную ответственность  за: 

5.1. Нарушение  действующего законодательства РФ при подготовке документов 

5.2.  Сохранение  конфиденциальности служебной информации 

5.3. Неиспользование  предоставленных прав, нарушение  служебной субординации, некачественное  и несвоевременное выполнение  своих обязанностей. 

5.4. Нарушение  правил трудового распорядка, инструкции по делопроизводству организации. 

1.5.          Неправомерное использование предоставленных  прав, а также использование их  в личных целях. 

6. Взаимосвязи  по должности 

Секретарь руководителя взаимодействует: 

6.1. со структурными  подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов 

6.2. с канцелярией  по вопросам делопроизводства, правил  документоведения 

6.3. с юридической  службой по вопросам согласования  проектов распорядительных документов 

6.4. со сторонними  организациями, органами власти  и управления по вопросам получения  и предоставления документов, организации  встреч и контактов директора  по производству. 

7. Оценка деятельности 
 

Приложение № 3 

Типовая межотраслевая  форма N Т-1 

Утверждена Постановлением 

Госкомстата России 

от 30.10.97 N 71а 

  

┌────────┐ 

│ Коды   │ 

├────────┤ 

Форма по ОКУД   │ 0301001│ 

├────────┤ 

Организация ______________________________________________________  по ОКПО    │…………….. 

└────────┘ 

ПРИКАЗ (РАСПОРЯЖЕНИЕ)                                                                                      

                                                                                                                   ┌──────────┬───────────┐ 

                                                    О ПРИЕМЕ НА РАБОТУ                          │ Номер        │   Дата    │ 

│документа  │составления│ 

├──────────┼───────────┤ 

│          │           │ 

└──────────┴───────────┘ 

__________________________________________________________________ 

Фамилия, имя, отчество 

┌────────┐ 

│  Дата  │ 

├────────┤ 

Зачислить на работу с _________________________________                                                 │        │ 

├────────┤ 

по _________________________________                                                                                     │        │ 

└────────┘ 

┌────────┐ 

По трудовому  договору (контракту) от "__" _____ 19__ г.                                                     │        │ 

└──────── 

___________________________________________________________   ________________  ┌────────┐ 

с испытательным  сроком или без него                                                      срок испытания   │  Коды  │ 

Характер работы ______________________________________                                               ├────────┤ 

                                              постоянно, на определенный срок,                                              │        │ 

                                                          временно, сезонно                                                                ├────────┤ 

Вид работы ___________________________________________                                               │        │ 

                                        основная, по совместительству                                                           ├────────┤ 

Режим труда __________________________________________                                               │        │ 

                                  полное, неполное рабочее время                                                               ├────────┤ 

Продолжительность рабочего дня (недели), ч ___________                                                  │        │ 

└────────┘

Структурное подразделение

(цех, отдел) 

Участок 

Категория

персонала 

1 

2 

3 

  

  

  

Профессия, должность 

Размер тарифной ставки, 

оклада, руб. коп. 

Табельный

номер 

4 

5 

6 

  

  

  
 

  

┌───────────────────────────────────────┬────────────────────────┐ 

│      Надбавка к заработной плате                                                                     │         Размер         │ 

├───────────────────────────────────┬───┼───────┬────────────────┤ 

│               вид                                                                     │код│                процент│сумма, руб. коп.│ 

├───────────────────────────────────┼───┼───────┼────────────────┤ 

│                7                                                                          │ 8 │                           9   │                 10       │ 

├───────────────────────────────────┼───┼───────┼────────────────┤ 

Форма оплаты труда                         _______________ │     │ 

                                                    сдельная, повременная ├───┤ 

 Система оплаты  труда _____________                             │   │ 

                   прямая сдельная,                                               │   │ 

                   аккордная и т.д.                                                ├───┤