Аудит учета кассовых операций

Согласно Положению о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории РФ № 373-П (далее – Положение № 373-П) о согласования лимитов остатка кассы с банком предприятие устанавливает лимит кассы, т.е. норму остатка наличных денег в кассе, которая может находиться в кассе в течение месяца самостоятельно по решению руководителя, оформленного в письменном виде. Всю денежную наличность сверх лимита предприятие обязано сдавать в банк на расчетный счет. Разрешается превышение лимита в дни выдачи заработной платы (3 дня, включая день получения денег в банке на выдачу ЗП).

Наличная иностранная валюта сдается в банк на основании установленного лимита. Лимит остатка кассы наличной иностранной валюты, сроки и порядок ее сдачи устанавливает обслуживающее учреждение банка. В случае неподачи заявки срок сдачи наличной иностранной валюты считается ежедневным, лимит остатка кассы нулевым, а не сданная в банк наличная иностранная валюта сверхлимитной.

Прием инвалюты производится по приходным кассовым ордерам формы № КО-1, а выдача по расходным кассовым ордерам формы № КО-2. Денежные расчеты с населением при осуществлении торговых операций и оказании услуг предприятие проводит с применением кассовых суммирующих аппаратов или специальных компьютерных систем. Суммирующие аппараты и компьютерные системы подлежат регистрации в налоговых органах по месту нахождения организации.

К организациям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные действующим законодательством РФ.

Хранение в кассе наличных денежных средств и других ценностей (денежных документов), не принадлежащих организации, запрещается. Не допускается хранение в кассах наличных денег, принятых без использования кассовых суммирующих аппаратов, специальных компьютерных систем, билетопечатающих машин, таксометров, зарегистрированных в налоговых органах, или без приходных документов, утвержденных законодательством.

Основными первичными документами по учету кассовых операций являются: приходный и расходный кассовый ордер, приходный и расходный валютный кассовый ордер, кассовая книга, платежная ведомость, журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров.

Наличные деньги, полученные по чекам в банке, за реализованную продукцию и другие операции, связанные с поступлением денег, оформляются приходным кассовым ордером по форме №КО-1.

Приходный кассовый ордер формы №КО-1 применяется для приема денежных средств организацией. Бланки приходных кассовых ордеров являются бланками строгой отчетности. В приходном кассовом ордере обязательно указывается: от кого поступили деньги, и на какие цели или за что их вносят, сумма и дата хозяйственной операции, учетный номер налогоплательщика, налог на добавленную стоимость. При получении денег из банка заполненная квитанция прилагается к выписке по расчетному и валютному счетам.

Приходный кассовый ордер выписывается в одном экземпляре и считается действительным в течение одного дня (дня выписки). Выписанный приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером организации (или уполномоченным им лицом) и до передачи в кассу регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (в белорусских рублях). Исправления в нем не допускаются, в том числе оговоренные.

После получения денежных средств кассовый ордер подписывается кассиром. Лицу, внесшему денежные средства, выдается квитанция к приходному кассовому ордеру, подписанная главным бухгалтером и кассиром и заверенная печатью (штампом). Квитанции также являются бланками строгой отчетности, имеют те же номера, что и приходные кассовые ордера.

Для приема денежных средств от реализации продукции, работ, услуг, товаров за наличный расчет организации в обязательном порядке должны использовать кассовые суммирующие аппараты или специальные компьютерные системы. Они должны быть зарегистрированы в налоговом органе по месту постановки организации на учет в качестве плательщика налогов, за исключением установленных случаев, в которых применяются приходные документы, описанные выше.

Выдача наличных денег из кассы организации оформляется по расходным кассовым ордерам, платежным ведомостям (расчетно-платежными ведомостями) с наложением на них реквизитов расходного кассового ордера либо приложением расходного кассового ордера, выписанного на общую сумму выданных средств.

Расходный кассовый ордер формы №КО-2 выписывается в одном экземпляре за подписью руководителя, главного бухгалтера, кассира и получателя денег. В нем указывается: кому, на какие цели, и какая сумма выдана.

При заполнении расходного кассового ордера формы №КО-2 следует руководствоваться Постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998 г. N 132  "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций".

До передачи в кассу он должен быть зарегистрирован в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в  рублях. При выдаче денежных средств по расходному кассовому ордеру кассир проверяет у получателя документ, удостоверяющий его личность. Получение денежных средств подтверждается росписью получателя в расходном кассовом ордере. После выдачи денежных средств расходный кассовый ордер подписывается кассиром. Расходный кассовый ордер действителен в течение одного дня - дня выписки.

Если денежные средства выдаются по доверенности, то бухгалтер вписывает в расходный кассовый ордер после фамилии, имени и отчества получателя денег данные лица, которому доверено получить денежные средства, и указывает, что получение денег осуществляется по доверенности.

Выдача заработной платы, пособий, сумм под отчет на командировочные расходы работникам может осуществляться по ведомости. Расходные кассовые ордера, выписанные на основании платежных ведомостей, регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров в белорусских рублях только после закрытия ведомостей. На титульном листе ведомости должна быть разрешительная надпись руководителя организации на выдачу наличных денежных средств, поэтому при оформлении расходного кассового ордера к этой ведомости подпись руководителя организации не обязательна.

При выдаче денежных средств по доверенности кассир делает запись в ведомости перед росписью получателя - "По доверенности". После выдачи денег доверенность прикладывается к ведомости.

По истечении срока, установленного для выдачи заработной платы, стипендий, пенсий, пособий, дивидендов, выплат, кассир должен:

• в платежной ведомости сделать запись "Депонировано" напротив фамилий лиц, не получивших денег, или поставить штамп;
• составить реестр депонированных сумм;
• указать прописью в ведомости суммы фактически выданных денежных средств и депонированных, сверить их общую сумму с суммой по ведомости, подписать ведомость;
• поставить на ведомости реквизиты расходного кассового ордера или составить отдельный расходный кассовый ордер на общую сумму выданных денежных средств;
• сделать запись в кассовой книге о фактически выданных суммах денежных средств;
• составить расходный кассовый ордер на общую сумму депонированных средств, поскольку эти суммы подлежат сдаче в банк.

Приходные и расходные документы, оформляющие кассовые операции, должны быть зарегистрированы в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Он может открываться отдельно для регистрации приходных документов и расходных либо для регистрации тех или других одновременно. Журнал допускается вести и с помощью технических средств.

Учет движения наличных денег осуществляется в кассовой книге. Каждый лист кассовой книги состоит из двух частей. Одна из них (с горизонтальными линиями), заполняется кассиром как первый экземпляр и остается в книге, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется под копирку, является отрывной и служит отчетом кассира. Первые и вторые экземпляры нумеруются одинаково.

Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и гл. бухгалтера. Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру. По окончании рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день (приход, расход) и выводит остаток денег в кассе на следующее число. Отрывной лист в кассовой книге, вместе с приложенными приходными и расходными документами передается в бухгалтерию.

Кроме денежных средств в подотчете кассира могут находиться денежные документы - путевки в санатории, дома отдыха, почтовые и акцизные марки, талоны, абонементы на питание, посещение культурно-оздоровительных учреждений. Они учитываются по цене приобретения, их движение отражается в журнале регистрации денежных документов .

В бухгалтерии кассовые отчеты и документы проверяются: каждая запись проверяется по существу операций, сверяется с первичным документом, проставляется код корреспондирующего счета, а также проверяется правильность выведения оборотов и остатков.

Периодически проводится внезапная ревизия кассы, которая оформляется актом ревизии кассы. Излишки денег в кассе приходуются, недостача денег относится на виновное лицо - кассира.

Для приема, хранения и расходования наличных денег в ОАО ”Пинема" оборудована касса. Ведение кассовых операций осуществляет бухгалтер-кассир. Он оформляет кассовые документы, отвечает за сохранность денежных средств, ценных бумаг, денежных документов, находящихся на хранении в кассе, что отмечено в должностной инструкции бухгалтера-кассира и договоре о материальной ответственности. Все совершаемые кассовые операции строго регламентированы: для них установлены особые лимиты, сроки, документальное оформление.

Предприятие имеет право хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимита только на выплату заработной платы и пособий, дивидендов, включая день получения денег в банке и день наступления указанных выплат при использовании по согласованию с обслуживающим банком на эти цели выручки.

Выручка, которая поступает в кассу, сдается в банк. Сроки и время сдачи согласованы с банком. Кассовые операции по приему и выдаче наличных денег оформляется формами первичной учетной документации, утвержденными в соответствии с законодательством. Предприятие для получения денег с расчетного счета в кассу имеет денежную чековую книжку. Денежный чек оформляется кассиром, подписывается руководителем, главным бухгалтером и ставится оттиск печати предприятия.

Прием наличных денег осуществляется с использованием приходных кассовых ордеров. Выдача наличных денег из кассы предприятия производится по расходным кассовым ордерам . Приходные и расходные ордера регистрируются в журнале регистрации приходных и расходных кассовых ордеров . И прием, и выдача денег по кассовым ордерам могут осуществляться только в день их составления. Кроме того, бухгалтером-кассиром ведется еще один учетный регистр - кассовая книга .

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей, записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой до полного использования листов кассовой книги. Неотрывная часть листа в качестве первого экземпляра остается в книге, а вторая часть отрывается и вместе с подтверждающими документами в качестве кассового отчета передается в бухгалтерию.

Вносить изменения, в том числе оговоренные, в кассовые документы не допускается. Если при оформлении кассового документа допущена ошибка, необходимо составить новый документ. При этом если испорченный документ не является бланком строгой отчетности, то его уничтожают, а если является - то перечеркивают и хранят до его уничтожения.

На ОАО "Пинема" кассовая книга ведется автоматизированным способом. В день совершения каких-либо операций по кассе в нее заносятся данные: по совершенным операциям указывается номер документа, содержание хозяйственной операции, номер корреспондирующего счета и сумма прихода или расхода. Сюда включаются операции по приходным, расходным ордерам и платежным ведомостям. В конце дня отражается оборот за день и остаток на конец дня.

Таким образом, на основании представленных данных можно говорить о том, что документальное оформление операций с денежными средствами и денежными документами в кассе ОАО ”Пинема" ведется правильно, в соответствии с законодательством, без каких-либо нарушений.

2.3 Особенности аудита учета кассовых операций и денежных документов на предприятии ОАО « Пинема»

Проверка кассы обычно начинается с проведения инвентаризации кассовой наличности немедленно по прибытии аудитора на место проверки в присутствии кассира и главного (старшего) бухгалтера. При наличии нескольких касс аудитор опечатывает их, чтобы предотвратить возможность покрытия из других источников недостачи денег, изменения остатка денег, выведенного в кассовой книге. Результаты инвентаризации наличных денежных средств и других ценностей в кассе аудитор оформляет актом по типовой форме № ИНВ-15, который кроме аудитора подписывают кассир и главный (старший) бухгалтер проверяемого экономического субъекта. Этот акт является письменным аудиторским доказательством, и его данные необходимы аудитору в дальнейшем проверке полноты оприходования и правильности списания денежных средств по кассе.

При проверке кассы аудитору необходимо также выяснить: заключен ли с кассиром договор о материальной ответственности или имеется ли в личном деле кассира обязательство о материальной ответственности, предусмотренное Порядком ведения кассовых операций; соответствует ли помещение кассы требованиям, установленным для работы кассира; обеспечены ли охрана кассы и сохранность денег при доставке из банка и во время выдачи заработной платы; имеется ли для хранения денег и других ценностей в кассе сейф или несгораемый шкаф; соблюдаются ли правила хранения ключей от сейфа (несгораемого шкафа) для хранения денег и других ценностей в кассе; соблюдается ли установленный лимит хранения денежной наличности по отдельным датам; проводятся ли периодические внезапные проверки кассы и имеются ли акты по таким проверкам Затем аудитор переходит к проверке правильности документального оформления операций. Практика проверок показывает, что во многих организациях кассовые документы составляются некачественно, часто в приходных и расходных документах отсутствуют подписи ответственных лиц, вносивших деньги в кассу или получивших их из кассы, и другие обязательные реквизиты. Такие документы считаются недействительными, а проведенные по ним операции необоснованными. Если такое установлено, то аудитор должен сообщить об этом руководителю и главному бухгалтеру организации с целью принятия оперативных мер.