Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы. 

Принцип работы по информационно-документационному  обслуживанию сводится к набору одних  и тех же операций. Только в одних  организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. 

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение  управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем  более – с тонкостями ведения документации.  

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность  работников делопроизводственных служб. 

Информация фиксируется  в документах, которые придают  ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия. 

1. Организация  кадровой службы 

Классическая  форма организации кадровой службы на предприятии – создание отдела кадров. Его численный состав и  структура во многом зависят от масштабов предприятия и способов достижения поставленных перед ним целей. 

Организация любого предприятия начинается с составления  положения, в котором перечисляются  задачи, функции, права и обязанности  подразделения. 

1.1. Положение  об отделе кадров 

Положение об отделе кадров состоит из следующих разделов: 

-     общие  положения; 

-     задачи; 

-     структура; 

-     функции; 

-     взаимоотношения  с другими подразделениями предприятия; 

-     права; 

-     ответственность. 

В разделе «Общие положения» закреплены подчиненность отдела кадров директору предприятия. 

Раздел «Задачи» содержит четко сформулированные направления  деятельности отдела кадров, важнейшими из которых являются организация  работы по обеспечению подбора, расстановки, использованию рабочих и специалистов; формирование стабильно работающего коллектива; создание кадрового резерва; организация системы учета кадров. 

В разделе «Структура»  указан порядок разработки и утверждения  структуры отдела, его численный  состав, конкретные направления работы и закрепленные за ними подразделения отдела. 

 В разделе  «Функции» рассмотрены функциональные  обязанности в области кадровой  работы, в частности: 

-    разработка  планов комплектования кадров  в соответствии с программой  развития предприятия; 

-    оформление  приема, перевода и увольнения  работников в соответствии с  трудовым законодательством; 

-   учет  личного состава предприятия; 

-    хранение  и заполнение трудовых книжек, ведение документации по делопроизводству; 

-    контроль  за исполнением руководителями подразделений приказов и распоряжений по работе с личным составом; 

-    изучение  движения кадров, анализ текучести  кадров, разработка мероприятий  по ее устранению; 

-    анализ  состава, деловых качеств специалистов  предприятия с целью их рационального использования; 

-    создание  условий для повышения образовательного  и квалификационного уровня специалистов; 

-    работа  по созданию резерва на выдвижение; 

-    подготовка  предложений по улучшению расстановки  и использованию рабочих; 

-    подготовка  и систематизация материалов  для аттестационной комиссии; 

-    подготовка  материалов для предоставления  рабочих, специалистов и служащих  к поощрению и награждению; 

-    принятие  мер по трудоустройству высвобождаемых  работников; 

-    осуществления контроля и инструктажа работников отдела кадров; 

-    организация  контроля за состоянием трудовой  дисциплины и правил внутреннего  трудового распорядка; 

-  ведение  всей отчетности по кадровым  вопросам. 

Раздел «Взаимоотношения с другими подразделениями предприятия» содержит перечень документов, которые поступают в отдел кадров, и документов, которые направляются из отдела кадров в другие подразделения. 

От производственных подразделений отдел кадров получает заявки на прием рабочих и служащих, представления о поощрении, графики отпусков. 

Из отдела кадров в производственные подразделения  направляются сведения о нарушителях  трудовой дисциплины, копии приказов о приеме, перемещении внутри предприятия, увольнении рабочих и служащих, изменении  правил внутреннего трудового распорядка, сведения, относящиеся к вопросам трудовой дисциплины. 

От бухгалтерии  отдел кадров получает штатное расписание, расчеты потребности в рабочей  силе, справки о заработной плате  для оформления пенсий по возрасту и инвалидности. 

В бухгалтерию  отдел кадров представляет сведения о списочной численности работников, прогулах, текучести кадров, табель учета рабочего времени, проекты  приказов о приеме, перемещении и  увольнении материально ответственных  лиц, листы временной нетрудоспособности для оплаты, сведения о приеме, перемещении, увольнении и очередных отпусках работников предприятия. 

В юридический  отдел из отдела кадров направляются на визирование приказы по личному  составу. 

В разделе «Права»  указаны основные полномочия, которыми наделен отдел кадров, в частности: 

-    право  требовать от всех подразделений  предприятия необходимых для  полноценной работы отдела кадров  материалов; 

-    право  принимать работников предприятия  по вопросам приема, перемещения  и увольнения; 

-    право осуществлять связь с другими организациями по вопросам подбора кадров; 

-    право  требовать от других подразделений  обязательного выполнения тех  указаний, которые предусмотрены  положением об отделе кадров. 

В разделе «Ответственность»  установлена ответственность начальника отдела кадров за выполнение возложенных на отдел функций и ответственность работников отдела, которая устанавливается должностными инструкциями. 

1.2. Должностные  инструкции сотрудников отдела  кадров 
 

Любая должностная  инструкция работника предприятия имеет три раздела: должностные обязанности, требования к знаниям и требования к квалификации по разрядам оплаты. 

Основными должностными обязанностями начальника отдела кадров являются: 

-     руководство  работой отдела; 

-     обеспечение выполнения работ; 

-    разработка  необходимой документации, предложений,  рекомендаций, инструкций; 

-    обеспечение  рационального использования материальных, финансовых и технических средств; 

-    проведение  работ по защите информации, составляющей коммерческую тайну; 

-    обеспечение  рационального распределения нагрузки  между работниками отдела; 

-    создание  условий для роста и повышения  квалификации персонала; 

-    контроль  соблюдения работниками правил  внутреннего трудового распорядка, правил и норм охраны труда и противопожарной безопасности, производственной и трудовой дисциплины; 

-    внесение  предложений о поощрении отличившихся  работников, наложений взысканий  на нарушителей производственной  и трудовой дисциплины; 

-    обеспечение  составления уставной отчетности. 

Начальник отдела кадров должен знать: 

-    постановления,  распоряжения, приказы, другие руководящие  и нормативные документы вышестоящих  и других органов, касающиеся  деятельности отдела; 

-    нормативные  акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; 

-     основы  экономики, организации труда  и управления; 

-     правила  внутреннего трудового распорядка; 

-    правила  и нормы охраны труда, техники  безопасности, производственной санитарии  и противопожарной защиты. 

Численный состав отдела кадров и перечень видов основных работ определяется численностью работающих в организации. 

Должностная инструкция начальника отдела кадров ООО «Птицефабрика  Александровская» (Приложение №1). 

1.3. Нормативная численность сотрудников отдела кадров 

  

Для установления необходимого количества сотрудников  отдела кадров рекомендуется использовать Типовые нормы времени на работы по комплектованию  учету кадров, которые предназначены для определения  затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также нормированных заданий. 

Основными видами работ отдела кадров являются оформление документов при приеме на работу и  увольнении с работы рабочих и  служащих, оформление и учет трудовых книжек, составление статистической отчетности по учету личного состава, составление справок, разработка планов и расчет численности, табельный учет. 

Нормативная численность  работников (Ч), необходимых для выполнения всех работ по комплектованию и учету  кадров, определяется по формуле:                               Т(1) * К(1) 

                               Ч=            Ф(п) 

где      Т(1) – суммарная трудоемкость нормируемых  работ, рассчитанная по данным нормам за год (квартал),ч; 

            К(1) – коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных нормативами ( К(1) принимается равным до 1,25); 

            Ф(п) – полезный фонд рабочего  времени одного работника за  год (квартал), ч. 

1.4.Организация  труда 

  

Деятельность  работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Тарифно-квалификационными требованиями по общеотраслевым должностям служащих (приказ Минтруда РФ от 6 июня 1996г. №320 и утверждено директором птицефабрики. 

Оформление и  учет личного состава осуществляется в соответствии с Унифицированными формами первичной учетной документации, утвержденными постановлением Госкомстата  РФ от 30 октября 1997г. № 71а, так как  в соответствии с постановлением Госкомстата РФ и Минфина РФ от 29 мая/18 июня 1998г. № 57а/27н с 1 января 1999г. первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным Госкомстатом России в 1997-1998гг. по согласованию с Минфином России, Минэкономики  России и другими заинтересованными федеральными органами исполнительной власти.