Анализ теории и практики организации контроля в управлении

Обращения, поступившие на «горячий телефон» и по своему характеру и  содержанию требующие длительного  рассмотрения, и обращения, по которым состоялись выезды на место, но которые не были разрешены в оперативном порядке, передаются специалистам общественной приемной на регистрацию и оформление учетных карточек. Дальнейшее рассмотрение таких обращений. По возможности, уведомление их авторов производится в общем порядке, как и других обращений, поступивших  в общественную приемную во время личных приемов граждан. Записи в журнале, в котором фиксируются обращения граждан по «горячему телефону», ведутся по форме, утвержденной руководителем общественной приемной.

Срок хранения журналов – 1 год (см. приложение № 8). [15]

 

Глава 3. Пути совершенствования  системы контроля

3.1. Основные направления совершенствования  системы 
контроля в Администрации Заельцовского района г. Новосибирска

Анализ организации системы контроля в администрации Заельцовского района г. Новосибирска позволил выделить следующие недостатки:

четко не определен порядок работы с ответами на обращения, поставленными на дополнительный контроль, в журнале регистрации обращений не отражается резолюция руководителя по обращениям, поставленным на дополнительный контроль;

не налажена система работы, учета  и хранения обращений;

анализ обращений граждан показал, что администрацией района допускается практика поручения проверки писем лицам, на которых жалуется заявитель, а так же перепоручения подписания ответов другим должностным лицам;

не в полной мере проходят еженедельные обсуждения на аппаратных совещаниях вопросов работы с обращениями граждан, не внедрена практика ежемесячного анализа  проблем, поднимаемых в обращениях граждан;

должностными лицами администрации  района нарушаются сроки рассмотрения обращений;

при рассмотрении коллективных обращений  не всегда осуществляется выезд на место рассмотрении таких обращений;

факты равнодушия  и формализма при направлении ответов заявителям, снятие обращений с контроля при фактическом не решении поднятых в них вопросов;

не делать дублирование контроля несколькими  специалистами.

На основании выявленных нарушений  предложены следующие возможные пути совершенствования деятельности работы с обращениями граждан:

Ввести в практику ежемесячный  анализ проблем, поднимаемых в обращениях граждан, уделив особое внимание эффективному их решению.

Внедрить в практику работы администрации  района, работу по обеспечению широкого информирования населения о реализации данных поручений в ходе встреч с населением.

Совершенствовать формы помощи населению по правовым вопросам со стороны юридического отдела администрации  района.

Применять меры административной и  дисциплинарной ответственности к должностным лицам органов исполнительной власти района за некачественное и несвоевременное рассмотрение обращений граждан.

Еженедельно заместителям главы выдавать напоминания о контрольных документах.

Таким образом, выполнение данных рекомендаций позволит значительно улучшить работу органов местного самоуправления с обращениями граждан.

В настоящее время  Администрации Заельцовского района г. Новосибирска успешно работают три базы данных: «Обращения граждан», «Контроль» и «Исходящая корреспонденция». Эти базы позволяют успешно осуществлять процесс контроля за исполнением документов, жалоб и обращений граждан.

Вместе с тем, в сфере бездокументального обмена информацией между структурными подразделениями районной администрации могут быть использованы и другие программные продукты компьютерных технологий. Их внедрение позволит на новом, современном уровне обеспечить получение  информации о текущем исполнении распорядительных документов, находящихся на контроле. Они значительно облегчат задачу работников контрольно-организационного отдела, решающих задачи по подготовке различного рода аналитических справок по вопросам контрольной деятельности, а также при  принятии решений по применению дисциплинарной практики к  сотрудникам различных отделов.

Предлагается ввести во все отделы Администрации Заельцовского района такого рода базы, что ускорит и наладит работу при исполнении различных контрольных документов. И это будет являться новым шагом по пути прогресса в такой сфере управленческой деятельности как организация контроля. 

3.2. Рекомендации по подбору сотрудников  контрольных 
органов

Центральным звеном управления и контроля являются кадры. Кадры  — это лицо власти и ее реальные носители, кроме того, и особый инструмент эффективного осуществления стоящих перед этой властью широкомасштабных задач. А значит, от того насколько компетентны и профессиональны служащие контрольных органов городской власти, насколько гибко владеют они методами контроля зависит успех решаемых задач. [19]

Современный муниципальный служащий, работающий в сфере контроля, должен уметь работать в условиях реформирующего государственного управления, сочетающегося с самоуправлением, обладать эрудицией и культурой, высоким морально-этическими и нравственными качествами.

Никто не рождается мастером, ученым, муниципальным служащим. Чтобы стать полноценным специалистом, требуется немало времени и труда. [22]

В соответствии с квалификационными  характеристиками  к специалистам контрольных органов предъявляются:

а) Общие требования.

Специалист контрольных органов должен быть подготовлен к активной творческой, профессиональной и  социально-значимой деятельности, обеспечивающей решение конкретных задач, возложенных на органы местного самоуправления.

Уметь анализировать  и оценивать проблемы экономической и общественной жизни страны, место и роль своей деятельности и органов местного самоуправления в социальной структуре и жизни общества. Обладать общей эрудицией и культурой, высокими морально-этическими и нравственными качествами.

Свободно владеть письменным и устным русским языком; иметь грамотную и развитую речь; уметь использовать в работе ПК; иметь потребность в постоянном профессиональном и духовном совершенствовании. Иметь высшее образование, которое должно соответствовать занимаемой должности.

б) Требования к профессиональной подготовленности

Специалист  должен знать:

• Конституцию Российской Федерации;
• Закон Российской Федерации «Об общих принципах организации местного самоуправления»;
• Закон Российской Федерации «Об основах муниципальной службы в Российской Федерации»;
• Закон Российской Федерации «О финансовых основах местного самоуправления в РФ»;
• Федеральную программу государственной поддержки местного самоуправления;
• Закон Новосибирской области «О муниципальной службе в Новосибирской области»;
• Устав Новосибирской области
• Устав города Новосибирска;
• Постановление об утверждении положения «Об администрации города Новосибирска»;
• Распоряжение «Об организации личного приема и порядка рассмотрения обращений граждан в администрации Заельцовского района г.Новосибирска»;
• Положение об организационно-контрольном отделе администрации Заельцовского района г. Новосибирска;
• Должностную инструкцию;
• Организационно-штатную  структуру администрации;
• Методы и формы работы с населением;
• Квалификационные требования, предъявляемые  к специалистам данного профиля;
• ПК, средства множительной, вычислительной техники, телекоммуникаций и связи;
• Основы трудового законодательства;
• Инструкцию об организации делопроизводства Администрации Заельцовского района.

 

 

 

 

Заключение

На основании проведенных исследований можно сделать следующие выводы:

1. Контроль является неотъемлемой  частью управленческой деятельности. Основанием для осуществления контроля является осуществление функций планирования и организаций. В свою очередь контроль является основой для анализа сложившейся ситуации, руководства и реализации намеченных планов.

Организация эффективного контроля в  муниципальных органах самоуправления является актуальной задачей, особенно в условиях продолжающегося процесса становления системы государственного управления.

2. Контроль должен быть систематичным  и динамичным, должен охватывать все сферы общественной деятельности.

Можно выделить три основных вида контроля:

предварительный – осуществляется до начала исполнения распоряжений, представляет собой планирование, установление стандартов выполнения.

текущий, не проводится одновременно с выполнением самой работы. Базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Текущий контроль предполагает три этапа: а) установление нормативов, по которым определяется исполнение распорядительных документов; б) сопоставление фактической деятельности с нормативами; в) корректирование отклонений от цели, предусмотренной в документе, или от норматива.

заключительный, оценка информации о полученных результатах. Нужна оценка и важность полученной информации.

Выполнение этих процедур является необходимым условием эффективного контроля.

3. К методам контроля в органах  государственного и муниципального  управления можно отнести:

анализ документов, характеризующих  объект контроля (планы работы, отчеты об исполнении этих планов, принятые решения);

непосредственное изучение объекта  контроля на месте, посредством бесед  с должностными лицами и служащими;

заслушивание отчетов должностных лиц на заседаниях коллегии органа управления;

периодическая аттестация служащих на соответствие занимаемым должностям.

4. Деятельность органов местного  самоуправления регламентируется  на федеральном, региональном и муниципальном уровне.

5. Деятельность организационно-контрольного отдела администрации Заельцовского района г. Новосибирска можно выделить основной целью контроля исполнении документов слежение за сроками, объемами и качеством исполнения принятых управленческих решений, принятия своевременных мер по выполнению этих решений.

Применяются различные формы контроля за исполнением распорядительных документов:

- запросы в структурные подразделения  о ходе исполнения контрольных документов;

- напоминание о приближении  сроков исполнения по всем  служебным документам, поставленным на контроль;

- информирование о нарушении  сроков;

- еженедельно проводят «час  контроля».

Организационно- контрольный отдел  занимается личным прием граждан, прием письменных обращений от граждан, контролем за исполнением звонков поступивших на «горячий телефон», исполнение контрольных документов из вышестоящих инстанций  и т.д.

6. Анализ показал, что контроль  в организационно-контрольном отделе  недостаточно эффективен. Наблюдаются  нарушения сроков исполнения, не  осуществляется выезд на места при рассмотрении обращений, дублирование работы, нарушение порядка документооборота, затруднен сбор информации, усложнено взаимодействие.

7. Опыт показывает, что внедрение  компьютерных технологий в структурные подразделения администрации позволит на новом, современном уровне обеспечить получении информации о текущем исполнении распорядительных документов, находящихся на контроле.

8. Нужно тщательно осуществлять подбор кадров. Знание нормативно-правовой базы, свободно владеть письменным и устным русским языком; иметь грамотную и развитую речь; уметь использовать в работе ПК; иметь потребность в постоянном профессиональном и духовном совершенствовании. Иметь высшее образование, которое должно соответствовать занимаемой должности.

 

 

Список использованной литературы

1. Конституция Российской Федерации / принята всенародным голосованием 12 декабря 1993 года.

2. Федеральный закон  «О местном самоуправлении Российской  Федерации» от 06.06.1991 № 1550-1.

3. Федеральный закон  «Об общих принципах организации местного самоуправления Российской Федерации» от 06.10.2003 № 131-ФЗ.

4. Федеральный закон  «Об основах муниципальных служащих  в Российской Федерации» от 17.12.1997 № 8-ФЗ.

5. Федеральный закон  «О финансовых основах местного  самоуправления Российской Федерации» от 25.09.1997 № 126-ФЗ.

6. Федеральная программа  государственной поддержки местного  самоуправления от 27.12.1995.

7. Устав Новосибирской  области от 05.04.1996 № 33-ОЗ.

8. Закон Новосибирской  области «О муниципальной службе  в Новосибирской области» от 07.10.1997 № 74-ОЗ.

9. Устав города Новосибирска  от05.10.1995 № 74.