Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Наименование 

операции 

Единица 

Измерения 

Норма времени, 

ч

Ведение картотеки Один работник 0,08 
 

9. Оформление  листа нетрудоспособности. 

Работа состоит из следующих операций: 

-     на  основании личной карточки (форма  №Т-2) или трудовой книжки определение  длительности непрерывного рабочего  стажа работника и заполнение  соответствующих граф листа нетрудоспособности  

    ( стаж  работы, количество нерабочих дней, дата заполнения листка); 

-     регистрация  листа в книге учета. 

Таблица №9 

Норма времени  на оформление листа нетрудоспособности

Наименование 

операции 

Единица 

Измерения 

Норма времени, 

ч 

Оформление листа 

нетрудоспособности Один лист 0,06 
 

2. Состав кадровой  документации. 
 

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и  качественного улучшения его  состава можно решать только при  наличии совершенной системы  информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели и постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий. 

Информационные  показатели, используемые в кадровой службе, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об их образовании, занимаемой должности и др. Так, Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 г. № 367 с 1 января 1996г., предназначен для решения задач, связанных с оценкой численности рабочих и служащих, учетом состава и распределением кадров по категориям персонала, уровню квалификации, степени механизации и условиям труда, вопросам обеспечения занятости, организации заработной платы рабочих и служащих. Начисления пенсий, определения дополнительной потребности в кадрах и др. 

Информационные  показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями «кадровая документация» или «документация по личному составу» подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные и учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные. 

Разновидности документов по функциям и задачам  управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.) 

В состав кадровой документации входят следующие документы: 

-     трудовой  договор (контракт); 

-     приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1); 

-     личная  карточка (форма № Т-2); 

-     учетная  карточка научного работника  (форма № Т-4); 

-     приказ (распоряжение) о переводе на другую  работу (форма № Т-5); 

-     приказ (распоряжение) о предоставлении  отпуска (форма № Т-6); 

-     приказ (распоряжение) о прекращении трудового  договора (контракта) (форма № Т-8); 

-     табель  учета рабочего времени (форма  № Т-13); 

-     личные  заявление работников предприятия; 

-     графики  отпусков; 

Трудовой договор(контракт) заключается в письменной форме между работником и администрацией предприятия в лице руководителя предприятия и должен содержать следующие основные реквизиты: название документа, дата, место составления, текст, подписи, печать. Контракт составляется в двух экземплярах, один из которых остается на предприятии, а другой храниться у работника.(Приложение № 2) 

Приказ (распоряжение) о приеме на работу является одной  из унифицированных форм первичной  учетной документации, применение которых  с 1 января 1999 г. является обязательным для предприятий всех организационно-правовых форм и форм собственности.(Приложение № ) 

Приказы по личному  составу являются важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы птицефабрики. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов  и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др. 

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др. 

Личное заявление  работника о приеме, переводе или  увольнении пишется, как правило, от руки, в произвольной форме. В заявлении указываются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, адресат (должность, фамилия, инициалы руководителя предприятия ), текст, личная подпись, расшифровка подписи. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция  руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. (Приложение № 3 ) 

Приказы по личному  составу оформляются и ведутся  строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ». Как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия. ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ. 

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В  индивидуальных содержится информация только об одном сотруднике, в сводных  – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др). При составлении сводных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль. 

Каждый пункт  приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом  соответствии  с ТК РФ. Постоянной информацией для любого кадрового  приказа является указание распорядительного  действия ( уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника(имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа. 

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия. 

При приеме на работу обязательно устанавливается размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с…по…), с испытательным  сроком (его продолжительность) и  п.д. 

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов -  с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с  ТК РФ), изменение оплаты труда (если оно возникает). 

При увольнении причина увольнения, согласно статьям ТК РФ. 

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, дата начала и окончания. 

При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия. 

При поощрениях и наказаниях – причина и вид поощрения или взыскания. 

Каждый пункт  приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного  действия. 

Приказы по личному  составу, согласно ТК РФ, доводятся  до сведения работника под расписку. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия. 

Проект приказа  по личному составу согласовывается  со следующими должностными лицами: с  главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы. 

Приказы по личному  составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу. К порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его  по номеру от приказа по основной деятельности). На птицефабрик ведутся  разные буквенные обозначения для разных  по содержанию кадровых приказов, например: №28/к – приказ о движении кадров (прием, увольнение, изменение кадровой документации), № 12/ км – о командировании, №43/о – об отпуске, № 21/ п – о поощрении. 

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках. 

Личная карточка (форма №Т-2, Приложение №4) заполняется  на работников всех категорий в одном  экземпляре на основании соответствующих  документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома, на основании опроса работника. Коды профессии и специальности указываются по общероссийским классификатором профессий рабочих, должностней служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) и отражаются в личной карточке. 

Свободные строки могут при необходимости заполняться данными по усмотрению организации. После заполнения раздела «Общие сведения» лицо, оформляемое на работу, подписывает личную карточку и проставляет дату заполнения. 

Свободные сроки  в п.6. раздела I предназначены для  названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования. При заполнении п.12 раздела I организации необходимо именовать так же, как они назывались в свое время, военную службу записывать с указанием должности. 

В разделе III с  каждой записью, вносимой на основании приказа о приеме на работу и переводах на другую постоянную работу, администрация обязана ознакомить работника под расписку в графе 11. 

В разделе IX «Дополнительные  сведения» для полноты учета  лиц, обучающихся в очно-заочных, заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального образования, следует проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания. Личные карточки таких работников рекомендуется хранить отдельно до окончания ими образовательных учреждений. 

В том же разделе  следует записывать и другие данные о работнике. 

Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма  № Т-5) применяется при оформлении перевода работника из одного структурного подразделения в другое. Заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре (Приложение №5). 

Приказ (распоряжение) визирует начальник структурного подразделения  прежнего и нового места работы и  подписывает руководитель организации. На основании приказа о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. 

На оборотной  стороне делаются отметки о несданных  имущественно-материальных ценностях, числящихся за работником на прежнем  месте работы.