Анализ теории и практики организации контроля в управлении

На МУНИЦИПАЛЬНОМ УРОВНЕ:

1. Устав города Новосибирска  от 05.10.1995 г. № 74

Данный Устав закрепляет право  на решение вопросов города. Управление в районе осуществляют администрации района и отраслевые подразделения мэрии. Администрацию возглавляет глава администрации района города, который является заместителем мэра по соответствующей территории и подчиняется в своей деятельности мэру. Глава администрации руководит работой администрации на принципах единоначалия. Администрация района как структурное подразделение мэрии общей компетенции осуществляет полномочия, закрепленные настоящим Уставом, правовыми актами мэра и решениями Городского Совета.[9]

2. Постановление об утверждении  положения «Об администрации  района города Новосибирска» от 25.11.2004 г. № 1331 (см. приложение № 1).

Данное постановление устанавливает  структуру и порядок организации  функции администрации в предоставлении информации о деятельности администрации района; финансирование; организация приема населения района, рассмотрение жалоб, заявлении, предложений граждан, принятия по ним необходимых мер. [10]

3. Распоряжение «Об организации  личного приема и порядка  рассмотрения обращений граждан в администрации Заельцовского района г. Новосибирска» от 27.02.2001 № 216

4. Положение об организационно-контрольном  отделе администрации Заельцовского  района г. Новосибирска от 01.12.2004 № 1900-од (см. приложение № 2)

Настоящее положение содержит общие положения, основные задачи, функции и права организационно – контрольного отдела.

2.3. Анализ деятельности организационно-контрольного  отдела Администрации Заельцовского  района г. Новосибирска

Администрация Заельцовского района в целом имеет сложную и разветвленную структуру. Если рассматривать структуру администрации, то сразу бросается в глаза, что это линейно-функциональная структура. Вся структура администрации сверху вниз пронизана контролем, где каждый вышестоящий уровень контролирует нижестоящий (см. приложение № 3).

Основной целью контроля исполнения нормативно-правовых документов является обеспечение эффективности управления на основе слежения за сроками, объёмами и качеством исполнения принятых управленческих решений, принятия своевременных мер по выполнению этих решений.

Организационно-контрольный отдел  в соответствии с Положением об организационно-контрольном  отделе Администрации Заельцовского  района г. Новосибирска от 01.12.2004 № 1900-од является отделом администрации, входящим в структуру администрации района, является держателем печати администрации района.

Отдел в своей деятельности руководствуется  Конституцией Российской Федерации, законами и иными нормативно-правовыми  актами Российской Федерации и Новосибирской  области, Уставом города Новосибирска, решениями Городского Совета, постановлениями и распоряжениями мэра, приказами главы администрации, настоящим Положением.

Основные задачи, выполнение которых  возложено на организационно-контрольный отдел:

Организационное и информационное обеспечение деятельности администрации района;

Организационное обеспечение проведения референдумов, выборов;

Обеспечение контроля исполнения правовых актов РФ; решений Городского Совета, правовых актов и поручений мэра, главы администрации и принятия мер по их выполнению в установленные сроки;

Организационное обеспечение реализации кадровой политики, прохождения муниципальной службы, формирования и подготовки резерва кадров;

Организация функционирования, совершенствование  системы работы по приему граждан главой администрации, его заместителями, с письменными и устными обращениями граждан;

Организационное обеспечение системы  документооборота администрации, и ее совершенствование;

Организация информационного обеспечения  официальных и иных визитов, встреч, бесед, переговоров, рабочих поездок и других мероприятий с участием главы администрации;

Оформление и регистрации приказов главы администрации;

Создание условий для хранения архивных документов и обеспечение  их учета и сохранности. [12]

Выделяются различные формы контроля за исполнением распорядительных документов.

1. Система запросов предназначена  для анализа хода исполнения  контролируемых документов. Структурные подразделения администрации по запросу организационно-контрольного отдела должны предоставить информацию об исполнении в указанные сроки в установленной форме.

2. Напоминание о приближении  сроков исполнения по всем  служебным документам, поставленным на контроль.

3. Представление сведений. Отдел  по контролю обобщает сведения, полученные от структурных подразделений, о ходе исполнения распорядительных документов и представляет их руководству администрации, а также информирует о нарушении сроков исполнения или невыполнении заданий, предусмотренных в постановлениях и распоряжениях.

4. “Час контроля“ - это особая форма контроля за исполнительской дисциплиной в отделах и службах администрации. Проводится один раз в неделю, у заместителя главы администрации. Создание организационно-контрольного отдела направлено на осуществление контроля исполнения постановлений, распоряжений, писем и говорит о высоком приоритете данного направления деятельности.

Организационно-контрольный отдел  выполняет следующие функции:

Организация работы: разработка регламента администрации и обеспечение его выполнения; подготовка коллегий, аппаратных совещаний при главе администрации; предоставление главе администрации утверждение текущих и перспективных планов работы администрации; совершенствование структуры администрации, формирование резерва кадров, переподготовка и повышение квалификации муниципальных служащих, проведение аттестаций, обеспечение сохранности и учета архивных документов, формирование дел в соответствии с номенклатурой, подготовка сдача дел в архив;

Прием, регистрация, сопровождение  исполнения и своевременности подготовки ответа заявителем на письменные обращения граждан в администрацию района, ведение электронной базы по программе «Обращение граждан»;

Оформление, регистрация, хранение, рассылка приказов главы администрации;

Прием, регистрация, сопровождение исполнения и своевременности подготовки ответа заявителем на письменные обращения предприятий, организаций и учреждений в администрацию района;

Организация кадрового делопроизводства;

Осуществление контроля исполнения: поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях мэра;  в приказах главы администрации; резолюции главы администрации и заместителей на материалах личного приема; письменных обращений поступивших в администрацию через общественную приемную мэрии, обращений поступивших на «горячий телефон»;

Осуществление контроля в отделах  администрации: порядок ведения  делопроизводства; своевременное рассмотрение предложений, жалоб, заявлений граждан;

Организационное обеспечение личного  приема главы администрации и  заместителей главы;

Прием обращений граждан, поступивших на «горячий телефон», принятие мер;

Организационное обеспечение проведения на территории района выборов;

Взаимодействие с органами ТОС, средствами массовой информации, общественными  организациями;

Осуществление проверок и соблюдения работниками администрации правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;

Проведение служебных проверок в отделах, по поручению главы;

Оформление подписки на периодическую  печать. [12]

За 2005 год в администрацию района поступило 3005 обращений граждан, в том числе:

письменных – 2432;

обратились на личном приеме – 293;

обратились на «горячий телефон» – 219.

Из 2432 (2004 год - 2629) письменных обращений  граждан поступивших в администрацию:

коллективных – 137/127;

повторных – 18;

многократных – нет;

из вышестоящих органов –408 (2004 г. – 245, увеличение обращений связано  с выборами в городской Совет);

в том числе из:

депутатов Государственной Думы – 0/4;

депутатов областного Совета – 7/6;

депутатов городского Совета – 198/48;

администрации области – 11/4;

мэрии – 164/167;

органов юстиции – 26/17.

Количество письменных обращений  за 2005 год уменьшилось на 7,5% по сравнению  с прошлым периодом. Все обращения  рассматриваются в установленные сроки. На дополнительном контроле находятся 112 обращений, в основном это обращения выполнение которых требует больших финансовых затрат: ремонт жилого фонда (кровли),  благоустройство, снос деревьев. Задержка финансирования выполнения данных работ влечет за собой повторные обращения.

Основные темы обращений, по которым произошло увеличение обращений, составляют:

вопросы жилищно-коммунального хозяйства  – 483/399, увеличение 21,1 %

(эксплуатация и ремонт жилого  фонда – 160 обращений; благоустройство дворовой территории – 116 обращений);

вопросы строительства 848/811 – увеличение 4,6 % (строительство и реконструкция муниципального жилья – 189 обращений, индивидуальное жилищное строительство- 212 обращений, о частной собственности на землю – 141 обращения);

На 29,3 % произошло снижение обращений  по жилищным вопросам –737/1047.

Снижение обращений произошло  по вопросам социальной защиты – 21/29.

Практически равное количество обращений  по вопросам образования – 11/12, имущество  – 7/8, финансы – 44/41.

В администрации района отлажена система  учета и контроля за своевременным и качественным рассмотрением обращений граждан. Для учета и анализа поступивших обращений, срока их исполнения используется электронная система “Учет и анализ обращений граждан”.

Специалистами организационно-контрольного отдела проведена проверка работы отделов администрации с обращениями граждан (отдел пособий и компенсационных выплат, отдел благоустройства и озеленения, отдел образования, отдел торговли). Незначительные недостатки, выявленные в ходе проверки, были незамедлительно устранены.

В IV квартале проведены проверки по ведению личного приема начальниками ЖЭУ и по ведению делопроизводства.

В сентябре проведено совещание  у главы администрации по исполнительской дисциплине.

Все поступившие в администрацию  обращения берутся на контроль, и  заявителям направляется письменный ответ о результатах рассмотрения. По обращениям длительного срока исполнения заявителю дается промежуточный ответ – разъяснение и обращение ставится на дополнительный контроль.

За отчетный период на личном приеме главы администрации и его заместителями было принято 293 гражданина.

Личный прием граждан в администрации  района организован в соответствии с “Положением об организации личного приема и порядка обращений граждан” и утвержденным графиком приема граждан.

За отчетный период главой администрации района принято 64 чел.

Наибольшее количество обращений  на личных приемах главы администрации было по вопросам жилья и жилищно-коммунального хозяйства.

Из 64 обращений: по 36 – принято положительное  решение, по 25 – даны разъяснения, 2 – отказ и 3 находятся на исполнении.

В администрации района работает общественная приемная, в которую обратилось 148 человека, из них: 64 направлено на прием  к главе администрации, что составило 43,2% , к заместителю главы по организационно-контрольным вопросам- 25 (16,9%), 59 жителям даны разъяснения.

На “горячий телефон» в администрацию  района поступило 219 обращений. Наибольшее количество обращений по вопросам жилищно-коммунального хозяйства: эксплуатация и ремонт жилого фонда - 77; теплоснабжение – 94.

В администрации для принятия срочных  мер и проверки исполнения обращений  граждан работает группа быстрого реагирования, которой было проведено 19 выездов  по обращениям граждан.

В пос. Карьер-Мочище работает филиал общественной приемной. За 2005 год поступило 66 обращений. Наибольшее количество обращений поступило по вопросам ЖКХ – 40, по вывозу мусора из частного сектора – 13.

За отчетный период проведено 15 встреч главой администрации с населением и 23 встречи с заместителями.

В помещении администрации района имеется информационный стенд с графиком приема граждан руководителями всех отделов и структурных подразделений администрации района.

 Отмечена хорошая работа  с обращениями граждан в отделе  торговли, РАТИ, имеются недостатки  в работе отдела благоустройства и озеленения и МУ «ДЗ по ЖКХ Заельцовского района».

В документах находящихся на контроле не было ни одного, срок исполнения которого истек. Все документы, подготовленные к снятию с контроля, были выполнены полностью и в срок. Все это, говорит о высокой степени исполнения постановлений и распоряжений. Одной из технологий, повышающих эффективность контроля исполнения, является промежуточный контроль исполнения распорядительных документов. Этот вид контроля обеспечивает слежение за ходом выполнения документа, выполнение которого имеет длительный срок выполнения. Устанавливаются «контрольные отметки», когда проверяется ход исполнения документа, что позволяет вовремя принять меры для своевременного выполнения документа.