Информационное обеспечение менеджмента

Информационное обеспечение  менеджмента

 

 ЗАДАНИЕ

 

1. Информация: понятие

 

2. Классификация информации. Релевантная информация

 

3. Требования к информации

 

4. Информационные потоки

 

5. Технические средства  информационного обеспечения

 

6. Информационные технологии: значение и история развития

 

 СОДЕРЖАНИЕ

 

ВСТУПЛЕНИЕ

 

1. ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ  В МЕНЕДЖМЕНТЕ

 

1.1 Структура экономической  информации

 

1.2 Классификация управленческой  информации

 

1.3 Требования, предъявляемые  к менеджерской информации

 

1.4 Источник информации. Информационные  потоки

 

1.5 Особенности характеристик  информационных потоков на разных  уровнях управления

 

1.6 Обновление информационных  потоков

 

1.7 Совершенствование информационных  потоков

 

1.8 Информационное обеспечение

 

1.9 Требования, предъявляемые  к информационному обеспечению

 

2. ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ  И ТЕХНОЛОГИИ

 

2.1 Что такое информационная  система

 

2.2 Меняющаяся роль ИС

 

2.3 Классификация информационных  систем

 

2.4 Информационные технологии. Классификация

 

2.5 История развития ИТ

 

3. ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ  МЕНЕДЖМЕНТА И СОВРЕМЕННОСТЬ

 

3.1 Современные информационные  системы

 

3.1.1 Системы поддержки  принятия решений

 

3.1.2 Исполнительные информационные  системы

 

3.1.3 Переработка руды данных (Data Mining)

 

3.1.4 Искусственный интеллект  (Artificial Intelligence)

 

3.1.5 Экспертные системы  (Expert Systems)

 

3.1.6 Нейронные сети (Neural Networks)

 

3.1.7 Виртуальная реальность (Virtual Reality)

 

3.1.8 Системы поддержки  работы группы

 

3.1.9 Географические информационные  системы

 

3.2 Новые информационные  технологии в управленческой  деятельности

 

ВЫВОДЫ

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

 

 ВСТУПЛЕНИЕ

 

Управление - это прежде всего  процесс принятия определённых решений. Но в основе принятия почти всякого  решения лежит обозначенный самим  человеком круг альтернатив. В свою очередь, формирование и выбор конкретной альтернативы производится на основе имеющейся информации. Следовательно, информация - основа управленческой деятельности, незыблемый фундамент, без которого практически всякая осмысленная  человеческая деятельность, в том  числе и управленческая, становится неэффективной и хаотической. Именно в связи с исключительной важностью информации, в данной курсовой работе значительное внимание будет уделено структуре информации, её классификации и другим не менее важным вопросам.

 

Информационные единицы  способны объединяться в потоки. Потоки информации, циркулирующие в системах управления, непрерывно возрастают. Так, на современном среднем предприятии, согласно данным, предоставленным М. И. Крулькевич, месячный объём технической, экономической и учётной информации достигает около 500 тыс. документострок. Но вся информация должна быть переработана, что требует выполнения десятков миллионов вычислительных, логических операций.

 

Именно в связи с  огромными потоками информации в  системах управления и необходимостью её своевременной переработки возникла задача автоматизации этих систем.

 

Внедрение современной вычислительной техники в системах управления на различных уровнях и в различных  звеньях существенно повышает их эффективность. Новые информационные технологии привносят совершенно революционные  возможности в менеджмент, открывая тем самым неизведанные горизонты  управления. В связи с этим, в  ходе курсовой работы будет рассмотрен и проанализирован не менее важный, чем информационный вопрос, вопрос информационного обеспечения и  информационных технологий.

 

"Новая информационная  революция уже идёт. Началась  она в бизнесе, и началась  с информации, необходимой бизнесу.  Но она, несомненно, затронет все  общественные институты. Она радикально  изменит смысл, который вкладывают  в понятие "информация" - пишет  Питер Ф. Друкер.

 

1. ЗНАЧЕНИЕ ИНФОРМАЦИИ  В МЕНЕДЖМЕНТЕ

 

1.1 Структура экономической  информации

 

Становление рыночных отношений  определяется повышением уровня управления экономикой. Управление можно рассматривать  как информационный процесс, происходящий между органами управления, управляемым  объектом и внешней средой.

 

Под информацией понимается совокупность различных сообщений  об изменениях, происходящих в системе  и окружающей среде [8].

 

Процесс управления включает сбор, обработку и передачу информации для выработки управляющих решений. Информация является предметом труда  и одновременно средством и продуктом  труда в управленческой деятельности. При рассмотрении структуры информации выделяются отдельные ее элементы, которые могут быть и простыми и сложными. Простые элементы не поддаются дальнейшему расчленению; сложные образуются как сочетание  различных элементов и представляются информационными совокупностями [8]. Структурные элементы называются информационными  единицами. Выделяют несколько подходов к структуризации экономической  информации, один из которых - логический - позволяет установить структурные  элементы в зависимости от функционального  назначения информации и ее особенностей. Выделяют следующие структурные  единицы: реквизит, показатель, информационные сообщения, информационный массив, информационный поток, информационная система [8]. Информационной единицей низшего уровня являются реквизиты, из которых формируются более  сложные структуры информации. Реквизиты  отражают отдельные свойства объекта, включают в себя сочетание цифр или  букв, имеющих смысловое содержание и не поддающееся дальнейшему  делению. Буквенная информация может  быть представлена в виде кодовых  обозначений (например, код подразделения). При машинной обработке синонимами понятия "реквизит" являются "поле", "элемент", "атрибут". Реквизиты  не однозначны по своему содержанию и  подразделяются на реквизиты-признаки и реквизиты-основания. Реквизиты-признаки характеризуют качественную сторону  объекта, а реквизиты-основация количественную. Например, в качестве реквизита признака выступает наименование подразделения  и его код, а реквизиты-основания - количество работающих. Каждый документ включает любое число реквизитов-признаков  и реквизитов-оснований. Однородные реквизиты-признаки объединяются в  номенклатуру (например, номенклатура продукции). В документах обычно выделяются доминирующие реквизиты-признаки, т. е. те, по которым производится группировка. Ими могут быть коды подразделений, продукции и др. Каждый реквизит имеет форму и содержание. Форма - это наименование реквизита, например, наименование продукции. Содержание отражает его конкретное значение (чугун). Одному наименованию реквизита может соответствовать  множество его значений. Реквизиты  неоднородны по характеру выполняемых  над ними действий. Реквизиты-признаки подлежат логической обработке; реквизиты-основания - арифметической. Реквизиты, объединяясь, образует структурную единицу более  высокого уровня. Сочетание одного основания и всех относящихся  к нему признаков образует показатель.

 

Показатель - логическое высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Приведем пример построения показателя выпуска чугуна с номенклатурным номером 824 в мае в количестве 200 тонн. Структура показателя может  быть представлена так, как показано на рис. 1.1. [8]

 

Рисунок 1.1.- Структура показателя

 

 Показатель является  минимальной по составу информационной  совокупностью для образования  самостоятельного документа. В  документах, как правило, содержится  большое количество показателей.  Даже в одной строке можно  выделить несколько различных  по структуре показателей. При  организации базы данных показатели  как единицы информации формируют  ее содержание. Каждый показатель имеет множество значений и рассчитывается по своему алгоритму. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение. Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке. Запись информации в память ПК осуществляется по файлам, где выделяют файлы постоянной и переменной информации. Массивы по различным признакам могут объединяться в потоки, используемые при решении различных комплексов задач управления. Отношение информации к той или иной функции управления дает основание выделить сложную структуру информации как информационную подсистему. Информационная система охватывает всю информацию экономического объекта и является структурной единицей высшего уровня.

 

При обработке информации реквизиты-признаки и реквизиты-основания  часто называют данными. Данными  принято называть информацию, представленную в формализованном виде, позволяющем  передавать ее, хранить на различных  носителях и обрабатывать.

 

Таким образом, каждому показателю соответствует множество конкретных значений - данных, которые после  автоматизированной обработки приобретают  экономический смысл, снова становятся информацией, которая используется для формирования управляющих решений.

 

1.2 Классификация управленческой  информации

 

Менеджмент обеспечивается огромным объемом информации, размер которой постоянно увеличивается. Например, в сфере управления крупного предприятия обращается несколько  десятков тысяч показателей, несколько  миллионов материальных и трудовых нормативов, а в ходе производства создаются тысячи документов, над  которыми выполняются различные  операции, преобразования. Для упрощения  работы с информацией важна ее классификация.

 

Управленческую информацию различные специалисты классифицируют по различным признакам. Согласно Г. А. Титоренко она различается :

 

1. по источникам возникновения:  первичная и производная (промежуточная,  командная, отчетная);

 

2. по способу фиксации: устная и документированная;

 

3. по способу выражения:  цифровая и алфавитная;

 

4. по характеру фиксации  данных: фиксируемая и не фиксируемая;

 

5. по направлению движения: входящая и исходящая;

 

6. по стабильности: переменная  и условно-постоянная (прейскуранты  цен, нормативы);

 

7. по функциям управления;

 

8. по принадлежности к  сферам деятельности и функциям  управления:

 

конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская, планово-экономическая, оперативно-производственная.

 

Некоторые авторы придерживаются иной точки зрения. Так, например,

 

 А. Кузьмин и О.  Мельник, всё-таки не противореча  вышеизложенной классификации, предлагают  несколько иной подход. Они различают  информацию :

 

1. по полноте: полная, частичная,  излишняя;

 

2. по периоду действия: разовая, периодическая, долгосрочная;

 

3. по содержанию: планово-экономическая,  финансовая, отчётная, бухгалтерская,  технологическая, справочная, административная  и т. д.

 

4. по уровню достоверности:  достоверная и недостоверная.

 

Кроме того, классифицируя  информацию, необходимо рассмотреть  следующие понятия.

 

Релевантная информация, согласно М. Х. Мескону, - данные, отбираемые под  конкретную задачу, лицо, цель и период времени. Иными словами - это информация, необходимая для решения конкретной задачи. Релевантная информация имеет  исключительно важное значение в  процессе управления. Именно поэтому  значительная часть управленческой деятельности направлена именно на выделение  релевантной информации из общего потока данных.

 

Слухи - информация, передаваемая по неформальным каналам сообщения [16].

 

Шум - фактор или совокупность факторов, искажающих информацию [1].

 

Подводя небольшой итог, необходимо подчеркнуть то, что важно различать  информацию и данные.

 

Информацией мы называем данные, преобразованные в форму, которая  является значимой и полезной для  людей. Данные, напротив, являются потоками сырых фактов, представляющих результаты, встречающиеся в организациях или  физической среде прежде, чем они  были организованы и преобразованы  в форму, которую люди могут понимать и использовать.

 

1.3 Требования, предъявляемые  к менеджерской информации

 

Менеджерская информация должна обеспечивать наблюдение за ходом  производства, за реализацией продукции, за услугами, маркетингом и финансовой деятельностью, прогнозирование, стратегическое и календарное планирование, принятие различного рода управленческих решений, а также контроль людских, материальных и денежных ресурсов для корректировки  решений, своевременной подготовки использования резервов в случае необходимости.

 

Основным требованием  к информации является то, чтобы  она при минимальном объеме достаточно полно характеризовала состояние  контролируемых системой управления предприятия  всех видов процессов.

 

Кроме этого к ней предъявляются  следующие требования [10]:

 

1.Обеспечивать устойчивость  производственно-экономической системы  при заданных стратегических  и оперативных решениях.

 

2.Обеспечивать работу  производственной системы в условиях  неопределенности окружающей среды.

 

3.Создавать возможность  сочетать подцели системы управления  для наиболее эффективного выполнения  главной цели функционирования  предприятия.

 

4.Обеспечивать прогнозы  и подготовку к возможным изменениям  производственной системы.

 

5.Обеспечивать адаптацию  предприятия к окружающей среде.

 

6.Обеспечивать разумное  поведение системы управления  предприятием для организационных  изменений в системе управления  при существенных изменениях  ситуации в окружающей среде.

 

7.Обеспечить своевременную  оценку окружающей среды для  создания условий эффективного  функционирования предприятия.

 

1.4 Источник информации. Информационные  потоки

 

Пытаясь определить понятие "информационный поток", сперва необходимо дать определение понятию "источник информации".

 

Источник информации - это  элемент информационной системы, способный  распознавать состояние управляемого объекта и в меньшей среде  и вырабатывать сообщения, однозначно описывающие эти состояния [10].

 

Источником информации может  быть человек или технические  средства.

 

Основной характеристикой  источника информации является так  называемый поток информации, определяемый как количество информации, вырабатываемой источником в единицу времени. Например, количеством символов в единицу  времени. Поток информации - чрезвычайно  важный компонент любой информационной системы (ИС), речь о которых пойдёт чуть позже. Рассмотрим основные аспекты информационных потоков в менеджменте.

 

1.5 Особенности характеристик  информационных потоков на разных  уровнях управления

 

Такие особенности вытекают из наличия иерархий аппарата управления по уровням обработки информации.

 

На первом уровне осуществляется сбор первичных данных, выявление  и регистрация сведений, характеризующих  объект или процесс.

 

На втором уровне производится группировка и обобщение первичных  данных с целью получения укрупненных  показателей. Результаты обработки  предоставляются в виде сводок, отчетов, документов, в которых содержится информация, необходимая для выполнения функций контроля, анализа, планирования и управления. Третий уровень обеспечивает выделение информации, необходимой  для решения стратегических и  сложных тактических задач управления [10].