Дизайн и информационное сопровождение специального мероприятия

В данном методе предполагается, что известный человек непосредственно участвует в вашей акции или вы участвуете в известном событии, как одно из главных действующих лиц. Это самый простой и самый сложный метод одновременно. Прост он тем, что для PR-службы нет нужды проявлять какой-либо значительный креатив при таком стечении обстоятельств. Сложен же тем, что организовать реальное участие в известном событии или пригласить известного человека, как правило, совсем не просто.

Однако к методу участия относится и достаточно простой способ сделать заметную акцию. Если события и известные люди часто трудно доступны, то неодушевленные объекты напротив доступны и могут быть использованы в PR. Так, например, эффективность акции можно увеличить, проведя её перед известным зданием. Известные памятники очень часто служат вариантом проведения акции. Так Боярский снимал клип, сидя на медном всаднике, откуда его выгнала милиция, однако был получен резонанс. Там же можно провести акцию протеста или что-то ещё. Альпинист, который залез на Вандомскую колонну в Париже, так же использовал метод присоединения к известному памятнику. Если бы кто-то провел регистрацию свадьбы на шпиле Петропавловской крепости в Санкт-Петербурге, когда шпиль был покрыт лесами, то тоже получил бы значительный резонанс.

В данном случае вопрос только в том, чтобы найти известный неодушевлённый предмет и придумать способ участия в его судьбе.

- Метод ответа

Любое значительное событие предполагает какую-то реакцию на него. Действия известного человека предполагают также какую-то реакцию или ответ. И эти виды реакции могут быть самыми различными, в том числе и самостоятельными акциями. В данном случае вы просто не совсем традиционно реагируете на что-то известное.

Например, когда затонула подводная лодка «Курс», один Петербургский музыкант сочинил песню о Курске и её показали по телевидению, одновременно назвав имя музыканта и его группу. Элтон Джон написал песню, посвящённую смерти принцессы Дианы. Диск мгновенно стал популярным и был выпущен платиновым тиражом.

На «Монетизацию» льгот население России и оппозиционные партии отреагировали митингами протеста. На войну в Ираке также возникли митинги протеста по всему миру. Встречи лидеров крупнейших государств мира сопровождаются митингами протеста антиглобалистов.

Случайные события

Случайные это те события, которые происходят сами по себе. Следует, однако, заметить, что часто случайность подбрасывает великолепные готовые информационные поводы для PR. Как создавать такие события? На самом деле никак, так как они создают сами себя. Однако нужно проводить бдительный мониторинг таких событий, чтобы вовремя на них отреагировать и разработать на их базе PR-акцию. Естественно случайное событие не всегда пригодно для использования в PR в неизменном виде. Очень часто их нужно дополнять целенаправленно созданными и присоединёнными событиями. В черном PR очень часто используются аварии, катастрофы, конфликты и другие аналогичные события. Эти события используются в качестве готового информационного повода и затем обрабатываются по всем правилам PR-кампании. Для верной работы со случайным событием его нужно рассматривать, в качестве планового мероприятия вашей PR-кампании. Вы должны дополнять это мероприятие какими-то побочными событиями модифицировать его и взгляды общества. Это событие, как бы акция, которая произошла сама по себе, однако не может стать полноценной акцией без дополнительной обработки. Случайные события могут быть, как напрямую связаны с объектом PR, так и косвенно. Можно взять абсолютно не связанное с объектом событие и модифицировать его для определенных целей. В целом можно сказать, что случайные события это готовые акции, которые, однако, требуется дорабатывать и дополнять побочными акциями. Их можно присоединять к известным и объектам и дополнять целенаправленно созданными событиями.

Плановые события

Это те события, которые происходят в рамках бизнес плана предприятия. Схема работы с любыми плановыми событиями полностью аналогична случайным событиям. Вы находите подходящее плановое событие и модифицируете его так, чтобы превратить в полноценную акцию. Редко, но иногда можно использовать плановые события в чистом виде, то есть без видоизменений, однако это, касается большого бизнеса и большой политики. В малом и среднем бизнесе над плановыми событиями нужно много работать, дополняя их акциями.

При работе со случайными и плановыми событиями их нужно удобрять целенаправленно созданными и присоединёнными. И к этому сводится практически вся работа над ними.

Глава 2. Организация специальных мероприятий

средствами PR

2.1. Специальные  мероприятия: виды, формы, особенности

Проведение различных мероприятий в области ПР призвано привлечь внимание общественности к фирме, ее деятельности и продукции. Любая компания в пространстве PR-деятельности зависит от общественного мнения. Общественное мнение — это отношение общества к чему-либо .Если общественное мнение не выражено, то производить какую-либо деятельность не имеет PR-деятельность не имеет смысла. Если же есть отношение, то необходимо анализировать общественное мнение и уже на основе этого выстраивать стратегию действия, чтобы не потерпеть крах. PR-мероприятия — это общественно значимые, целевые, планируемые акции, проводимые рекламодателем или по его заказу в целях достижения PR-результата.

    По определению Г.Л. Тульчинского, «специальные события – это  мероприятия, проводимые в целях  формирования позитивного имиджа  организации и привлечения внимания  общественности к самой компании, ее деятельности и продуктам».3 Основными специальными событиями являются такие мероприятия как презентации, церемонии открытия, конференции, круглые столы, дни открытых дверей, выставки, вручение премий и стипендий, конкурсы, парады, фестивали, годовщины, вечера, балы, специальные поездки, концерты и т.п. Для того чтобы специальное событие принесло реальную пользу, необходимо проделать большую подготовительную и организационную работу: определить цели мероприятия, продумать состав участников, написать сценарий, разослать приглашения, получить согласие основных участников, подготовить помещение или площадку, а также учесть многие другие жизненно важные мелочи. Ирония ситуации заключается в том, что вся подготовительная работа специалистов по связям с общественностью обычно не видна приглашенным участникам и зрителям.

При проведении специальных событий существует определенная опасность перерождения специальных мероприятий по связям с общественностью в псевдо-события, которые представляют собой неудачный вариант специальных мероприятий. Дело в том, что псевдо-события пытаются представить простые факты более глубокими, более сложными, чем они есть на самом деле. Широкое распространение псевдо-событий в практике связей с общественностью связано с тем, что повседневная деятельность большинства промышленных предприятий не создает достаточного количества новой информации. Поэтому и специалисты по связям с общественностью и журналисты заинтересованы в проведении псевдо-событий. Псевдо-события имеют ряд преимуществ над стандартными PR-мероприятиями:

- они более приспособлены к  стандартам СМИ;

- они быстрее распространяются  и более хорошо запоминаются;

- более социабельны, т.е. доступны  наблюдению;

- они могут быть повторены, усилены  и ретранслированы.

Главный недостаток псевдо-событий связан с тем, что они преувеличивают или искажают реальную подоплеку событий, происходящих в организации. Многим недобросовестным специалистам по связям с общественностью кажется, что можно вообще не проводить специальных мероприятий и сосредоточить все силы только на коммуникации с тем, чтобы в средствах массовой информации появились сообщения о несуществующих событиях. Такая позиция является не только неэтичной, но и непрофессиональной, поскольку скрыть информацию в век «журналистики в режиме on-line» практически невозможно. Если широкой общественности станет известно, что мероприятия, которое широко освещалось в СМИ, не было или оно проходило в значительно сокращенном варианте, то это может нанести огромный ущерб репутации организации. Более того, исправление негативных последствий потребует гораздо больше средств, чем было съэкономлено на организации специальных мероприятий. Специальные события проводятся либо с целью коммуникации с целевой аудиторией: либо непосредственной (например, ежегодное собрание акционеров), либо опосредованной через средства массовой информации (создание позитивного впечатления о проведенном ежегодном собрании акционеров у тех, кто по тем или иным причинам не смог лично на нем присутствовать). Поэтому во время проведения специальных мероприятий от их организаторов требуется создание всех условий, как для участников мероприятия, так и для работы журналистов.4

Специальные события (special events) – это мероприятия, проводимые компанией в целях привлечения внимания к самой организации, ее деятельности и продуктам. Современная теория паблик рилейшнз рассматривает специальные события как важный инструмент специалиста по связям с общественностью, поскольку, являясь эффективным средством коммуникаций с целевыми группами общественности, они обеспечивают паблисити и внимание широкой аудитории.

Спецсобытие – это тщательно спланированная акция, которая проводится в рамках общей коммуникативной программы и, как правило, является одним из ее ключевых этапов. Именно в момент проведения специального мероприятия возможно максимальное наполнение информационного поля вокруг объекта.5

Для эффективного проведения ПР-мероприятий необходима тщательная подготовка: составляется полный сценарий с указанием последовательности всех этапов, а также подробной программы; заранее готовятся, издаются необходимые печатные материалы – проспекты, пресс-релизы, каталоги и пр. Очень важно четко определить цель мероприятия и средства достижения этой цели. Целями при проведении ПР-мероприятий могут являться: создание, поддержание и развитие положительного имиджа компании и ее продукта; обеспечение постоянного присутствия организации в информационном поле; демонстрация собственной открытости по отношению к аудитории и т.п.

В зависимости от цели могут использоваться и различные мероприятия. Следует стремиться к тому, чтобы мероприятия имели широкий общественный резонанс, а информация о них была широко распространена средствами массовой информации и различными другими путями.

Основными специальными мероприятиями в области паблик рилейшнз являются презентации, выставки, ярмарки, конференции, дни открытых дверей, торжественные приемы, а также в последнее время получили распространение различного рода промо-акции. Также в теории связей с общественностью выделяют специальные мероприятия, направленные на установление отношений со средствами массовой информации. Среди таковых наиболее распространены пресс-конференции, брифинги, пресс-туры. Рассмотрим некоторые виды специальных мероприятий в ПР.

Презентация – это представление какой-либо фирмы, лица, продукции представителям общественности. Презентация может проводиться в связи с открытием предприятия, реконструкцией или реорганизацией, созданием новых подразделений организации, а также в связи с качественно новыми достижениями в работе компании. С точки зрения предмета, который представляют целевым аудиториям, выделяют следующие виды презентаций:

1. презентация товара или услуги – самый распространенный вид презентации, особенно часто они используются коммерческими структурами, постоянно внедряющими из-за острой конкуренции новые виды товаров и услуг.
2. презентация коммерческой структуры.
3. презентация персонала в России пока не имеет такого распространения, как за рубежом, где целевым аудиториям представляют новое руководство компанией, что, несомненно, влияет на создание позитивного корпоративного имиджа и повышает доверие к организации.
4. презентация города.
5. презентация региона.
6. презентация целой страны.

Выставки и ярмарки с точки зрения связей с общественностью являются комплексными мероприятиями, объединяющими в себе целые группы достаточно эффективных ПР-акций по взаимодействию с целевыми аудиториями. С точки зрения места проведения выставки делятся на передвижные, мобильные и стационарные. В зависимости от тематики делятся на:

1. тематические, то есть экспозиции объединены одной узкой темой.
2. специализированные – представление одной отрасли.
3. универсальные, то есть посвященные различным общественно значимым целям.

Конференции – это средство общения, обсуждения и решения проблем в научных, политических, профессиональных сообществах. Вместе с тем, конференции являются средством делового общения предпринимателей в целях повышения эффективности их деятельности. В связях с общественностью конференции относят больше к корпоративным мероприятиям, которые обычно приурочиваются к крупным событиям внутри организации. К их числу относят смену руководства фирмы, принятие новой маркетинговой стратегии, вывод на рынок принципиально новой продукции, подведение текущих итогов. Корпоративная ПР-служба не только непосредственно участвует в организации и проведении конференций, но и оказывает через СМИ информационную поддержку.

Дни открытых дверей широко используются корпоративным ПР-подразделением для налаживания отношений с местным населением, местными органами самоуправления и средствами массовой информации. Этот вид ПР-мероприятий особенно востребован в организациях, постоянно находящихся под пристальным вниманием общественности, особенно распространен среди высших учебных заведений для привлечения большего числа абитуриентов. Дни открытых дверей демонстрируют открытость организации по отношению к аудитории, готовность к диалогу и осознание своей ответственности перед обществом.

Торжественные приемы чаще всего связаны с каким-либо крупным событием в истории организации, это может быть юбилей, открытие нового офиса или филиала, новое назначение в руководстве и пр. Цель организации и проведения приемов заключается не только в том, чтобы отпраздновать памятное событие, это хороший повод завязать знакомства и связи с ключевыми аудиториями, от которых в большей степени зависят условия для работы организации.

Промо-акции. Мероприятия по стимулированию спроса и предложения на рынке товаров и услуг с помощью приемов и методов ПР в последние годы получили широкое распространение. Однако, ПР-подразделения в отличие от промо-агентств основной упор в работе делают не на массовые уличные акции в местах большого скопления потенциальных целевых аудиторий, а на точечную работу с журналистами из специализированных изданий, экспертами, государственными чиновниками, лидерами общественного мнения. Цель проведения подобных промо-акций – получение одобрения и поддержки организации, ее товаров или услуг со стороны влиятельных целевых аудиторий.

Виды промо-акций:

Sales promotion (стимулирование сбыта) —  комплекс коммерческих и маркетинговых мероприятий в различных социальных группах, направленных на увеличение объемов продаж (стимулирование покупательского спроса, повышение качества обслуживания, ускорение процесса товародвижения и реализации товара, узнаваемости товарного знака или упаковки). Бывают ориентированы как на потребителя (consumer promotion), так и на продавца (trade promotion).