Анализ теории и практики организации контроля в управлении

 Оглавление

 

Приложения………………………………………………………………………61

 

Введение

В современных условиях контроль в российских организациях приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления, является гарантией успешной деятельности организации.

Основным содержанием деятельности органов государственного и муниципального управления является руководство хозяйственным и социальным развитием на соответствующей территории. Такое руководство орган управления осуществляет посредством принимаемых управленческих решений. [17]

Но даже после того как решение  окончательно введено в действие, процесс принятия решений не может считаться полностью завершенным, так как необходимо еще убедиться, оправдывает ли оно себя. Этой цели служит контроль.

Сегодня страна остро нуждается  в эффективном государственном  контроле за исполнением решений государственной власти. В связи с этим необходимо организовать работу контрольных органов, так, чтобы восстановить управляемость в системе исполнительной власти на всех уровнях: федеральном, субъектов Федерации и местного самоуправления.

Решения, принятые на всех этих уровнях, должны неукоснительно исполняться соответствующими органами власти должностными лицами. При этом все решения вышестоящих органов, принятые в пределах их компетенции, обязательны для исполнения нижестоящими. Не должно быть бесконтрольных должностных лиц.

В сущности контроль как бы автоматически  следует за процессом учета, выявляя с его помощью состояние параметров системы, тем самым осуществляется и первичный контроль этих параметров.

Никакие, даже действенные, меры нельзя полностью осуществить, если постоянно не следить, насколько сделанное соответствует поставленным задачам.

Контроль исполнения решений –  не самоцель, он диктуется жизненными проблемами, обусловленными законодательством и принятием постановлений. Контроль исполнения решений – одна из важнейших функций государственного и муниципального управления.

От систематичности и целенаправленности контроля за исполнением управленческих решений  зависит своевременное  и качественное выполнение решений  вышестоящих органов государственной  власти, решений представительного органа территориального образования, а также собственных решений органа государственного и муниципального управления.

Современная теория управления утверждает, что только посредством применения систем контроля организация способна обеспечить достижение своих целей. Ослабление контроля означает снижение ответственности за порученное дело. [24]

Объектом исследования является администрация Заельцовского района г. Новосибирска, предметом – система организации контроля в администрации Заельцовского района г. Новосибирска.

Целью дипломной работы является разработка рекомендаций по совершенствованию системы контроля исполнения документов в администрации Заельцовского района.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующий комплекс задач:

- анализ роли контроля в системе  управления;

- особенности организации контроля в системах государственного и муниципального управления

- анализ организации контроля исполнения нормативно-правовых документов в органах государственного и муниципального управления

- характеристика Заельцовского  района г. Новосибирска;

- анализ нормативно-правового обеспечения  деятельности администрации Заельцовского района г. Новосибирска;

- анализ деятельности организационно-контрольного  отдела на примере администрации Заельцовского района.

 

Глава 1. Анализ теории и практики организации контроля 
в управлении

1.1. Место и роль контроля в  системе управления

Контроль не несет  в себе возмездия за упущения. Контроль – это не чрезвычайная мера, он не является вопросом доверия к сотрудникам, а представляет неотъемлемую часть управленческой деятельности, его функцию.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Контролировать – вовсе не значит только вскрывать недостатки: необходимо анализировать любые отклонения – как в сторону ухудшения, так и в сторону улучшения показателей, надо  выявлять и положительный опыт, с тем, чтобы своевременно поддерживать новое, прогрессивное, создать возможности для его широкого распространения. Сила контроля состоит именно в том, что он помогает аккумулировать передовой опыт, находит наиболее эффективные методы и пути улучшения деятельности социальных систем. [24]

Цель контроля - информационная прозрачность объекта управления для  возможности принятия эффективных  решений. При этом в понятии информационной прозрачности объекта управления отражено представление о степени управляемости данного объекта, т.е. о том, в какой степени в результате управления обеспечивается (обеспечивалось или будет обеспечиваться) поддержание требуемого состояния или действия объекта управления в соответствующий момент (период) времени.

В общем процессе управления контроль выступает как элемент  обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, а также норм и нормативов. Поэтому контроль выступает одним из главных инструментов выработки политики и принятия решений, обеспечивающих нормальное функционирование системы и достижение ею намеченных целей.

Особенность контроля заключается  в его двойственной роли в процессе управления. В результате глубокой интеграции контроля и других элементов процесса управления на практике невозможно определить круг деятельности для работника таким образом, чтобы он относился только к какому-либо одному элементу управления без его взаимосвязи и взаимодействия с контролем. Любая управленческая функция (функция планирования, учета и т.п.) обязательно интегрирована с контрольной. Поэтому правомерно утверждать, что контроль организации является: 1) неотъемлемым элементом каждой стадии процесса управления; 2) “обособленной” стадией, обеспечивающей информационную прозрачность на предмет качества хода процесса управления на всех других стадиях.

Организационные формы  и методы контроля задаются структурой и процессом системы управления, а его возможности определяются, прежде всего, тем, насколько четко определены полномочия и ответственность подразделений и работников аппарата управления. Поэтому контроль наиболее успешен тогда, когда он адекватен природе и требованиям, уровню организации и характеру деятельности контролируемого объекта.

Помимо общих для  всех систем черт контроль имеет немало особенностей применительно к разным системам управления и к разным видам управленческой деятельности. Целесообразно выделить следующие основные аспекты контроля:

• способы осуществления, включая методы сбора и оценки аналитической информации;
• субъекты контрольной деятельности;
• объекты контроля. [21]

В случае трудностей с  осуществлением постоянного контроля за всей деятельностью системы управления большое значение приобретает выбор объектов контроля. При этом необходимо тщательно вычленить период, охватываемый контролем; произвести оценки различных вариантов выбора объектов контроля; определить значимость избранного объекта контроля для деятельности всей системы в целом.

Важно, чтобы контроль был систематическим  и динамичным, охватывал все сферы общественной деятельности. Не может сопровождаться сколько-нибудь ощутимым эффектом  контроль, проводимый эпизодически, только при обнаружении каких-либо недостатков. В этом случае неизбежно ограничивается регулирующее воздействие контрольных действий, снижается их предупредительное значение  в укреплении дисциплины, воспитании у работников чувства ответственности за результаты своей работы. Конечно, всякого рода «сигналы» о неблагополучии могут служить поводом для контрольных действий, однако гораздо больше пользы приносит систематический контроль.

Выделяют три, отличающиеся по структуре деятельности и целям, основных вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. [18]

Все эти виды контроля схожи по форме осуществления, так  как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления (рис. 1)

Предварительный контроль

Текущий контроль

Заключительный контроль

Время

Рис. 1. Время осуществления основных видов контроля

Предварительный (опережающий) контроль осуществляется до фактического начала исполнения распоряжений. Этот вид контроля позволяет компенсировать инерционность системы и базируется на предвидении.

Предварительный контроль представляет собой планирование и создание организационных  структур, их взаимодействие и координацию  в осуществлении контроля исполнения постановлений и распоряжений.

Использование предварительного контроля предполагает контроль над  вводными переменными и прогноз развития ситуации. Сложность состоит в том, чтобы правильно определить эти переменные, построить модель процесса, отразить в этой модели динамику, организовать отбор данных о вводных переменных, осуществить оценку вводных данных в контексте их контрольных значений, наметить и осуществить корректирующие мероприятия.

Одним из важнейших этапов предварительного контроля является установление стандартов выполнения, то есть показателей эффективности, на основании которых происходит оценка работы подразделений по исполнению документов. Основными средствами осуществления предварительного контроля является реализация (не создание, а именно реализация) определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения распорядительных документов, то их строгое соблюдение - это способ убедиться, что работа развивается в заданном направлении. Поэтому на практике необходимо определить правила делопроизводства в контрольной области, которые должны быть едиными для всех подразделений, писать четкие, недвусмысленные должностные инструкции, эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать на реальное исполнение документов.

Текущий контроль предполагает три этапа:

1. Установление нормативов, по которым определяется исполнение распорядительного документа.

2. Сопоставление фактической  деятельности с нормативами.

3. Корректирование отклонений  от цели, предусмотренной в документе, или от норматива. [18]

 Текущий контроль не проводится одновременно с выполнением самой работы. Скорее он базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы, направленной на выполнение распорядительного документа. Для того, чтобы осуществлять текущий контроль, таким образом, аппарату управления необходима обратная связь, т.е. данные о полученных результатах.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  Реализация этого контура обратной связи в реальном масштабе времени обладает некоторой инерцией. За счет потерь и отсрочки корректирующих воздействий возможно усугубление положения, переход его в новое, подчас более грозное качество.  

Заключительный контроль исполнения (контроль выполнения или  результирующий контроль) ставит своей целью определение степени соответствия конечного результата после исполнения документа ожидаемому результату. Хотя воздействовать на результаты уже невозможно, он целесообразен и очень важен, так как на его основе возможны выводы, способствующие разработке мероприятий по совершенствованию исполнения распоряжений. В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо по истечении определенного заранее периода времени фактически  полученные результаты сравнивают с требуемыми.

В практической деятельности итог заключительного контроля состоит не только в оценке деятельности конкретных подразделений, которые исполняли данный распорядительный документ, но и в выводах, в обобщенной форме вскрывающих причины отклонений, если таковые выявлены, а также в определении пути и механизмов устранения причин, их породивших. Как правило, делаются выводы о необходимости применения соответствующих санкций в отношении исполнителей или организаторов исполнения. В тех случаях, когда основное внимание результирующего контроля сосредоточено на выявлении и распространении положительного опыта, должно быть сделано заключение относительно условий и механизмов, позволивших достичь соответствующих результатов, а также относительно оценки и мер стимулирования исполнителей.

Осуществление ряда взаимосвязанных контрольных функций позволяет комплексно рассматривать контролирование как единый, непрерывный процесс, характерный для любых ситуаций. В этом процессе можно выделить три логических этапа. Первый этап связан с установлением норм (стандартов) и критериев, по которым должен оцениваться итог деятельности. Второй этап состоит в сопоставлении полученных результатов с нормами, по которым нужно оценивать работу. Третий этап заключается в том, чтобы на основе полученных результатов принять управленческие решения по исправлению допущенных отклонений от норм, если достигнутые результаты существенно отличаются от них.