Делопроизводство в кадровой службе предприятия

В разделе «Ответственность»  указывают меру ответственности сотрудника за несоблюдение требований должностной инструкции и других нормативных документов. В данном разделе указывают также, каким образом материально ответственное лицо несет в соответствии с законодательством РФ материальную ответственность за ущерб, причиненный предприятию. 

Должностная инструкция должна быть согласована с юридическим  отделом предприятия. 

Согласованную и утвержденную должностную инструкцию заверяют печатью предприятия и  хранят в отделе кадров предприятия  в соответствии с установленным порядком ведения делопроизводства на предприятии.  

Должностная инструкция вступает в силу с момента ее утверждения  руководителем предприятия и  действует до ее замены новой должностной  инструкцией. 

Требования должностной  инструкции являются обязательными для сотрудника, работающего в данной должности, с момента его ознакомления с инструкцией под расписку и до перемещения на другую должность или увольнения с предприятия. 

3.4. Трудовой  договор 
 

Трудовой договор  – соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать действующие в организации правила внутреннего трудового распорядка. 

Сторонами трудового  договора являются: 

-      в качестве работодателя –  предприятие любой формы собственности,  учреждение, организация, отдельные  граждане; 

-      в качестве  работника – граждане, достигшие 16 лет; 

В трудовом договоре указываются: 

-      фамилия, имя, отчество работника  и наименование работодателя, заключивших  договор. 

Существенными условиями трудового договора являются: 

-      место работы (с указанием структурного подразделения); 

-      дата начала работы; 

-      наименование должности, специальности,  профессии с указанием квалификации  в соответствии со штатным  расписанием организации или  конкретная трудовая функция.  Если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалифицированных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом правительством Российской Федерации; 

-      права и обязанности работника; 

-      права и обязанности работодателя; 

-      характеристики условий труда, компенсации и льготы работникам за работу в тяжелых, вредных и опасных условиях; 

-      режим труда и отдыха; 

-      условия оплаты труда (в том  числе размер тарифной ставки  или должностного оклада работника,  доплаты, надбавки и поощрительные выплаты); 

-      виды и условия социального  страхования, непосредственно связанные  с трудовой деятельностью. 

Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового  договора. 

Какое бы то ни было прямое или косвенное ограничение  прав или установление прямых или косвенных преимуществ при заключении трудового договора в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, социального и должностного положения, места жительства, а также других обстоятельств, не связанных с деловыми качествами работников, не допускается, за исключением случаев, предусмотренных федеральным законом. 

Запрещается отказывать в заключении трудового договора женщинам по мотивам, связанным с  беременностью или наличием детей. 

Запрещается отказывать в заключении трудового договора работникам, приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы. 

По требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме. 

Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован  в судебном порядке. 

В трудовом договоре могут предусматриваться условия  об испытании, о неразглашении охраняемой законом тайны (государственной, служебной, коммерческой или иной), об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение производилось за счет средств работодателя, а также иные условия, не ухудшающие положение работника по сравнению с Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями. 

Условия трудового  договора могут быть изменены только по соглашению сторон и в письменной форме. 

В случае заключения срочного договора в нем указываются срок его действия и обстоятельство, послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом РФ и иными федеральными законами. 

Трудовые договоры могут заключаться: 

1)   на неопределенный  срок; 

2)   на определенный  срок не более пяти лет, если  иной срок не установлен Трудовым  кодексом и иными федеральными  законами. 

Срочный трудовой договор заключается в случаях, когда трудовые отношения не могут  быть установлены на неопределенный срок с учетом характера предстоящей работы или условий ее выполнения, если иное не предусмотрено Трудовым кодексом и иными федеральными законами. 

Если в трудовом договоре не оговорен срок его действия, то договор считается заключенным на неопределенный срок. 

В случае, если ни одна из сторон не потребовала расторжения  срочного трудового договора в связи  с истечением его срока, а работник продолжает работу после истечения  срока трудового договора, трудовой договор считается заключенным на неопределенный срок. 

Трудовой договор, заключенный на определенный срок при  отсутствии достаточных к тому оснований, установленных органом, осуществляющим государственный надзор и контроль за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, или судом, считаются заключенным на неопределенный срок. 

Запрещается заключение срочных трудовых договоров в  целях уклонения от предоставления прав и гарантий, предусмотренных  работникам, с которыми заключается трудовой договор на неопределенный срок. 

Срочный трудовой договор может заключаться по инициативе работодателя либо работника: 

а) с учетом характера  предстоящей работы; 

б) с учетом условий  ее выполнения; 

в) с учетом интересов  работника; 

г) в случаях, непосредственно предусмотренных законом. 

С целью проверки соответствия подготовки и способностей работника поручаемой ему работе по соглашению сторон может быть установлен испытательный срок, в пределах предусмотренных  законодательством. Если работник принимается с испытательным сроком, то в трудовом договоре фиксируется конкретный срок испытания (с какого по какое время). 

Поскольку представителем работодателя в трудовых отношениях является администрация (включая руководителя), некоторые обязанности по трудовому договору возлагаются на администрацию. К их числу относятся: 

-      обязанности эффективно организовать  труд работников; 

-      создавать условия для безопасного  и высокопроизводительно труда,  оборудовать рабочие места в  соответствии с правилами охраны труда и техники безопасности; 

-       своевременно выплачивать работникам  обусловленную договором заработную  плату. 

В трудовой договор  могут быть внесены обязательства  работника по повышению квалификации, уровня профессионализма и компетентности, а при необходимости и переобучению под будущее развитие производства, а также обязательства работодателя по отношению к работнику, заключающееся в представление широких возможностей для получения знаний и навыков, создании соответствующих условий для их приобретения. 

Запрещается требовать  от работника выполнения работы, не обусловленной трудовым договором, за исключением случаев, предусмотренных  Трудовым кодексом и иными федеральными законами. 

Трудовой договор  вступает в силу со дня его подписания работником и работодателем, если иное не установлено федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или трудовым договором, либо со дня фактического допущения работника к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. 

Работник обязан преступить к исполнению трудовых обязанностей со дня, определенного трудовым договором. 

Если в трудовом договоре не оговорен день начала работы, то работник должен приступить к работе на следующий рабочий день после  вступления в договора в силу. 

Если работник не приступил к работе в установленный  срок без уважительный срок в течение  недели, то трудовой договор аннулируется. 

Содержание договора составляет весь комплекс условий, определяющих взаимные права и обязанности  сторон. Некоторые условия трудового договора устанавливаются трудовым законодательством. Многие условия трудового договора жестко регламентируются законодательством и стороны не могут изменить их, если в результате ухудшается положение работника, даже по взаимному соглашению. Если условие договора полностью совпадает с установленными законом нормами, то можно не дублировать законодательство и не указывать это условие. 

Прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, изданным на основании  заключенного трудового договора. Содержание приказа работодателя должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. 

Приказ работодателя о приеме на работу объявляется работнику  под расписку в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию указанного приказа. 

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника  с действующими в организации  правилами внутреннего трудового  распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором. 

4. Движение кадров 
 

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процесса движения кадров на предприятии. С этой целью разработана инструкцию, которая определяет порядок оформления при приеме на работу, переводе, увольнении и учете работников предприятия, а также порядок издания, учета и рассылки приказов по личному составу. 

Отдел кадров предприятия  готовит проекты приказов, только по личному составу. Для внесения необходимых данных в учетные документы и личные дела работников выписки из приказов по основной деятельности представляются в отдел кадров канцелярией. 

4.1.Порядок оформления  документов 

 при приеме  на работу 

  

Прием на работу может производиться руководителем, который наделен правом найма на работу. Трудовой договор заключается в письменной форме.