Трудовая книжка и ее значение

Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. При этом зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат. Необходимо обратить внимание на то, что при изменении анкетных данных работника ссылку нужно делать как на соответствующее свидетельство, так и на паспорт. Недостаточно будет указать один из этих документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у работника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка34.

При внесении в трудовую книжку изменений необходимо помнить, что в разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе «Сведения о работе» после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна». После этого производится правильная запись: «Принят по такой-то профессии (должности)», и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указываются дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.

В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: «Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе». При изменении формулировки причины увольнения делается запись: «Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)». В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.

С внесением изменений в трудовые книжки связано много интересных, спорных ситуаций, вызывающих затруднение на практике. Рассмотрим некоторые из них. Например, ситуация, если неверная запись обнаружена спустя значительный промежуток времени и в трудовой книжке работника после нее появились другие записи. В таком случае исправления вносятся в обычном порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации. Также неверная запись может быть обнаружена сразу после того, как было оформлено увольнение сотрудника. Раз увольнение оформлено, то, соответственно, блок записей, произведенных в данной организации или у индивидуального предпринимателя, закрыт печатью и подписями. Внесение записи без наименования организации влечет к спорной ситуации, будет непонятно, кто является автором этой записи. Поэтому рекомендуется поступать следующим образом.

В трудовой книжке создается новый блок, т.е. вновь вносится в виде заголовка наименование организации, затем ставится порядковый номер по хронологии (в данном случае следующий за номером записи об увольнении) и дата. Вносятся необходимые изменения, и блок закрывается печатью и подписью сотрудника кадровой службы, а также подписью работника об ознакомлении с записью, как при увольнении.35

В Правилах оговорен также порядок выдачи дубликата трудовой книжки. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку следует отличать от оформления дубликата трудовой книжки. Это два различных порядка, которые являются следствиями разных причин. Выдача дубликата осуществляется в случае утраты трудовой книжки. В этом случае работник должен немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления. При оформлении дубликата трудовой книжки в него вносятся: сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления в данную организацию, подтвержденном соответствующими документами; сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, т.е. указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения организации, периодов работы и должностей работника. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы. Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

В правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: «Дубликат». На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера.

Есть и еще одна процедура, которую часто путают с внесением изменений и исправлений в трудовую книжку, - это аннулирование испорченного бланка и оформление нового, если при первичном оформлении книжки кадровик по неосторожности внес туда неверную запись. Даже опытный кадровый специалист может ошибиться, например в дате рождения работника вместо «11 октября 1978» написать «11 октября 1987». Довольно часто встречается неверное написание некоторых фамилий, имен, отчеств. У кадровиков есть даже примерный перечень имен, при написании которых рекомендуется быть особо внимательными: Марианна и Марьяна, Диана и Дина, Геннадьевна и Геннадиевна, Аристова и Арестова и т.п. Поскольку законом не предусмотрена процедура исправления неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки, здесь не остается ничего другого, как списать испорченный бланк и заполнить новый36. Испорченные бланки трудовой книжки и вкладышей в нее необходимо уничтожить с составлением об этом акта.

Если для внесения записей страничек трудовой книжки не хватает, в этом случае законодатель предусмотрел выдачу специального вкладыша в трудовую книжку. Вкладыш оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка, и вшивается в нее. При этом сам вкладыш отдельно от трудовой книжки недействителен. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью «Выдан вкладыш» и указывается серия и номер вкладыша.37

На практике встречаются случаи, когда некоторые органы, такие как Пенсионный фонд РФ, ОВИР и др., требуют от работника предоставления подлинника трудовой книжки. Но законодателем установлено, что трудовая книжка может выдаваться на руки работнику только в случае его увольнения. При выдаче книжки на руки работнику существует опасность утери документа или его подделки. В этом случае Министерством труда и социального развития Российской Федерации давалась следующая рекомендация: работнику кадровой службы вместе с сотрудником прийти в соответствующий орган и показать его книжку. Но понятно, что это достаточно проблематично, и если в организации большое число сотрудников, то практически невозможно. Поэтому, вопреки требованиям закона, на практике кадровый специалист все-таки выдает трудовую книжку. В этом случае кадровику рекомендуется взять с работника письменное заявление, в котором будет указана уважительная причина выдачи книжки.

Также необходимо остановиться на вопросах хранения трудовых книжек. Рассуждая о хранении данного документа, А. Эрделевский, указывает, что трудовая книжка - предшественник современной трудовой книжки - была впервые введена Постановлением Совета Народных Комиссаров СССР от 20 декабря 1938 г. N 1320 «О введении трудовых книжек». В п. 9 этого Постановления предусматривалось, что трудовая книжка хранится у администрации предприятия (учреждения), а при увольнении рабочего или служащего выдается ему на руки. Постановлением Госкомтруда СССР от 9 июля 1958 г. N 620 была утверждена Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях. Из п. п. 26 и 33 этой Инструкции также следовало, что трудовая книжка хранится у администрации предприятия, учреждения или организации, а при увольнении выдается ее владельцу.38

Вышеупомянутые Постановление и Инструкция были отменены соответственно совместным Постановлением Совмина СССР и ВЦСПС от 6 сентября 1973 г. N 656 «О трудовых книжках рабочих и служащих» и Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1976 г. N 163. Одновременно с отменой Инструкции от 9 июля 1958 г. Постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. N 162 была утверждена новая Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Из п. 6.2 Инструкции N 162 продолжала следовать необходимость хранения трудовых книжек работника в отделе кадров организации-работодателя, а п. 11 Постановления N 656 прямо предусматривал, что трудовые книжки хранятся у администрации предприятия, учреждения, организации как бланки строгой отчетности и выдаются на руки рабочему или служащему лишь при его увольнении.

В период действия Постановления N 656 и Инструкции N 162 действовал Кодекс законов о труде РСФСР (далее - КЗоТ). Вполне определенного ответа на вопрос о том, у кого должна храниться трудовая книжка работника - у него самого или у работодателя, в КЗоТ не содержалось. Правило ч. 5 ст. 39 КЗоТ, где устанавливалось, что при увольнении трудовая книжка выдается работнику в день увольнения, само по себе указывало лишь на необходимость внесения записи об увольнении в трудовую книжку в день увольнения, а не субъекта, у которого должна храниться трудовая книжка до дня увольнения. Однако в совокупности с вышеупомянутыми подзаконными актами правило ч. 5 ст. 39 КЗоТ воспринималось как предполагающее необходимость хранения трудовой книжки у работодателя.

Инструкция N 162 действовала до опубликования действующей сегодня Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. N 69 (далее - Инструкция N 69). Формально не отмененное Постановление N 656 фактически утратило силу в связи с принятием Постановления Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках».

Из действующего в настоящее время ТК РФ уже не следует в качестве общего правила обязанность хранения трудовой книжки работника у работодателя. Напротив, ст. 65 ТК относит трудовую книжку (наряду с паспортом, страховым свидетельством государственного пенсионного страхования и др.) к документам, предъявляемым (а не передаваемым) при заключении трудового договора работодателю лицом, поступающим на работу.

Как материальный объект трудовая книжка является собственностью работника. Пункт 47 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках», предусматривает, что при выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов самого работодателя на их приобретение. Следовательно, заполненный бланк трудовой книжки работник получает от работодателя на возмездной основе и приобретает право собственности на него.

Согласно п. 2 ст. 209 Гражданского кодекса РФ собственник вправе по своему усмотрению совершать в отношении принадлежащего ему имущества любые действия, не противоречащие закону и иным правовым актам и не нарушающие права и охраняемые законом интересы других лиц. Не основанное на законе понуждение работника к передаче находящейся в его собственности трудовой книжки на хранение работодателю нарушает его право распоряжения трудовой книжкой по своему усмотрению - в частности, его право на самостоятельное хранение трудовой книжки.

Кроме того, такое понуждение представляет собой прямое нарушение установленного в ст. 65 ТК РФ запрета требовать от лица, поступающего на работу, документы помимо предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами, указами Президента РФ и постановлениями Правительства РФ. Как указывалось выше, ст. 65 ТК РФ предоставляет работодателю лишь право требовать от поступающего на работу лица предъявления трудовой книжки. Из ч. 3 ст. 66 ТК РФ вытекает также право работодателя требовать от работника предоставления работодателю трудовой книжки для исполнения им обязанности по ее ведению, то есть внесению в нее сведений, предусмотренных ч. 4 ст. 66 ТК РФ.

Что касается передачи работником трудовой книжки на постоянное или временное хранение работодателю в течение срока действия трудового договора, то такая передача является правом, а не обязанностью работника. Действующие в настоящее время Правила N 225 и Инструкция N 69 не предусматривают обязательного хранения работодателем трудовых книжек работников в течение срока действия трудового договора. В п. 42 Правил N 225 указывается лишь на обязательность хранения в организации бланков трудовых книжек и вкладышей к ним как документов строгой отчетности, но не самих трудовых книжек работников.39