Делопроизводство в кадровой службе предприятия

Оформление и  учет трудовых книжек и вкладышей  к ним осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке ведения  трудовых книжек на предприятиях. 

Учет явок на работу и ухода с нее ведется по табелям. 

Учет явок на работу и уходя с нее на птицефабрике организован в централизованном порядке и осуществляется путем  отметки в табеле всех явившихся, неявившихся, опоздавших работников, сверхурочных часов и т.д. Учет ведется бригадирами, мастерами под руководством начальников отделов. 

Контроль за своевременным приходом работающих на рабочее место и ухода с  него, а также правильным использованием рабочего времени в течение всего  рабочего дня возлагается на начальника подразделения. В конце месяца он сообщает в отдел кадров в письменном виде о количестве неявившихся или опоздавших работников. 

1.5. Нормативы  времени на отдельные операции 

Оформление документов при приеме на работу рабочих и  служащих. 

 Работа состоит  из следующих операций: 

-     ознакомление  с соответствующими документами  (паспортом, трудовой книжкой,  дипломом или свидетельством  об образовании) и на их основании  заполнения приказа о приеме  на работу (форма № Т-1); 

-     заполнение  личной карточки (форма №Т-2) на основании соответствующих документов (паспорта, трудовой книжки, диплома или свидетельства об образовании, личного листка, военного билета, приказа о приеме на работу); 

-     составление  приказа о зачислении на работу, в котором указываются фамилия, имя, отчество работника, принимаемого на работу, занимаемая должность, разряд или оклад, цех, дата зачисления и при необходимости – период испытательного срока; 

-     на  основании приказа в трудовой  книжке запись даты зачисления  на работу, профессии или должности, цеха, дата и номер приказа о приеме на работу; отметка о приеме на работу в журнале о приеме; 

-     оформление  личного дела на служащего.  Подшивка в папку-скоросшиватель  личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника; составление описи документов, находящихся в личном деле; нумерация, регистрация и укладка личного дела в сейф; составление отчета о приеме на работу; ознакомление работника с правилами трудового распорядка; заполнение контрольного листка по технике безопасности. 

Таблица №1 

Норма времени  на оформление документов 

при приеме на работу рабочих и служащих

Наименование 

операции 

Единица  

измерения 

Норма времени, 

ч Номер нормы 

Оформление приема на работу: 

Рабочих 

Служащих 

Один работник, 

принимаемый на работу 

0,5 

0,8 

1 

2 
 

2.Оформление  документов при увольнении рабочих  и служащих.  

Работа состоит  из следующих операций: 

-     на  основании заявления об увольнении  и личной карточки работника заполнения бланка приказа о прекращении трудового договора (форма № Т-8); 

-     в  соответствии с резолюцией директора  птицефабрики составление проекта  приказа об увольнении, в котором  указываются фамилию, имя, отчество, занимаемая должность, дата и причина увольнения работника; 

-     на  основании оформленного приказа  запись в личной карточке работника  даты, причины увольнения, номера  приказа об увольнении; 

-     на  основании приказа о прекращении  трудового договора запись в  трудовой книжке даты и причины увольнения и номера приказа об увольнении; выдача трудовой книжки под расписку увольняемому; запись о выдаче трудовой книжки в книге учета трудовых книжек; 
 

-     изъятие  личного дела из картотеки,  запись в личном деле об  увольнении и в журнале уволенных; 

-     комплектование  документов для передачи в  архив; перемещение личной карточки  в картотеку уволенных; 

-     составление  отчета об увольнении с работы. 

Таблица №2 

Норма времени  на оформление документов 

при увольнении рабочих и служащих

Наименование 

операции 

Единица  

измерения 

Норма времени, 

ч 

Оформление документов при 

увольнении рабочих  и служащих 

Один увольняемый 

работник 0,55 
 

3. Оформление  и учет трудовых книжек.  

Выписка новой  трудовой книжки или выдача к ней  с отметкой в книге учета ли вписка дубликата трудовой книжки. 

Работа состоит  из следующих операций: 

-     запись  в бланк трудовой книжки или  вкладыша: на первой странице  – фамилии, имени, отчества, года  рождения, профессии или должности  и даты заполнения книжки; на второй развернутой странице – проставление штампа предприятия и запись числа, месяца, года зачисления на работу, профессии, разряда, даты и номера приказа; 

-     отметка  в книге учета движения трудовых  книжек и вкладышей к ним;  простановка на первой странице трудовой книжки штампа с надписью «Выдан вкладыш»; 

-     подготовка  невостребованных трудовых книжек  для сдачи в архив; 

-     ознакомление  работников с записями в трудовой  книжке. 

Таблица №3 

Норма времени  на оформление и учет  

трудовых книжек

Наименование 

операции 

Единица 

измерения 

Норма времени, 

ч 

Выписка новой  

трудовой книжки, на работника, впервые поступающего на работу, или вкладыша к ней 

Выписка дубликата 

трудовой книжки 

Одна трудовая книжка 

Или выписка  к ней 

Один дубликат  

Трудовой книжки 

0,12 

0,3 
 

4. Запись в  трудовую книжку сведений о  работе, поощрениях и награждениях. 

Работа состоит  из следующих операций: 

-     подборка  трудовой книжки; 

-      на основании соответствующих  документов (паспорта, записи о переводе, приказа, распоряжения и т.д.) внесение в трудовую книжку или вкладыша к ней изменений по работе (перевод в другое подразделение, перемещение по должности, изменение оклада или разряда), поощрений и награждений, изменения фамилии и других сведений; 

-     укладка  трудовой книжки в сейф. 

Таблица №4 

Норма времени  на запись в трудовую книжку(вкладыш) 

сведений о  работе, поощрений и награждений

Наименование 

операции 

Единица 

измерения 

Норма времени, 

ч 

Запись в трудовую 

 книжку сведений  о 

работе, поощрений  и 

награждений Одна запись 0,08 
 

5. Оформление  документов по учету движения  кадров. 

Работа состоит  из следующих операций: 

-     на  основании приказа ( форма №Т-5) запись о переводе в трудовой  книжке, личной карточке (форма №Т-2), личном деле и в журнале  переводов; 

-     составление  приказа о переводе. 

Таблица №5 

Норма времени  на оформление перевода работника 

в другое подразделение  или на другую должность

Наименование 

операции 

Единица 

измерения 

Норма времени, 

ч 

Оформление перевода 

работника в  другое 

подразделение или 

на др. должность Одна запись 0,4 
 

6. Составление  и корректировка графика отпусков. 

работа состоит  из следующих операций: 

-     получение  графика отпусков от подразделений; 

-      составление сводного графика  и его корректировка; 

-      доведение графиков до руководителей  подразделений;  

-     контроль  за соблюдением графиков отпусков  в течение года; 

-      составление и корректировка  графика отпусков руководящих  работников. 

Таблица №6 

Норма времени  на составление и корректировку 

графика отпусков

Наименование 

операции 

Единица 

Измерения 

Норма времени, 

ч 

Составление и  корректировка графика 

отпусков Один работник 0,1 
 

7. Оформление  отпуска. 

Работа состоит  из следующих операций: 

-     на  основании записки о предоставлении отпуска (форма №Т-6) запись в личной карточке даты поступления на предприятие, вида отпуска, даты ухода и возвращения их отпуска и указание периода, за который он предоставлен; 

-      подсчет продолжительности дополнительного  отпуска;  

-     составление приказа на отпуск; 

-      запись в журнале регистрации  отпусков. 

Таблица №7 

Норма времени  на оформление отпусков

Наименование 

операции 

Единица 

Измерения 

Норма времени, 

ч

Оформление отпусков Один работник 0,12 
 

8. Ведение картотеки  работников по продолжительности стажа для выплаты годового вознаграждения и оформления листка нетрудоспособности. 

Работа состоит  из следующих операций: 

-     заполнение  карточек (указание фамилии, имени,  отчества, цеха, продолжительности  стажа); 

-     пополнение  картотеки и изъятие карточек; 

-     внесение  изменений в карточки. 

Таблица №8 

Норма времени  на ведение картотеки