Гарантииный отдел

     ВВЕДЕНИЕ

     Самый Большинство людей уже не могут обходиться в своей жизни без компьютерных и информационных технологий, которые распространились почти во все сферы деятельности человека. В некоторых областях информатизация и компьютеризация и вовсе стали неотъемлемыми частями, благодаря которым повышается эффективность деятельности. Ярчайший пример здесь – гарантийный отдел компьютерного магазина. Автоматизация плотно вошла в эту сферу, она значительно упрощает ведение дел и повышает качество работы.

     Раньше  для ведения базы данных по гарантиям было необходимо много сил, так как все записывалось на бумажные  носители. Но, как известно, человеку свойственно ошибаться и такая система показала себя не вполне эффективно. Даже малейшая ошибка в столь важном деле могла привести к серьезным финансовым потерям и незапланированным тратам. Автоматизация гарантийного отдела сегодня позволяет избежать подобных издержек и надежно вести полный и максимально точный учет. Теперь каждый сотрудник магазина имеет открытый доступ к общей централизованной базе данных и, по сути, является частью общей единой системы управления.

     Почти все крупные, средние и малые  компьютерные магазины, занимающиеся выдачей гарантий, на сегодняшний  день понимают необходимость использования  систем автоматизации гарантийных отделов и эффективность их работы. Однако не каждый может сразу правильно подобрать наиболее подходящую для нужд магазина систему.

     Небольшой магазин (3-10 кассовых мест, небольшая  торговая площадь) может иметь упрощенный учет, если, например, является частным предприятием или предприятием на едином налоге. При этом небольшой магазин может быть частью другой торговой сети или другой компании, поэтому для него иногда достаточно провести автоматизацию гарантийного отдела, а все остальное сделает более крупная, централизованная структура, в которую он входит.

     Магазин среднего масштаба, являющийся юридическим  лицом, ведет дела с поставщиками самостоятельно. Для автоматизации  такого магазина нужна  автоатизация не только гарантийного отдела но и система автоматизации и торгового зала, и товарооборота, и бухучета, и налогового учета в полном объеме.

     Обдумывая вопрос, как автоматизировать гарантийный отдел, необходимо, прежде всего, определиться со следующими критериями: что являет собой гарантийный отдел с точки зрения его: размеров, формы собственности, структуры, подчиненности, территориального расположения, а также какие задачи ставятся: по учету непосредственно в магазине или же в учетном подразделении владельца магазина.

     Цель  данной дипломной работы – создание автоматизированной информационной системы «Гарантийный отдел компьютерного магазина». В соответствии с поставленной целью необходимо решение следующих задач:

     Рассмотреть структуру работы гарантийного отдела магазина.

     Разработать математические модели.

     Раскрыть  понятие баз данных.

     Разработать структуру базы данных магазина.

     Разработать приложение для работы с базами данных магазина.

     Разработать алгоритм.

     Тестирование  и отладка программы.

     Объектом  исследования является компьютерный магазин.

     Предметом исследования является гарантийный отдел магазина.

     Научная новизна работы заключается в  создании нового программного продукта для лучшего решения автоматизации деятельности гарантийного отдела компьютерного магазина.

     Актуальность  данной темы заключается в разработке автоматизированной информационной системы, которая позволит повысить эффективность и оперативность деятельности работников отдела реализации на различных стадиях реализации и оформления документации на реализуемую продукцию. Благодаря автоматизации оформления документации, которая на данный момент оформляется вручную, у работников отдела сократится время на выполнение данных операций, а систематизация документации сократит время на поиск необходимой информации. 

 

      Теоритическая часть.

     Создание информационных систем

     Планирование  информационных систем

     Для того чтобы иметь хорошую информационную систему необходимо планировать  ее создание. Процесс планирования должен начинаться с оценки текущей  ситуации, определения миссии информационной системы, интенсивности использования информации, пользователей, оценки среды организации, места на рынке, ее сильных и слабых сторон, выработки стратегии, которая должна лечь в основу бизнес-плана по созданию информационной системы.

     Планирование  позволяет:

     создавать планы информационных систем, поддерживающие бизнес-направление фирмы;

     ориентировать разработчиков на конечные бизнес-результаты, а не на окончание проектов информационных систем;

     эффективнее использовать ресурсы информационной системы;

     закладывать большую управляемость и лучшую интеграцию существующих и будущих систем;

     быть  уверенным в том, что ИС будет  соответствовать общему направлению  развития организации;

     учесть  мнение конечных пользователей;

     создавать условия для правильного реагирования на непредвиденные ситуации.

     Самая простая идея планирования - придерживаться прагматичной стратегии (в зависимости от событий и идей): обращаться с информационными проектами как с "проектами делового развития". Вы всего лишь осуществляете проект по развитию бизнеса, и все вовлеченные в него должны это понимать, а не руководствоваться вводящим в заблуждение энтузиазмом по поводу самой информационной системы или технологии. При таком подходе информационные системы должны рассматриваться как технические части проектов общего усиления организации, а не как отдельные проекты.

     Ключевые  вопросы при оценке проектов:

     Как этот проект поможет достичь бизнес-целей?

     Подходит  ли он технически?

     Является  ли он лучшим использованием ресурсов?

     Процесс планирования информационной системы должен начинаться с оценки использования информации и информационной технологии во всей организации и с оценки самой по себе ИС. Последнее может происходить при помощи внутренних и внешних экспертов, конечных пользователей. Другой альтернативой может стать полная оценка, произведенная внешней фирмой на заказ и представленная главному менеджеру.

      

     Оценка  в любом случае должна представлять собой сравнение текущего уровня использования информации и информационно  технологии с системой стандартов, которые могут представлять собой нормы в отрасли, оценку предыдущей деятельности, аналогичные параметры ведущих фирм, кроме того, отношения пользователей с системой.

      

     Пересмотр миссии отдела, занимающегося информационной системой

     Другой  важной частью оценки является пересмотр миссии отдела, занимающегося информационной системой. Действия отдела должны быть оценены в свете этой миссии. Миссия может быть лучше всего определена путем выделения отдельных аспектов из всей стратегии организации, устанавливающих требования для информационной системы.

     Ключевые  вопросы:

     Помогает  ли ИС организации делать то, что  она делает, с минимальными затратами  ресурсов?

     Вовлекает ли ИС организацию в проекты, которые  будут упрочнять нашу конкурентную позицию в будущем?

     Определение миссии будет зависеть от того, кто будет в этом процессе участвовать.

      

     Оценка  деятельности относительно целей

     Традиционной  целью множества информационных систем было уменьшение затрат путем  увеличения эффективности структурированных, повторяющихся операций. Но в последние годы увеличился размах операций, теперь они помогают при принятии решений в неструктурированных ситуациях, что и потребовало оценки информационных систем, по дополнительным целям, кроме уменьшения затрат.

     Видение информационных технологий

     Два следующих шага планирования включают в себя формирование взгляда на информацию и информационную архитектуру в будущем. "Информационное видение" - это термин, означающий будущее использование информации и менеджмента организации, а архитектура информационных технологий описывает способ, которым информационные ресурсы должны использоваться, чтобы соответствовать этому видению. Вместе они преобразуют взгляд на будущее информации и ее использование и управление в систему правил, картинок, схем и т.д, в рамках которых должна действовать организация и принимать решения.

     Информационная  архитектура должна включать в себя:

     Управленческую  архитектуру:

     роль  менеджера-пользователя и т.д.;

     системы менеджмента;

     связывающий механизм бизнес-плана;

     механизмы ИС планирования и контроля.

     Техническую архитектуру:

     инфраструктуру;

     расположение;

     рабочие станции и т.д.;

     данные (владение и деление, защита и т.д.);

     операции.

     Каков бы ни был механизм развития информационного  видения и архитектуры, обсуждение должно продвигаться следующим путем:

     обзор текущей ситуации;

     анализ  стратегического направления в  бизнесе;

     рассмотрение  основных трендов технологии;

     идентификация видения роли информации;

     определение архитектуры;

     связь видения и архитектуры;

     план  изменений.

     Решения по поводу видения и архитектуры должны стать входом к процессу планирования. Существует также ряд преимуществ создания подобного видения и архитектуры.

     Стратегический  план

     После вышеприведенных шагов первый план, который необходимо сформировать, - это стратегический план, являющийся сводом инициатив (хотя еще не конкретных проектов), которые должна выполнить организация для продвижения по направлению к видению. Он также должен содержать числовые результаты, которых необходимо достичь за определенный период.

     Выбор базовой стратегии информационной системы

     Существует  несколько концептуальных основ  для определения базовых стратегических свойств ИС, наиболее полезные описаны  ниже, и ввиду того, что они  являются базовыми, они могут помочь в разработке собственной концепции.

     Главная цель ИС-плана состоит в осознании того, что потребности фирмы в информации определяют структуру ее ИС и ИТ, а также управления ими. G.Parsons (Parsons G. Information Technology: А New Competitive Weapon. Sloan Management Review, Fall 1983. P. 3) предложил 6 основных ИС-стратегий, сформулированных после изучения этой связи: центральное планирование, первенство, свободный рынок, монополия, скудные ресурсы и концепция необходимого зла.

     Разработка  стратегического плана ИС состоит  из 4 шагов:

     Постановка  целей. Здесь необходимо также провести численные оценки результатов.

     Проведение  внутреннего и внешнего анализа. Здесь рассматривается внешняя  среда, оценка технологии, стратегического  плана, проводится SWOT-анализ (сильные  стороны, слабые стороны, возможности, угрозы).

     Выделение стратегических инициатив. Это те действия, которые впоследствии при операционном планировании станут проектами.

     Средства  для определения стратегических инициатив ИС

     Критические факторы успеха. 
Один из методов определения стратегических возможностей ИС - это определение информационных потребностей и процессов, которые являются критическими для успеха фирмы (критических факторов успеха). В 1979 r. Дж.Ф. Рокарт описал эти факторы. Такие факторы определяют несколько областей (4 - 6), которые при удачном исполнении принесут больший успех фирме или функции. Такие факторы имеют и долгосрочное и краткосрочное влияние на ИТ. Будучи определенными, они могут рассматриваться в качестве целей.