Анализ теории и практики организации контроля в управлении

Четкое определение подготовительных мероприятий позволяет максимально стандартизировать процесс проверки, т.е. эффективно расходовать ресурсы.

По моему мнению, в настоящее  время одной из наиболее злободневных проблем является работа с обращениями  граждан. Обращения граждан являются одной из важнейших форм участия граждан в управлении государством. Эта форма выступает как составной элемент прав и свобод человека и гражданина, закрепленной в Конституции Российской Федерации. В обращениях граждан выражаются личные и общественные интересы и потребности. Они выступают средством осуществления предоставленных гражданам Конституцией прав, сигналом о нарушении этих прав. Непринятие мер на местах способствует тому, что значительное число писем из района поступает в мэрию. Зачастую письменные и устные обращения граждан связаны с недостатками в методах и формах работы отделов. При рассмотрении обращений граждан нередко отсутствует критическая оценка состояния работы с письмами и главное – реальное воздействие на положение дел по поднимаемым проблемам, не вскрываются и не устраняются причины, порождающие жалобы. Справедливые запросы граждан зачастую не реализуются. Несвоевременно исполняются обещания, даваемые гражданам.

Контроль и  работа с документами, поступившими в администрацию района. Порядок работы определяется Положением «Об администрации района г. Новосибирска», утвержденного Постановлением мэра г. Новосибирска от 25.11.2004 г. № 1331.

 Установлена единая  система контроля за исполнением  распорядительных документов, порядок постановки документов на контроль, контроль за ходом исполнения документов, организацию контроля за исполнением документов в отделах администрации района.

Контроль за своевременным и  полным исполнением, постановлений, распоряжений, законов, решений, обращений граждан  осуществляют глава администрации  района, его заместители, начальник  организационно-контрольного отдела, руководители структурных подразделений администрации района и уполномоченные ими лица.

Контроль исполнения включает:

- внесение в документы подконтрольных  пунктов;

- учет служебных документов  администрации;

- доведение документов до исполнителей;

- определение сроков представления информации о ходе исполнения;

- контроль за сроками исполнения;

- направление напоминаний об  истечении сроков исполнения;

- непосредственную проверку хода  исполнения;

- проверку качества исполнения;

- учет и анализ результатов  исполнения;

- снятие документов с контроля;

- подготовку информации о состоянии  контроля и исполнения.[10]

Работа с письменными обращениями  граждан Положение о порядке  работы с письменными обращениями  граждан в администрации района от 27.02.2005 № 216

Настоящее положение регулирует отношения, возникающие в связи с письменными обращениями граждан к руководителям администрации, устанавливает единые требования к организации работы с письменными обращениями граждан в структурных подразделениях администрации.

Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства.

Рассматриваются следующие виды обращений  граждан:

по содержанию и направленности:

заявления – обращения в целях реализации прав и законных интересов граждан;

жалобы – обращения с требованием о восстановлении прав, справедливости и законных интересов граждан, нарушенных решениями органов власти, действиями (бездействием) руководителей структурных подразделений администрации района, организаций всех форм собственности, а также общественных объединений;

предложения – обращения, направленные на улучшение деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, организаций всех форм собственности и общественных объединений, на совершенствование социально-экономических отношений и решение вопросов жизнедеятельности района;

по числу авторов: индивидуальные и коллективные.

Коллективными признаются обращения  подписанные двумя и более  авторами, в том числе являющимися членами одной семьи; поступившие от общественных объединений, органов территориального общественного самоуправления, а также в виде решений или резолюций собраний и митингов.

Письменные обращения граждан  могут поступать в администрацию  района с личного приема граждан  мэром, его заместителями, руководителями управлений и комитетов мэрии (карточки личного приема). А также, из комитетов, управлений мэрии в виде письменных обращений граждан, адресованных в администрацию района для решения поставленных в них вопросов, и непосредственно от граждан (по почте или лично).

Все поступающие письменные обращения  граждан принимаются организационно – контрольным отделом, регистрируются в установленном порядке в компьютерной базе данных «Обращения граждан». Зарегистрированные письменные обращения передаются главе администрации, заместителю главы администрации по организационным вопросам для определения исполнителя по данному обращению. Письменные обращения с резолюцией возвращаются в организационно – контрольный отдел, резолюция заносится в контрольную карточку базы данных «Обращения граждан» и передается исполнителю. При этом ответственный исполнитель расписывается в контрольной карточке в получении письменного обращения граждан.

Анонимные заявления, предложения  и жалобы граждан не рассматриваются.

Запрещается направлять письменные обращения граждан для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются в обращения.

Срок исполнения письменных обращений  исчисляется с момента его  регистрации. Исключение составляют обращения, поступившие из вышестоящих организаций, срок исполнения которых исчисляется со дня его регистрации в вышестоящих организациях. Обращения, поступившие из вышестоящих организаций, находятся на особом контроле, о чем делается отметка в регистрационной карточке в компьютерной базе данных «Обращение граждан».

Письменные обращения граждан  разрешаются в срок до 1 месяца со дня их поступления, а не требующие  дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, но не более 15 дней. При необходимости сроки могут  быть продлены главой или заместителем главы администрации, но не более чем на 1 месяц, с обязательным сообщением об этом заявителю. Письменные обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, по ним приняты необходимые меры и даны исчерпывающие ответы. Ответы на письменные обращения подписываются главой администрации либо заместителями. На каждом письменном обращении граждан после окончательного решения и его исполнения должна быть подпись «В дело» и личная подпись главы или заместителя главы администрации по организационным вопросам. (см. приложение № 4, 5)

Срок хранения письменных обращений  граждан в организационно – контрольном  отделе – 5 лет. Срок хранения учетной  и другой информации по письменным обращениям граждан в компьютерной базе данных – 5 лет. [14]        

Регистрация и ведение банка  данных входящих обращений граждан;

Регистрация исходящей корреспонденции;

Оформление и хранение дел для  передачи в Городской архив;

Выполнение печатных работ.

Организация личного приема граждан  Положение о порядке организации личного приема граждан в администрации района от 27.02.2001 № 216

Настоящее положение регулирует отношения, возникающие в связи с обращениями  граждан к руководителям администрации  на личных приемах, определяет порядок их подготовки и проведения.

Прием граждан осуществляют:

Мэр города Новосибирска;

Заместители мэра – Начальники департаментов;

Руководители управлений и комитетов  мэрии;

Руководитель и специалисты  общественной приемной мэра;

Главы администраций районов города и их заместители.

Приемы граждан проводятся:

В помещении общественной приемной мэрии города Новосибирска;

В кабинетах глав администраций  районов города и их заместителей;

В помещениях филиалов общественной приемной, созданных в отдаленных районах города.

В Администрации Заельцовского района города Новосибирска личный прием ведут: глава администрации района:

заместители главы администрации  района;

руководители структурных подразделений  администрации.

При организации личного приема главы администрации привлекаются – помощник главы администрации, при необходимости – руководители и специалисты отделов и служб администрации района.

При организации личного приема заместителей главы администрации  привлекаются  – руководители отделов  и служб администрации, находящихся  в функциональном подчинении.

 Во время личного приема  каждому гражданину предоставляется  возможность сделать устные заявления либо представить (и оставить) заявления, жалобы и предложения по существу поднимаемых им вопросов. Выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав представленные документы и материалы, руководитель, осуществляющий прием, дает соответствующие поручения (устно или письменно), определяет срок их исполнения, назначает ответственное лицо, к которому следует обращаться посетителю для получения оперативной информации о ходе выполнения поручений, сообщает об этом посетителю. Руководитель несет личную ответственность за проведение приема и рассмотрение обращений.      

Документы по личному приему формируются  в самостоятельное дело.

Глава администрации проводит личный прием в соответствии с графиком, 2 раз в месяц. Запись на личный прием к главе администрации производится в приемной главы администрации. Данные о гражданах, записавшихся на личный прием, заносятся в карточку личного приема. В период, предшествующий личному приему, специалист отдела организации управления и контроля, работающий с письменными обращениями граждан, просматривает заведенные карточки личного приема. В случае, если гражданин уже обращался в администрацию района с письменным обращением, к карточке прилагается дело по данному обращению.

В ходе личного приема глава администрации:

дает разъяснение,

отказывает в удовлетворении жалобы или заявления,

дает поручение руководителям  подразделений администрации по решению поставленного на приеме вопроса.

Отметка об одном из принятых решений  делается в карточке личного приема (см. приложение № 6).

По окончании личного приема карточки возвращаются специалисту  организационно – контрольного отдела, и передают ксерокопии карточек исполнителям (при этом исполнитель расписывается на подлиннике карточки). На обращение с личного приема в подразделении готовится письменный ответ, который подписывает глава администрации.

 Срок рассмотрения обращения  с личного приема не должен  превышать 1 календарного месяца, если другая не оговорена в тексте резолюции главы администрации. Регистрация письменных ответов на обращения граждан осуществляется специалистом приемной. Исходящий номер состоит из порядкового номера карточки личного приема с индексом КЛП и даты ответа.

 Контроль за сроком исполнения  обращений граждан с личного  приема осуществляется специалистом  организационно – контрольного  отдела. Срок хранения карточек  – 5 лет. По окончании указанного  срока документы уничтожаются по акту (см. приложение № 7, 8). [13]

Работа с обращениями граждан  поступивших по «горячему телефону» Положение о порядке работы с обращениями граждан, поступившими по «горячему телефону» от 27.02.2001 от 216

Правовое урегулирование процесса организации приема и порядка  рассмотрения обращений граждан в Администрации Заельцовского района г. Новосибирска позволяет эффективно и упорядоченно организовать данный процесс.         

Для обеспечения работы специалистов приемной на «горячем» телефоне им предоставляются:

Решения городского Совета, постановления и распоряжения мэра, затрагивающие интересы граждан;

Информация об оперативных решениях по текущим вопросам и проблемам жизнеобеспечения города;

Ежедневный сводный рапорт центральной  городской диспетчерской службы мэрии;

Доступ к информационно-справочным базам данных, имеющимся в мэрии;

Комплекты телефонных справочников и  др.

Обращения, поступившие по «горячему  телефону», фиксируются в специальном  журнале и, если не представляется возможным  немедленно дать по ним исчерпывающий  ответ, оперативно доводятся до сведения компетентных должностных лиц, руководителя или главного специалиста общественной приемной. В этих случаях принимается решение о дальнейшей работе с обращениями, в частности, о необходимости срочного выезда на место специалистов общественной приемной, экспертов других структурных подразделений мэрии или специалистов группы оперативного реагирования.